Atualizado: 16 de agosto, 2023 
De certa forma, a gestão de projetos é tão antiga quanto a própria civilização humana — desde a organização do trabalho agrícola e o gerenciamento de estoques de grãos até a execução de grandes projetos de construção, nossos ancestrais tiveram que encontrar maneiras de gerenciar seus recursos e atingir o resultado desejado.
A ideia moderna de gestão de projetos, no entanto, remonta ao século XX, e o mundo como o conhecemos hoje não poderia existir sem ela. Como tal, a importância da gestão de projetos não pode ser exagerada.
Neste artigo, apresentaremos os fundamentos da gestão de projetos, começando com algumas definições básicas. Em seguida, definiremos projetos, seguidos por uma análise mais detalhada de algumas metodologias populares de gestão de projetos e os seus 3 pilares.
Por fim, forneceremos algumas dicas úteis, consideraremos os benefícios da gestão de projetos e apresentaremos um exemplo ilustrativo no final.
O que é gestão de projetos em termos simples?
Em termos simples, a gestão de projetos é a aplicação de habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos requisitos do projeto.
Definições de gestão de projetos
Agora, vamos fornecer uma definição mais abrangente.
A 7ª edição do Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK) fornece a seguinte definição: “A aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos requisitos do projeto.”
A Association of Project Management (APM) define gestão de projetos como “a aplicação de processos, métodos, habilidades, conhecimento e experiência para atingir objetivos específicos do projeto de acordo com os critérios de aceitação do projeto dentro dos parâmetros acordados”.
De acordo com a APM, um fator-chave que distingue a gestão de projetos de apenas “gestão” é que ela tem uma entrega final e um prazo definido, enquanto a gestão é um processo contínuo.
No livro Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, Harold Kerzner define gestão de projetos como “planejamento, organização, e controle dos recursos da empresa para um objetivo de curto prazo, estabelecido para concluir metas e objetivos específicos”.
Como podemos ver, todas essas definições são muito semelhantes — todas envolvem o atendimento aos requisitos do projeto como objetivo final.
💡 Dica profissional do Plaky
A gestão de projetos é frequentemente confundida com outros termos semelhantes, e seus significados às vezes se sobrepõem. Para ver como a gestão de projetos se compara a outros tipos de gestão, consulte os seguintes guias:
O que é um projeto?
Para entender melhor a gestão de projetos, também devemos definir o termo "projeto".
Se olharmos para a definição de projeto do PMBOK, ele é descrito como "um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único".
Outra definição semelhante vem do artigo da APM mencionado acima, que define um projeto como um esforço transitório destinado a atingir objetivos planejados, definidos ainda mais por seus resultados, impactos e benefícios.
Harold Kerzner, em sua 10ª edição de Project Management, A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, define um projeto como “qualquer série de atividades e tarefas que:
- Tenha um objetivo específico a ser concluído dentro de certas especificações
- Tenha datas de início e término definidas
- Tenha limites de financiamento (se aplicável)
- Consuma recursos humanos e não humanos (ou seja, dinheiro, pessoas, equipamentos)
- Seja multifuncional (ou seja, abrange várias linhas funcionais)”
Quais são as características dos projetos?
Na página mencionada acima, o Project Management Institute destacou diversas características comuns a todos os projetos:
- Todos os projetos são únicos.
- Todos os projetos são temporários.
- Todos os projetos têm uma equipe.
- Todos os projetos têm um orçamento.
- Todos os projetos têm um cronograma e expectativas que a equipe precisa cumprir.
Vamos explicar essas características com mais detalhes.
Característica #1: Todos os projetos são únicos
Os projetos trazem um novo valor a uma entidade existente ou criam algo completamente novo.
Por exemplo, desenvolver um site ou criar um novo aplicativo para compras online são exemplos de projetos únicos. Redesenhar o site ou aplicativo também é um projeto único, pois o novo site não terá o mesmo design ou funcionalidade que o anterior.
Embora alguns projetos — principalmente os repetitivos — possam não parecer únicos à primeira vista, todos eles têm uma característica própria bem definida.
Característica #2: Todos os projetos são temporários
“Temporário” não significa que os projetos duram um curto período de tempo. Significa que cada projeto dura um tempo limitado e tem um começo e fim definidos, independentemente de ser bem-sucedido ou não.
Quanto ao prazo exato de um determinado projeto, ele pode variar muito dependendo das especificidades — um projeto pode levar de algumas horas a vários anos para ser concluído.
💡 Dica profissional do Plaky
Não importa quanto tempo precise — gerenciar uma onda de novos projetos não é fácil! Felizmente, temos 3 dicas para ajudar você a ter sucesso:
Característica #3: Todos os projetos têm uma equipe
Nenhum projeto é um trabalho de uma única pessoa. Então, todo projeto tem uma equipe e uma equipe de projeto consiste em membros de várias disciplinas que compartilham um objetivo comum — concluir o projeto com sucesso.
Característica #4: Todos os projetos têm um orçamento
Não importa o tamanho do projeto, ele não pode ser executado sem o financiamento apropriado. Como tal, um gerente de projetos deve sempre considerar cuidadosamente oorçamento do projeto.
Como o Instituto Australiano de Gerenciamento de Projetos destacou em seu guia definitivo sobre orçamentos de projetos,“se você não cumprir o orçamento, acabará perdendo marcos importantes, ficando com falta de pessoal e tendo que ir até o departamento financeiro para pedir mais dinheiro”.
Característica #5: Todos os projetos têm um cronograma e expectativas que a equipe precisa cumprir
Um cronograma de projeto é uma lista de atividades, marcos e entregas do projeto. Ele também determina as datas de início e término, a duração e os recursos atribuídos a cada atividade.
O que são projetos bem definidos?
Projetos claramente definidos são projetos cujas metas e objetivos atendem aos critérios SMART. A sigla SMART significa Específico, Mensurável, Atingível, Relevante e Temporal (com prazo definido).
Uma meta de projeto fornece direção, enquanto os objetivos do projeto são alvos específicos que o projeto visa alcançar para atingir a meta. Cada projeto tem múltiplos objetivos específicos.
Seguindo a sigla, eles devem ser:
- Específico — o objetivo é claramente definido.
- Mensurável — métricas relevantes são usadas para determinar quando o objetivo é atingido.
- Atingível — a equipe concorda que o objetivo é realista.
- Relevante — O objetivo se encaixa no plano estratégico da organização e dá suporte ao termo de abertura do projeto.
- Temporal (com prazo definido) — há uma data precisa na qual o objetivo deve ser alcançado.
Agora, você pode estar se perguntando como isso parece na prática. Vamos dar um exemplo de objetivos SMART para projetos.
Se você é um gerente de projetos em uma empresa de desenvolvimento de software e sua empresa está desenvolvendo um novo site para um cliente, seu objetivo SMART pode ser assim:
Alterar a prioridade atual das tarefas de back-end, atribuindo novos prazos para todas as cinco tarefas críticas nos próximos três dias, sem alterar o prazo original do projeto, para que possamos demonstrar uma versão de demonstração do site para nosso cliente em 20 de janeiro.
Vamos analisar os critérios SMART neste exemplo:
- Específico: alterar a prioridade atual das tarefas de back-end
- Mensurável: atribuindo novos prazos para todas as cinco tarefas críticas
- Atingível: nos próximos três dias
- Relevante: sem alterar o prazo original
- Temporal: para que possamos demonstrar uma versão de demonstração do site para nosso cliente em 20 de janeiro.
Quais são alguns exemplos de projetos?
Agora que vimos as definições, características e um exemplo de projeto SMART, aqui estão mais alguns exemplos concretos de projetos:
- Desenvolvimento de um novo produto ou serviço: um novo site, loja online, etc.
- Criação de um novo sistema de informação: um sistema de reserva de passagens aéreas online, um sistema de relacionamento com clientes, etc.
- Construção de um edifício ou planta industrial.
- Melhoria de processos comerciais existentes: implementação de um novo wiki da empresa, processo de integração ou recrutamento, procedimentos de suporte ao cliente, etc.
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Aprenda como começar um projeto em apenas alguns passos no guia abaixo:
Uma breve história da gestão de projetos
Como mencionado antes, a gestão de projetos faz parte de nossas vidas desde as primeiras atividades humanas organizadas.
Por exemplo, milhares de pessoas precisaram cooperar para construir as maravilhas do mundo como as pirâmides do Egito, Machu Picchu no Peru e a Grande Muralha da China. Esses empreendimentos massivos tiveram que ser planejados e coordenados até serem concluídos com sucesso.
No entanto, a gestão de projetos moderna remonta ao início do século XX.
Henri Fayol e Henry Gantt são considerados os precursores do conceito de gestão de projetos, pois estabeleceram a base da gestão e a expandiram em todos os campos.
Henri Fayol é famoso por definir as 5 funções da gestão:
- Planejamento
- Organização
- Comando
- Coordenação
- Controle
Henry Gantt é bem conhecido por popularizar o gráfico de Gantt como uma ferramenta de gestão de projetos por volta de 1910 — embora tenha sido Karol Adamiecki, um engenheiro polonês, pesquisador de gestão, economista e professor, que inventou esse tipo de ferramenta em 1896.
Ao longo do século XX, essas ideias foram desenvolvidas, levando à fundação de muitas organizações profissionais e ao desenvolvimento de novas metodologias de gestão de projetos.
No entanto, é difícil identificar um ponto final para a gestão de projetos, pois ela está sempre mudando e se adaptando a novas condições.
O exemplo mais recente disso é a ascensão da gestão de projetos virtual, com muitas novas ferramentas e técnicas que surgiram para levar o gerenciamento de projetos para a nova era do trabalho remoto e híbrido.
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Saiba mais sobre a história da gestão de projetos — e divirta-se com algumas risadas — nessa visão geral com memes:
Quais são os componentes principais da gestão de projetos?
Os projetos se diferenciam das atividades comerciais cotidianas e exigem que os funcionários se reúnam por um tempo limitado para se concentrar em objetivos específicos.
De acordo com o artigo da Association of Project Management acima mencionado, os principais componentes da gestão de projetos incluem:
- Determinar o motivo pelo qual um projeto é necessário
- Entender os requisitos do projeto
- Estimar tempo e recursos
- Definir a qualidade dos entregáveis do projeto,
- Analisar custos e benefícios para justificar o investimento
- Garantir o financiamento do projeto
- Desenvolver e implementar um plano de gerenciamento de projetos
- Liderar a equipe do projeto
- Gerenciar os riscos e problemas do projeto enquanto se mantém atualizado sobre as mudanças
- Monitorar o processo do projeto e gerenciar o orçamento alocado
- Gerenciar fornecedores
- Encerrar o projeto
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Para ótimos livros que você pode ler para desenvolver (ou atualizar) seus conhecimentos em gestão de projetos, consulte este guia:
Quem usa gestão de projetos?
Podemos implementar a gestão de projetos em todos os setores e empresas. Alguns exemplos de áreas incluem:
- TI
- Construção
- Transporte
- Infraestrutura
- Indústria/manufatura
- Finanças
- Direito
Quais são os diferentes tipos de gestão de projetos?
Muitas metodologias de gestão de projetos foram desenvolvidas ao longo dos anos, mas algumas têm sido naturalmente mais relevantes e influentes que outras.
Nesta seção, examinaremos brevemente algumas metodologias populares de gestão de projetos, incluindo:
- Cascata (Waterfall)
- Ágil (Agile)
- Scrum
- Kanban
- Lean
Metodologia #1: Cascata (Waterfall)
A metodologia Cascata baseia-se no planejamento cuidadoso e na execução de projetos por meio de várias fases consecutivas - daí o nome "cascata".
Essas fases geralmente são divididas em:
- Requisitos - adquirindo e analisando os requisitos do cliente
- Design - planejando as fases individuais e o projeto como um todo
- Implementação - colocando o plano em prática
- Verificação - garantindo que todos os requisitos sejam atendidos
- Manutenção - implementando mudanças contínuas para garantir o sucesso e a viabilidade contínua do produto
Na sua essência, a gestão de projetos em Cascatabaseia-se em um planejamento completo e execução precisa. Isso o torna uma metodologia segura e confiável, especialmente para projetos grandes e caros.
Por outro lado, isso também a torna rígida e inflexível, colocando muita pressão nos estágios iniciais de planejamento para antecipar possíveis complicações. Por fim, isso torna a correção de erros mais cara, e a dependência de fases consecutivas também significa que não é a abordagem mais eficiente em termos de tempo.
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Se você estiver interessado em ler mais sobre a metodologia Cascata, confira o artigo completo:
Metodologia #2: Ágil (Agile)
Em contraste com o modelo Cascata, a abordagem Ágil é centrada em maximizar a flexibilidade e se adaptar a situações de mudança, em vez de seguir estritamente um plano estabelecido com antecedência.
Originalmente destinado ao uso para desenvolvimento de software, essa metodologia foi adotada em muitos setores devido a:
- Adaptabilidade
- Maior satisfação do cliente
- Uso eficaz de recursos
No entanto, a abordagem Ágil também depende muito da interação do cliente, que pode prejudicar sua eficiência geral.
Além disso, o menor foco no planejamento pode levar a muitos custos imprevisíveis que, embora não necessariamente altos pelo valor nominal, podem se somar ao longo de um projeto.
💡 Dica profissional do Plaky
Se você estiver interessado em ler mais sobre a metodologia Ágil, confira o artigo completo sobre o assunto:
Metodologia #3: Scrum
O Scrum é uma estrutura popular de gestão de projetos construída com princípios ágeis. Foi introduzido no início dos anos 90 e continua sendo uma das metodologias mais usadas até hoje.
O Scrum está focado em fornecer valor e otimizar processos, definidos principalmente por Sprints. Nesse contexto, uma Sprint é um processo circular focado em concluir um conjunto de tarefas dentro de um determinado período de tempo. Uma vez concluído uma sprint, a equipe passa para outra.
Scrum é especialmente eficaz em:
- Manter o progresso constante
- Dividir projetos complexos em segmentos menores
- Melhorar a comunicação da equipe
- Incentivar uma mentalidade orientada a resultados na equipe
No entanto, o Scrum também está entre as estruturas mais difíceis de implementar efetivamente, pois cria um ambiente dinâmico e intenso que requer uma equipe experiente, capaz de trabalhar sob pressão.
Além disso, o Scrum também depende mais do planejamento, por isso não é uma boa opção para projetos que envolvem muitas incertezas e não têm um roteiro bem definido.
💡 Dica profissional do Plaky
Se você estiver interessado em ler mais sobre a metodologia Scrum, dê uma olhada em nosso artigo completo:
Metodologia #4: Kanban
Desenvolvido na década de 1940 pelo engenheiro da Toyota Taiichi Ohno, o Kanban continua sendo uma das metodologias de gestão de projetos mais simples e populares até hoje.
O principal objetivo do Kanban é ajudar a visualizar o fluxo de trabalho e garantir uma distribuição de trabalho eficiente, o que é feito através do quadro Kanban.
O quadro contém cartões de tarefas com todas as informações relevantes para uma tarefa específica, que por sua vez são organizadas em colunas, como: A fazer
- A fazer
- Em andamento
- Concluído
Obviamente, os gerentes de projeto podem introduzir colunas adicionais, dependendo das especificidades do projeto.
No geral, o Kanban é ótimo para:
- Simplificar fluxos de trabalho
- Aprimorar a colaboração entre colegas de equipe
- Melhorar a eficiência geral
Por outro lado, o Kanban está fortemente focado em fluxos de trabalho sequenciais, por isso não é uma escolha ideal para projetos muito dinâmicos que exigem que a equipe responda a mudanças de situações ou movimentação frequente de tarefas entre colunas.
💡 Dica profissional do Plaky
Se você estiver interessado em ler mais sobre Kanban ou a combinação entre Kanban e Scrum - Scrumban - dê uma olhada nos artigos abaixo:
Metodologia #5: Lean
O gerenciamento de projetos Lean se concentra em maximizar a eficiência dos recursos, a fim de minimizar desperdícios e maximizar as margens de lucro.
Como tal, é altamente focado no planejamento detalhado e é construído em torno de cinco princípios:
- Identificar valor
- Mapear o fluxo de valor
- Criar fluxo
- Estabelecer um sistema puxado (puxar)
- Buscar perfeição
Dito isto, o Lean se destaca em minimizar os custos e melhorar a satisfação do cliente - fornecendo o melhor produto pelo menor custo possível.
No entanto, devido ao seu foco na otimização de recursos, ele também não deixa muito espaço para erros. Qualquer erro pode afetar negativamente o processo de produção ou o risco de entregar um produto insatisfatório.
💡 Dica profissional do Plaky
Se você deseja ler mais sobre a metodologia Lean ou algumas das outras metodologias de gestão de projetos que não abordamos aqui, dê uma olhada nos artigos abaixo:
Quais são os 3 pilares da gestão de projetos?
Todo projeto vem com limitações e riscos que os gestores de projetos precisam abordar para garantir o sucesso. As restrições de projeto com as quais os gestores sempre lidam, independentemente de sua indústria, incluem:
- Escopo
- Tempo
- Custo
Essas restrições são limitações impostas ao projeto, dentro das quais o gestor e sua equipe devem trabalhar. Elas são frequentemente chamadas de triângulo da gestão de projetos e tripla restrição.
Este modelo de restrições tem sido usado desde pelo menos a década de 1950. Basicamente, elas são um conjunto de três restrições interdependentes que todo gestor enfrenta.
Vamos dar uma olhada em cada uma mais de perto.
#1: Escopo
A restrição de escopo se refere ao que deve ser feito para entregar o resultado final do projeto. Ela define entregas específicas e as tarefas necessárias para atingir a meta do projeto.
#2: Tempo
A restrição de tempo se refere ao tempo disponível para concluir as tarefas do projeto — e o projeto. Também é chamada de cronograma e inclui os prazos das fases do projeto, as principais metas, e a data da entrega final.
#3: Custo
A restrição de custo se refere ao orçamento disponível para o projeto: custos com equipe, equipamentos e outros recursos necessários.
Todo gestor de projetos precisa equilibrar essas 3 restrições para entregar os melhores resultados. E cada uma dessas restrições está conectada com as outras duas.
Por exemplo, aumentar o escopo de um projeto provavelmente exigirá mais tempo e dinheiro. Por outro lado, acelerar o cronograma do projeto pode reduzir custos e diminuir o escopo.
💡 Dica profissional do Plaky
Para mais dicas sobre como dominar a gestão de projetos, confira o artigo do blog sobre o assunto:
📖 A gestão de projetos é um tema amplo e, às vezes, complexo, onde alguns termos assumem significados completamente novos. Se alguns dos termos usados neste guia forem confusos, você pode verificar nosso Glossário de Termos de Gerenciamento de Projetos e explorar mais a fundo a terminologia básica e avançada.
Como gerenciar projetos
Você está pensando em implementar processos de gestão de projetos na sua empresa ou simplesmente considerando maneiras de otimizar sua abordagem atual?
Aqui está um guia rápido com algumas dicas úteis:
- Mantenha uma comunicação aberta e clara
- Estabeleça metas claras e atingíveis
- Considere cuidadosamente a carga de trabalho da equipe
- Preste atenção ao gerenciamento de tempo
- Minimize a multitarefa
- Antecipe possíveis contratempos
- Faça sua pesquisa e escolha a metodologia adequada
- Escolha uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos
Agora, vamos explicar isso com mais detalhes.
Dica #1: Mantenha uma comunicação aberta e clara
Como a maioria dos gerentes de projeto experientes concorda, uma comunicação eficiente é a base de uma gestão de projetos eficaz, independentemente do setor ou metodologia.
Para alcançar o sucesso, é crucial comunicar os requisitos e entregas à equipe claramente, desde a visão geral do projeto até as tarefas individuais. A comunicação aberta também é vital para lidar com mudanças, algo que todo projeto inevitavelmente encontrará.
No entanto, manter a comunicação é mais do que simplesmente comunicar as necessidades básicas — é desenvolver uma cultura de confiança em sua equipe, garantindo assim que todos se sintam confortáveis expressando suas ideias, opiniões e preocupações.
De acordo com as mais recentes estatísticas de comunicação para 2023, até 31% das empresas dependem do e-mail para comunicação interna, o que é muito menos eficiente do que usar ferramentas específicas de comunicação.
💡 Dica profissional do Plaky
Quer aprender mais sobre a importância da comunicação no gerenciamento de projetos? Dê uma olhada no artigo a seguir:
Dica #2: Defina metas claras e alcançáveis
Como mencionamos anteriormente, todo projeto tem um ponto final — um objetivo específico. E, para executar um projeto bem-sucedido, você precisa determinar qual é esse objetivo.
Acima de tudo, é importante que essa meta seja alcançável e realista, considerando os recursos, capacidades e o prazo da equipe.
Além disso, ter uma meta específica em mente é bom para a motivação da equipe, pois todos sabem em que estão trabalhando e para onde seus esforços diários os levam.
Dica #3: Considere cuidadosamente a carga de trabalho da sua equipe
O estresse sempre foi um problema no local de trabalho e parece estar piorando — cerca de 77% dos americanos. já passaram por esgotamento. S você deseja otimizar a produtividade a longo prazo e evitar esse problema, é importante considerar a carga de trabalho de cada membro da equipe.
Uma gestão eficiente do fluxo de trabalho é bom para o moral e contribui muito para garantir o comprometimento a longo prazo, além de melhorar a qualidade das entregas dos colaboradores.
Em contraste, um funcionário estressado e sobrecarregado tem mais probabilidade de cometer erros ou procurar ativamente outras oportunidades de trabalho, o que pode levar a um efeito dominó. A saída de membros da equipe nunca é boa para o moral, e a capacidade reduzida significa um atraso temporário no projeto ou mais trabalho para os demais.
Dica #4: Preste atenção ao gerenciamento de tempo
O gerenciamento de tempo está no mesmo nível da comunicação quando se trata de executar projetos de forma eficiente e dentro do prazo.
Para cumprir o prazo final definido por uma parte interessada ou cliente, os prazos internos devem ser cumpridos, e isso exigirá um planejamento cuidadoso e a implementação de algumas estratégias de gerenciamento de tempo.
Além disso, um bom gerenciamento de tempo também exige que você use a ferramenta certa para o trabalho. Neste caso, seria um aplicativo de controle de tempo como o Clockify, que também permitiria que você acompanhasse a produtividade e o agendamento de forma mais eficiente.
💡 Dica profissional do Plaky
Quer saber mais sobre gerenciamento de tempo em projetos? Aqui está um artigo útil que você deveria ler:
Dica #5: Minimize a multitarefa
Embora seja um termo popular nos círculos de gerenciamento de projetos e inevitável até certo ponto, a multitarefa não é boa para a produtividade.
para a produtividade. Na verdade, uma pesquisa da American Psychological Association mostrou que a multitarefa pode reduzir a produtividade em até 40%.
Como tal, é melhor evitar interrupções ou ficar alternando entre tarefas, pois isso pode diminuir a produtividade geral e criar mais espaço para erros.
Em vez disso, certifique-se de que os membros da sua equipe tenham metas claras que precisam ser alcançadas, pois isso ajudará a melhorar o foco e, por extensão, a produtividade.
Dica #6: Antecipe contratempos
Riscos e contratempos imprevistos são uma ameaça constante para qualquer projeto. É importante sempre planejar possíveis interrupções no fluxo de trabalho para que você possa se adaptar e manter o projeto em andamento com o mínimo de contratempos.
Isso pode incluir qualquer coisa, desde atrasos em entregas de fornecedores e quedas de energia até um membro importante da equipe ter que tirar um dia de licença médica e deixar uma tarefa crucial com muitas dependências inacabadas.
A gestão de riscos é difícil, e é impossível planejar tudo. No entanto, desde que você considere seu roteiro de projeto cuidadosamente e identifique os pontos fracos, você deve ser capaz de minimizar qualquer dano causado por complicações imprevistas.
Dica #7: Faça sua pesquisa e escolha a metodologia certa
Como já mencionamos, o gerenciamento de projetos se ramificou em uma ampla gama de metodologias diferentes, todas com seus próprios pontos fortes e fracos.
Dito isso, não existe uma única maneira ideal de gerenciar projetos, e a chave é encontrar a metodologia que melhor se adapta às suas necessidades. Esta pode ser uma das metodologias que listamos, ou pode até ser uma abordagem híbrida de gerenciamento de projetos que combina elementos de várias metodologias.
Dica #8: Escolha uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos
Você deve sempre usar a melhor ferramenta para o trabalho, e isso envolve o próprio processo de gerenciamento de projetos.
Hoje, existem dezenas de ferramentas especializadas em gerenciamento de projetos para escolher, e elas podem facilitar muito o trabalho do gestor, agilizar o fluxo de trabalho para todos, melhorar o gerenciamento de tempo e muito mais.
O software de gestão de projetos é um assunto um pouco mais complexo, então o abordaremos com mais detalhes abaixo.
O que é software de gerenciamento de projetos?
Como o nome sugere, o software de gerenciamento de projetos é um tipo especializado de software usado para facilitar e melhorar o gerenciamento de projetos. E como é esse software?
Aqui, podemos usar o Plaky como exemplo de uma ferramenta de gerenciamento de projetos.
O programa permite que os usuários criem espaços que abrigam diferentes projetos, que por sua vez fornecem uma visão geral de tarefas individuais.
As tarefas podem ser visualizadas e agrupadas de acordo com a preferência do usuário e contém todas as informações relevantes para a tarefa, incluindo:
- O nome da tarefa
- O status atual da tarefa (não atribuída, em andamento, aguardando revisão, etc.)
- Os funcionários atribuídos e outro pessoal relevante
- O prazo de conclusão
- Uma descrição detalhada da tarefa, entre outras informações
Em última análise, uma ferramenta de gerenciamento de projetos:
- Fornece a todos os membros da equipe uma visão geral abrangente de todos os projetos em que estão envolvidos
- Simplifica os fluxos de trabalho e a comunicação
- Facilita para os gerentes visualizar e implementar as mudanças necessárias
💡 Dica profissional do Plaky
As ferramentas de gerenciamento de projetos não são idênticas, e cada solução tem seus próprios pontos fortes e fracos. Para uma visão geral detalhada das opções mais recentes, dê uma olhada no seguinte artigo:
Quais são os benefícios de uma gestão de projetos eficaz?
Considerando tudo que vimos acima, não é preciso dizer que o gerenciamento de projetos eficaz pode oferecer muitos benefícios às empresas.
Se você está pensando em investir nisso, aqui estão todos os benefícios que você deve considerar:
- Aumento da produtividade e eficiência
- Redução de custos
- Colaboração aprimorada
- Acompanhamento detalhado do desempenho
- Melhor gestão de riscos
- Mais oportunidades de aprendizagem
Explicaremos cada um deles com mais detalhes abaixo.
#1: Aumento da produtividade e eficiência
O primeiro e mais óbvio benefício de implementar um gerenciamento de projetos eficaz é, simplesmente, seu imenso impacto positivo na produtividade e eficiência geral de uma empresa na execução de projetos individuais.
Quando sua equipe sabe exatamente o que deve fazer, quando deve fazer e quais recursos tem à disposição, você pode esperar que a produtividade e a eficiência aumentem consideravelmente.
#2: Redução de custos
Independentemente de estarmos falando sobre gerenciamento de projetos Lean ou qualquer outra metodologia, o planejamento cuidadoso e a implementação de processos de gerenciamento de projetos sempre terão um efeito positivo na redução de custos operacionais para sua empresa.
Implementar uma estratégia eficaz significa não:
- Gastar demais em materiais
- Expandir sua equipe mais do que o necessário
- Incorrer em custos extras devido a complicações
- Perder dinheiro devido a paradas imprevistas e muito mais
💡Dica profissional do Plaky
Interessado em aprender mais sobre custos e orçamentos em gerenciamento de projetos? Dê uma olhada nos seguintes artigos:
#3: Colaboração aprimorada
Processos de gerenciamento de projetos bem estabelecidos são outra maneira de melhorar drasticamente a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe.
Eles garantem que cada membro da equipe esteja ciente de suas responsabilidades, tenha visibilidade sobre o que os outros estão fazendo e possua todas as informações necessárias para concluir suas tarefas.
Além disso, promovem uma cultura de responsabilidade pessoal por meio do aumento da transparência na equipe.
#4: Acompanhamento detalhado do desempenho
Usar técnicas de gerenciamento de projetos permite que você identifique KPIs importantes (indicadores-chave de desempenho) e colha os benefícios de um acompanhamento detalhado — você obtém uma visão clara sobre a capacidade e a eficiência da sua equipe, o que, por sua vez, permite otimizar os fluxos de trabalho e distribuir melhor as tarefas.
#5: Melhor gestão de riscos
Como mencionado antes, riscos imprevistos podem levar a grandes contratempos para qualquer projeto, ou até mesmo fazer com que ele falhe completamente, o que pode ter um impacto negativo na empresa como um todo.
No entanto, implementar uma metodologia de gerenciamento de projetos pode ajudar muito a mitigar riscos de várias maneiras.
Por exemplo, uma abordagem em cascata (Waterfall) dá ao gerente de projeto tempo para antecipar e planejar riscos potenciais, enquanto uma estratégia ágil (Agile) tornaria mais fácil para a equipe se adaptar rapidamente a situações de mudança.
💡 Dica profissional do Plaky
Quer saber mais sobre risco em gerenciamento de projetos? Dê uma olhada no artigo abaixo:
#6: Mais oportunidades de aprendizagem
Não há gerenciamento de projetos sem um gerente de projeto, e trazer um profissional experiente a bordo abre muitas oportunidades para a equipe desenvolver novas habilidades e ganhar experiência em gerenciamento de projetos, ao mesmo tempo em que abre portas para melhorar os processos na empresa como um todo.
Exemplo de gestão de projetos: setor de TI — desenvolvimento de sites
Os projetos diferem em diferentes setores — mas os princípios da gestão de projetos permanecem os mesmos. O objetivo final é terminar o projeto com sucesso, no tempo planejado, com o uso de recursos de projeto, alocados e dentro do orçamento especificado.
Imagine trabalhar para uma empresa de desenvolvimento de software e ter um cliente que quer contratar sua empresa para criar um site.
Primeiro, seus gerentes precisam se reunir com o cliente, discutir seus requisitos e criar uma proposta de projeto com tempo, recursos e custos estimados.
Após a proposta inicial, o cliente pode decidir prosseguir.
Fase de planejamento do projeto
Durante esta fase, um gerente de projeto define os requisitos do projeto e determina quantas pessoas e quanto tempo o desenvolvimento do site requer.
O cliente pode fornecer à sua equipe o prazo ideal do projeto.
O gerente de projeto decide sobre a equipe que trabalhará no projeto, cria um cronograma e define os marcos do projeto.
💡 Dica profissional do Plaky
Para uma visão mais aprofundada de como os projetos de software são planejados, confira este artigo:
Trabalho em andamento
Depois que sua empresa começa a trabalhar no projeto, o gerente de projeto é responsável por:
- Gerenciar a comunicação com o cliente para entregar atualizações de progresso. Por exemplo, o gerente de projeto pode agendar reuniões semanais com a equipe de desenvolvimento ou fornecer/solicitar atualizações de progresso por e-mail.
- Executar, monitorar e controlar o projeto enquanto a equipe trabalha no desenvolvimento do site. Existem várias técnicas de gerenciamento de projeto que podem ser utilizadas. Dependendo da técnica usada, o gerente de projeto atribui tarefas e requer feedback da equipe para monitorar o progresso da equipe e a qualidade do trabalho.
A equipe que trabalha em um projeto precisa controlar seu tempo com um software de controle de tempo e usar um software de gerenciamento de projetos que ajuda o gerente de projeto a monitorar o cronograma.
Fase de encerramento do projeto
Depois que a equipe termina o desenvolvimento do site e sua equipe de QA testa as funcionalidades, o cliente revisa o resultado para verificar se ele atende a todos os requisitos. Após o feedback positivo, o projeto é encerrado.
Após a finalização do projeto, o gerente de projeto pode realizar uma reunião para revisar o trabalho realizado e obter feedback da equipe sobre comunicação e organização do projeto em geral.
💡 Dica profissional do Plaky
Para exemplos do uso de gerenciamento de projetos em mais setores, confira os seguintes guias:
- Gestão de projetos em vendas explicada (+ Exemplos e técnicas)
- Gestão de projetos criativos: Guia definitivo
- Como dominar a gestão de projetos no setor imobiliário (+ Dicas de especialistas)
- Gestão de projetos de marketing — Guia com insights de especialistas
- Gestão de projetos de RH: Guia completo
- O que é gestão de projetos empresariais? (+ Dicas de especialistas EPM)
Conclusão: O gerenciamento de projetos ajuda a atingir os objetivos
A gestão de projetos tem como objetivo antecipar possíveis problemas — bem como planejar, organizar e controlar atividades de forma eficaz e eficiente para fechar o projeto com sucesso.
Fazer o esforço para gerenciar sistematicamente um projeto permite uma melhor organização dos processos da empresa e ajuda a equipe que trabalha no projeto a atingir a meta e os objetivos do projeto de forma ideal.
A organização de qualquer projeto é muito mais fácil com o uso de software de gerenciamento de projetos. Eles permitem que você gerencie e supervisione todas as tarefas em um local centralizado, fornecendo uma visão clara do progresso do projeto. Inscreva-se gratuitamente e faça uma conta no Plaky hoje mesmo e tenha uma visão geral de todos os detalhes do seu projeto.
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