Actualizado: 17 de noviembre de 2025 
El trabajo remoto es la gran ventaja del mundo laboral moderno: te da acceso a un mayor número de talentos, ahorras tiempo en desplazamientos y reduces los gastos generales.
Sin embargo, también presenta sus propios desafíos, como la dificultad para compartir información, mantener al equipo alineado y comunicarse eficazmente.
Por eso necesitas una herramienta de gestión de equipos remotos, como Plaky. Con ella, te aseguras de que tus equipos estén alineados, que toda la información se comparta y que la productividad se mantenga.
Entonces, ¿cómo usar Plaky eficazmente en un equipo remoto? Sigue leyendo para descubrirlo.
Por qué los equipos remotos eligen Plaky
Trabajar de forma remota puede aumentar tu productividad si evitas los problemas comunes de los equipos remotos, como el aislamiento, los horarios desalineados y la falta de seguimiento del rendimiento.
Con Plaky, puedes olvidarte de estos problemas gracias a:
- Vistas de tablero personalizables: Elige cómo quieres gestionar tu equipo. Cada vista en Plaky cuenta con opciones de configuración, ordenación y filtrado para que puedas adaptar tu tablero a tu flujo de trabajo remoto y a tu sector.
- Registro de actividad: Obtén información detallada de todo lo que sucede en tu tablero. De esta forma, podrás cumplir con los plazos de tus proyectos y evitar el scope creep.
- Flujos de trabajo centralizados: Mantén el seguimiento del progreso, la colaboración y la gestión de tareas en un solo lugar. Evita la sobrecarga de herramientas con las funciones que te permiten liderar todo el proyecto en Plaky.
- Altos niveles de seguridad: Mantén la seguridad gracias al cumplimiento de las normas ISO 27001 y SOC 2 de Plaky, así como al inicio de sesión único (SSO) con OAuth 2, para que todos los miembros del equipo inicien sesión a través de tu proveedor de identidad seguro. De esta forma, evitas que un error comprometa a toda tu organización.
Además, Plaky ya ayuda a muchos equipos remotos a alcanzar sus objetivos de proyecto, como el equipo de Jesse Tutt, quien lidera un equipo de marketing digital totalmente remoto y afirma que Plaky le ayudó a mantener la productividad:
“A medida que nuestra organización crecía, estar al día con los cambios y planes constantes se volvía demasiado lento e impráctico. Plaky nos ha ayudado a tener todos nuestros proyectos, tareas y proyecciones en un solo lugar.”
Cómo crear un tablero en Plaky perfecto para flujos de trabajo remotos
¿Cuál es la clave para apoyar a cualquier tipo de equipo remoto con Plaky? A continuación veamos los pasos para crear el tablero perfecto.
1. Crea un tablero personalizado
El trabajo remoto está muy extendido en diversos sectores, por lo que Plaky te permite crear tableros totalmente personalizados con campos personalizados, como:
- Estado: para el progreso, la prioridad, el tipo, etc.,
- Etiqueta: para recursos, requisitos, clientes, etc.,
- Encargado: para asignaciones claras y mayor responsabilidad,
- Cronograma: para el seguimiento y la coordinación de plazos, y más.
Esto es ideal para los gerentes de equipos remotos que gestionan varios proyectos, ya que a menudo se enfrentan a problemas con las limitaciones del software y para mantener los tableros claros y únicos. Con los campos personalizados de Plaky, puedes crear un flujo de trabajo de proyecto distinto para cada tablero que gestiones.
Otro problema al que se enfrentan los equipos remotos es la falta de claridad, y los campos personalizados también lo solucionan. Toda la información que contienen es clara y accesible para todo el equipo, por lo que no hay desinformación, expectativas poco claras ni falta de visibilidad.
2. Garantiza la responsabilidad
Una vez que las tareas están claras, las expectativas también lo están. Pero, ¿a quién van dirigidas esas expectativas?
La responsabilidad es un tema crucial en los equipos remotos: es fácil que los miembros del equipo la eludan en el caos del trabajo digital.
Para evitar que tus tareas se conviertan en un juego de la papa caliente, aprovecha el campo Persona en Plaky para asegurarte de que todos sepan quién es responsable de cada tarea. Esto te ayuda a resolver problemas rápidamente y mejora el trabajo en equipo.
También puedes aprovechar los nombres personalizables de campo para dejar claro a qué rol corresponde cada campo de Persona: quién es el asignado o el revisor, a quién se puede consultar, quién es responsable de los recursos, etc.
Fomenta la responsabilidad de los equipos con Plaky
3. Mantén a tu equipo alineado
Ahora que tienes tareas y campos, es hora de colaborar en el proyecto. Pero espera, ¡ya está todo configurado!
En Plaky, la colaboración fluye de forma natural. Cada tarjeta de tarea tiene una sección de comentarios, donde los miembros del equipo pueden comunicar libremente cualquier información específica. También pueden @mencionar a las personas con las que quieran comunicarse para resolver una duda o compartir información en los comentarios.
De esta forma, todos tienen acceso a la misma información.
Supongamos que diriges un equipo de diseño. Un miembro comenta en su tarjeta de tarea y pregunta en qué formato debe enviar el archivo. Ahora, no solo le respondes rápidamente, sino que también reduces la sobrecarga de comunicación, ya que el resto del equipo también tiene acceso a esta información.
Y si simplemente lo @mencionas, Plaky le envía una notificación en tiempo real. Así te aseguras de que ningún mensaje pase no leído y de que no haya retrasos esperando a que alguien vea que le has dejado un comentario.
💡CONSEJO PRO DE PLAKY
Con el trabajo remoto, la colaboración entre departamentos corre aún más riesgo: no es tan fácil como ir a otro departamento. Aprende a mejorar la colaboración multifuncional con este útil artículo:
Fomenta la colaboración con Plaky
4. Mantén tus archivos compartidos organizados y accesibles
Cuando gestionas un equipo creativo remoto (por ejemplo, diseño, arquitectura, marketing), tendrás muchos archivos para compartir. En Plaky, compartir archivos es muy sencillo: solo tienes que arrastrar y soltar los archivos (PDF, PNG, JPEG, MP4, etc.) en el elemento correspondiente.
Al igual que con los comentarios, ahora todo tu equipo tiene acceso al archivo. Pueden añadirlo, previsualizarlo y descargarlo (siempre que tengan los permisos adecuados en el tablero).
Esto también significa que todos los archivos están organizados y clasificados por las tareas a las que se refieren. Ya no se pierde el tiempo con preguntas como “Dónde está el diseño para la publicación en redes sociales de nuestra campaña?”. Ahora, los miembros del equipo saben intuitivamente que el diseño está en la pestaña Archivos del elemento de Plaky correspondiente.
Esta organización clara de archivos también garantiza que no trabajes de forma aislada ni tengas problemas con un almacenamiento de archivos desorganizado.
💡CONSEJO PRO DE PLAKY
Si quieres saber por qué Plaky es ideal para equipos creativos (y no solo para los que trabajan de forma remota), consulta este artículo:
4. Controla los plazos y alinea los cronogramas
Los equipos remotos suelen lidiar con problemas de planificación debido a las diferentes zonas horarias, la falta de comunicación o los cronogramas mal definidos.
Pero puedes evitarlo fácilmente con la vista del diagrama de Gantt de Plaky.
Con esta vista, tendrás control total sobre el cronograma del proyecto, lo que te ayudará a asegurarte de que ninguna tarea se superponga y cause cuellos de botella. Además, puedes organizar las tareas para que no haya huecos en tu cronograma, evitando así retrasos innecesarios y caídas en la productividad.
Y, con una visión general clara, sabrás exactamente en qué tareas centrarte. Pero Plaky no se detiene ahí. La configuración del diagrama de Gantt te permite ajustar esta vista, eligiendo qué campos personalizados agrupar, colorear o mostrar. Por ejemplo, puedes usar colores según un campo de prioridad para asegurarte de que las tareas cruciales no se retrasen.
O supongamos que usas Plaky para un equipo de marketing. Con un flujo de trabajo intenso y plazos ajustados, intentas evitar que algún miembro del equipo esté sobrecargado de trabajo. En la vista Gantt de Plaky, puedes evitarlo fácilmente: agrupa las tareas por Encargados, y comprueba si algún miembro del equipo está trabajando en demasiadas tareas a la vez.
💡CONSEJO PRO DE PLAKY
¿Necesitas plantillas para crear un cronograma de proyecto? ¡Te ayudamos! Consulta este artículo:
5. Controla el tiempo de finalización de las tareas
Cuanto más grande sea tu empresa, más difícil será controlar y garantizar la productividad de tus equipos. La solución: controlar el tiempo que dedican los miembros de tu equipo a las tareas.
Gracias a la integración del control de tiempo de Plaky con Clockify, tus equipos remotos pueden introducir fácilmente esta información. O, si lo prefieres, simplemente inicia un temporizador mediante un botón situado en cada tarea.
Una vez que todos controlen su tiempo, podrás:
- Supervisar la productividad: Con las planillas de horarios, obtendrás una visión detallada del tiempo que dedica tu equipo al trabajo, controlando la productividad general.
- Mejorar la planificación futura: Una vez que sepas cuánto tiempo requieren las tareas específicas, sabrás cómo estimar los plazos para tareas similares.
- Gestionar tu presupuesto fácilmente: Clockify te permite generar facturas y calcular nóminas con facilidad según el tiempo registrado.
Ahora, independientemente del tamaño de tu proyecto, puedes supervisar el trabajo de tu equipo.
6. Automatiza tus procesos manuales
El trabajo digital puede ser caótico; a nadie le gusta perder tiempo ajustando su tablero en lugar de realizar su trabajo.
Las automatizaciones de tablero de Plaky se encargan de estas tareas rutinarias, permitiendo que tu equipo se concentre en lo que realmente importa.
Se basan en funciones "SI-ENTONCES" (los equipos de TI remotos se sentirán como pez en el agua): más específicamente,“"SI se cumple una condición, ENTONCES se realiza una acción".
¿Y lo mejor de esta función? Puedes añadir múltiples condiciones y acciones. Por ejemplo: “Si la prioridad es alta y no se ha asignado un responsable, añádeme como responsable”.
Supongamos que diriges un equipo de desarrollo que gestiona informes de errores. Cada vez que se corrige un error, se debe revisar por el equipo de control de calidad para garantizar que todo funcione correctamente. Sin embargo, a veces los miembros de tu equipo olvidan añadir al equipo de control de calidad a la tarjeta de Plaky del error, o escriben accidentalmente un nombre diferente.
Para evitar las demoras y la falta de comunicación que esto puede ocasionar, basta con crear una automatización que diga: “Cuando el estado cambie a Hecho, añade el equipo de control de calidad como Revisor”. De esta forma, el equipo de control de calidad recibe una notificación, los desarrolladores no se sobrecargan y el flujo de trabajo es fluido.
💡CONSEJO PRO DE PLAKY
¿Quieres aprender a crear las mejores automatizaciones en Plaky? Consulta esta guía:
7. Visualiza los datos de tu proyecto
Cuando estás en la oficina, puedes ponerte en contacto con tu equipo de forma espontánea mientras tomas un café. Pero en el entorno digital, pedir actualizaciones constantes solo los sobrecarga.
En Plaky, puedes supervisar el rendimiento del proyecto sin molestar a los miembros de tu equipo, gracias a la vista de gráfico.
Esta vista te ofrece un gráfico circular o de barras personalizable basado en la información de los campos de tu tablero. En ella, puedes hacer un seguimiento del trabajo de tu equipo, garantizar el buen estado del proyecto y controlar los KPI. Al mismo tiempo, evitas reuniones y seguimientos innecesarios.
Si, por ejemplo, gestionas un equipo de ventas con Plaky, puedes comprobar fácilmente el éxito de tus contactos con clientes en la vista de gráfico. Puedes ver las tasas de conversión, los motivos de rechazo más comunes, los productos favoritos, etc., simplemente configurando los campos personalizados adecuados y ajustando ligeramente tus gráficos.
También puedes consultar un análisis simplificado de los datos de los campos con la fila de resumen que se encuentra en la parte inferior de cada campo y te ofrece una visión general rápida de la distribución de los valores de los campos.
💡CONSEJO PRO DE PLAKY
Hay aún más funciones que pueden ayudar a los equipos remotos a alcanzar los objetivos de sus proyectos, y siempre hay nuevas en camino. Mantente al día con las últimas funciones de Plaky aquí:
Preguntas frecuentes
¿Sigues teniendo dudas sobre Plaky? ¡Estamos aquí para ayudarte!
Veamos algunas respuestas rápidas sobre la gestión de equipos remotos en Plaky.
¿Cuáles son las mejores automatizaciones de Plaky para configurar para un equipo remoto?
En general, las mejores automatizaciones para equipos remotos son añadir revisores cuando se completa una tarea o mover tareas a diferentes grupos de elementos cuando se establece un estado o asignado específico.
Por supuesto, para crear la automatización óptima para tu equipo, debes analizar qué tareas manuales son las más comunes en tu tablero. Luego, utiliza las diversas opciones de condiciones y acciones de Plaky para automatizar esa acción y liberar a tu equipo de ella.
¿Hay una plantilla específica con la que puedo empezar a usar Plaky?
Plaky ofrece una amplia variedad de plantillas de gestión de proyectos para empezar fácilmente. La que elijas dependerá de tu industria y las necesidades de tu proyecto. Por ejemplo:
- Los equipos creativos pueden usar la plantilla de solicitudes de diseño o la de estrategia de marketing,
- Los equipos de ventas pueden usar la plantilla de pipeline de ventas o la de acuerdos, y
- Los equipos de TI pueden consultar la plantilla de seguimiento de errores o la de lanzamiento de producto.
Y hay muchas más, tanto para estas industrias como para otras, como recursos humanos, gestión de proyectos, inmobiliario, etc.
¿Cómo puedo convencer a mi equipo de que adopte estas nuevas convenciones y las siga?
La mejor manera de conseguir que tu equipo use Plaky de forma constante es dando ejemplo. Por ejemplo, si tienes una novedad, no envíes un mensaje por aplicaciones de mensajería, déjala en un comentario de Plaky. Una vez que tus compañeros vean lo fácil y eficaz que es, lo aceptarán.
Después de todo, el principal obstáculo para que los equipos adopten una nueva herramienta es su facilidad de uso: si una herramienta no es intuitiva, tu equipo querrá evitar esa frustración.
Esto no es un problema con Plaky, donde cada función está diseñada para ser intuitiva y completa, lo que significa que no tienes que asistir a cursos de capacitación para usarla en tu trabajo diario. Por lo tanto, es poco probable que tengas que convencer a tu equipo de que se quede con Plaky: ¡les encantará!
¿Hay alguna manera de ver la carga de trabajo de mi equipo para que nadie se sienta abrumado?
La mejor manera de asegurarte de que nadie esté sobrecargado de tareas es usar las opciones de personalización en la vista Gantt de Plaky.
Simplemente agrupa las tareas por asignado, ¡y listo! Puedes ver fácilmente si un miembro del equipo tiene demasiadas tareas al mismo tiempo, comparar los plazos de los miembros del equipo y asegurarte de que nadie esté sobrecargado de trabajo.
También puedes cambiar los colores de estos grupos a tu gusto para obtener la vista general personalizada más clara que necesitas.
Personaliza tus vistas en Plaky
Aumenta la productividad de tu equipo remoto con Plaky
Ya es evidente que Plaky tiene todas las funciones que necesitas para mantener a tu equipo remoto productivo y motivado.
Pero la productividad tiene un precio, ¿verdad? No con Plaky.
Todos los planes de pago de Plaky ison económicos. Con el plan Pro, obtienes:
- El rol de usuario Lector: que te permite añadir de forma segura clientes o interesados a tu tablero,
- Coloración condicional: que colorea automáticamente los elementos según ciertos criterios,
- Acciones masivas: que te ayudan a ahorrar tiempo al modificar varios elementos a la vez, y mucho más.
Por otro lado, el plan Enterprise te ofrece:
- Permisos del tablero: que te ayudan a mantenerlo seguro, garantizando que solo las personas autorizadas puedan acceder a un tablero y realizar cambios,
- Registro de actividad ilimitado: que te permite supervisar cada actualización realizada en tu tablero para evitar el scope creep,
- Perfiles de usuario personalizados: que te permiten incluir toda la información relevante sobre los miembros de tu equipo, como su puesto de trabajo, número de teléfono, correo electrónico, ubicación, etc., en sus perfiles de Plaky.
Además, incluso si optas por el plan gratuito, Plaky te ofrece muchas ventajas, como:
- Usuarios, elementos, equipos y tableros ilimitados,
- Vistas de tabla, Kanban y gráfico,
- Soporte al cliente 24/7, y
- Los 6 campos personalizados con una fila de resumen personalizable.
Así que, sea cual sea el plan que elijas, Plaky tiene una solución perfecta para tu equipo remoto.
¡Haz lo mejor para tus equipos remotos: elige Plaky!
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