Alles, was du für die Planung und Durchführung deiner erfolgreichsten Veranstaltungen benötigst

Ist die Koordination deines Eventmanagement-Teams eine Herausforderung? Sind die Verantwortlichkeiten klar, sodass jeder weiß, was erwartet wird?

Diese Vorlage enthält die Tools, die du benötigst, um das Team für deinen Plan zu vereinen und die besten Veranstaltungen durchzuführen.

Verwende Plaky, um:

Veranstaltungsplan in Phasen aufzuteilen

Aufgaben Fälligkeitstermine zuweisen

Fortschritt visuell verfolgen

Vorteile der Verwendung unserer Vorlage für die Eventplanung

Visuelle
Event-Checkliste

Sobald du einen klaren Zeitplan hast, kannst du deine Aufgaben mit Datum und Status priorisieren. Teile jede Aufgabe mithilfe von Checklisten in kleinere umsetzbare Schritte auf.

Konzentriere dich auf
das Wichtige

Plane verschiedene Phasen – vom Marketing über die Agenda bis hin zu den Gästen. Konzentriere dich auf die Details, die für deine Veranstaltung am wichtigsten sind, und stimme dich mit deinem Team ab, um alles rechtzeitig zu erledigen.

Halte Fristen ein

Vermeide E-Mails. Kommuniziere direkt in der Aufgabenkarte mit Teamkollegen oder lade Lieferanten als Zuschauer ein. Erhalte schneller Feedback und Genehmigungen. Handle rechtzeitig mit Benachrichtigungen und Warnungen.

Eventplanung in drei einfachen Schritten

1. Teile die Etappen der Veranstaltung
in Gruppen auf

Organisiere die Etappen in Gruppen, um eine saubere und übersichtliche Planung zu ermöglichen. Es ist für alle Benutzer sichtbar und du kannst ganz einfach Aufgaben hinzufügen, sie von Phase zu Phase verschieben und den Fortschritt deiner Arbeit verfolgen.

2. Beziehe für jede Aufgabe eine
verantwortliche Person ein

Sei transparent bei der Zuweisung der Verantwortlichkeiten. Lass die Teammitglieder wissen, wer was tut. Wähle im Personenfeld Personen aus, die die ereignisbezogene Aktivität durchführen müssen.

Auf diese Weise erhalten sie klare Verantwortlichkeiten, sodass alle den Fortschritt des Veranstaltungsmanagements verfolgen können.

3. Füge das Datum für den großen Tag hinzu

Das Wichtigste für deine Veranstaltungen sind wahrscheinlich die Termine. Damit die Ereignisse pünktlich ausgeführt werden können, musst du sie planen, indem du ein Datum festlegst.

Diese Fälligkeitstermine sind für alle Teammitglieder sichtbar, sodass es nicht zu Missverständnissen kommen kann.

Die Funktionen, die du in der Vorlage für die Veranstaltungsplanung lieben wirst

Kommentare und Dateien

Arbeite mit Teammitgliedern zusammen, indem du Diskussionen direkt in der Aufgabenkarte führst. Hinterlasse Feedback, stelle Fragen und füge Dateien hinzu.

Die Verfügbarkeit aller Informationen an einem Ort beschleunigt den Prozess und erleichtert es allen, auf dem Laufenden zu bleiben. Es ist besonders nützlich für das Onboarding von Neulingen.

Statusfeld

Mit dem Statusfeld kannst du den Fortschritt deiner Aufgaben visuell verfolgen. Du kannst es ganz einfach anpassen, indem du verschiedene Farbetiketten auswählst.

Das Statusfeld kann auch zur Priorisierung und Kategorisierung deiner Aktivitäten verwendet werden. Unterscheide mühelos zwischen dringend und wichtig.

Checkliste

Checklisten verringern die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Schritte oder Aufgaben übersehen werden, und geben dir die Gewissheit, dass du deine Arbeit abgeschlossen hast.

Optimiere deinen Prozess, indem du Checklisten für Aufgaben und jeden einzelnen Schritt erstellst, der zum Erreichen deines Ziels erforderlich ist.