Soutenir les améliorations cliniques dans le secteur de la santé est une tâche admirable qui exige à la fois de grands efforts et une organisation méticuleuse.
Nous avons été ravis d’apprendre qu’un centre de recherche clinique s’appuie sur notre outil, Plaky, pour gérer tous ses processus.
Le Centre de recherche clinique (CRC) à Perth en Australie, aide le North Metropolitan Health Service (NMHS) à fournir des soins de santé mentale de haute qualité basés sur la recherche et les preuves.
Nous avons eu le plaisir de nous entretenir avec Milan Dragovic, scientifique principal au NMHS et gestionnaire par intérim du CRC, pour découvrir comment Plaky a changé la façon dont son équipe organise le travail tout au long de ses projets.
Si vous souhaitez savoir comment l’équipe de Milan utilise Plaky pour rester méthodique et organisée dans son domaine, continuez votre lecture.
Les principaux défis de l’équipe du CRC
Milan souligne la réticence à adopter les nouvelles technologies comme l’une des principales difficultés rencontrées par son équipe dans son travail :
« Travailler au sein d’une organisation connue pour sa réticence à adopter de nouvelles technologies de gestion des données représente un défi unique. »
Surmonter un tel défi n’est pas facile – il faut encourager les gens à s’aventurer en terrain inconnu. Mais, comme l’explique Milan, c’est possible si l’on prend le temps de comprendre leurs hésitations et de tenter de les dissiper :
« Pour relever ce défi, il faut comprendre leurs préoccupations et sensibiliser les parties prenantes aux avantages. »
Comment ils ont découvert Plaky
Curieusement, c’est sa propre famille qui lui a fait découvrir Plaky :
« Grâce à ma formidable fille Anja, je suis aussi devenu un utilisateur passionné de Plaky. Bien que mon équipe n’en soit qu’aux prémices de l’intégration de cet outil, son adoption au sein de l’équipe s’est globalement bien déroulée. »
Étant donné le grand nombre de différents outils de gestion de projet pour les petites équipes disponibles sur le marché, nous nous sommes demandé si Milan avait décidé de passer à Plaky après avoir utilisé un autre outil pendant un certain temps.
Mais, comme par hasard, il s’agit du premier logiciel de gestion de projet auquel l’équipe se soit jamais engagée :
« Avant Plaky, nous n’utilisions aucun outil de gestion de projet pour nos projets. Cependant, nous avons occasionnellement expérimenté Jira et les outils de gestion de projet MS. »
Comment Plaky aide l’équipe de Milan à rester organisée
Plaky propose un large éventail de fonctionnalités qui aident les équipes de nombreux secteurs d’activité à rester organisées au travail et à suivre leurs projets.
Milan et son équipe utilisent principalement Plaky pour le suivi de leurs projets en cours :
« Nous utilisons Plaky principalement pour maintenir une liste de tâches en attente bien structurée et transparente, contenant les tâches et les responsabilités liées à plusieurs projets. »
Dans Plaky, les utilisateurs peuvent créer des tableaux distincts pour chacun de leurs projets et les alimenter avec toutes leurs tâches, créant ainsi de véritables listes de choses à faire, à l’instar de l’équipe de Milan.
L’outil permet d’organiser davantage son travail en regroupant les tâches en différentes sections, en classant les informations relatives aux tâches à l’aide de champs personnalisés, et bien plus encore.
L’équipe de Milan apprécie également la possibilité de créer des tableaux Plaky personnalisés de zéro :
« Nous privilégions la création de tableaux personnalisés adaptés aux méthodologies de projet Agile et Scrum. L’équipe accorde une grande importance à la configuration personnalisée des tableaux. »
Mais qu’est-ce qui rend Plaky si utile pour l’équipe de Milan ? Quels avantages spécifiques les ont incités à rester fidèles à Plaky et à l’intégrer à leur travail ?
#1 Meilleure planification, communication et partage d’informations
Concernant les avantages de Plaky, Milan souligne les points suivants :
« Selon moi, les principaux avantages de Plaky sont une planification de projet simplifiée, une communication et une collaboration améliorées, ainsi qu’un partage d’informations facilité. »
En tant que logiciel de planification de projet, Plaky sert de plateforme centralisée pour planifier, assigner, prioriser et suivre toutes les tâches de vos projets.
Plaky facilite également la collaboration au sein des équipes en permettant aux utilisateurs de partager des fichiers dans des fiches de tâches, ce qui permet de centraliser toutes les données relatives aux projets. De plus, les utilisateurs peuvent communiquer directement dans les fiches de tâches via commentaires pour :
- Accélérer le partage d’informations,
- Maintenir l’engagement de l'équipe tout au long du projet, et
- Favoriser une meilleure collaboration sur projets.
#2 Suivi efficace de l’avancement
Milan souligne également l’importance du suivi de l’avancement comme l’un des atouts majeurs de Plaky :
« Plus important encore, [l’utilisation de Plaky nous donne] la possibilité de suivre et de contrôler efficacement les progrès. »
Dans Plaky, les utilisateurs peuvent consulter en un coup d’œil l’avancement des tâches et des projets afin de rester informés des dernières évolutions. Plaky propose plusieurs fonctionnalités clés de suivi de l’avancement, conçues pour favoriser la transparence et la responsabilisation au sein des équipes :
- Champ de statut – pour identifier d'un simple coup d'œil les tâches en cours, terminées ou bloquées,
- Affichage Kanban – pour regrouper facilement les tâches selon leur statut,
- Affichage Gantt – pour visualiser la progression des tâches sur une chronologie,
- Affichage graphique – pour une représentation visuelle de l’avancement global du projet, et
- Journal d’activité – pour conserver l’historique de toutes les modifications apportées à une tâche ou au tableau.
Les fonctionnalités Plaky préférées de l’équipe CRC
Ce qui est intéressant est que l’appréciation de l’équipe pour Plaky ne se limite pas au logiciel de gestion des tâches lui-même.
Ils sont également très séduits par les ressources facilement accessibles sur le site web de Plaky :
« Curieusement, parmi toutes les fonctionnalités offertes par les producteurs de Plaky, le pôle de connaissances est notre préféré. C’est une véritable mine d’informations, claire et bien organisée. »
À qui Milan recommanderait-il Plaky et pourquoi ?
Interrogé sur la possibilité que Plaky puisse être utile à d'autres équipes et secteurs, Milan n’a pas hésité à recommander l’outil :
« Nous encourageons l’utilisation d’outils simples mais efficaces dans toute notre organisation. À cet égard, Plaky est parfaitement adapté à un usage systématique au sein de divers départements gouvernementaux. »
En tant qu’outil de gestion de projet destiné au secteur public, l’objectif de Plaky est de garantir que les organisations publiques et gouvernementales rendent des comptes et favorisent la transparence dans tous leurs programmes.
Plaky assure l’efficacité des équipes et une gestion de projet méthodique
En général, Milan estime que Plaky a permis à son équipe d’améliorer son organisation du travail et sa gestion de projet.
Comme il le dit lui-même :
« Travailler sur plusieurs projets exige une attention structurée aux différentes tâches, rôles, échéances et livrables. Plaky est un outil précieux qui nous permet de rester méthodiques et organisés dans notre travail. »
L’équipe du CRC a accueilli favorablement l’intégration de Plaky à son flux de travail et a déjà pu en constater les avantages.
Cela démontre qu’un logiciel d’organisation simple et intuitif comme Plaky peut véritablement faire toute la différence pour optimiser son travail et gérer ses tâches au quotidien.
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