Tout ce dont vous avez besoin pour planifier et exécuter vos événements les plus réussis

La coordination de votre équipe de gestion d'événements est-elle un défi ? Les responsabilités sont-elles claires afin que chacun sache ce que l'on attend de lui ?

Ce modèle contient les outils dont vous avez besoin pour unir l'équipe autour de votre plan et organiser les meilleurs événements.

Utilisez Plaky pour :

Décomposer votre plan d'événement en étapes

Assigner des dates d'échéance aux tâches

Suivre visuellement la progression

Avantages de l'utilisation du modèle d’organisation d'événements

Liste de contrôle visuelle

Une fois que vous avez un calendrier clair, hiérarchisez vos tâches en indiquant les dates et les statuts. Décomposez chaque tâche en petites étapes réalisables à l'aide de listes de tâches.

Concentrez-vous sur ce qui est important

Planifiez les différentes phases, du marketing à l'ordre du jour et aux invités. Concentrez-vous sur les détails les plus importants pour votre événement et coordonnez votre équipe pour que tout soit fait dans les délais.

Respectez les délais

Évitez les emails. Communiquez directement dans la carte de tâches avec vos collègues ou invitez des fournisseurs en tant que visualiseurs. Obtenez des feedbacks et des approbations plus rapidement. Recevez des notifications et des alertes et agissez à temps.

Organisation d'un événement en trois étapes simples

1. Divisez les étapes de l'événement en groupes

Organisez vos étapes en groupes, ce qui vous aidera à planifier de manière claire et nette. Ils sont visibles par tous les utilisateurs et vous pouvez facilement ajouter des tâches, les déplacer d'une étape à l'autre et suivre l'avancement de votre travail.

2. Incluez la personne responsable de chaque tâche

Soyez transparent dans l'attribution des responsabilités. Faites savoir aux membres de l'équipe qui fait quoi. Dans le champ de personne, choisissez les personnes qui doivent réaliser l'activité liée à l'événement.

De cette façon, vous leur donnez des responsabilités claires afin que vous puissiez tous suivre l'évolution de la gestion de l'événement.

3. Ajoutez une date pour le jour J

La chose la plus importante pour vos événements est probablement la date. Pour que les événements soient exécutés à temps, vous devez les planifier en fixant une date.

Ces dates sont visibles par tous les membres de l'équipe, ce qui évite tout malentendu.

Les fonctionnalités que vous allez adorer dans ce modèle

Commentaires et fichiers

Collaborez avec les membres de votre équipe en organisant des discussions directement dans la carte de tâche. Ajoutez des commentaires, posez des questions et ajoutez des fichiers.

Le fait de disposer de toutes les informations en un seul endroit accélère le processus et permet à chacun de se mettre au courant rapidement. C'est particulièrement utile pour l'intégration des nouveaux collègues.

Champ de statut

Le champ de statut vous permet de suivre visuellement l'avancement de vos tâches. Vous pouvez facilement la personnaliser en choisissant des étiquettes de couleurs différentes.

Le champ de statut peut également être utilisé pour classer vos activités par ordre de priorité et par catégorie. Distinguez facilement les tâches urgentes des tâches importantes.

Liste de contrôle

Les listes de contrôle réduisent la probabilité que des étapes ou des tâches importantes soient oubliées et vous aident à avoir la certitude d'avoir accompli votre travail.

Rationalisez votre processus en créant des listes de contrôle pour chaque tâche et chaque étape nécessaire pour atteindre votre objectif.

Modèle d'organisation d'événements