Cuando se piensa en software de gestión de proyectos (PM) como Plaky, se suele pensar en las funciones principales, como la gestión de tareas, las automatizaciones y los paneles de control. Sin embargo, algunas de las mayores mejoras en la productividad provienen de funciones más sutiles que ahorran tiempo y simplifican el trabajo.
En este artículo, exploraremos las 10 funciones subestimadas de Plaky by CAKE.com que pueden ayudar a tu equipo a trabajar más rápido y obtener aún más valor de la plataforma.
- Las funciones aparentemente pequeñas de Plaky pueden tener un gran impacto en la productividad.
- Funciones como Subelementos, Ordenar, Filtrar y la fila de Resumen facilitan la gestión de proyectos complejos.
- Las funciones de personalización, como la Configuración de colores y la Terminología personalizada, te ayudan a adaptar Plaky a tus preferencias.
- Funciones como Tableros favoritos, Copiar URL de elementos y Duplicar tableros mejoran la navegación y la usabilidad.
Las 10 funciones de Plaky by CAKE.com que a menudo se pasan por alto
Aquí te mostramos algunas funciones menos conocidas de Plaky y cómo usarlas para mejorar tus flujos de trabajo en gestión de proyectos.
La mayoría de estas funciones subestimadas de Plaky están disponibles de forma gratuita. Solo las Acciones masivas, la Coloración condicional y la Duplicación de tableros son funciones de pago, pero los usuarios gratuitos pueden probarlas al activar la prueba gratuita de 7 días de Plaky.
1. Subelementos
Los subelementos de Plaky permiten a nuestros usuarios (incluso en el plan gratuito) dividir grandes unidades de trabajo en partes más manejables.
En pocas palabras, algunas tareas implican múltiples pasos y colaboradores, lo que puede dificultar su supervisión a menos que se divida el trabajo complejo en partes más pequeñas.
Por ejemplo, el rediseño de un sitio web podría incluir subtareas como:
- Crear wireframes
- Diseñar la maquetación de las páginas
- Redactar el contenido
- Recopilar feedback de las partes interesadas
- Realizar las pruebas finales
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En esencia, los subelementos funcionan como elementos normales, heredando los mismos tipos de campos de las tareas principales, lo que ofrece varias ventajas:
- Seguimiento coherente en todos los niveles de trabajo: realiza un seguimiento tanto de los objetivos generales como de los pasos de ejecución detallados de forma estructurada.
- Supervisión del progreso más sencilla: en lugar de marcar toda la tarea como En curso durante semanas, puedes ver qué partes están completadas, en desarrollo o pendientes.
- Mayor responsabilidad: asigna la responsabilidad de forma detallada para que todos sepan exactamente de qué son responsables.
Además, Plaky te permite mover subelementos a diferentes elementos principales o convertirlos en elementos normales una vez que se convierten en tareas más grandes (lo que facilita la adaptación a los cambios a lo largo del ciclo de vida del proyecto).
2. Acciones masivas [Pro]
Actualizar las tareas una por una puede no parecer un gran inconveniente, pero si tienes que gestionar docenas de ellas, las Acciones masivas de Plaky pueden agilizar el proceso considerablemente.
Plaky te permite seleccionar hasta 500 entidades a la vez y ejecutar estos comandos:
- Editar campos en masa
- Mover elementos en masa a otro grupo o tablero
- Duplicar (sub)elementos en masa
- Eliminar (sub)elementos en masa
- Convertir elementos en subelementos y viceversa en masa
Por lo tanto, las acciones masivas te ahorran mucho tiempo al mover un sprint completo a una nueva fase o asignar varias tareas a un miembro del equipo, por ejemplo.
Además, al aplicar actualizaciones a gran escala de forma uniforme en todo el proyecto, minimizas el riesgo de cometer errores o de omitir una acción importante.
Nota importante: Si aplicas una actualización masiva por error, puedes deshacerla en 30 segundos.
Finalmente, una vez que hayas terminado con las acciones masivas, simplemente haz clic en el botón the Salir del modo masivo en la barra flotante.
3. Ordenar y filtrar
Plaky by CAKE.com ofrece prácticas opciones de ordenación y filtrado.
En primer lugar, la ordenación te ayuda a organizar tus tareas de forma lógica. Puedes ordenar el trabajo por:
- Fecha de creación
- Creado por
- Número de subelementos
- Título
- Campo específico
Nuestra aplicación puede mostrar los datos en orden ascendente (A-Z, 1-10) o descendente (Z-A, 10-1).
Una aclaración: la ordenación por estado o etiqueta sigue el orden definido en la configuración del campo. La secuencia que establezcas (por ejemplo, Pendiente, En progreso, Hecho) se convierte en el orden lógico del flujo de trabajo que el sistema utiliza al ordenar las tareas.
Además, los filtros te ayudan a concentrarte. En lugar de ver todo a la vez, puedes limitar la vista para ver solo las tareas importantes en un momento dado; por ejemplo, puedes filtrarlas por:
- Fecha de creación
- Creado por
- Suscriptores del elemento
- Grupo del elemento
- Título
- Campos: Etiqueta, Persona, Estado, Fecha, Enlace y Números
Por ejemplo, puedes ver solo las tareas en curso, las vencidas, las que pertenecen a un proyecto o sprint específico, etc.
Al usarlas juntas, Ordenar y Filtrar en Plaky te permiten controlar la complejidad sin complicaciones: simplemente alterna entre vistas generales y vistas enfocadas y prácticas, sin perder el contexto.
4. Paneles
Plaky ha introducido los Paneles para ofrecerte una visión general más clara del progreso del proyecto sin tener que cambiar entre varios tableros.
La función de Paneles te permite reunir datos de diversos tableros en un solo lugar y visualizarlos mediante gráficos circulares y de barras. Puedes personalizar cada widget seleccionando:
- Fuentes de datos: qué tableros y campos proporcionan la información
- Agrupación: cómo se clasifican los datos en el gráfico
- Ordenación: el orden en que aparecen los grupos o valores
- Colores de las etiquetas: asignación de colores a las categorías para facilitar su distinción
- Filtros: selección de los datos específicos que se mostrarán en el widget
La capacidad de los Paneles depende de tu plan de Plaky:
- Plan Gratis: 1 tablero por panel
- Plan Pro: 15 tableros por panel
- Plan Enterprise: 30 tableros por panel
Los Paneles son especialmente útiles cuando necesitas supervisar el estado general del proyecto, comparar el progreso o identificar rápidamente áreas que requieren atención.
Ventaja adicional: Los paneles se pueden exportar para compartir información clave del proyecto fuera de Plaky, por ejemplo, en una reunión de equipo, un informe de progreso o una presentación para clientes.
5. Fila de resumen
Plaky ofrece la Fila de resumen porque comprender el estado general de un proyecto es tan importante como hacer un seguimiento de cada elemento.
La fila de resumen es la más práctica en la vista de tabla. Ubicada en la parte inferior de cada grupo de elementos, resume los datos de los siguientes campos:
- Números: Recuento, Suma, Promedio, Mediano, Mínimo o Máximo
- Estado y Etiqueta: Una barra de progreso con los estados/etiquetas expresados en porcentajes
- Fecha y Cronología: De la más antigua a la más reciente, la más antigua o la más reciente
- Persona: Todos los usuarios/equipos presentes en la columna
La información resumida facilita la obtención de información básica sin necesidad de cálculos manuales ni de exportar a otra herramienta.
Otra ventaja es la posibilidad de personalizar la fila de resumen. Los usuarios de Plaky pueden desactivar los resúmenes por completo u ocultarlos para columnas específicas, centrándose así en los datos que realmente facilitan la toma de decisiones.
En la vista Kanban, la fila de resumen extrae datos del campo de estado y muestra porcentajes codificados por colores.
En resumen, convertir datos brutos en información resumida te ayuda a supervisar el progreso e identificar tendencias sin salir del tablero de Plaky.
6. Copiar URL de (sub)elemento
La posibilidad de copiar URL de (sub)elemento en Plaky es más valiosa de lo que parece a primera vista, ya que la gestión de proyectos no se realiza de forma aislada.
Aunque Plaky centraliza el trabajo, a veces necesitas compartir tareas por correo electrónico o en reuniones. Con un solo clic, puedes generar un enlace directo a una (sub)tarea específica de Plaky y pegarlo donde quieras.
La opción de copiar el enlace del (sub)elemento en Plaky ofrece dos ventajas principales:
- Eliminar la confusión: los enlaces directos garantizan que todos estén hablando de la misma tarea (lo cual es especialmente valioso en proyectos grandes donde varias unidades de trabajo pueden tener nombres similares).
- Colaborar más rápidamente entre herramientas: ya sea que te comuniques por correo electrónico, chat de equipo o documentación del proyecto, las URL de las tareas te permiten conectar las conversaciones con el trabajo.
Como resultado, los equipos dedican menos tiempo a buscar información en Plaky y más tiempo a realizar sus tareas.
7. Coloración condicional [Pro]
Identificar información importante rápidamente puede ser un desafío en tableros grandes, por lo que Plaky cuenta con la Coloración condicional: una función para aplicar colores automáticamente a los elementos que cumplen con criterios específicos.
El proceso es sencillo:
- Elige el color que quieres aplicar
- Decide si resaltarás una celda específica o la fila completa
- Selecciona el campo que quieres monitorear
- Define la condición que activa el color
- Especifica el valor que completa la condición
Por ejemplo, puedes elegir resaltar:
- Fechas límite próximas
- Tareas vencidas
- Sobrecostes
- Tareas de alta prioridad
- Elementos sin asignaciones
Cuando un elemento cumple más de una condición de color, estas se aplican de abajo hacia arriba. Si quieres que otro color tenga prioridad, simplemente reordena las condiciones arrastrando y soltando.
En resumen, al convertir los datos en señales visuales, la coloración condicional en Plaky mejora la visibilidad y ayuda a los equipos a trabajar más rápido.
8. Duplicar tablero [Pro]
Ya que muchos proyectos siguen una estructura similar, es práctico poder recrear los mismos tableros rápidamente, como con la opción Duplicar tablero de Plaky.
En Plaky, existen tres maneras de reproducir un tablero:
- Solo estructura: la estructura básica
- Estructura y elementos: estructura, campos y elementos
- Estructura, elementos y actualizaciones: estructura, campos, elementos, comentarios, archivos y cualquier otra actualización realizada
Al especificar el grado de duplicación, evitas el desorden, y al mismo tiempo reutilizas las partes que realmente te serán útiles para tu próximo proyecto en Plaky.
Aquí tienes algunos ejemplos de cuándo te resultará útil la función de duplicar proyectos:
- Trabajo recurrente con clientes
- Incorporación de empleados
- Lanzamientos de productos
- Campañas de marketing
En definitiva, duplicar tableros es una forma sencilla de ahorrar tiempo y fomentar la coherencia entre proyectos. De lo contrario, corres el riesgo de omitir pasos importantes al recrear el mismo proyecto desde cero.
Las plantillas son otra forma de estandarizar procesos. Elige tableros prediseñados en el Centro de plantillas de Plaky o usa la opción Marcar como plantilla para reutilizar tus tableros ya probados.
9. Cambia la terminología de los elementos
Las aplicaciones de gestión de proyectos suelen usar términos como (sub)elementos porque son los más neutrales, pero puede ser útil adaptar esos términos generales a la forma de trabajar de tu equipo.
En Plaky, puedes cambiar la terminología de los elementos a nivel de tablero. Solo tienes que seguir estos sencillos pasos:
- Haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha
- Pasa el cursor sobre la opción Configurar elemento
- Selecciona Cambiar terminología del elemento en el menú desplegable
- Escribe los términos que quieras usar y haz clic en Guardar
Y así, todas las entradas del tablero se renombrarán con los términos que hayas introducido.
Aquí tienes algunos ejemplos de cómo podrían ser los elementos y subelementos según tu área de trabajo:
- RRHH: Candidato y Entrevista
- Operaciones/Gestión de Proyectos: Proyecto y Tarea
- Atención al cliente: Ticket y Respuesta
- Marketing Campaña y Activo
- Formación: Curso y Ejercicio
Si bien modificar la terminología de los elementos no cambia el funcionamiento de Plaky, puede mejorar notablemente su usabilidad, manteniendo la plataforma alineada con la documentación interna y las conversaciones del equipo.
10. Selector de color personalizado
Muchas herramientas de gestión de proyectos tienen una paleta de colores predefinida, pero ya que el color juega un papel fundamental en la organización de datos, Plaky ha incorporado un selector de color personalizado.
Puedes aplicar una amplia gama de colores a las etiquetas de estado, las etiquetas, los grupos de elementos y las reglas de coloración condicional para:
- Adaptarte a tu sistema visual preferido
- Lograr la armonía visual en todos tus proyectos
- Crear un sistema intuitivo para tu equipo
Plaky te permite elegir entre una paleta de colores sugerida o ajustar con precisión los tonos exactos mediante el selector de color hexadecimal.
Por ejemplo, algunos usuarios prefieren colores muy distintos para lograr el máximo contraste entre diferentes categorías. Otros prefieren una apariencia uniforme, como diferentes tonalidades del mismo color, lo que aporta mayor coherencia visual al tablero.
No existe una única forma correcta: simplemente elige la que mejor se adapte a cómo tu equipo procesa la información.
Descubre todo el potencial de Plaky by CAKE.com
Individualmente, las funciones menos conocidas de Plaky pueden parecer menores, pero combinadas con otras funcionalidades, los beneficios son evidentes:
- Reducción de clics
- Presencia de información más rápida
- Mayor eficiencia en el trabajo de los equipos
Si ya utilizas Plaky pero aún no lo has explorado a fondo, prueba sus funciones básicas y aprovecha al máximo nuestra plataforma.
Una gran ventaja: Incluso si cambias de otra herramienta de gestión de proyectos, empezar a usar Plaky no implica reconstruir todo desde cero. Mira el vídeo a continuación para aprender cómo importar tus datos existentes a Plaky.
No dejes pasar desapercibidas sus valiosas funciones: ¡empieza a explorar Plaky by CAKE.com!
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