Publicado em: 10 de junho de 2022 
Sempre presente e muitas vezes intimidador, o prazo é ao mesmo tempo um motivador que impulsiona os projetos e uma das principais causas de estresse no ambiente de trabalho.
O gerenciamento de projetos é especialmente sensível a essa dupla natureza dos prazos. Isso ocorre porque o sucesso do projeto, a reputação da organização e a satisfação do cliente estão diretamente relacionados à capacidade das equipes de cumpri-los.
No entanto, os prazos nem sempre são tão rígidos quanto parecem.
Como líder de projetos, é sua responsabilidade garantir que todo o trabalho necessário seja realizado dentro do prazo estipulado.
Como um bom gerente de projeto, também é seu papel reconhecer quando esse prazo pode ser ajustado de forma a beneficiar você e sua equipe, sem comprometer o sucesso do projeto como um todo.
Este guia irá:
- Abordar o conceito de prazo de projeto
- Explicar sua utilidade e desvantagem
- Explorar formas de ajustá-lo para atender seus objetivos
- Oferecer dicas para aumentar suas chances de cumpri-lo com sucesso
- O prazo de um projeto é a data limite para a sua conclusão.
- Os prazos mantêm as pessoas organizadas, motivadas e focadas.
- Para definir prazos realistas, você deve: priorizar, incorporar margens de tempo, evitar o uso de "prazos falsos", aprender a dizer "não" e entender quando o sucesso deve ser medido em relação aos prazos e quando deve ser medido em relação aos marcos alcançados.
- O segredo para manter o cronograma é: dividir o trabalho em partes menores, ter um plano B, evitar o perfeccionismo, identificar pontos flexíveis, usar softwares para gerenciar prazos e não ter medo de pedir mais tempo quando necessário.
O que é o prazo de um projeto?
Um prazo de projeto é a data final para a sua conclusão.
Por definição, trata-se de uma data que, idealmente, representa o fim do projeto.
No entanto, o termo prazo também é frequentemente usado para se referir a datas intermediárias dentro do projeto, indicando momentos em que partes específicas do trabalho devem ser concluídas.
O que prazos de projeto NÃO são
Há bastante confusão no uso dos seguintes termos:
- Prazo “Deadline”
- Data de vencimento “Due date”
- Marco “Milestone”
Embora sejam frequentemente usados como sinônimos, existem diferenças importantes entre eles.
Prazo vs. Marco
Como já mencionamos, um prazo é uma data em que algo deve ser concluído. Porém, o termo carrega uma conotação sombria.
Historicamente, "deadline" também se referia a uma barreira física ao redor de uma prisão, onde prisioneiros que tentassem escapar poderiam ser atingidos.
No gerenciamento de projetos, o conceito de prazo implica em consequências sérias para aqueles que não o cumprem, embora não tão fatais.
Um marco, por outro lado, é um momento positivo. Ele representa um evento significativo no projeto, usado para medir o progresso.
Por exemplo, um marco pode ser a entrega de um documento importante, como um plano de projeto, ou a aprovação do escopo do projeto.
Mas também pode ser algo mais concreto, como o lançamento da versão alfa de um software ou a criação de um blog para divulgar o produto que está sendo desenvolvido.
Ou seja, ao contrário do "prazo", um "marco" tem uma conotação positiva. Embora possa estar associado a uma data específica (como o início ou o fim do projeto), ele também pode ter seu próprio prazo.
💡 Dica profissional do Plaky
Se quiser aprender mais sobre marcos de projeto, confira este artigo:
Prazo vs. Data de vencimento
De acordo com a International Project Management Association (IPMA), os prazos são impostos, enquanto as datas de vencimento são acordadas.
Por isso, as datas de vencimento costumam ser mais realistas e colocam menos pressão sobre a equipe do projeto. Um gerente/gestor/líder de projeto competente deve, sempre que possível, estabelecer datas de vencimento em vez de prazos rígidos.
Por que o prazo de um projeto é importante?
Um estudo recente publicado no Journal of Consumer Research concluiu que a duração de um prazo afeta a percepção de importância e urgência de uma tarefa.
Ou seja, ao comparar duas tarefas — uma grande e importante, com prazo para o fim do mês, e uma menor, com prazo para a próxima semana — as pessoas tendem a:
- Considerar a tarefa com o prazo mais longo como menos importante e menos urgente
- Adiar o trabalho na tarefa com o prazo mais longo o máximo possível
Isso acontece quando os prazos são longos. Agora, imagine se não houvesse prazos.
Segundo a Lei de Parkinson "o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão". Teoricamente, se não houver um prazo definido, o trabalho pode se estender indefinidamente.
Para evitar isso, os prazos servem para nos manter motivados, organizados e focados no que precisa ser feito.
Como definir prazos para projetos
Raramente você terá o luxo de escolher seus próprios prazos para a conclusão de um projeto.
No entanto, sua capacidade de organizar efetivamente o cronograma do projeto dentro do tempo disponível é essencial para o sucesso do projeto.
Aqui está a melhor maneira de fazer isso:
Dica #1: Priorize
Considerando os resultados do estudo do Journal of Consumer Research mencionado anteriormente, os prazos precisam ser priorizados para serem eficazes.
Quando recursos e tempo são limitados e milhares ou até milhões de dólares dependem da sua capacidade de entrega, você não pode se dar ao luxo de definir prazos arbitrariamente e correr o risco de sua equipe interpretar mal sua importância.
Isso não significa que você deve estabelecer prazos apertados para forçar um senso de urgência, mas sim organizá-los de forma que as prioridades fiquem claras.
Dica #2: Incorpore margens de segurança
Independentemente de quanto tempo você passe planejando seu projeto e prevendo todos os possíveis riscos e problemas, em algum momento perceberá que Murphy estava certo:
- Tudo o que pode dar errado, dará errado.
- Nada é tão fácil quanto parece.
- Tudo leva mais tempo do que você imagina.
Por isso, você nunca deve planejar para o melhor cenário possível.
Em vez disso, incorpore margens de segurança nos seus prazos. Assim, quando o inevitável acontecer, você não será pego de surpresa e não precisará descumprir promessas ou comprometer a qualidade do produto.
Dica #3: Evite prazos irreais
Não estamos tentando confundir você, prometemos.
As margens de segurança que mencionamos acima servem para adicionar um tempo extra a um prazo já razoável, levando em conta imprevistos.
Definir prazos irreais, por outro lado, significa levar sua equipe ao limite da exaustão e do esgotamento com prazos desnecessariamente curtos.
Claro, nem sempre você terá escolha. Haverá momentos em que fatores externos o obrigarão a trabalhar com prazos apertados.
Mas, pressionar sua equipe desnecessariamente, quando os riscos são baixos e pouco se ganha ao finalizar o projeto antes do prazo, apenas gera estresse crônico no ambiente de trabalho e leva ao burnout.
Dica #4: Aprenda a falar “Não”
Como gerente de projeto, às vezes a definição do prazo final estará completamente fora do seu controle.
Porém, haverá situações em que você poderá ganhar mais tempo com habilidades de negociação afiadas.
O segredo é ser assertivo e inflexível. Aprenda a dizer: "Não, isso não funciona. Preciso de mais tempo." Ou até mesmo recusar o projeto caso tenha dúvidas sobre sua capacidade de cumprir os prazos. Mas, nesse caso, esteja preparado para justificar sua decisão.
Se você ceder às exigências de stakeholders que não compreendem completamente o que envolve o gerenciamento de um projeto, estará prejudicando a todos e comprometendo o sucesso do projeto desde o início.
Dica #5: Saiba quando medir o sucesso pelos prazos e quando pelos marcos
Seu projeto é impulsionado por fatores externos ou internos?
Você está usando a abordagem Cascata ou Agile?
O projeto está vinculado a uma data específica ou o foco é mais na qualidade do que na eficiência?
Ao obter uma visão geral do projeto, você pode perceber que nem precisa definir prazos rígidos. Em vez disso, pode medir o sucesso com base em eventos e avanços importantes.
📖 A palavra “deadline” (prazos) tem praticamente o mesmo significado em todos os contextos, mas o mesmo não se aplica a muitos outros termos de gerenciamento de projetos. Por exemplo, palavras como "crashing", "agile" e "float" têm definições diferentes no dicionário e no gerenciamento de projetos. Para se manter atualizado, consulte nosso Glossário de Termos de Gerenciamento de Projetos.
Como cumprir prazos
Você seguiu todos os passos e tem certeza de que estabeleceu prazos razoáveis. Mas agora é hora de cumpri-los, e você não sabe por onde começar.
Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a lidar com prazos com mais confiança.
Dica #1: Divida o trabalho em partes menores
Você pode já estar cansado de ouvir esse conselho, mas ele é repetido tantas vezes porque realmente funciona.
Por quê?
Considere este exemplo e as respostas às perguntas a seguir:
- Se lhe dessem um bloco de calcário e pedissem para esculpir uma estátua de um homem segurando um peixe em três meses, por onde você começaria? E o que aconteceria se cometesse um erro e tivesse que recomeçar do zero?
Dividir um grande projeto em partes menores ajuda a entender como essas partes devem ser organizadas e em que ordem. Além disso, facilita a definição do tempo e dos recursos necessários para concluir todo o projeto.
O maior aliado de um gerente de projeto para essa organização é a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) (Work Breakdown Structure), que divide visualmente o projeto em partes cada vez menores.
💡 Dica profissional do Plaky
No guia abaixo, você encontrará uma visão detalhada da Estrutura Analítica do Projeto (EAP) caso queira aprender mais sobre essa ferramenta essencial de gerenciamento de projetos:
Dica #2: Crie um plano B
As chances de que tudo ocorra exatamente como planejado no seu projeto são praticamente nulas. Se você perceber que uma parte especialmente importante tem um alto risco de falha, elabore um plano B.
Na maioria dos casos, o problema vem com fatores fora do seu controle.
Talvez seus suprimentos estejam sendo enviados do exterior e exista a possibilidade de atraso. Ou você delegou parte do trabalho a uma nova organização e não sabe o que esperar.
Avaliar cuidadosamente os riscos e criar planos de contingência podem salvar seu projeto no longo prazo.
Dica #3: Peça mais tempo
Pesquisas mostram que muitas pessoas têm medo de pedir mais tempo para concluir seus projetos, receando que seus superiores os vejam de forma negativa. Isso é ainda mais comum entre as mulheres, que têm quase duas vezes menos chances de solicitar uma extensão de prazo do que os homens.
A verdade é que ninguém está acima de pedir mais tempo quando realmente precisa. Seus próprios superiores fazem isso — então, por que você deveria ter medo?
O segredo é pedir ajuda assim que perceber a necessidade. Se esperar demais tentando resolver o problema sozinho, pode ser tarde demais quando finalmente decidir falar sobre isso.
Dica #4: Use um software para gerenciar prazos
Notas adesivas e quadros brancos são coisa do passado.
Com o aumento do trabalho remoto e das contratações globais, é essencial coordenar equipes e manter todos informados para garantir um fluxo de trabalho eficiente.
A melhor forma de fazer isso é utilizando um software de gerenciamento de projetos confiável, como o Plaky by CAKE.com.
Com uma ferramenta que permite gerenciar um número ilimitado de equipes, tarefas e usuários, você pode facilmente:
- Atribuir e acompanhar prazos
- Verificar o progresso
- Dar feedback
- Receber notificações para sempre estar atualizado sobre o andamento do trabalho
O software de gerenciamento de projetos também melhora a transparência entre equipes e colegas de trabalho, além de facilitar a coordenação de várias tarefas e prazos em projetos maiores.
No Plaky, você pode criar quantas tarefas quiser para cada um dos seus projetos e atribuir a cada uma delas um prazo adequado.
Definir prazos no Plaky é tão simples quanto estabelecer uma data de vencimento e receber uma notificação quando a tarefa for concluída, estiver atrasada ou sofrer qualquer outra alteração.
Suas tarefas podem ser organizadas em quadros e espaços, além de serem divididas em subtarefas e atribuídas aos membros certos da equipe.
Você pode visualizar suas tarefas no formato de tabela ou optar pela visualização Kanban, alternando entre os dois conforme sua preferência para organizar o trabalho.
Com uma ferramenta de gerenciamento de projetos gratuita e totalmente personalizável como o Plaky by CAKE.com, acompanhar o cronograma do seu projeto pode ser extremamente fácil.
Dica #5: Não busque a perfeição
Aceite que a perfeição é inatingível e que persegui-la raramente trará bons resultados.
Seja seu chefe ou seu cliente, qualquer pessoa ficará mais satisfeita com um produto funcional entregue no prazo do que com um produto quase perfeito entregue meses ou até anos atrasado.
Além disso, sua visão de perfeição pode não ser a mesma de quem está esperando o resultado. É uma batalha perdida, então por que insistir nela?
Em vez disso, experimente aplicar o Princípio de Pareto, também conhecido como Regra 80/20, que sugere que 80% dos resultados vêm de apenas 20% do esforço.
Portanto, em vez de tentar executar todas as tarefas com perfeição, concentre-se nos 20% das atividades que geram os resultados mais impactantes.
A matemática pode não ser exata, mas o conceito faz sentido: você alcançará muito mais do que imagina ao aceitar que "bom o suficiente" realmente é bom o suficiente.
Dica #6: Identifique pontos flexíveis
Por mais rígidos que os prazos possam parecer, um gerente de projeto competente deve ser capaz de identificar flexibilidades dentro do projeto e usá-las a seu favor.
Essas flexibilidades são áreas do projeto onde é possível fazer concessões, trocando certos elementos por mais tempo ou recursos, aumentando assim as chances de cumprir o prazo final.
Por exemplo, todo o projeto é sensível ao tempo, ou algumas partes menos essenciais podem ser entregues depois do prazo final?
É possível delegar parte do trabalho a terceiros?
Se não há como estender o prazo, há possibilidade de aumentar os recursos?
Fazer perguntas simples como essas pode ajudar a identificar onde é possível fazer ajustes estratégicos, transformando um projeto caótico em um grande sucesso.
💡 Dica profissional do Plaky
Para mais estratégias sobre como cumprir prazos, confira este artigo:
Nunca mais perca um prazo — experimente o Plaky da CAKE.com hoje mesmo
Como mencionado anteriormente, o Plaky by CAKE.com oferece uma ótima maneira de definir e gerenciar prazos, além de se adaptar a situações em constante mudança e melhorar a eficiência geral do gerenciamento de projetos.
Além disso, o Plaky oferece planos pagos acessíveis e um plano gratuito incomparável, que conta com todos os recursos essenciais para equipes menores.
Para empresas maiores, o combo de softwares da CAKE.com, pode ser uma opção interessante. Ela combina o plano Enterprise do Plaky com o Clockify e o Pumble, criando um pacote completo para gestão de projetos, controle de tempo e comunicação.
Se ainda não tem certeza se o Plaky é a escolha ideal para sua equipe, a melhor forma de descobrir é testando! Basta criar uma conta gratuita para acessar todos os recursos do Plaky por 7 dias. Depois desse período, você pode continuar com o plano gratuito ou escolher um plano pago que melhor atenda às suas necessidades.
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