A variação de custos é um conceito de gerenciamento de projetos usado para manter os custos orçados de um projeto sob controle. Como o orçamento é um dos elementos mais importantes de um projeto, os gerentes de projeto devem calcular a variação de custos ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.
A seguir, definiremos a variação de custos, exploraremos a importância da análise de variação de custos na gestão de projetos e mostraremos como usar várias fórmulas de variação de custos para calculá-la à medida que o projeto avança.
Você também verá valores de desempenho de custo ilustrados por meio de exemplos práticos e receberá dicas sobre como manter os projetos no caminho certo.
- A variação de custos é a diferença entre os custos estimados e os custos reais do projeto.
- O cálculo da variação de custos requer conhecimento do valor agregado e dos custos reais.
- Há três resultados possíveis ao calcular a variação de custos: positivo, zero e negativo.
- Você pode calcular a variação de custo para vários períodos consecutivos, em um ponto específico no tempo ou ao final de um projeto.
O que é variação de custo?
A variação de custo é a diferença entre o custo esperado e o custo real de um projeto em um determinado momento.
A variação de custo (CV) é calculada como a diferença entre o valor agregado (EV) e o custo real (AC) de um projeto.
Esse cálculo pode ser realizado em qualquer ponto durante o desenvolvimento do projeto para verificar se o projeto está dentro, abaixo ou acima do orçamento planejado.
A variação de custo é um dos elementos-chave da análise de valor agregado (EVA), que você pode usar para avaliar o desempenho e o progresso de um projeto.
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A análise do valor agregado e suas principais dimensões fazem parte da gestão do valor agregado (EVM), uma metodologia de gestão de desempenho. Para saber mais sobre EVM, confira este guia:
Saber como calcular a variação de custos é importante porque permite que os gerentes de projeto detectem custos inesperados em tempo hábil.
Os gerentes geralmente sabem o que esperar com base na experiência e em um planejamento minucioso. Eles definem uma base de custos sólida por meio de estimativas de custos.
Com esses elementos definidos, os gerentes de projeto podem usar a análise de variação de custos e outros cálculos de EVM (Earned Value Management) para verificar se o projeto está dentro do cronograma e se há algum estouro de orçamento.
Como calcular a variação de custos na gestão de projetos
A fórmula de variação de custos ajuda a determinar a diferença entre o custo orçado do trabalho realizado (BCWP) e o custo real do trabalho realizado (ACWP). Esses parâmetros também são conhecidos como valor agregado (EV) e custo real (AC).
O valor agregado é definido como o valor monetário do trabalho realizado, enquanto o custo real é o dinheiro gasto no trabalho realizado em um determinado momento.
Portanto, a variação de custos de um projeto é calculada subtraindo-se os custos reais do valor agregado:
CV = EV – AC
Você pode obter o valor de AC simplesmente somando todos os custos. Para calcular o EV, use esta fórmula:
EV = % do trabalho concluído x orçamento total do projeto
Para calcular a porcentagem de excesso ou falta de orçamento de um projeto, utilize esta fórmula de variação de custos:
CV % = (EV – CA) / EV
Variação de custo positiva vs. negativa
O principal objetivo do cálculo da variação de custos é verificar se as despesas do projeto estão sob controle e qual o desempenho financeiro do projeto.
Uma parte importante do controle de custos do projeto é descobrir quanto o custo real se desviou da linha de base de custos e o que causou essa variação.
Idealmente, a variação de custos de um projeto deve ser zero, o que significa que as despesas não se desviaram do valor planejado. No entanto, isso raramente acontece, pois nem todos os projetos seguem o planejado.
Em vez disso, podemos distinguir entre uma variação de custo positiva (favorável) e uma variação de custo negativa (desfavorável).
Uma variação de custo favorável ocorre quando as despesas do projeto ficam abaixo do valor orçado em um determinado momento. Uma variação de custo positiva geralmente é um bom sinal. Mesmo assim, os gerentes de projeto devem investigar se ela é resultado de atraso no cronograma do projeto.
Em contrapartida, uma variação de custo desfavorável indica que o projeto está atualmente acima do orçamento, o que significa que os gerentes de projeto devem analisar o resultado desfavorável e tomar medidas corretivas.
Podemos aplicar a fórmula de variação de custo a diferentes categorias de orçamento e tipos de custos de projeto para determinar nossa situação financeira. Dessa forma, podemos identificar exatamente onde ocorreu a variação de custo positiva ou negativa.
Exemplos de variação de custo
Vamos ilustrar o conceito de variação de custo e seus resultados com exemplos, para que você possa entender melhor essa métrica de desempenho de custos.
Exemplo nº 1: Variação de custo negativa
Imagine que você precisa construir uma cerca para um jardim. Seu orçamento é de $4.000 e você tem 5 dias para construí-la.
Hoje é o 4º dia. Você gastou $3.300, mas só completou 75% do trabalho porque teve que ir à loja comprar uma pá nova e alguns parafusos.
Claramente, nem tudo correu conforme o planejado, e você quer verificar a variação de custos para entender a situação do seu projeto.
Custo real (AC) = $ 3.300
Valor agregado (EV) = $ 4.000 x 75% = $ 3.000
Variação de custo (CV) = EV – AC = -$ 300
O custo real é o valor que você gastou no projeto até o momento, enquanto o valor agregado é o valor do trabalho realizado.
Se o custo real for maior do que o custo previsto, há uma variação negativa. Nesse caso, o resultado mostra que seu projeto ultrapassou o orçamento em $300.
Exemplo nº 2: Variação de custo zero
Digamos que você contratou uma equipe para reformar seu banheiro principal. A reforma deve custar US$8.000, incluindo todos os materiais necessários. A equipe tem 10 dias para concluir o projeto
Ao final do 5º dia, a equipe concluiu 50% do trabalho. Até agora, você gastou US$4.000 na reforma.
Nesse caso, o projeto está dentro do cronograma. Veja por quê:
Custo real (AC) = $4.000
Valor agregado (EV) = $8.000 x 50% = $4.000
Variação de custo (CV) = EV – AC = $4.000 – $4.000 = $0
O projeto está indo bem financeiramente e não está acima nem abaixo do orçamento.
Quando o custo real é igual ao custo projetado, temos variação de custo zero.
Exemplo nº 3: Variação de custo positiva
Agora imagine que você está construindo uma extensão em sua casa para ter mais um quarto. A duração deste projeto será de 20 dias e você reservou US$50.000 para ele, incluindo todas as ferramentas, materiais e móveis.
Ao final do dia 17, você quer verificar como está o andamento financeiro do projeto, se precisará estender o prazo e se serão necessários mais fundos.
Mas você terá uma surpresa. Descobre que gastou apenas US$40.000 porque optou por comprar alguns dos móveis em lojas de segunda mão.
Melhor ainda, você concluiu 85% do trabalho, o que significa que está dentro do cronograma. Então, vamos calcular a situação financeira do seu projeto.
So, let’s calculate your project’s financial state.
Custo real (AC) = $ 40.000
Valor agregado (EV) = $ 50.000 x 85% = $ 42.500
Variação de custo (CV) = EV – AC = $ 42.500 – $ 40.000 = $ 2.500
Isso significa que você está $2.500 abaixo do orçamento.
Quando o custo real está abaixo do orçamento planejado, há uma variação de custo positiva.
Métodos de cálculo da variação de custo
Existem 3 métodos diferentes que você pode usar para calcular a variação de custo de um projeto:
- Variação de custo acumulada
- Variação de custo por período (ou em um determinado momento)
- Variação no término
Vamos ver como você pode calcular a variação de custos de três maneiras diferentes por meio de um exemplo simples.
Variação de custo acumulada
A variação de custo acumulada leva em consideração vários períodos de tempo. Ela é calculada encontrando a diferença entre o valor agregado acumulado e o custo real acumulado de um projeto.
Para ilustrar, imagine que você está trabalhando em um projeto com um orçamento de $5.000 e tem 5 semanas para concluí-lo. Ao longo de 3 semanas, você consegue realizar 65% do projeto, gastando $3.500.
Segue abaixo um resumo do desempenho do trabalho e dos custos do projeto para cada semana:
| Período de tempo | % do trabalho realizado | Custos |
|---|---|---|
| Semana 1 | 15% | $800 |
| Semana 2 | 20% | $1.250 |
| Semana 3 | 30% | $1.450 |
Agora podemos calcular a variação cumulativa do custo com os seguintes valores:
Custo real (AC) = $ 3.500
Valor agregado (EV) = $ 5.000 x 65% = $ 3.250
Variação de custo (CV) = EV – AC = $ 3.250 – $ 3.500 = -$ 250
O resultado mostra uma variação de custo negativa, o que significa que houve um estouro de orçamento.
Variação de custo por período
A variação de custo por período mede a variação de custo em um único intervalo. Também é chamada de variação “em um ponto específico no tempo” Ela representa a diferença entre o valor agregado e o custo real de uma única fase ou período do projeto — sem levar em consideração variações anteriores ou futuras.
Para calcular essas variações de custo, usamos a mesma fórmula básica:
CV = EV – AC
A principal diferença, no entanto, está no(s) período(s) de tempo em que nos concentramos.
Voltemos ao nosso exemplo. Aqui estão os dados de veículos elétricos (VE) e veículos com ar condicionado (AC) para cada semana:
| Período de tempo | VE | AC | CV = EV – AC |
|---|---|---|---|
| Semana 1 | $750 | $800 | -$50 |
| Semana 2 | $1.000 | $1.250 | -$250 |
| Semana 3 | $1.500 | $1.450 | $50 |
Este exemplo mostra que o projeto não atingiu a meta orçamentária nas primeiras 2 semanas.
Restam apenas 2 semanas para o prazo final e o orçamento está se esgotando. Portanto, o gerente de projeto deve tomar medidas imediatas e redistribuir o orçamento restante ou encontrar fundos adicionais.
Manter o controle dos prazos e orçamentos é muito mais fácil quando as tarefas são organizadas com um software de gerenciamento de projetos como o Plaky. Veja como nosso projeto pode ser configurado em um único quadro:
Variação ao término (VAC)
A variação ao término (VAC) é a diferença entre o orçamento ao término (BAC) e a estimativa ao término mais recente (EAC). Seu principal objetivo é prever se haverá um déficit ou superávit orçamentário ao final do projeto.
Antes de analisarmos a fórmula para VAC, vamos considerar o que é EAC e como calculá-lo.
A EAC representa o custo previsto do projeto quando ele estiver concluído, que podemos calcular enquanto o projeto está em andamento.
A EAC pode ser calculada de 4 maneiras diferentes, dependendo do que está acontecendo com o nosso projeto:
EAC = AC + bottom-up ETC
EAC = AC + (BAC – EV)
EAC = BAC / CPI
EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]
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Temos um guia completo sobre como calcular o EAC usando essas fórmulas — e como decidir qual fórmula usar. Confira aqui:
Você poderá notar que algumas das fórmulas para EAC exigem o CPI.
O índice de desempenho de custo (CPI) mede a eficiência de custos dos recursos planejados. Ele é calculado como a razão entre o valor agregado e o custo real:
CPI = EV / AC
Agora que definimos todos os elementos, podemos usar esta fórmula simples para calcular a variância ao término:
VAC = BAC – EAC
Assim como o CV, o VAC também pode ser positivo, zero ou negativo. Veja como interpretar os resultados:
- VAC positivo — O projeto terminará abaixo do orçamento.
- VAC zero — O projeto utilizará todo o orçamento planejado.
- VAC negativo — O projeto ultrapassará o orçamento planejado.
Vamos supor que haja um projeto em andamento com um orçamento de$500.000. Após aplicar a fórmula de EAC, você obtém o resultado de $505.000.
VAC = BAC – EAC = $500,000 – $505,000 = -$5,000.
Portanto, prevê-se que o custo final do projeto ultrapassem $5.000 o valor planejado.
Orçamento no término (BAC) = $ 500.000
Estimativa no término (EAC) = $ 505.000
Variação ao término (VAC) = -$ 5.000
Tipos de variações de custo na gestão de projetos
As variações de custos podem ocorrer em qualquer projeto e, às vezes, são inevitáveis ou até mesmo impossíveis de evitar.
Aqui estão alguns dos tipos mais comuns de variações de custos que você pode encontrar no gerenciamento de projetos.
Variação de custo de materiais
Manter-se dentro do orçamento do projeto depende, em grande parte, da precisão de suas estimativas. Nem sempre é possível prever as condições econômicas, as taxas e os preços que você terá que seguir ou as circunstâncias exatas ligadas a essas mudanças.
Os contratados podem alterar os preços de ferramentas, materiais e outros recursos do projeto. Os preços podem subir devido a circunstâncias imprevistas e, se você não tiver como reduzi-los, poderá acabar com uma variação de custo negativa.
Quaisquer que sejam os motivos por trás das mudanças, elas inevitavelmente o impedirão de relatar com precisão o progresso do projeto.
Portanto, se você perceber que as mudanças são constantes e não um evento isolado, certifique-se de reavaliar seu orçamento e escopo do projeto.
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Você sabe o que é scope creep (desvio de escopo) e como isso pode afetar seus projetos? Aprenda tudo sobre isso neste post:
Variação de custo da mão de obra
Se os requisitos do projeto mudarem, o escopo também poderá sofrer algumas modificações. Essas mudanças podem incluir a adição ou eliminação de certas atividades do projeto.
Se o projeto levar mais tempo para ser concluído, o custo da mão de obra aumenta, resultando em uma variação negativa do custo da mão de obra. O mesmo acontece se os salários aumentarem.
Por outro lado, se algumas atividades se mostrarem desnecessárias, os custos serão menores do que o previsto, e o projeto terminará com uma variação de custo positiva.
Variação de custos indiretos variáveis
Os custos indiretos variáveis mudam dependendo da produtividade. Cabe aos gerentes de projeto fazer uma estimativa confiável dos custos potenciais de produção, transporte ou marketing.
Uma estimativa ruim pode significar que uma variação de custo está prestes a ocorrer. Portanto, é importante monitorar e gerenciar as estimativas ao longo do ciclo de vida do projeto.
Variação de custos indiretos fixos
As despesas fixas não variam independentemente da produtividade. Despesas como aluguel, salários de funcionários fixos e impostos são custos de longo prazo que não mudam com rapidez ou frequência.
A menos que haja mudanças repentinas significativas, esses custos não devem afetar a variação de custo de um projeto.
Como manter seus projetos no caminho certo
Os gerentes de projeto são responsáveis por entregar resultados de alta qualidade, lidando com as três restrições do projeto: escopo, tempo e custo.
Manter um projeto dentro do orçamento pode ser um desafio devido às muitas circunstâncias imprevisíveis que afetam o desempenho financeiro do projeto.
Aqui estão 5 dicas para ajudá-lo a evitar variações negativas de custo e manter o orçamento e as despesas do seu projeto sob controle:
- Defina metas e estimativas realistas e precisas
- Planeje seus custos com a WBS (Estrutura Analítica do Projeto)
- Acompanhe os KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho) do seu projeto
- Investigue as variações de custo regularmente
- Continue fazendo previsões ao longo de todo o ciclo de vida do projeto
Vamos discutir essas dicas com mais detalhes.
Defina metas e estimativas realistas e precisas
Definir metas e estimativas realistas para o projeto pode ser alcançado levando em consideração dados históricos. É comum que os gerentes de projeto analisem projetos semelhantes anteriores e criem um roteiro que reflita experiências passadas.
O orçamento, o escopo e o cronograma do projeto devem ser precisos e viáveis. Caso contrário, você cairá na armadilha de prometer demais e entregar menos do que o esperado.
O processo de estimativa pode e deve incluir a equipe e as project stakeholders do projeto. Elas podem fornecer um feedback valioso que permite aos gerentes de projeto fazer uma análise de custos mais detalhada e potencialmente evitar variações de custos negativas ou excessivamente positivas que geram suposições orçamentárias incorretas.
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Aprender com suas experiências passadas é vital para se tornar um gerente de projetos melhor e liderar projetos de sucesso. A revisão do projeto após a implementação e as lições aprendidas podem te ajudar nessa missão. Confira nossos guias sobre:
Use uma WBS para planejamento de custos
Uma estrutura analítica de projeto (EAP) é um catálogo de todas as tarefas necessárias para concluir um projeto. Uma WBS também pode servir como guia para a discriminação de custos, pois inclui 100% do trabalho relacionado ao projeto.
Ao criar uma WBS, procure ser o mais detalhado possível. Dessa forma, você reduz a chance de omitir uma despesa importante que poderia levar a uma variação de custos posteriormente.
Uma especialista com quem entramos em contato, Carla Jenkins, gerente sênior de projetos certificada PMP na Phenomena Corporation, sugere que você se esforce ainda mais ao preparar seu orçamento e detalhar os custos potenciais:
"Eu elaboro 3 orçamentos diferentes usando o método de 3 pontos, baseado nos cenários mais prováveis, mais otimistas e mais pessimistas. Ter essas 3 bases de orçamento diferentes me ajuda a avaliar se preciso pedir ajuda para conseguir mais pessoas e recursos."
Crie uma WBS (Estrutura Analítica do Projeto) no Plaky.
Acompanhe os KPIs do projeto
Alguns dos KPIs de gerenciamento de projetos mais úteis que você pode acompanhar para manter seu orçamento sob controle incluem:
- Valor agregado
- Custo real
- Variação de custo
- Índice de desempenho de custo
Você sempre pode optar por monitorar mais do que esses 4 KPIs.
Por exemplo, horas planejadas vs. tempo gasto é um KPI bastante útil, pois acompanhar o tempo gasto em cada tarefa do projeto e compará-lo com suas estimativas mostrará a precisão do seu cronograma.
Ao monitorar KPIs, também é essencial revisá-los regularmente com sua equipe de projeto e as partes interessadas. Todos devem ter uma ideia clara do progresso do projeto e dos obstáculos que ele enfrenta.
Investigue as variações de custo regularmente
As variações de custo podem ser resultado de vários problemas e mudanças de circunstâncias. Seu efeito em todo o projeto pode ser monumental, portanto, é necessário monitorá-las regularmente.
Você pode investigar cada tipo de custo separadamente para determinar onde e por que a variação ocorreu.
Por exemplo, se você estiver constantemente errando o alvo em termos de custos de mão de obra, poderá examinar por que a variação continua acontecendo e usar medidas corretivas para reduzi-la.
Uma parte importante do controle de custos do projeto inclui o estabelecimento de limites de controle de variação. Esses são valores predefinidos de variação que não exigem nenhuma ação corretiva.
A ação corretiva deve sempre envolver a identificação adequada das causas e sua consistência.
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Faça projeções continuamente
Nossa dica final é continuar prevendo o desempenho de custos do seu projeto até a sua conclusão.
É importante acompanhar o orçamento de perto e fazer previsões com frequência devido ao impacto que as mudanças no projeto têm nos custos.
Refazer as previsões constantemente permite que você fique por dentro de todas as questões relacionadas a custos durante o ciclo de vida do projeto. Você também terá mais facilidade para avaliar o progresso do projeto.
A especialista com quem conversamos, Carla Jenkins, afirma que refaz as previsões rotineiramente.
“Ao final da semana, reviso minha previsão orçamentária. Faço isso toda semana para não perder nenhuma tendência ou evolução.”
Ao refazer a previsão orçamentária semanalmente, Jenkins consegue ser proativa no controle de custos:
"Também quero verificar se estamos pelo menos dentro do orçamento ou abaixo dele. Se estivermos acima do orçamento, vamos ver onde podemos cortar custos, seja otimizando recursos ou identificando áreas onde é possível reduzir despesas."
Dito isso, não adianta fazer previsões se você não sabe o que fazer em relação às mudanças nas circunstâncias do desempenho de custos do seu projeto. Portanto, certifique-se de ter um plano B, C e até mesmo D em vigor, caso os custos do seu projeto se tornem um problema maior.
Você precisa de planos de contingência para manter o projeto no caminho certo, mesmo que condições como os custos mudem.
Dessa forma, você pode equilibrar o desempenho de custos do seu projeto e minimizar quaisquer variações de custos potenciais que possam ocorrer.
📖Para ir além da variação de custos e até mesmo da terminologia EVM, mergulhe em nosso Glossário de Termos de Gerenciamento de Projetos.
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Softwares organizacionais especializados, como o Plaky, podem ajudar bastante no gerenciamento de custos e na manutenção dos KPIs relevantes dos seus projetos em um só lugar, facilitando o acompanhamento e a comparação de forma simples.
O Plaky pode ajudar você a gerenciar seus projetos com sucesso ao:
- Oferecer diversos modelos de gerenciamento de projetos para configurar projetos rapidamente
- Melhorar a colaboração da equipe com threads de comentários específicos por tarefa
- Integrar com o Clockify para facilitar o gerenciamento do tempo do projeto
- Permitir escolher entre visualização em tabela, Kanban e Gantt
- Permitir o compartilhamento de arquivos com a equipe
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Você também pode criar campos personalizados e adaptar facilmente o quadro às suas necessidades, independentemente da quantidade de projetos diferentes que esteja gerenciando. Na verdade, o Plaky é o único software que você precisa para acompanhar o progresso do projeto, controlar os custos e colaborar com sua equipe — tudo em um só lugar.
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