Atualizado em: 10 de novembro de 2023 
Mais e mais empresas estão começando a reconhecer o potencial do gerenciamento de projetos e a entender as vantagens de uma abordagem de projeto organizada.
Isso não é surpreendente, dado o fato de que organizações que subestimam o gerenciamento de projetos enfrentam uma taxa de falha em projetos de 50%.
O gerenciamento de projetos é importante porque ajuda a criar um sistema simplificado para gerir projetos de forma eficiente e racional.
Quando feito corretamente, o gerenciamento de projetos reduz riscos, corta custos e melhora a taxa de sucesso do projeto. Ele promove uma melhor colaboração e mantém todos os elementos de um projeto juntos.
- Economizar tempo e dinheiro é o resultado de um plano de projeto firme. Ao ter um cronograma especificado e recursos alocados realisticamente, as chances são de que o projeto fique dentro do orçamento e do escopo de tempo.
- Boa colaboração e comunicação do projeto são o que conduz o projeto. Elas não apenas permitem o progresso do projeto, mas também ajudam a conectar com os funcionários remotos e mantê-los na mesma página.
- A responsabilização é essencial no gerenciamento de projetos. Atualizações regulares de status aumentam a responsabilização individual.
- O gerenciamento de projetos incentiva a captura de lições aprendidas e, dessa forma, evita a repetição dos mesmos erros em projetos futuros.
- O uso de software de gerenciamento de projetos ajuda os gerentes de projeto a acompanhar os processos do projeto e, como resultado, permite melhor gerenciamento de riscos e controle de qualidade.
Os benefícios do gerenciamento de projetos
Então, por que o gerenciamento de projetos é tão importante?
Navegando por projetos sem a expertise dos líderes de projeto, você corre o risco de perder prazos, estourar o orçamento e experimentar o pior cenário possível — o fracasso do projeto.
Com muitas metodologias de projeto à disposição, os gestores podem elaborar um ótimo planejamento, garantir financiamento e alocar recursos — traçando um caminho para o sucesso.
Entramos em contato com Sergei Brovkin, um PMP (Project Management Professional, ou em tradução livre, Profissional Certificado em Gerenciamento de Projetos) com mais de 20 anos de experiência na área e especialista em produtividade e transformação organizacional, que atribuiu a crescente popularidade do gestor de projetos à sua adaptabilidade a diferentes ambientes de negócios:
“Vale a pena notar que o gerenciamento de projetos está ganhando mais atenção atualmente. Especificamente, esse ressurgimento da sua importância se deve à natureza rápida e dinâmica do ambiente de negócios. Este ambiente exige mudanças e adaptações constantes, essencialmente transformando vários negócios em uma série de startups únicas que têm sucesso quando supervisionadas e gerenciadas como projetos individuais.”
Então, para ilustrar a importância do gerenciamento de projetos, é melhor mostrarmos os 11 benefícios mais importantes do campo:
Benefício #1: Economiza tempo e dinheiro
O relatório Pulse of the Profession do PMI afirma que apenas 58% das organizações entendem o quão valioso a gestão de projetos é para seu trabalho.
Além disso, é relatado que 9,9% de cada dólar é desperdiçado como resultado de uma gestão de projeto ruim. Isso significa que, a cada $1 bilhão investido em projetos, $99 milhões são perdidos.
Jogar dinheiro fora dificilmente é um resultado desejável para as empresas. Portanto, nomear um gerente (gestor ou líder) de projeto é a opção certa. Dessa forma, você obtém um plano de projeto adequado, as tarefas são concluídas no prazo e os projetos ficam dentro do orçamento.
Além disso, como todo o andamento do projeto é transparente, é mais fácil identificar possíveis gargalos e, mais importante, alocar os recursos do projeto adequadamente. Consequentemente, você evita atrasos e estouros de orçamento.
Falando em economia de tempo, os gerentes de projeto determinam o tempo necessário para concluir as tarefas. Eles definem um cronograma de projeto e especificam as datas de início e término de todas as tarefas. O monitoramento cuidadoso permite que os gerentes de projeto façam ajustes caso percebam algum impedimento ao longo do caminho.
Benefício #2: Permite um planejamento realista do projeto
Se feito corretamente, o gerenciamento de projetos fornece a toda a equipe uma imagem clara de quem faz o quê, como e quando.
Os gestores de projetos definem um plano, que serve como guia para a equipe e outras partes envolvidas.
O plano contém informações sobre todos os elementos do projeto, como escopo, cronograma e orçamento. Ele resulta do entendimento completo do projeto pelo gestor, dos riscos potenciais e dos seus requisitos.
Ao criar planos de projeto, os gerentes de projeto tendem a negociar e definir prazos e marcos de projeto alcançáveis. Além disso, eles preveem possíveis problemas, oferecem soluções e mantêm o projeto no caminho certo.
Benefício #3: Facilita o trabalho remoto
O gerenciamento de projetos é indispensável para o trabalho remoto, pois encontra maneiras de configurar canais de comunicação, alocar tarefas e gerir trabalhadores remotos, independentemente do fuso horário.
A importância do gerenciamento de projetos em organizações de trabalho remoto é apoiada por Alexis Nicole White —uma líder transformacional organizacional certificada pela SMC e PMP — que explica que os principais elementos do gerenciamento de projetos se traduzem perfeitamente em um ambiente de trabalho remoto e o ajudam a florescer:
“Os principais componentes do gerenciamento de projetos que ajudam a liderar trabalhadores remotamente são comunicação clara, alinhamento de metas, responsabilidade com rastreamento de tarefas, gerenciamento de recursos, colaboração, documentação, com métricas de desempenho mensuráveis que podem validar o sucesso.”
Nicole White também propõe maneiras de avaliar trabalhadores remotos:
“Trabalhadores remotos podem ter seu desempenho avaliado por meio de Objetivos e Resultados-Chave (OKRs) e Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs). Ao avaliar regularmente o desempenho individual e da equipe, os líderes de projeto podem fornecer feedback, reconhecer conquistas e identificar áreas para melhoria.”
Os líderes podem criar uma cultura de trabalho remoto que ajuda as equipes a permanecerem conectadas e a perseguir os mesmos objetivos.
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Se você gostaria de usar OKRs com sua equipe, confira nossos modelos gratuitos:
Benefício #4: Garante a responsabilização
Ter um único líder com as habilidades necessárias de gerenciamento de projetos ajuda de muitas maneiras — mas, mais importante, estabelece uma responsabilidade clara.
A responsabilidade é uma das habilidades poderosas que ajudam os líderes de projeto a lidar com projetos do início à conclusão e a atingir objetivos organizacionais.
Embora toda a equipe do projeto deva ter um forte senso de responsabilidade, o gerente de projeto é geralmente o único "responsável" se o projeto sair dos trilhos ou sua qualidade for ruim.
A responsabilidade é baseada no acompanhamento regular do progresso e ajuda os gerentes de projeto a identificar problemas potenciais. Aqui está o que Alexis Nicole White nos disse sobre o valor da responsabilidade:
"Estabelecida na maioria das metodologias de gerenciamento de projetos, a responsabilidade é apresentada pelo acompanhamento do progresso de uma tarefa específica atribuída a um recurso específico. A responsabilidade é mais útil com trabalhadores remotos, pois monitora o desempenho, identifica quaisquer impedimentos potenciais que podem desenvolver um gargalo ou dificultar a entrega completamente. Ela também mantém os indivíduos na tarefa, pois geralmente há check-ins e atualizações de status pré-determinadas."
Portanto, para fortalecer a responsabilização, os gerentes de projeto devem garantir que todas as ações sejam transparentes e que todos estejam na mesma página, sabendo o que fazer e como. Por outro lado, todos os membros da equipe devem assumir a propriedade de suas responsabilidades para entregar melhores resultados.
Benefício #5: Melhora a gestão de recursos
Uma das principais preocupações dos gerentes de projeto é a alocação de recursos do projeto. Recursos são o que os gerentes de projeto podem contar quando começam um projeto — materiais, pessoas, finanças e tempo.
A verdade é que os projetos têm muitas variáveis interligadas, e há muitos fatores que os influenciam. Com o gerenciamento de projetos, você pode calcular uma saída de qualidade realista com base nos recursos disponíveis para concluir o projeto no prazo, no orçamento e no nível de qualidade desejado.
A teoria da restrição tripla do gerenciamento de projetos afirma que escopo, custo e tempo estão intrinsecamente vinculados. Mudar um exige uma mudança proporcional nos outros dois, ou a qualidade geral do projeto sofre.
Além disso, os gerentes de projeto sabem quais habilidades e nível de especial
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Para saber mais sobre as restrições triplas, além de ir além delas e descobrir mais sobre restrições no gerenciamento de projetos, confira este guia:
Benefício #6: Permite uma melhor gestão de riscos
Projetos raramente saem conforme o planejado, e o gerenciamento de riscos frequentemente tem um papel decisivo no sucesso do projeto.
De acordo com o relatório da KPM, Five pillars of major project success, 53% das organizações enfrentaram um ou mais projetos fracassados. Esse número sobe para 71% em empresas que lidam com recursos naturais.
Usar o gerenciamento de projeto adequado — gerenciamento de risco obrigatório e adequado incluído — aumenta muito suas chances de um resultado positivo do projeto.
Há um grande conjunto de categorias de risco que podem impactar projetos, como riscos de custo, riscos de mercado e riscos de cronograma.
Ao usar a análise de risco, os gerentes de projeto sabem o que esperar e como lidar com a maioria dos problemas que os projetos devem encontrar. Além disso, ao reconhecer a direção da qual os riscos podem surgir, os gerentes conseguem evitar que os riscos se tornem problemas sérios.
Sergei Brovkin explica a necessidade de um bom gerenciamento de projetos ao lidar com desafios inesperados:
“Quando um projeto se desvia do plano estabelecido ou perde os prazos, os instintos de um bom gerente de projeto para identificar problemas potenciais logo no início, juntamente com suas habilidades de planejamento detalhadas, garantem que ações corretivas possam ser tomadas prontamente.”
De acordo com o relatório da McKinsey sobre gerenciamento de risco, 73% dos gestores reconhecem o fortalecimento da cultura de risco como a melhor ação para melhorar a resiliência dentro de suas organizações.
Um surto inesperado de uma pandemia global ou uma quebra repentina do mercado financeiro ainda podem desorganizar os projetos — mas essas são as expectativas, não a regra.
💡 Dica profissional do Plaky
Se você estiver interessado nas razões pelas quais os projetos falham, confira o seguinte artigo:
Benefício #7: Incentiva a aprendizagem com os erros
Gerentes de projeto e suas equipes realizam reuniões retrospectivas após a conclusão do projeto para refletir sobre o desempenho do projeto — tanto o positivo quanto o negativo.
As equipes discutem o que deu certo e o que não deu tão certo para evitar repetir os mesmos erros ou desenvolver os pontos positivos. Os resultados que eles apresentam são conhecidos como lições aprendidas.
As lições aprendidas devem ser capturadas e documentadas durante todo o ciclo de vida do projeto e isso é algo que os gerentes de projeto devem encorajar desde o início.
Existem várias maneiras de capturar as lições aprendidas, como por meio de reuniões pós-projeto, pesquisas ou reuniões individuais. Os gerentes de projeto decidem a melhor opção com base no tamanho da equipe, tempo disponível e preferências dos membros da equipe.
Aprender com os erros permite a melhoria contínua de projetos futuros e ajuda as equipes a crescer capitalizando boas práticas e evitando erros conhecidos.
Benefício #8: Melhora a colaboração e a comunicação
Os gerentes de projeto precisam incentivar a colaboração no projeto unindo suas equipes em torno de metas e objetivos mútuos.
Projetos geralmente são complexos e realizados por diferentes equipes e departamentos. Sem a colaboração adequada entre eles, simplificar as atividades do projeto em direção ao sucesso é impossível.
O gerenciamento eficiente de projetos mantém todos na mesma página ao:
- Apresentar um plano de projeto claro
- Estabelecer canais de comunicação
- Incentivar feedback consistente e em tempo real
- Insistir na transparência e no compartilhamento de informações
- Organizar reuniões regulares
De acordo com Sergei Brovkin, uma boa comunicação é uma característica de bons gerentes de projeto:
“[Bons gerentes de projeto] facilitam a comunicação sem esforço, garantindo clareza nas metas, compartilhando atualizações de progresso e abordando preocupações prontamente. Ao se envolver com stakeholders e clientes, sua habilidade natural de construir relacionamentos e manter a transparência leva a resultados de projeto bem-sucedidos.”
Um plano de comunicação é outro ponto de gerenciamento de projetos que Alexis Nicole White traz à nossa atenção:
“Normalmente, um gerente de projeto estabelecerá um plano de comunicação para executar. Ele também ajuda os indivíduos a identificar papéis e responsabilidades para cada membro da equipe para que todos saibam com quem falar e quando. Quando se trata de clientes externos, cada parte interessada esperará uma atualização, abordará suas preocupações e redefinirá as expectativas.”
No geral, a colaboração ativa do projeto apoiada pela comunicação aberta pode impulsionar o trabalho em equipe e estabelecer uma base sólida para o sucesso do projeto.
Benefício #9: Ajuda a minimizar o trabalho duplicado
Uma das preocupações urgentes de muitas organizações é a duplicação de trabalho.
As razões por trás do problema de trabalho duplicado geralmente são comunicação ruim, lacunas de informação ou simplesmente tarefas não monitoradas.
Um bom gerenciamento de projetos fornece um sistema centralizado onde todos os dados relevantes conectados a um projeto devem ser mantidos. Além disso, os gerentes de projeto devem deixar claro quais canais de comunicação estão disponíveis para compartilhar informações entre os membros da equipe e os departamentos envolvidos no projeto.
De acordo com um artigo da Forbes sobre esgotamento no local de trabalho, os trabalhadores do conhecimento gastam 58% de seu dia de trabalho em trabalho duplicado, reuniões desnecessárias e muitos aplicativos.
A duplicação não só afeta negativamente o desempenho, mas também resulta em um desperdício desnecessário de recursos.
No entanto, com processos claramente definidos e melhor comunicação, é provável que as equipes tenham menos trabalho duplicado.
Benefício #10: Facilita a supervisão e o controle de qualidade
O controle de qualidade é capital no gerenciamento de projetos. Todo o esforço é inútil se o produto final não atender aos padrões de qualidade esperados.
Portanto, supervisão constante e verificações regulares de qualidade são outra preocupação dos gerentes de projeto.
Alexis Nicole White destaca a importância de estabelecer critérios de sucesso para determinar o que é aceitável e o que não é:
“Quando você define quais são os objetivos, pode estabelecer padrões de qualidade claros. Em seguida, defina métricas mensuráveis para avaliar o desempenho em relação a esses padrões. Ao monitorar regularmente o progresso e o desempenho por meio de vários métodos, como inspeções ou auditorias, é possível identificar e abordar quaisquer problemas prontamente e implementar ações corretivas.”
Benefício #11: Agiliza o trabalho pelo software de gerenciamento de projetos
Ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam os gerentes de projeto a manterem um olho em como as tarefas são realizadas, e permitem uma supervisão fácil e completa de todo o projeto.
Além disso, tais ferramentas também podem alertar os gerentes mais facilmente sobre riscos iminentes e desvios objetivos.
De acordo com estatísticas sobre software de gerenciamento de projetos, 69% dos gerentes de projeto usam ferramentas de colaboração para administrar seus projetos.
A pesquisa da PWC sobre as práticas atuais de gerenciamento de projetos mostrou claramente que há uma forte ligação entre o uso de software de gerenciamento de projetos e o alto desempenho do projeto.
Métricas de desempenho de projeto em empresas que usam software de gerenciamento de projeto superam aquelas de empresas que não usam nenhum.
Com software de gerenciamento de projeto como o Plaky, os gerentes de projeto agora podem acompanhar facilmente o progresso do projeto e tomar decisões informadas que levarão o projeto ao sucesso.
O Plaky é uma ferramenta de gerenciamento de projetos de última geração que oferece suporte a usuários e projetos ilimitados em seu generoso plano gratuito. A plataforma oferece aos gerentes de projeto tudo o que eles precisam para reduzir riscos, cortar custos e melhorar as taxas de sucesso.
Conclusão: A gestão de projetos é a força motriz do sucesso do projeto
Neste ponto, você deve ter uma compreensão clara do porquê o gerenciamento de projetos é importante para equipes que trabalham em projetos.
No entanto, a principal conclusão deste guia não deve ser que o gerenciamento de projetos é benéfico — isso é esperado.
Em vez disso, é que o gerenciamento de projetos é necessário para o crescimento e desenvolvimento ideais de qualquer empresa.
Além disso, se você ainda estiver em dúvida sobre investir em software de gerenciamento de projetos, você pode experimentar o Plaky.
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