Las 7 maneras de mejorar el rendimiento de tu equipo con Plaky

¿Estás a cargo de un equipo cuya productividad está cayendo en picado? 

¿O tienes problemas para organizar a tu equipo y alcanzar los objetivos que has establecido? 

No te preocupes, la solución es sencilla. Introduce Plaky by CAKE.com a tu negocio y observa cómo transforma tu trabajo diario.  

Sigue leyendo para descubrir las múltiples maneras en que Plaky puede ayudarte a ti y a tu equipo. 

1. Centraliza todo el trabajo y los datos de tu equipo en una sola herramienta 

No hay nada peor que tener la información dispersa en un montón de aplicaciones, correos electrónicos y hojas de cálculo. 

Con Plaky, puedes desactivar tranquilamente todas las demás herramientas y dejar que sirva como única fuente de información para tu equipo. Su organización jerárquica te ayuda a gestionar todas las tareas y la información de la empresa, y sus robustos campos de roles de usuario también te ayudan a seguir datos personales.

Jerarquía clara 

Gracias a la clara jerarquía y organización de Plaky puedes gestionar todo tu trabajo relevante en una sola plataforma. 

Plaky está organizado en:

• Espacios: Este es el nivel superior de la jerarquía. Está diseñado para grandes partes del flujo de trabajo, como departamentos de la empresa, grandes proyectos o incluso una organización completa. 
• Tableros: Los tableros se crean para la gestión individual de proyectos y tareas. Aquí es donde se realiza la mayor parte de tu trabajo diario.  
• Carpetas: Las carpetas se utilizan para agrupar tableros dentro de un espacio y darte aún más estructura.
• Elementos: Pueden representar tareas, acciones u objetivos. Son las unidades de trabajo que puedes asignar a los miembros de tu equipo. 
• Subelementos: Son los componentes más pequeños de Plaky, diseñados para ayudarte a dividir tareas complejas en partes más manejables.

¡Psss! ¡Puedes crear un número ilimitado de estos, incluso con el plan gratuito!

Esto significa que podrás organizar toda tu carga de trabajo en Plaky sin tener que buscar la información en seis aplicaciones sin relación.  

Por ejemplo, puedes crear un espacio para cada uno de tus proyectos grandes o objetivos a largo plazo y luego crear un tablero para cada equipo involucrado en ese proyecto. 

Como alternativa, si tu equipo trabaja en varios proyectos simultáneamente, puede tener su propio espacio y crear tableros para cada proyecto que dirija. Tú decides. 

Explora las funciones de Plaky gratis

Información del usuario

Además de proyectos y tareas, también puedes almacenar la información más importante sobre los miembros de tu equipo en Plaky, incluyendo:

• Información de contacto (teléfono, correo electrónico),
• Puesto de trabajo, 
• Equipos a los que pertenecen, 
• Fechas relevantes (cumpleaños, aniversarios laborales), y
• Ubicación. 

Sin embargo, estos son solo campos predefinidos; puedes añadir cualquier tipo de información del empleado que necesites (remoto vs. presencial, idiomas que hablan, experiencia).

2. Ahorra el tiempo valioso con plantillas

Cada minuto de tu jornada laboral es importante. Las plantillas de Plaky te permiten crear tableros en cuestión de minutos, para que puedas concentrarte en el trabajo real lo antes posible. 

Plantillas prediseñadas

Plaky incluye una variedad de plantillas funcionales que te ayudan a ahorrar el tiempo y facilitan aún más la adaptación. Las plantillas están diseñadas para diversos sectores y tipos de proyectos, para que todos puedan encontrar lo que necesitan. 

Si trabajas en marketing, por ejemplo, puedes usar plantillas para crear calendarios de contenido, planes estratégicos, solicitudes de diseño, calendarios de redes sociales y planes de eventos. Cada una de estas plantillas está diseñada pensando en los equipos de marketing, así que no tienes que perder tiempo adaptándolas. 

Uno de nuestros clientes, VM digital, una empresa de marketing digital, reconoció esto y aprovechó el potencial de las plantillas. Descubrió que la plantilla de calendario de redes sociales de Plaky se adaptaba perfectamente a su flujo de trabajo: simplemente ingresaba los datos que necesitaba y listo. Como explica su fundador:

“Esas plantillas fueron toda una revelación para nosotros. Nos ayudaron porque agilizaron y simplificaron todo.”

Crea tableros a partir de las plantillas de Plaky

Plantillas a partir de los tableros existentes

Aunque Plaky ofrece una amplia biblioteca de plantillas, no tienes que limitarte a eso. Puedes guardar cualquier tablero como plantilla para usarla en el futuro. Así, si tu equipo tiene proyectos similares o recurrentes, simplemente haz clic en la plantilla en lugar de ir añadiendo información poco a poco. 

3. Colabora eficazmente con tu equipo

Plaky entiende que una buena colaboración es la base del éxito de cualquier negocio. Después de todo, según las Estadísticas de comunicación en el lugar de trabajo de 2025, el 86 % de los empleados y ejecutivos afirman que la falta de colaboración y comunicación efectivas es la causa principal de los fracasos en el trabajo.

Con Plaky, puedes colaborar fluidamente con tu equipo en diferentes continentes y zonas horarias mediante comentarios y archivos compartidos en las tarjetas de tareas.

Comentarios

Cada tarea cuenta con una sección de comentarios para ayudarte a mantener la comunicación en contexto.

Así, si quieres hablar de algo con tu equipo, puedes hacerlo directamente en la tarjeta de tareas. De esta manera, cuando necesites volver atrás para encontrar información, no tendrás que leer quién sabe cuántos mensajes directos: la conversación está en la propia tarea, esperándote.

Las tarjetas de comentarios de Plaky están bien diseñadas y robustas, y ofrecen:

• Respuestas en hilos para que puedas tener varias conversaciones simultáneamente,
• Reacciones (emojis) para respuestas rápidas, y 
• Opción de búsqueda para ayudarte a encontrar información relevante rápidamente. 

Compartir archivos

Compartir los archivos directamente en las tareas agiliza significativamente el proceso de revisión. Ya no es necesario que los gerentes comprueben si algo está terminado, ni que los miembros del equipo les envíen mensajes para avisarles que un trabajo está listo para su revisión; todo se gestiona a través de Plaky. 

Una vez finalizada una tarea, simplemente arrastra y suelta el documento o la imagen en la sección de Archivos (Files) y ponla en revisión. El gerente puede acceder a esos archivos, revisarlos y añadir los archivos adicionales si es necesario. 

No hay necesidad de correos electrónicos, mensajes directos ni intercambios porque todo es claro y sencillo. 

También hay una opción de búsqueda, así que incluso si añades 100 archivos, todos pueden encontrar lo que necesitan en segundos. 

4. Comparte la información con las personas adecuadas 

En los equipos grandes, no siempre es fácil controlar el flujo de información y saber quién necesita saber qué. 

Sin embargo, la regla general es que cada persona debe tener acceso únicamente a la información que necesita para realizar su trabajo, de acuerdo con las directrices del Principio de Mínimo Privilegio (PoLP, por sus siglas en inglés). 

Plaky te ayuda a gestionar el flujo de información con diferentes niveles de acceso y tipos de usuario. 

Tableros públicos y privados

En Plaky, puedes configurar tus tableros como:

• Públicos (cualquier usuario puede verlos y acceder a ellos), y 
• Privados (solo los miembros del tablero pueden verlos y acceder a ellos).

Esto garantiza la seguridad de los datos y, al mismo tiempo, permite compartir la información no confidencial con todos los miembros de la empresa. 

Supongamos que trabajas en una empresa de TI. Parte de tu trabajo consiste en desarrollar programas y, por supuesto, esto es altamente confidencial. No quieres que tus códigos fuente y planes para nuevas funciones sean de dominio público. Por lo tanto, creas tableros privados para cada proyecto confidencial. 

Pero también hay otros aspectos laborales (menos secretos): marketing, publicidad, etc., con información que podría ser útil para toda la empresa. Esta información puede estar en tableros públicos, así que si por casualidad alguien de relaciones públicas necesita compartir su trabajo con el equipo de ventas, puede simplemente acceder a su tablero y colaborar.  

Rol de lector 

El rol de lector es excelente para compartir la información con personas externas a tu empresa, como clientes o contratistas. 

Cuando invitas a alguien a unirse a tu tablero como observador, puede ver el contenido, pero no puede hacer cambios. Tampoco tiene acceso a ninguna otra parte de tu espacio de trabajo. 

Además, no tienes que pagar por los lectores: ¡hasta 5 lectores por cada puesto de pago son gratis en Plaky!

El rol de lector es especialmente útil para equipos que trabajan en agencias creativas. Puedes dar acceso fácilmente a tus clientes para que puedan ver tu progreso. El trabajo y las ideas creativas pueden ser bastante subjetivos, por lo que es importante recibir feedback de los clientes durante todo el proyecto y realizar ajustes oportunos si es necesario.

Descubre más detalles sobre los roles de Plaky, los tableros privados/públicos y otros permisos en nuestro vídeo: 

5. Ajusta la plataforma a las necesidades específicas de tu equipo 

Plaky te permite personalizar tu espacio de trabajo para que se adapte a ti y a tus necesidades. Con los 9 campos personalizados, 4 vistas de tablero diferentes y opciones de ordenación y filtrado, puedes crear un flujo de trabajo perfecto para tu equipo. 

Solicita una demo personalizada

Vistas de tablero

Puedes elegir cómo ver tus tareas: en forma de tabla, Gantt, Kanban o gráfico. 

Según el tipo de datos que necesites seguir, o según tus preferencias personales, puedes elegir la vista adecuada:

• Tabla: para una visión general clara de toda la información de las tareas,
• Kanban: para seguir las tareas a través de cambios de estado, 
• Gantt: para ver las tareas en una línea de tiempo, y
• Gráfico: para visualizar datos específicos de cada tarea.

Por ejemplo, para un equipo de ventas, una vista de gráfico sería ideal para ver el rendimiento de las ventas. Por otro lado, podrían preferir Kanban para seguir el progreso de sus presentaciones de ventas y diagramas de Gantt para organizar sus planes de ventas.

¿Y lo mejor? ¡No tienes que elegir! Puedes crear un número ilimitado de vistas de tablero así que puedes tener tantas vistas de tus datos como quieras. 

Campos personalizados

Plaky ofrece 9 tipos de campos personalizados que puedes usar para incluir más información sobre una tarea. Esta versatilidad te permite añadir cualquier tipo de datos que necesites. 

Aquí tienes algunos ejemplos de cómo puedes usar cada campo:

También puedes cambiar el nombre de cada campo y tener múltiples; por ejemplo, puedes tener varios campos de persona: uno para el asignado, uno para el revisor y uno para el gerente de proyecto.

Opciones de ordenación y filtrado

Si tienes un equipo grande, la cantidad de tareas en un tablero puede aumentar con el tiempo. Por suerte, Plaky ofrece opciones de ordenar y filtrar para ayudarte a distinguirlas. 

Puedes ordenar y filtrar tus tareas por:

• Título, 
• Persona que las creó,
• Fecha de creación, y
• Cualquier campo que hayas añadido. 

Por supuesto, puedes combinar estas opciones para organizar tu tablero como quieras. Y, con un número ilimitado de vistas del tablero, puedes centrarte en diferentes cosas simultáneamente en el mismo tablero (por ejemplo, una vista solo con las tareas creadas por ti y marcadas como "En progreso", otra para todas las tareas de "Alta prioridad" ordenadas por fecha de vencimiento, etc.).

6. Automatiza tu espacio de trabajo

No hay nada peor que tener que hacer tareas aburridas y rutinarias una y otra vez cuando estás ocupado y se necesita tu experiencia en otra parte. Por suerte, puedes eliminarlas con las automatizaciones de Plaky. 

Automatizaciones del tablero

Con las automatizaciones del tablero, puedes eliminar las tareas mecánicas que te quitan tiempo y te distraen del trabajo productivo. 

Una vez que hayas optimizado tu flujo de trabajo con automatizaciones, no tendrás que preocuparte por cosas como mover tus tareas dentro del tablero o añadir miembros a una tarea: Plaky lo hace por ti. 

Por ejemplo, puedes configurar una automatización para que, cuando una tarea se marque como "Alta prioridad", tú como gerente te suscribas a ella, o para que, cuando una tarea se marque como "Hecha", se mueva automáticamente a la columna "Tareas finalizadas".

Tareas recurrentes

Puedes configurar tareas recurrentes (diarias, semanales o mensuales) para crear un sistema uniforme y fiable. Como la mayoría de las funciones en Plaky, son personalizables: puedes elegir horas de inicio y condiciones de finalización personalizadas (el 1 de marzo, después de 4 repeticiones, etc.).

Si, por ejemplo, todos los viernes necesitas escribir un informe de tu progreso semanal, puedes configurar Plaky para que todos los viernes por la mañana a las 9 a.m., la tarea 'Escribir informe semanal' aparezca en tu tablero, ya asignada a ti con los campos necesarios (fecha límite, estado, prioridad, etc.)

Coloración condicional 

Si quieres destacar la información (por ejemplo, tareas que vencen hoy o aquellas con el estado "Atascada"), puedes usar la coloración condicional.

Puedes resaltar un campo o una fila entera. Fiel a la pasión de Plaky por la personalización, puedes elegir los colores que quieras. Esto significa que puedes usar el clásico sistema de semáforo: si algo es muy urgente, coloréalo en rojo, y si es importante, pero no tan urgente, puedes optar por el amarillo. O elige el sistema que mejor se adapte a tus necesidades. 

7. Apoya a tu equipo sin microgestionarlo

Si te preocupa que tu equipo piense que Plaky es solo una herramienta que implementaste para microgestionarlos, puedes estar tranquilo. Plaky está diseñado para ayudarte a supervisar el progreso de tu equipo sin interrumpirlos ni hacerlos sentir como si estuvieras encima de ellos. 

Asignados de tareas

En Plaky, las tareas se pueden asignar a uno o más miembros del equipo, o incluso a todo el equipo. Esto te da una idea de quién está a cargo de qué, lo que resulta en una rendición de cuentas clara. 

Además, no tienes que preguntarles a los miembros de tu equipo en qué están trabajando, ni hacerles pensar que dudas de ellos, ni comprobar si tienen suficiente carga de trabajo. Simplemente mira el tablero y toda la información está ahí. 

Consejo extra: Una vez que hayas asignado todas las tareas, puedes hacer un seguimiento de ellas en la página Mis tareas (My Tasks). Úsala para tener una vista unificada de todas tus tareas o las de otras personas. 

Estados de las tareas

Gracias al campo de estado codificado por colores, siempre sabrás cómo progresan las tareas, sin tener que preguntar constantemente a tu equipo ni presionarlos. 

Combinado con la fila de resumen, que, entre otras cosas, te permite ver el total de estados de las tareas, también puedes seguir el progreso de todo el proyecto. 

Notificaciones

Mantente al tanto de todos los cambios en las tareas y proyectos en Plaky, estés donde estés.  

No es necesario pedirle actualizaciones a tu equipo, Plaky te notificará sobre todo lo que necesitas saber: ya sea un nuevo comentario, una respuesta, un cambio de estado, etc., recibirás una notificación en la aplicación o por correo electrónico, según lo que hayas seleccionado. 

Pero, si las notificaciones constantes te estresan, siempre puedes desactivar algunas; simplemente desactiva las notificaciones que no quieras recibir.

Consejo extra: Si te gusta recibir notificaciones en tu aplicación de mensajería, consulta la integración de Plaky con Pumble.  

Preguntas frecuentes

Aquí tienes algunas de las preguntas más frecuentes sobre la gestión de tu equipo en Plaky.

¿Cuál es la mejor manera de implementar Plaky? ¿Todo a la vez o proyecto por proyecto?

La mejor manera de implementar Plaky en tu negocio es empezar con un proyecto para ver cómo funciona. Después, una vez que estés seguro de que se adapta a tu flujo de trabajo, puedes transferir todo tu negocio a Plaky.  

¿Cuáles son las principales 3/5 funciones en las que nos deberíamos centrar principalmente para no abrumarnos?

Si eres nuevo en Plaky, puedes empezar con lo básico.

1. Crear un tablero en la vista de tabla,
2. Añadir campos personalizados,
3. Agrupar tareas, y
4. Asignarlas a los miembros del equipo.

Sin embargo, Plaky es tan fácil de usar que, incluso si te lanzas a la acción de inmediato, no te sentirás abrumado. ¡Así que no te preocupes y regístrate para una prueba gratuita! 

¿Cuánto tiempo lleva la incorporación?

Plaky es muy intuitivo y fácil de usar: puedes presentarlo a tu equipo con una breve presentación de incorporación. No es necesario perder semanas del tiempo de tu equipo en una formación exhaustiva como ocurre con muchas otras herramientas. 

¿Cómo debo organizar la reunión inicial para centrarme en los beneficios para mi equipo?

En la reunión inicial, explica a tu equipo que al adoptar Plaky, obtendrán muchos beneficios, incluyendo:

• Menos reuniones, 
• Menos revisiones por parte de sus superiores, 
• Colaboración sencilla, y
• Distribución clara del trabajo.

Transforma la gestión de tu equipo con Plaky 

Como explicamos detalladamente en el artículo, puedes confiar en Plaky para organizar los flujos de trabajo de tu equipo. Ofrece una gran cantidad de funciones de gestión de equipos y proyectos que te ayudan a gestionar la carga de trabajo de tu equipo y la tuya propia. 

Pero esta plataforma ofrece mucho más que funciones de alta gama. La herramienta integral de Plaky ofrece:

• Seguridad de nivel empresarial: Tus datos están seguros en cada momento gracias al cifrado de extremo a extremo, las certificaciones de seguridad pertinentes y los programas de recompensas por errores. 
• Atención al cliente personalizada: Nuestros agentes están disponibles 24/7 para una llamada, chat o correo electrónico, y tienen un índice de satisfacción del 95 %.
• Excelente relación calidad-precio: Plaky ofrece un sistema de precios justo que incluye un sólido plan gratuito permanente, un plan Pro (3,99 $/usuario/mes) y un plan Enterprise (8,99 $) donde puedes obtener todo lo mencionado anteriormente y mucho más.

Y si necesitas aún más funciones, prueba CAKE.com Bundle: un paquete de productividad tres en uno que incluye Clockify (una herramienta de control del tiempo) y Pumble (una aplicación de mensajería empresarial) junto con Plaky por solo 12,99 $/usuario/mes.

¡Elimina todos los obstáculos de la colaboración en equipo y mejora la productividad con Plaky!  

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