Publicado: 10 de septiembre de 2025 
¿Te dedicas a la gestión de relaciones con clientes (CRM del inglés Customer Relationship Management) y buscas una herramienta eficaz para optimizar tu trabajo?
¡No busques más! Tenemos la solución perfecta para ti. Más allá de sus listas de verificación y cronogramas, Plaky cuenta con las funciones básicas de una herramienta CRM ligera.
Además de supervisar proyectos y tareas, nuestra plataforma te permite gestionar clientes potenciales, seguir las ventas y mantener la comunicación organizada con tus clientes.
Sigue leyendo para aprender cómo usar Plaky para CRM.
¿Por qué necesitas una herramienta CRM?
El software CRM es imprescindible si perteneces a alguno de estos grupos:
- Equipos de ventas: seguimiento de oportunidades, acuerdos, seguimientos, etc.,
- Equipos de marketing: segmentación de audiencias y seguimiento de campañas,
- Equipos de éxito y soporte al cliente: gestión de la incorporación, renovaciones y satisfacción del cliente,
- Directivos y gerentes de ventas: seguimiento de ingresos e indicadores clave de rendimiento (KPI), y
- Freelancers y propietarios de pequeñas empresas: seguimiento de proyectos y facturas.
En cuanto tienes más de un puñado de clientes, gestionar un CRM con hojas de cálculo y carpetas dispersas se vuelve caótico e ineficiente. En cambio, una herramienta CRM especializada te ayuda a:
- Centralizar los datos de los clientes: Almacena toda la información relevante en un solo lugar para evitar tener que buscar entre correos electrónicos o notas adhesivas.
- Gestionar fácilmente el pipeline de ventas: Sigue los clientes potenciales y los acuerdos a través de etapas específicas para lograr claridad y enfoque.
- Mejorar la colaboración entre equipos: Garantiza que todos en tu organización trabajen con el mismo sistema, reduciendo el trabajo en silos (trabajo aislado).
- Mejorar tus ventas e ingresos: Obtén información valiosa de la herramienta para acortar el ciclo de ventas y aumentar la tasa de cierre de tratos.
- Mejorar el servicio al cliente y retención: Consulta el historial completo de tus clientes para personalizar tu enfoque y fortalecer su lealtad.
Cómo usar Plaky para CRM: Los 5 sencillos pasos
Plaky te ayuda a simplificar y monitorear diversos aspectos de tu CRM. Aquí tienes 5 pasos que puedes seguir o adaptar a tus necesidades específicas.
1. Crea tableros relevantes
Comienza por mapear tu flujo de trabajo de CRM en Plaky. La mejor manera de abordar esto es crear diferentes tableros que reflejen el recorrido del cliente, por ejemplo:
- Contactos/cuentas: todos los clientes/empresas con detalles como sector, notas e información de contacto,
- Clientes potenciales: nuevos clientes potenciales con las etapas correspondientes (por ejemplo, Nuevo, Contactado, Cualificado),
- Ofertas/oportunidades (pipeline): el núcleo de la mayoría de los flujos de trabajo de CRM, con etapas como Prospección, Negociación, y Cerrado,
- Éxito del cliente/gestión de cuentas: relaciones continuas con los clientes después del cierre del trato, y
- Tableros complementarios: tareas diarias, campañas de marketing, colaboraciones, etc.
Crea tableros intuitivos con Plaky
Crear un tablero en Plaky solo requiere unos pocos clics. Hay dos maneras de hacerlo:
- Utiliza el centro de plantillas de Plaky: Ahorra tiempo eligiendo una de nuestras plantillas personalizables predefinidas (por ejemplo, acuerdos, consultas de clientes).
- Crea tableros desde cero: Añade campos personalizados uno por uno para especificar diferentes tipos de datos (texto, números, fechas, enlaces y más).
En otras palabras, Plaky funciona como una herramienta CRM y un software de gestión de trabajo general. Todo esto hace que nuestra plataforma sea altamente flexible sin sacrificar la facilidad de uso, lo cual es fundamental para usuarios nuevos o sin conocimientos técnicos.
💡 ¿Estás cambiando a Plaky y te preocupa perder los datos de tu herramienta CRM anterior? Aquí te mostramos cómo transferir los datos a Plaky fácilmente:
2. Automatiza las operaciones siempre que sea posible
Aprovecha las automatizaciones del tablero de Plaky para ahorrar tiempo y minimizar los errores humanos. Son automatizaciones sin código, lo que significa que cualquiera puede configurarlas (sin ayuda de un desarrollador).
Básicamente, configuras desencadenantes, condiciones opcionales y resultados: lógica del tipo “Cuando esto sucede, entonces haz aquello”.
Aquí tienes algunos ejemplos de automatización que podrían serte útiles para tu CRM:
- Asignación de clientes potenciales: Asigna automáticamente los nuevos clientes potenciales al representante adecuado según el producto o la zona geográfica.
- Actualizaciones de la etapa del pipeline: Cuando una oportunidad pasa a la etapa de Propuesta enviada, modifica su probabilidad y añade una fecha límite.
- Descandenates de notificaciones: Alerta a un responsable cuando una oportunidad importante cambia de etapa.
La principal ventaja es que las automatizaciones mantienen tu pipeline en marcha sin necesidad de intervención manual constante.
Sin embargo, hay casos en los que la automatización podría no ser la mejor opción, como por ejemplo en:
- Resolución de problemas complejos: Los problemas o quejas de los clientes que requieren debate no deberían gestionarse automáticamente.
- Gestión de datos confidenciales: Automatizar el acceso o la visibilidad de la información privada de los clientes podría generar riesgos para la privacidad.
En resumen, deberías automatizar los pasos rutinarios y predecibles del flujo de trabajo y evitar automatizar todo aquello que requiera decisión humana.
💡 CONSEJO PRO DE PLAKY:
¿Quieres una guía detallada paso a paso sobre cómo aplicar automatizaciones en Plaky? Lee esto:
3. Visualiza los datos y supervisa el progreso
Cambia entre las diferentes vistas del tablero según lo que necesites controlar y analizar. Plaky incluye:
- Vista de tabla: una vista tipo hoja de cálculo, ideal para introducir datos rápidamente, realizar acciones masivas, ordenar y filtrar,
- Vista Kanban: columnas con tarjetas que muestran las diferentes etapas (por ejemplo, Candidato → Propuesta → Negociación → Cerrado), perfecta para tu pipeline de ventas,
- Vista de diagrama de Gantt: una vista de línea de tiempo que te permite ver elementos que se superponen y evitar cuellos de botella, ideal para gestionar tareas urgentes, y
- Vista de gráfico: gráficos circulares y de barras que muestran proporciones y distribución, excelentes para comparar datos a lo largo del tiempo o entre miembros del equipo.
Además, es fundamental revisar los datos periódicamente para:
- Monitorear los KPI del proyecto (como el número de nuevos clientes potenciales o acuerdos ganados/perdidos),
- Detectar campañas con bajo rendimiento o acuerdos estancados y actuar en consecuencia,
- Priorizar el trabajo y ajustar la gestión de clientes potenciales, y
- Obtener ideas realistas sobre la planificación futura y las expectativas de ingresos.
El registro de actividad de Plaky es la base del seguimiento del progreso. Es un registro cronológico de cada interacción y actualización en la plataforma. Siempre sabrás quién hizo qué y cuándo: cambios de estado, plazos, llamadas programadas y cualquier otra cosa que sigues con la aplicación.
4. Comunícate con los miembros del equipo
Un CRM es mucho más que datos y tableros. Tu objetivo es mantener a tu equipo alineado y asegurar que todos estén siempre informados. El contexto compartido y la transparencia evitan problemas como olvidar clientes potenciales o contactar dos veces a los clientes.
Por lo tanto, mantén la comunicación y la colaboración de tu equipo dentro de Plaky tanto como sea posible para evitar correos electrónicos perdidos y carpetas desorganizadas. Las principales funciones son:
- Comentarios y @menciones: Deja feedback y observaciones directamente en los elementos vinculados a un cliente específico. Etiqueta a tus compañeros para llamar su atención rápidamente y reemplaza las respuestas innecesarias con reacciones de emojis.
- Notificaciones: Confía en las notificaciones en tiempo real, manteniendo a todo el equipo informado sobre los cambios en los elementos a los que están suscritos.
- Archivos: Adjunta contratos, propuestas, presentaciones, etc., para que los miembros relevantes del equipo tengan fácil acceso a ellos sin tener que buscar archivos adjuntos en el correo electrónico.
- Campo de enlace: Para materiales de referencia que no sean archivos, simplemente añade las URL en los campos de enlace (por ejemplo, el sitio web de un cliente, perfiles de LinkedIn, un documento compartido en línea).
Todas estas funciones de Plaky evitan la pérdida de datos y facilitan la incorporación de nuevos miembros al equipo, ya que pueden ver toda la información y los archivos relevantes en un solo lugar.
5. Perfecciona tu enfoque según sea necesario
Recuerda que tu flujo de trabajo debe evolucionar a medida que lo hacen tu equipo y tus clientes. En Plaky, puedes perfeccionar los procesos de CRM mediante:
- Edición/eliminación de tableros y elementos: Adapta tus flujos de trabajo con solo unos clics a medida que cambia tu proceso.
- Actualización/eliminación de automatizaciones: Evita el desorden y los errores actualizando o eliminando las automatizaciones cuando cambia el contenido del tablero.
- Adición/eliminación de miembros del equipo: Mantén tu CRM alineado con tu plantilla actual.
- Actualización de roles y permisos de usuario: Controla el acceso a datos confidenciales involucrando solo a los miembros del equipo relevantes.
Y no te preocupes si cambias de opinión sobre borrar algo: Plaky guarda los tableros y elementos eliminados en la sección Papelera de la aplicación durante los próximos 30 días. Esto significa que puedes recuperarlos dentro de ese período.
En resumen, revisar y perfeccionar tu enfoque periódicamente lo mantiene eficiente, con beneficios como:
- Flujos de trabajo más fluidos: eliminando cuellos de botella y agilizando las tareas,
- Menos errores: eliminando información duplicada o desactualizada para una mayor concentración, y
- Mayor consistencia: estandarizando campos y procesos para aumentar la fiabilidad.
Utiliza Plaky, una herramienta CRM confiable y segura
En definitiva, un CRM se reduce a tener un sistema eficaz y confiable. Plaky cumple con esto, ya que es fácil de usar y ofrece seguridad de nivel empresarial.
Además, el precio de Plaky lo hace accesible para todos: empresas grandes, equipos en crecimiento , y usuarios individuales.
Por último, es importante mencionar el acceso móvil. Francamente, el trabajo con los clientes no siempre se realiza en la oficina, y con la aplicación móvil de Plaky (iOS y Android), puedes consultar el progreso y mantenerte en contacto con tu equipo estés donde estés.
Obtén la potencia de CRM que tu equipo necesita, sin costes ni complicaciones adicionales. ¡Prueba Plaky!
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