Gerenciar projetos envolve coordenar recursos limitados e equipes com diferentes especialidades para alcançar objetivos e resultados. Os gerentes de projeto enfrentam uma variedade de desafios e obstáculos nesse processo, como:
- Requisitos pouco claros e em constante mudança
- Falhas de comunicação que geram mal-entendidos
- Prazos não cumpridos devido à distribuição inadequada de tarefas
- Informações dispersas em várias ferramentas
Com algumas dicas e a ferramenta certa, as equipes podem concluir projetos dentro do prazo, evitar o esgotamento profissional e manter as partes interessadas satisfeitas.
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O que é gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de projetos é o processo de aplicar técnicas e usar ferramentas para ajudar as equipes a entregar projetos com sucesso e dentro do prazo. Para isso, os gerentes de projetos precisam:
- Estabelecer um sistema que garanta uma comunicação clara
- Escolher metodologias adequadas ao projeto
- Planejar os recursos e definir o cronograma e os principais marcos do projeto
- Avaliar os riscos e elaborar planos para cada etapa do projeto
- Definir indicadores de desempenho e mensurar os resultados
Neste guia, você encontrará todo o conhecimento necessário para aprimorar suas habilidades em gerenciamento de projetos e obter anos de experiência resumidos em dicas valiosas.
Conceitos e processos principais
Todo gerente de projetos precisa dominar uma grande quantidade de informações e conhecer conceitos que nem sempre são familiares para todos.
- Organizar as atividades do projeto
- Definir as entregas e garantir que atendam aos padrões de qualidade estabelecidos
- Estabelecer os marcos de cada projeto
Aprenda todos os termos e definições essenciais para se manter atualizado e expandir seu vocabulário profissional. Confira uma prévia do que você encontrará neste guia:
| Gerenciamento de projeto | Definição |
|---|---|
| Escopo do projeto | O escopo do projeto é um acordo entre a equipe do projeto e as partes interessadas que estabelece os limites e as expectativas do projeto. |
| Estrutura analítica do projeto | A estrutura analítica do projeto é um diagrama em árvore que divide o projeto em fases e entregas, usando uma estrutura hierárquica. |
| Termo de abertura do projeto | O termo de abertura do projeto é um documento que apresenta resumidamente os principais elementos do projeto. Ele é usado para obter a aprovação das partes interessadas e autorizar a execução do projeto. |
| Restrições do projeto | As restrições do projeto são fatores limitantes que influenciam a execução, a qualidade e os resultados de um projeto. |
| Planejamento de capacidade | O planejamento de capacidade é o processo de adequar os recursos disponíveis às demandas dos projetos futuros. |
| Governança de projetos | A governança de projetos é uma estrutura estratégica que define a forma como uma empresa gerencia seus projetos. |
Dica do Plaky
Tem dificuldade em lembrar de todas essas informações? Não se preocupe, nosso glossário de termos de gerenciamento de projetos, organizado e cuidadosamente categorizado, reúne todos os termos em um só lugar – consulte-o sempre que quiser.
Funções e responsabilidades de um gerente de projetos
Se você está pensando em mudar de carreira e se tornar um gerente de projetos, ou simplesmente quer saber o que um gerente de projetos faz, encontrará aqui todas as informações de que precisa.
Atividades de gerenciamento de projetos
O caminho entre o início de um projeto e sua conclusão bem-sucedida envolve uma série de etapas realizadas pelo gerente de projetos junto com sua equipe e outras partes interessadas. Tudo começa com a elaboração de uma proposta de projeto e o planejamento do orçamento. Depois disso, a equipe se concentra em:
- Levantamento de requisitos — identificar e documentar os objetivos do projeto
- Execução do projeto
- Entrega do projeto dentro do prazo
Metodologias tradicionais e ágeis
Se você acha que existe apenas uma maneira de gerenciar seu projeto, pense novamente. Você pode desenvolver seu próprio estilo de gerenciamento ou adotar uma das metodologias e estruturas de gerenciamento de projetos mais conhecidas e consolidadas, como:
Kanban - um quadro visual onde cartões representam as atividades do projeto
Scrum - uma estrutura que permite alcançar os objetivos do projeto por meio de ciclos de trabalho com duração definida, chamados sprints
Scrumban - uma combinação das abordagens Scrum e Kanban
PRINCE2 - uma metodologia baseada em princípios que se concentra no que precisa ser feito
Six Sigma - uma metodologia estatística usada para reduzir defeitos e falhas nos processos
Waterfall - uma abordagem linear em que as etapas são executadas em uma sequência lógica
Você também conhecerá as principais diferenças entre as abordagens de gerenciamento Lean e Agile, além dos princípios que fundamentam cada uma delas.
As estatísticas mostram que o uso de metodologias ágeis está em declínio, enquanto as abordagens híbridas estão em ascensão.
Gerenciamento de riscos e técnicas de planejamento de cronogramas
Ninguém consegue prever o futuro, mas você pode avaliar as ameaças — sua probabilidade e como superá-las caso ocorram. Veja como funciona esse processo:
- Mapeie seu projeto usando um diagrama de rede ou o Método do Caminho Crítico (CPM)
- Identifique as dependências entre as próximas atividades do projeto
- Planeje como gerenciar os riscos antecipadamente, em vez de remediar os danos posteriormente
Com esse sistema implementado, as partes interessadas terão mais segurança, o gerente de projetos terá planos de contingência e a equipe saberá como agir caso algo dê errado.
Indicadores financeiros e de desempenho do projeto
Como está o desempenho do seu projeto? Você deve ter sempre uma resposta pronta para apresentar às partes interessadas. Coletar dados em tempo real não é fácil, mas pode ajudar a identificar problemas com antecedência e evitar erros dispendiosos e o fracasso do projeto.
Descubra quais indicadores de desempenho do projeto você deve acompanhar para monitorar de perto o andamento das atividades e redistribuir recursos, se necessário. Além disso, você aprenderá como economizar tempo e dinheiro para manter todos satisfeitos.
Gerenciamento de tarefas e fluxos de trabalho
As tarefas são a base de qualquer projeto e são muito mais complexas do que uma simples lista de afazeres. Os gestores precisam aprender a distribuir tarefas ao longo de um cronograma e entre diferentes membros da equipe, para garantir que tudo seja feito corretamente e dentro do prazo.
Em resumo, você não deve gerenciar tarefas de maneira improvisada, especialmente se estiver gerenciando vários projetos. Não corra o risco de falhar em um projeto ou sobrecarregar sua equipe — em vez disso, descubra a melhor maneira de gerenciar a carga de trabalho e otimizar os processos dos seus projetos.
Dica do Plaky
Apenas 15% dos gerentes de projetos trabalham em um único projeto por vez. Confira todas as estatísticas mais recentes em nosso artigo:
Gerenciamento de equipes e colaboração
Você já ouviu falar da mentalidade de silos no ambiente de trabalho? Ter departamentos especializados é ótimo, por um lado, pois permite que as equipes se concentrem em suas áreas de especialização. Por outro lado, essas equipes tendem a trabalhar de forma isolada e deixam de se comunicar entre si.
Isso prejudica a colaboração entre diferentes áreas e impede que sua empresa alcance todo o seu potencial. Mas essa não é a única maneira pela qual a falta de comunicação pode afetar sua equipe.
Informar as pessoas certas no momento certo sobre atualizações ou trocar informações cruciais que podem afetar tarefas futuras são etapas que sua equipe não pode deixar de lado. Mesmo com a evolução da tecnologia e com as ferramentas de gerenciamento de equipes cada vez mais inteligentes, mensagens ignoradas e informações essenciais que deixam de ser compartilhadas ainda são problemas comuns.
Encontre mais informações sobre gerenciamento de equipes e colaboração em nosso blog.
Por que planilhas e e-mails não funcionam
Gerenciar equipes e projetos com ferramentas como planilhas e e-mails não funciona porque elas não foram feitas para gerenciar projetos ou equipes. Se você já tentou organizar informações por meio de planilhas e manter a comunicação por e-mail, já sabe que esse sistema não funciona.
E se você acabou de abrir sua empresa ou assumiu a liderança de uma equipe e planeja manter tudo funcionando com essas duas ferramentas, você está prestes a cair em uma armadilha. Veja o que ninguém te contou sobre as planilhas:
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Não precisa ser assim — aprenda a evitar gargalos, definir prioridades com facilidade usando a metodologia RICE e utilizar gráficos de Gantt no gerenciamento de projetos.
Prefere assistir em vez de ler?
Conheça a história por trás do gerenciamento de projetos e as melhores práticas da área em nossos vídeos:
Assista ao vídeo (5:30)
Se você busca dicas rápidas e práticas sobre gerenciamento de projetos, está no lugar certo. Reunimos tudo o que você precisa saber sobre gerenciamento de projetos em uma série de vídeos curtos:
Assista ao vídeo (5:16)