Imagine que você está apenas começando um projeto. Você tem uma vaga ideia de como vai abordá-lo, mas não tem uma técnica específica de gerenciamento de projetos em mente.
Por isso, no primeiro problema ou desafio, ou mesmo na primeira questão organizacional específica, você não tem certeza do que fazer.
Não ter um sistema claro para executar um projeto pode levar ao seu fracasso. Vamos dar uma olhada em algumas técnicas de gestão de projetos e como você pode implementá-las da melhor maneira.
- Técnicas de gerenciamento de projetos são usadas para organizar e executar as especificidades de um projeto.
- Você deve escolher as técnicas que implementará com base no escopo e objetivos do seu projeto, bem como no seu estilo de gerenciamento de projetos.
- As 10 técnicas essenciais de gerenciamento de projetos são: Work Breakdown Structure (WBS), Scrum, Kanban, briefings de projeto, gráficos de Gantt, PERT, Matriz de Importância e Influência dos Stakeholders, Critical Path Method (CPM), análise PESTEL e criação de uma lista de tarefas prioritárias.
Quais são as técnicas de gerenciamento de projetos?
Técnicas de gerenciamento de projetos são ferramentas e estruturas específicas que você pode usar para organizar e executar um projeto de forma eficaz. Elas são como roteiros que você delineia para criar um caminho claro em direção à meta do seu projeto.
Há muitas técnicas de gerenciamento de projetos para escolher, e a maioria pode ser aplicada a quase qualquer indústria. A escolha da técnica certa depende de muitos fatores, alguns dos quais são:
- Estilo de gerenciamento de projetos
- Escopo do projeto
- Objetivos do projeto, etc
E qual é a diferença entre metodologias e técnicas de gerenciamento de projetos? Randi Mays, Gerente de Desenvolvimento de Projetos na Oii.ai, explica melhor:
“Uma metodologia é um processo que entrega um resultado bem definido ou um produto. Metodologias fornecem o panorama geral. Elas são o roteiro que garante que você chegue ao seu destino.
Por outro lado, técnicas são as ferramentas que ajudam você com o ‘como’ de tarefas específicas. Você pode pensar em uma técnica como uma ferramenta para ajudar você a realizar algo.
Então, se fôssemos construir uma casa, a metodologia seria o projeto. Uma técnica seria o martelo.”
As 10 principais técnicas de gerenciamento de projetos
Continue lendo para saber mais sobre as 10 principais técnicas essenciais de gerenciamento de projetos, seus benefícios e como usá-las em seus projetos!
Técnica #1: Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
Você pode aplicar a EAP — Work Breakdown Structure que tem como objetivo dividir um projeto em partes menores e mais controláveis — em praticamente qualquer tipo de projeto. Randi compartilhou os benefícios dessa abordagem:
“Com frequência, quando começamos um projeto grande, ele pode parecer esmagador.
É importante dividi-lo em componentes menores. Uma maneira de lidar com isso é por meio do que é chamado de Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Com o conceito abrangente e bastante simples, eu gosto de aplicá-lo não apenas ao gerenciamento de projetos, mas a muitas coisas da vida cotidiana.”
Veja como Randi tende a usar um EA:
“Na Oii.ai, quando crio um novo recurso de produto, eu faço uma EA. Começo criando um escopo de projeto. Então preciso alocar recursos para o escopo e identificar riscos potenciais. Em seguida, reúno requisitos de stakeholders, identifico KPIs, etc.”
Uma parte crucial da criação de uma EA é identificar dependências de tarefas, ou seja, as tarefas que devem ser concluídas para que outra avance.
Depois, divida dependências em subdependências, ou mais precisamente, tarefas em subtarefas. Aqui está como uma EAP ficaria em um software de gerenciamento de projetos como o Plaky.
Técnica #2: Scrum
Scrum é uma técnica de gerenciamento de projetos AGILE que usa uma abordagem cíclica para melhorar a eficiência da sua equipe. Vit Koval, cofundador da Globy e Venture Cella, nos contou sobre sua experiência com Scrum:
“Em um projeto anterior, implementamos o Scrum organizando o trabalho em ciclos curtos e interativos chamados Sprints, com reuniões diárias para monitorar o progresso e abordar quaisquer impedimentos.”
Assim como o EAP, o Scrum ajuda você a dividir o projeto em tarefas menores e mais gerenciáveis. Cada Sprint é dedicado a concluir um conjunto de tarefas para concluir o Sprint Goal (ou a meta do Sprint).
No entanto, seu uso não foi isento de problemas:
“Um desafio que enfrentamos foi garantir uma comunicação e colaboração claras entre os membros da equipe, especialmente ao trabalhar remotamente.
No entanto, ao alavancar ferramentas como quadros Kanban virtuais e manter canais de comunicação regulares, fomos capazes de mitigar esses desafios e melhorar o desempenho do nosso projeto. A natureza interativa do Scrum nos permitiu adaptar às mudanças de forma eficiente e entregar resultados de alta qualidade dentro de prazos apertados.”
Ferramentas como o Plaky podem ser usadas para simplificar e representar visualmente os Sprints do Scrum, para que cada membro da equipe tenha clareza sobre suas tarefas e o projeto como um todo.
Como podemos ver pela experiência de Vit, usar ferramentas de gerenciamento de projetos pode resolver alguns problemas que você pode encontrar ao lidar com os desafios do Scrum. O Plaky permite uma colaboração fácil no projeto, o que torna a coordenação da equipe durante os Sprints muito mais fácil.
Técnica #3: Kanban
Outra ferramenta útil de gerenciamento de projetos é o framework Kanban. Uku Tomikas, CEO e Fundador da Messente, resume seus benefícios:
“Uma abordagem direta de quadro e cartão nos ajuda a visualizar o trabalho, reduzir o trabalho em andamento e aumentar a eficiência.”
O Kanban gira em torno de uma visão geral visual clara das tarefas, normalmente separadas em 3 categorias:
- A fazer
- Fazendo
- Concluído
Veja como a estrutura ajudou a equipe de Uku:
“Implementamos o Kanban mapeando os fluxos de trabalho do projeto em nosso quadro digital. Categorizamos as tarefas em colunas como “A Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”. Essa abordagem visual permitiu que nossa equipe monitorasse o progresso e encontrasse gargalos facilmente.”
O Kanban é especialmente útil ao usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos, pois pode dar uma visão geral mais clara de suas tarefas sem a desordem de notas adesivas e quadros brancos de escritório.
Aqui está um exemplo de uma visualização de quadro Kanban no Plaky:
💡 Dica profissional do Plaky
Veja como o Plaky se compara a outras ferramentas Kanban e o que você deve considerar antes de escolher seu software Kanban:
Ainda assim, o Kanban não estava isento de problemas para Uku:
“Kanban nem sempre foi fácil de implementar. No início, nossa equipe encontrou problemas com sobrecarga da coluna “Em andamento”, o que causou atrasos. Para resolver esse problema, implementamos limites de WIP para garantir que as tarefas sejam concluídas antes que novas sejam iniciadas, melhorando significativamente nosso fluxo de projeto e produtividade.”
A solução alternativa que eles encontraram é ótima, e uma similar é frequentemente usada no Kanban — adicionando uma quarta categoria “em espera”. Ela permite que você priorize melhor as tarefas e reduza a desordem na sua lista de “coisas a fazer”.
💡Dica Profissional do Plaky
Descubra como identificar e resolver gargalos de projeto com Kanban no post abaixo:
Técnica #4: Briefings de Projeto
Ao iniciar um projeto, você precisa estar ciente dos elementos-chave que entram em jogo com sua execução. Isso é feito em um briefing de projeto — um documento que tanto você quanto aos stakeholders do seu projeto podem usar como referência sobre os elementos-chave do seu projeto.
A editora e porta-voz da Digital Project Manager, Nuala Turner, tem uma maneira inteligente de evitar problemas com seus briefings de projeto:
“Uma técnica que recomendo é criar um briefing de projeto detalhado, que implementei em muitos projetos de design e desenvolvimento de sites. Em vez de criar um do zero, dupliquei um briefing de um projeto de desenvolvimento de site anterior e modifiquei detalhes como a lista de entregas, o cronograma, os nomes dos membros da minha equipe e informações do cliente (por exemplo, endereços de e-mail, onde encontrar guias de estilo de marca, etc.).”
Então, ela criou um modelo de briefing de projeto, que pode ser modificado para cada novo projeto. Ao lidar com projetos semelhantes, usar projetos anteriores como orientação na criação de um briefing economiza bastante tempo.
Ainda assim, lidar com briefings de projeto não é isento de problemas, como Nuala observou:
“Um desafio que enfrentei com os briefings foi não ter todos os detalhes exatos sobre o projeto do site no início (por exemplo, quantas páginas da web seriam envolvidas, se wireframes eram necessários).
Contornar esse desafio exigiu um pouco de criatividade na forma de olhar quais informações eu tinha para preencher as lacunas: a declaração de trabalho, notas de início e outros documentos de vendas e contratos. Esses documentos me deram mais informações que me permitiram determinar quais membros da equipe interna incluir no briefing.”
Quando você não consegue obter as informações para o briefing do seu projeto, o melhor lugar para procurar é quase sempre outro documento do projeto, por exemplo:
Você precisa analisar que tipo de informação precisa consultar no documento correto. Por exemplo, se você precisar encontrar custos específicos, deverá consultar o orçamento do projeto.
Técnica #5: Gantt charts
Os gráficos de Gantt oferecem uma representação visual da linha do tempo de um projeto. Geralmente apresentados como gráficos de barras, eles mostram as tarefas listadas no eixo Y e a linha do tempo no eixo X.
Ele pode ser usado para representar prazos, sequências e dependências de tarefas de maneira clara e visual. Em qualquer momento, você pode consultar o gráfico de Gantt para ver como as tarefas do seu projeto estão progredindo.
Normalmente, você chega a um gráfico de Gantt por meio das seguintes etapas:
- Determinando a EAP
- Identificando o cronograma de cada tarefa
- Identificando as dependências
- Definindo a sequência das tarefas
- Utilizando um meio visual para exibir o gráfico do seu diagrama de Gantt
No Plaky, além das visualizações em tabela e Kanban, é possível acompanhar suas tarefas por meio de um gráfico de Gantt. Essa visualização é altamente personalizável e conta com a funcionalidade de arrastar e soltar, facilitando tanto o gerenciamento eficiente do projeto quanto a criação do gráfico.
Técnica #6: PERT
A técnica de avaliação e revisão de programas (PERT) é usada para ajudar nas estimativas de cronograma. Criar um cronograma sólido é fundamental para o sucesso do seu projeto, e é nesse contexto que o método PERT se destaca.
A maneira mais comum de implementar o PERT é a estimativa de três pontos — onde você calcula a duração esperada de um projeto e seu desvio padrão.
Para fazer isso, use os 3 pontos a seguir:
- a — o valor otimista — o esforço mínimo estimado para completar a atividade. Vale ressaltar que a probabilidade desse valor ser verdadeiro deve ser maior que 1%.
- m — o valor mais provável — o esforço mais provável que a pessoa mais qualificada estimaria. Você deve consultar o membro mais qualificado para essa atividade para determinar esse valor.
- b — o valor pessimista — o oposto do esforço máximo estimado para completar a atividade. Novamente, a probabilidade desse valor ser verdadeiro não deve exceder 1%.
Agora que você determinou esses 3 pontos, você pode calcular a duração esperada (E) e o desvio padrão (DP) de uma atividade:
E = (a + 4m + b)/6
DP = (b – a)/6
Essa técnica é utilizada para aumentar a precisão das estimativas do projeto, sem a intenção de prever ou modificar suas condições.
Por exemplo, digamos que você precisa criar um aplicativo simples em 3 meses. Em uma situação milagrosa — com apenas 1% de probabilidade — sua equipe poderia concluir o aplicativo em 2 meses. No entanto, no pior cenário, o prazo pode chegar a 6 meses. Com esses dados, podemos calcular E e DP:
E = (2 + 4 x 3 + 6)/6 = 3.333
DP = (6 – 2)/6 = 0,667
Agora podemos observar que uma estimativa mais realista para o tempo necessário seria de 3,3 meses, com um desvio padrão de 0,7 meses.
Técnica #7: Matriz de Importância e Influência dos Stakeholders
Todos os stakeholders têm o potencial de impactar seu projeto, mas monitorar todos pode ser desafiador. Por isso, essa técnica de 5 etapas auxilia na definição da melhor forma de gerenciar as relações com seus stakeholders:
- Faça uma lista de todos os stakeholders
- Avalie a importância de cada stakeholder
- Avalie a influência de cada stakeholder
- Coloque-os na matriz de importância-influência
- Determine como lidar com cada um em relação à sua posição
Esta matriz de stakeholders deve consistir em 4 células. Ao visualizar os stakeholders em cada célula, você deve se referir a eles por estas categorias:
- Alta importância, alta influência — bom relacionamento — trabalhe em estreita colaboração com esses stakeholders. Use comunicação, atualizações ou até mesmo reuniões mais frequentes para mantê-los envolvidos no projeto.
- Alta importância, baixa influência — proteja — esses stakeholders não têm influência suficiente para proteger seus interesses no projeto. Como eles são de alta importância, você precisa ser aquele que protege seus interesses.
- Baixa importância, alta influência — monitore — esses stakeholders não são tão importantes, mas não deixe que isso o engane — sua alta influência significa que você os quer felizes com o projeto. Na pior das hipóteses, eles podem se tornar um fator de bloqueio.
- Baixa importância, baixa influência — baixa prioridade — você não precisa dedicar muito tempo ou energia com eles. No entanto, é importante não negligenciá-los completamente.
Se precisar de ajuda para começar, aqui está um ótimo Modelo de Matriz dos stakeholders do Excel que você pode usar.
Técnica #8: Critical Path Method (CPM)
O Critical Path Method é um algoritmo usado para calcular a duração do seu projeto. Ele usa dependências de tarefas para calcular o caminho mais longo — também conhecido como caminho crítico — que é necessário para terminar o projeto.
Esta técnica gira em torno da elaboração de um diagrama de tarefas. Primeiro, você precisa criar uma lista de tarefas do projeto — para determinar todas as tarefas que precisam ser concluídas, usando o WBS. Você deve desenhar um nó para cada tarefa, delineando primeiro o nome e a duração de cada tarefa.
Depois disso, você pode conectar esses nós para mostrar dependências de tarefas. Por exemplo, para concluir uma postagem de marketing, você precisará determinar a ideia, então projetá-la, pensar em uma ideia envolvente, etc.
Então, você pode calcular um forward pass — o tempo total necessário para concluir o projeto. Finalmente, você precisa determinar o backward pass — a quantidade de tempo extra que você tem para concluir as tarefas definidas.
Técnica #9: Análise PESTEL
A análise PESTEL é usada para determinar como o ambiente do projeto interage e influencia as metas e os objetivos do projeto.
Ele analisa fatores ambientais especificamente externos e os classifica em 6 categorias:
- Político — as políticas e impostos que influenciam seu projeto. Por exemplo, um aumento na taxa de imposto sobre pagamentos freelance pode aumentar seus custos.
- Econômico — como o mercado escolhido influencia seu projeto. A demanda, taxas de inflação, taxas de juros, etc.
- Sociocultural — a cultura social, atitudes, estilo de vida ou distribuição etária de uma população podem influenciar seu projeto. Por exemplo, é difícil comercializar um projeto centrado em tecnologia para a população mais velha.
- Tecnológico — os avanços e limitações da tecnologia atual. Este fator pode determinar qualquer coisa, desde oportunidades até como seu projeto precisa se adaptar para sobreviver em um ambiente de desenvolvimento constante.
- Ambiental — o clima, mudanças no clima, turismo, agricultura, etc.
- Legal — leis do consumidor, leis trabalhistas, políticas de saúde, etc.
Uma análise PESTEL bem realizada ajudará seu projeto a se posicionar no mercado e a fazer previsões precisas para o futuro do seu projeto.
Técnica #10: Criando uma lista de tarefas prioritárias
Se você deseja aprimorar o gerenciamento do tempo no seu projeto, começar com uma lista bem estruturada de tarefas prioritárias é fundamental.
O primeiro passo para isso é definir os critérios de priorização. Neste exemplo, utilizaremos uma ferramenta amplamente reconhecida e eficaz: a matriz de Eisenhower.
A matriz de Eisenhower consiste em 4 quadrantes — determinados pela importância e urgência de suas tarefas. Após determinar cada tarefa que você precisa executar, você pode começar a dividi-las por quadrantes e usar isso para decidir como criar melhor uma lista de tarefas para elas:
- Faça agora — essas são as tarefas urgentes e importantes que você precisa realizar. Elas precisam estar no topo da sua lista, e você deve fazê-las o mais rápido possível — elas são cruciais para o seu projeto.
- Faça depois — essas tarefas são importantes, mas não urgentes. Reagende-as para um momento apropriado, para evitar sobrecarregar sua carga de trabalho.
- Delegue — essas são urgentes, mas não importantes. Encontre um membro apropriado da equipe para delegar essas tarefas, pois elas ainda precisam ser concluídas o mais rápido possível.
- Não faça — as tarefas não importantes e não urgentes são uma distração no seu projeto. O projeto provavelmente pode ser concluído com sucesso sem nem mesmo iniciar uma delas.
💡Dica Profissional do Plaky
Se você quiser mais ajuda para organizar sua lista de tarefas, confira estes modelos incríveis:
Use o Plaky para aplicar qualquer técnica de gestão de projetos
Há uma coisa que todas as técnicas que mencionamos têm em comum: elas se beneficiam muito do uso de um software de gerenciamento de projetos.
O Plaky é uma ferramenta versátil e altamente personalizável — uma característica que se presta bem ao uso de muitas técnicas diferentes de gerenciamento de projetos. Quer você esteja usando o campo de status e a visualização Kanban ou criando gráficos de Gantt detalhados, o Plaky provará ser a ferramenta certa para você.
