O que é Project Management Office (PMO)?

Antigamente, as organizações frequentemente questionavam a utilidade do PMO. Hoje, no entanto, ela se consolidou como uma parte essencial de muitas empresas.

As últimas estatísticas de gerenciamento de projetos dizem que os PMOs estão em ascensão, como anunciado:

• 89% das organizações afirmam ter pelo menos 1 PMO
• 50% afirmam ter mais de 1 PMO

E os PMOs são importantes por um motivo — eles impulsionam o sucesso.

Continue lendo, pois vamos explicar por que os PMOs são importantes e cobrir:

• Definição e exemplo de PMO
• Estrutura e tipos de PMO
• Diferenças entre um PM e um PMO
• Atividades de PMO de alto desempenho 
• Desafios e melhores práticas de PMO
• Etapas essenciais para configurar um novo PMO

Então, vamos começar

• Um PMO é uma estrutura de gestão que padroniza os processos de governança relacionados a projetos e facilita o compartilhamento de recursos, ferramentas, metodologias e técnicas (fonte: PMBOK sétima edição). 
• A Estrutura de Competências do PMO define 4 funções dentro de um PMO: Administrador de PMO, Analista de PMO, Gerente de PMO e Diretor de PMO. 
• Existem 5 tipos de PMOs: PMO Departamental, PMO Específico de Projeto, Escritório de Suporte a Projetos, PMO Corporativo e Centro de Excelência. 
• O desempenho do PMO pode ser aprimorado com estas boas práticas: uso de software, equipe treinada, gerenciamento adequado de recursos e adesão aos princípios de gerenciamento de projetos.

O que é PMO?

O Guia da PMBOK® Guide (Sétima edição) define o PMO como “uma estrutura de gestão que padroniza os processos de governança relacionados a projetos e facilita o compartilhamento de recursos, ferramentas, metodologias e técnicas”.

O autor do livro The Complete Project Management Office Handbook, Gerard M. Hill, oferece uma explicação semelhante, afirmando que os PMOs integram 3 fatores que influenciam o desempenho do projeto:

• Pessoas (ou seja stakeholders do projeto)
• Processos (ou seja, metodologias e práticas)
• Ferramentas (ou seja, sistemas automatizados e auxílios de trabalho)

O autor do manual também afirma que o papel do PMO deve ser atingir pelo menos 1 dos seguintes objetivos de gerenciamento de projetos (PM):

• Supervisão 
• Controle 
• Suporte

Com base na pesquisa da PM Solutions, The State of the Project Management Office (PMO) 2022, podemos identificar os 6 principais benefícios dos PMOs:

• Melhorar a qualidade dos entregáveis (deliverables)
• Alinhar projetos com objetivos de negócios 
• Concluir projetos mais bem-sucedidos
• Entregar projetos dentro do orçamento
• Entregar projetos dentro do prazo
• Melhorar a satisfação do cliente

Resumindo, um PMO é um departamento que governa e dá suporte a todos os projetos e atividades de gerenciamento de projetos dentro de uma organização para alcançar maior desempenho empresarial.

Um exemplo de PMO da vida real — PMO do The National Trust

Para ajudar você a entender como funciona um PMO, preparamos um exemplo que opera dentro do The National Trust.

Andrew Wall, chefe do PMO do The National Trust, compartilhou suas ideias na MO wisdom interview with Andrew Wall, Summer 2022 para a Association for Project Management (APM).

De acordo com Andrew, aqui está o que o PMO faz:

• Executa vários de seus próprios projetos dentro da organização
• Define os padrões para gerenciamento de projetos em toda a organização, incluindo a estrutura, controles e processos, e estrutura de governança
• Atua como consultor, especialmente nas fases iniciais do projeto, para ajudar a direcionar o projeto para o sucesso
• Fornece treinamento de projeto, patrocinador, cliente, gerenciamento de projeto e programa, e organiza eventos comunitários
• Organiza treinamento interno em vários níveis, desde introdutório até treinamento de habilidades práticas e específicas
• Realiza análise de lacunas na equipe de gerenciamento de projetos em termos de habilidades e maturidade, para rastrear e monitorar o crescimento
• Celebra o sucesso e as ações que levaram a resultados de projeto bem-sucedidos
• Prepara projetos para aprovação do diretor

Como podemos ver no exemplo, um PMO impacta fortemente várias atividades e processos de tomada de decisão dentro de uma organização. 

No geral, os serviços de PMO podem contribuir para o sucesso geral de uma organização. 

Quem compõe a equipe de PMO?

Assim como os PMOs diferem significativamente dependendo do seu tipo e do tipo de organização, o mesmo ocorre com sua estrutura.

No entanto, o PMO Competency Framework descreve 4 funções específicas:

• Administrador — ajuda a equipe principalmente em tarefas administrativas
• Analista — ajuda a equipe com coordenação, planejamento e analisando iniciativas PMO
• Gerente — gerencia e supervisiona todas as atividades e funcionários PMO 
• Diretivo — direciona o nível estratégico e é responsável pela implementação das estruturas

Em relação à sua expertise, a pesquisa intitulada PMO 2022 da PM Solutions descobriu que as equipes com melhor desempenho são compostas de:

• Indivíduos altamente experientes com 12 anos de experiência em média
• Profissionais de PM certificados (49%)

Qual é a diferença entre “PM” e “PMO”?

As pessoas geralmente confundem os termos “PM” e “PMO”.

Em parte, é porque a sigla PMO significa ambos: 

• Project Management Office — ou seja, uma equipe com várias pessoas
• Project Management Officer — somente um profissional da área 

Além disso, PMO também pode se referir a:

• Program Management Office — um departamento que governa todos os programas dentro de uma empresa
• Portfolio Management Office — um departamento que lida com o gerenciamento de portfólio de projetos (PPM). Este tipo de PMO governa todos os projetos e programas dentro de uma organização com foco nas metas financeiras e estratégicas gerais

Os gerentes de projetos geralmente atuam como conectores entre vários gestores de projeto (em inglês: Project Managers, ou PMs) dentro de uma organização e geralmente se reportam diretamente ao CEO.

5 Tipos de PMOs

Como os tipos de PMOs variam de uma organização para a outra, ainda não existe uma categorização formal deste termo. 

Ainda assim, o relatório PMO Frameworks da PMI conseguiu nos providenciar cinco categorizações gerais de PMOs que existem na prática atual.

Os PMOs podem ser chamados de outros títulos por empresas diferentes, mas na prática, tem funções muito similares. 

Abaixo estão os cinco tipos de PMO que especificaremos:

1. PMO departamental, PMO de unidade organizacional, PMO de unidade de negócios ou PMO divisional.
2. PMO específico para o projeto, PMO para escritório ou PMO para um programa.
3. Escritório de suporte ao projeto, escritório de serviços, escritório de controles ou PMO.
4. PMO empresarial, PMO de toda a organização, PMO estratégico, PMO corporativo, PMO de portfólio ou PMO global.
5. Centro de Excelência ou Centro de Competência.

 Agora, vamos explicar melhor esses tipos de PMO.

#1 Departmental PMO

Como o seu próprio nome já sugere, o PMO departamental suporta um departamento específico dentro da organização.

De acordo com o relatório da PMO Frameworks, este tipo de PMO é o mais comum, estando presente em 54% das organizações estudadas.

Entre outros itens, o PMO departamental tem as seguintes funções:

• Gestão de Portfólio
• Relatórios e Análises
• Governança
• Suporte a Projetos

E aqui estão os 3 principais setores com esse tipo de PMO, de acordo com a mesma pesquisa:

• TI
• Vendas
• Consultoria e serviços financeiros

Tipo #2: PMO Específico de Projeto

Um PMO específico de projeto tem duas características principais. Ele é: 

• Específico — sendo estabelecido para dar suporte a um projeto ou programa específico.
• Temporário — o tempo de vida do PMO e do projeto geralmente são os mesmos.

Os PMOs específicos de projeto realizam principalmente as seguintes atividades:

• Gerenciamento de dados
• Governança e relatórios
• Atividades administrativas 
• Coordenação com outros PMOs

Estes são os três principais setores com esse tipo de PMO, de acordo com o relatório da Frameworks

• TI
• Consultoria
• Telecomunicações

Tipo #3: Escritório de Suporte a Projetos

Um escritório de suporte a projetos oferece suporte ao gerenciamento diário das atividades dentro de uma organização.

Conforme explicado no relatório Frameworks, esse tipo de PMO facilita a entrega do projeto por meio de: 

• Suporte a atividades administrativas 
• Suporte a atividades de mentoria, treinamento e certificação
• Implementação de processos, práticas e ferramentas

Estas são as 3 principais indústrias com esse tipo de PMO com base na mesma pesquisa:

• TI
• Governança
• Fabricação

Tipo #4: PMO Empresarial

Este tipo de PMO é o líder dentro de uma organização e geralmente é responsável por todos os outros PMOs de nível inferior.

Como opera no nível empresarial, esse tipo de PMO tem maiores responsabilidades, como:

• Desenvolver estratégias corporativas
• Apoiar o planejamento estratégico
• Gerir múltiplas partes interessadas
• Facilitar a comunicação com as partes interessadas

Estas são as tres principais indústrias com este tipo de PMO com base na pesquisa da Frameworks:

• Serviços financeiros
• TI
• Governo

Tipo #5: Centro de Excelência

O objetivo principal do Centro de Excelência (CoE) é alcançar uma melhor entrega de projetos. 

Para isso, o CoE se concentra em várias atividades que melhorarão o processo de entrega de projetos, por exemplo:

• Escolher metodologias, padrões e ferramentas de gerenciamento de projetos
• Implementar as melhores práticas
• Fornecer treinamento e mentoria

Estes são os 3 principais setores com esse tipo de PMO, com base na pesquisa da Frameworks:

• Governo 
• Manufatura
• Energia

O que um Project Management Office (PMO) faz?

De acordo com o The State of the Project Management Office (PMO) 2022, estas são as 9 principais atividades de PMOs bem-sucedidos:

• Facilitar o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas
• Permitir o uso consistente de políticas, procedimentos e modelos
• Comunicar trabalho/progresso estratégico
• Padronizar processos de governança de projetos
• Alinhar o trabalho com objetivos estratégicos
• Implementar e gerenciar painéis e scorecards
• Estabelecer o processo de just-enough e praticar disciplina
• Colaborar com unidades funcionais
• Aconselhar e dar suporte à alta gerência

Agora, vamos explicar as principais responsabilidades do PMO mais detalhadamente.

Atividade #1: Facilitar a partilha de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas

Um PMO frequentemente ajuda a alocar recursos financeiros e outros em vários projetos ou tarefas. 

A alocação adequada de recursos ajuda a alcançar uma entrega bem-sucedida do projeto e previne resultados indesejados, como estourar o orçamento.

Além disso, um PMO garante que a empresa use uma metodologia ou estrutura de gerenciamento de projetos adequada, como por exemplo:

• Agile 
• Waterfall 
• Scrum 
• Kanban
• Lean

Além disso, um PMO pode usar diferentes ferramentas e técnicas para melhorar o fluxo de trabalho do projeto. 

De acordo com A Project Manager’s Book of Tools and Techniques, aqui estão algumas das técnicas de PM mais comuns:

• Data-gathering techniques (por exemplo, brainstorming, listas de verificação, benchmarking, etc.)
• Técnicas de análise de dados (por exemplo, análise de custo-benefício, análise SWOT, análise de causa raiz, etc.) 
• Técnicas de apresentação de dados (por exemplo, fluxogramas, mapas mentais, estrutura de detalhamento de recursos, etc.)
• Técnicas de estimativa (por exemplo estimativa de conclusão, variância de conclusão, variance at completion, etc.)
• Outras técnicas (por exemplo, método critical path, diagramas de contexto, protótipos, planejamento de ondas contínuas, etc.). 

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Atividade #2: Permitir o uso consistente de políticas, procedimentos e modelos

Conforme sugerido no artigo da ’Project Management Academy, What Project Managers Need to Know About Policy and Procedure ’(ou, em tradução livre, O que os gerentes de projeto precisam saber sobre políticas e procedimentos), as equipes de projeto devem sempre tentar aderir às políticas e procedimentos da empresa porque:

• Minimiza os riscos potenciais, pois os funcionários trabalham dentro dos regulamentos 
• Economiza tempo, pois os funcionários não precisam aprender procedimentos internos em cada tarefa diferente

Os PMOs também facilitam o uso de modelos, ou seja, documentos parcialmente completos que fornecem uma estrutura definida para diferentes atividades do projeto. 

Ao usar modelos de projetos semelhantes, as equipes podem aumentar a eficiência de seus projetos atuais.

Como uma ferramenta de gestão de projetos, o Plaky oferece muitos modelo personalizáveis ​​que podem ajudar você a dar o pontapé inicial no seu projeto, independentemente do setor. 

Atividade #3: Comunicar estratégias de trabalho/progresso

De acordo com a pesquisa PM Solutions 2022 PMO, outra atividade de PMO inclui comunicar:

• Escalonamentos 
• Riscos do projeto 
• Benefícios

Além disso, a pesquisa PMO Frameworks descobriu que o planejamento estratégico dos PMOs inclui atividades como:

• Confirmando prioridades estratégicas
• Definindo objetivos de negócios e alinhando-os com a estratégia
• Análise ambiental
• Análise de oportunidades

Atividade #4: Padronizar processos de governança de projetos

A pesquisa PM Solutions PMO 2022 descobriu que PMOs de alto desempenho padronizam processos de governança de projetos. 

Conforme explicado em nosso artigo sobre governança de projetos, aqui estão alguns dos seus benefícios:

• Permite a seleção adequada de projetos nos quais vale a pena investir 
• Ajuda a definir responsabilidades e funções do projeto
• Suporta o controle de mudanças em projetos

Atividade #5: Alinhar o trabalho com os objetivos estratégicos

De acordo com a pesquisa PM Solutions 2022 PMO, muitos PMOs de alto desempenho alinham seu trabalho com as metas estratégicas da empresa.

Conforme explicado no guia PMBOK® (sétima edição), manter-se fiel às suas metas é necessário para o sucesso, pois previne: 

• Gold plating
• Expansão do escopo  

Portanto, os PMOs devem avaliar constantemente os projetos em andamento e oferecer orientação à equipe do projeto.

Atividade #6: Implementar e gerenciar painéis e scorecards

Acompanhar e coletar indicadores-chave de desempenho (KPIs) é uma parte essencial da medição do sucesso, pois fornece uma visão geral clara do progresso do projeto. 

No entanto, conforme destacado no Guia PMBOK® (sétima edição), a maneira como você apresenta essas métricas é igualmente importante.

Uma exibição visual do fluxo de trabalho do projeto ajuda a apresentar informações de uma forma que as torna “fáceis de absorver e digerir”.

É por isso que muitos PMOs usam ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho para ajudá-los a atingir a transparência.

Atividade #7: Estabelecer o processo “just-enough” e praticar a disciplina

Outra tarefa importante do PMO é tentar contribuir para a criação de valor — um dos princípios básicos do gerenciamento de projetos.

Para se concentrar na criação de valor comercial em um ambiente competitivo em constante mudança, os PMOs tentam implementar processos simples que incentivem a melhoria contínua e, ao mesmo tempo, minimizem etapas desnecessárias.

Atividade #8: Interface com unidades funcionais

Os PMOs geralmente precisam colaborar com outras unidades funcionais dentro de suas organizações.

Unidades funcionais típicas de uma empresa incluem:

• Finanças 
• RH 
• TI 
• Marketing
• Vendas

Marketing

Os PMOs desempenham um papel importante no suporte às atividades da alta gerência — especialmente atividades de gerenciamento de mudanças. 

De acordo com o relatório Strategic PMOs Play a Vital Role in Driving Business Outcomes os líderes de PMO devem ter autoridade para fazer as mudanças necessárias. 

O relatório explica que eles, se possível, "... devem ser pares da alta gerência" que trazem valor organizacional por meio de:

• Pensamento estratégico
• Analisando desempenho
• Identificando oportunidades
• Impulsionando mudanças

Os 5 maiores desafios que os PMOs enfrentam

Um dos maiores desafios que os PMOs enfrentaram no passado foi o questionamento do valor das organizações.

A situação mudou agora, pois a pesquisa PM Solutions PMO 2022 descobriu que: “O valor do PMO não foi seriamente questionado na maioria das organizações (apenas 18%)”.

No entanto, outras questões ainda estão presentes hoje:

• Baixa capacidade de gerenciamento de recursos
• Falta de tempo/recursos de projeto para dedicar a atividades estratégicas
• Resistência organizacional à mudança
• Priorização de desafios
• Falta de gerentes de projetos

Felizmente, temos conselhos úteis sobre como eles podem ser resolvidos.

Então, continue lendo.

Desafio #1: Baixa capacidade de gerenciamento de recursos

A pesquisa PM Solution 2022 afirma que as organizações têm enfrentado problemas de capacidade de gerenciamento de recursos precários nos últimos 20 anos.

A pesquisa de 2012 da Resource Management and the PMO lista 5 fatores que afetam o gerenciamento de recursos precário:

• Muitas solicitações não planejadas
• Cronogramas e orçamentos de projetos irrealistas
• Aumento do escopo
• Muitos projetos pessoais tomando prioridade
• Entregas de projetos mal definidos

O que todos esses fatores têm em comum é o planejamento geral de baixa qualidade. 

Nossa sugestão para superar esses desafios é melhorar suas habilidades de planejamento e usar a tecnologia para ajudá-lo, por exemplo, um aplicativo de gerenciamento de projetos.

Como há uma forte correlação entre o nível de maturidade do gerenciamento de recursos e o desempenho organizacional geral, as organizações devem prestar atenção ao gerenciamento adequado de recursos. 

Afinal, os recursos estabelecem a base para projetos bem-sucedidos. 

Desafio #2: Falta de tempo/recursos para dedicar a atividades estratégicas

Além de não planejar os recursos adequadamente, muitas organizações enfrentam problemas com a escassez de recursos, incluindo:

• Recursos financeiros
• Professional human resources,
• Tempo, etc.

As atividades estratégicas do PMO podem ser todas as ações que levam a resultados estrategicamente importantes, como:

• Capacidades de TI
• Desenvolvimento de novos produtos 

Para alcançar esses resultados, os PMOs devem saber como reservar e alocar os recursos disponíveis.

Desafio #3: Resistência organizacional à mudança

O guia PMBOK® (sétima edição) destaca que permanecer relevante no ambiente de negócios envolve avaliar constantemente suas ofertas e responder rapidamente às mudanças. 

O guia também afirma que permitir mudanças é uma tarefa difícil para muitas organizações, principalmente porque elas são resistentes a mudanças.

Conforme declarado em Managing Change in Organizations: A Practice Guide, executivos e funcionários percebem as mudanças de forma diferente:

• A gerência vê a mudança como uma oportunidade tanto para o negócio quanto para eles, enquanto
• Os funcionários veem a mudança como estressante, traumática e perturbadora

De acordo com a pesquisa Identifying and overcoming the challenges of implementing a project management office, (em tradução livre, Identificando e superando os desafios da implementação de um PMO), existem diversas soluções para superar a cultura corporativa rígida e a resistência à mudança: 

• Ter alguém que defenda fortemente os valores do PMO
• Ter um mandato de gerenciamento de alto nível 
• Começar com pequenas mudanças para demonstrar os benefícios das implementações do PMO e então prosseguir com outras implementações
• Identificar os líderes de opinião para apoiar as implementações do PMO enquanto aborda as preocupações individuais daqueles que são contra

Implementar uma estratégia de gerenciamento de mudanças clara e flexível é essencial para superar a resistência organizacional. 

Além disso, é essencial envolver os funcionários nas iniciativas de mudança e na tomada de decisões desde o início.

O guia de prática mencionado anteriormente lista alguns fatores críticos de sucesso para o gerenciamento de mudanças adequado:

• Comunicação efetiva 
• Lidando com a resistência potencial
• Colaboração da equipe
• Suporte ativo do patrocinador

Desafio #4: Desafios de priorização

De acordo com o estudo Challenges in Establishing, Managing, and Operating a Project Management Office, aceitar projetos ad hoc sem autorização prévia frequentemente leva ao fracasso do projeto, principalmente devido a:

• Falta de recursos disponíveis
• Prioridades conflitantes 

Muitas vezes, novos projetos urgentes têm prioridade sobre aqueles em andamento, o que pode colocar em risco seu desenvolvimento adequado.

Para superar problemas de priorização, os PMOs devem considerar cuidadosamente:

• Os recursos disponíveis
• O valor de cada projeto

Desafio #5: Falta de gerentes de projetos

De acordo com a pesquisa Challenges of implementing a project management office research (ou, em tradução livre: Desafios da implementação de um escritório de gerenciamento de projetos), as organizações podem superar a falta de PMs experientes e liderança de PMO com 3 abordagens: 

• Trazer um profissional confiável para supervisionar o PMO, alguém em quem as principais partes interessadas confiam
• Escolher um profissional que já tenha sido empregado na organização, pois ele entenderá melhor a cultura organizacional
• Trazer uma equipe de pessoas talentosas e experientes, não necessariamente gerentes de projeto, mas que estejam na organização há algum tempo e tenham as habilidades necessárias de gerenciamento de projetos.

4 Melhores práticas de PMO 

Seguir algumas práticas recomendadas pode ter resultados positivos no seu desempenho geral.

Aqui estão as 4 práticas que recomendamos:

1. Uso de software
2. Funcionários treinados
3. Gestão adequada de recursos
4. Adesão aos princípios de PM

Continue lendo para saber mais sobre essas práticas.

Melhores práticas #1: Uso de software

Strategic PMOs Play A Vital Role In Driving Business Outcomes (tradução livre: PMOs estratégicos desempenham um papel vital na condução de resultados de negócios) descreve que um PMO bem-sucedido deve investir em ferramentas que tragam transparência à forma como as pessoas trabalham. 

A mesma afirma que usar ferramentas centralizadas que oferecem dados confiáveis ​​e permitem visibilidade antecipada das tendências de desempenho apoia diretamente a tomada de decisões proativas.

Aqui está um exemplo de como um PMO pode usar o Plaky um software de gerenciamento de projetos centralizado para governança:

Como você pode ver, a ferramenta de gerenciamento de projetos Plaky permite rastrear todos os seus projetos e atividades em um só lugar. 

Com o Plaky, você pode aumentar a eficiência com recursos como:

• Gerenciamento de tarefas — você pode agrupar suas tarefas e rotulá-las de acordo com o responsável, tipo, prioridade, status, prazo, etc.
• Colaboração em equipe — você pode ficar atualizado sobre quem está fazendo o quê, marcar seus colegas de equipe na seção de comentários, compartilhar arquivos com eles, notificá-los sobre quaisquer alterações, etc.
• Verificação de progresso — você pode acompanhar o progresso de todos os seus projetos em tempo real.

E mais, você pode adicionar quantos espaços diferentes quiser e personalizá-los com base em suas preferências pessoais. 

Conforme encontrado na pesquisa Strategic PMOs, é difícil tomar decisões estratégicas adequadas sem dados objetivos. 

Uma ferramenta como o Plaky evita que as informações sejam espalhadas pela organização e fornece uma visão objetiva de todas as informações do projeto. 

Melhores práticas #2: Pessoal treinado

Conforme descoberto peloAPQC Best Practices Study on Effective PMOs da APQC de 2023, as organizações com melhores práticas, como a Dell, geralmente oferecem:

• Treinamento de habilidades sociais
• Coaching e mentoria de PMs com experiência
• Conteúdo específico de PM para todos os funcionários

Um relatório mais recente da PM Solutions de 2022 confirma que o treinamento continua sendo uma característica essencial dos PMOs de alto desempenho.

Para ser mais preciso, 97% dos PMOs de alto desempenho oferecem treinamento relacionado ao gerenciamento de projetos.

Aqui está a tabela mostrando os tipos de cursos de treinamento que os PMOs bem-sucedidos oferecem, conforme descoberto pela PM Solutions:

O mesmo relatório afirma que organizações de alto desempenho oferecem:

• Mais tipos de treinamento
• Mais dias de treinamento
• Mais tópicos avançados

Independentemente do tamanho do PMO, mais treinamento resulta em melhor desempenho.

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Melhores práticas #3: Gestão adequada de recursos

A pesquisa da PM Solutions descobriu que:

PMOs de alto desempenho são mais propensos a usar recursos contratados para ajudar no gerenciamento de projetos do que PMOs de baixo desempenho (72% vs. 43%).

Contratar especialistas externos provou ser uma boa prática que traz resultados positivos para a entrega do projeto.

Especialistas pagos são uma prática comum em organizações de energia/serviços públicos onde:

• Mais de 90% dos PMOs usam especialistas para gerenciar projetos e programas
• Mais de 40% dos PMOs usam recursos contratados para gerenciar suas funções de PMO

Melhores práticas #4: Adesão aos princípios de PM

O estudo da PM Solutions de 2022 descobriu que, geralmente, os PMOs aderem aos princípios básicos de gerenciamento de projetos.

Aqui estão os 12 princípios fundamentais de PM em resumo:

• Ser respeitoso e atencioso
• Criar um ambiente colaborativo
• Envolver-se com as partes interessadas 
• Focar no valor
• Responder às interações do sistema
• Ser um bom líder
• Adaptar
• Focar na qualidade
• Navegar pela complexidade
• Gerenciar riscos 
• Ser flexível
• Permitir mudanças 

Os princípios de PM podem servir como diretrizes, pois segui-los, direta ou indiretamente, leva ao sucesso do projeto.

📖 PMO é apenas uma das muitas siglas que os trabalhadores do projeto devem entender. Se a terminologia de gerenciamento de projetos ainda é nova para você, recomendamos verificar nosso Glossário de Termos de Gerenciamento de Projetos onde você pode aprender tudo sobre termos básicos e avançados de gerenciamento de projetos.

Como configurar um PMO em 4 etapas

Nesta parte, nós o guiaremos por 4 etapas essenciais para focar ao construir um PMO novo ou menor, conforme explicado no The Complete Project Management Office Handbook:

1. Desenvolver um plano de referência
2. Identificar o patrocinador do PMO e estabelecer um conselho de controle executivo
3. Desenvolver o esquema de classificação do projeto
4. Alinhar com outras unidades organizacionais

Então, vamos cobrir os detalhes.

Etapa #1: Desenvolver um project charter

Desenvolver um documento orientador é uma das etapas iniciais na construção de um novo PMO, pois descreve: 

• Propósito — como o PMO contribui para melhorar o desempenho do negócio
• Alinhamento organizacional — como o PMO se relaciona com outras unidades de negócios
• Função — quais atividades o PMO realiza
• Autoridade — quais autoridades o PMO tem
• Financiamento — qual é o orçamento do PMO

O PMO Handbook também destaca que o estatuto do PMO é um documento “vivo” — você pode atualizá-lo com quaisquer alterações ocorridas.

Depois que você tiver seu estatuto do PMO pronto, ele precisa ser aprovado pelo mais alto nível executivo.

Etapa #2: Identificar o patrocinador do PMO e estabeleça um conselho de controle executivo

De acordo com o PMO Handbook,, um PMO deve ter um patrocinador executivo. Se possível, o patrocinador é a pessoa mais sênior dentro da organização.

Além disso, PMOs novos e menos experientes devem estabelecer um conselho de controle executivo, com o patrocinador executivo como seu membro-chave. 

Esta equipe fornecerá ao PMO a orientação e direção empresarial necessárias.

Etapa #3: Desenvolver o esquema de classificação de projetos

O propósito do esquema de classificação de projetos é especificar os tipos de projetos que o PMO supervisiona.

O Manual do PMO classifica os projetos com base em 4 fatores:

• Interesse comercial — seja um projeto básico, tático, de crescimento ou estratégico.
• Tamanho do projeto — seja um projeto pequeno, médio, intermediário ou grande com base em horas de trabalho, pessoas envolvidas e duração.
• Valor do projeto — seja um projeto de baixo, moderado, intermediário ou alto valor com base em seu custo estimado.
• Complexidade do projeto — com base no número de unidades de negócios envolvidas e fatores de tecnologia, risco e importância estratégica. 

Etapa #4: Alinhar com outras unidades organizacionais

As atividades diárias dos PMOs geralmente incluem interação com outros comitês técnicos e de negócios. 

Para obter as informações e orientações necessárias desses comitês, os PMOs devem:

• Identificar grupos técnicos e de negócios 
• Estabelecer relacionamentos com eles 
• Gerenciar esses relacionamentos

Ao compreender as necessidades e interesses comerciais de outros comitês, os PMOs podem implementar essas necessidades nas práticas de gerenciamento de projetos.

Os PMOs estão em ascensão, pois comprovadamente trazem resultados

Se você já duvidou da importância dos PMOs, temos certeza de que este guia deixou claro que eles podem conduzir as organizações ao sucesso. 

Os PMOs dão suporte às suas empresas em várias atividades de gerenciamento de projetos e podem facilitar a tomada de decisões críticas. 

Além disso, os PMOs: 

• Orientam 
• Educam 
• Apoiam mudanças

É certo que os PMOs ainda têm alguns desafios a enfrentar.  

No entanto, a tendência de que eles continuarão provando seu grande valor no futuro é positiva. 

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