Quais são as Fases da Gestão de Projetos?

Gerenciar projetos pode ser uma experiência avassaladora, especialmente se você não tiver uma visão clara de todas as etapas que precisa seguir durante o projeto.

Para garantir o sucesso, é necessário dividir o projeto em fases e especificar o que precisa ser realizado em cada fase.

Todo projeto passa por cinco fases:

• Iniciação
• Planejamento
• Execução
• Monitoramento e Controle
• Encerramento

Este guia o levará pelas fases do projeto e as explicará em mais detalhes. Além disso, vamos sugerir os passos que você deve seguir para concluir cada fase com sucesso. 

• Todo projeto consiste em 5 fases: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.
• A fase de iniciação concentra-se na visão e nos objetivos do projeto, seguida pela fase de planejamento, que consiste em criar um roteiro para o projeto.
• Na fase de execução, você gerenciará todos os aspectos da entrega do projeto para garantir o seu sucesso.
• A fase de monitoramento e controle garante que o projeto esteja no caminho certo e incorpora as mudanças necessárias antes do encerramento.
• As fases de gerenciamento de projetos fornecem estrutura e ferramentas para garantir que os projetos tenham a melhor chance de sucesso.

1ª fase: Iniciação do Projeto

A primeira fase do ciclo de vida de um projeto é a fase de iniciação do projeto. 

Nesta fase, você deve:

• Definir a visão e os objetivos do projeto 
• Documentar o que você deseja realizar 
• Obter aprovações das partes interessadas do projeto, stakeholders.

Aqui estão os passos que você precisa tomar para atingir esses objetivos.

Como iniciar um projeto?

Aqui estão as etapas que você deve seguir para garantir que a fase de iniciação seja bem-sucedida:

1. Elabore um caso de negócio
2. Conduza um estudo de viabilidade
3. Desenvolva um termo de abertura do projeto
4. Determine e crie um registro de partes interessadas
5. Selecione as ferramentas de gerenciamento de projetos

Vamos explicar cada passo.

#1 Elabore um caso de negócio

Primeiro, você deve criar um plano de negócios. De acordo com a Association for Project Management (APM), um plano de negócios “fornece justificativa para a realização de um projeto, programa ou portfólio.”

Este documento explica por que a empresa deve alocar recursos em um projeto específico.

Seu propósito é convencer a alta gerência a aprovar o projeto. Além disso, o business case aborda as potenciais preocupações da gerência sobre quaisquer riscos comerciais ou financeiros.

#2 Conduza um estudo de viabilidade

Após a aprovação do business case, você deve realizar um estudo de viabilidade. 

A Investopedia define um estudo de viabilidade “como "uma avaliação da praticidade de um plano ou projeto proposto". ” 

É uma maneira de avaliar o potencial de sucesso do projeto. 

Também ajuda a identificar potenciais problemas que podem surgir.

Para determinar se um projeto pode ter sucesso, um estudo de viabilidade considera:

• Fatores econômicos
• Fatores legais
• Fatores técnicos 
• Fatores de agendamento 

#3 Desenvolva um termo de abertura do projeto

Você sabia que alguns profissionais de gerenciamento de projetos veem o termo de abertura do projeto (ou Project Charter) como a melhor ferramenta de marketing do projeto? Isso ilustra perfeitamente a importância deste documento. 

O iniciador ou patrocinador do projeto emite o termo de abertura do projeto — um documento que autoriza formalmente a existência dele.

Além disso, o termo de abertura do projeto dá ao gerente de projeto a autoridade para aplicar recursos organizacionais às atividades do projeto.

Exemplos de recursos organizacionais incluem membros da equipe, capacidade, orçamento, equipamento, tecnologia, etc.

Um termo de abertura também fornece um link direto entre o projeto e os objetivos estratégicos da organização. Além disso, ele mostra o comprometimento organizacional com o projeto.

#4: Determine e crie um registro de partes interessadas, stakeholders

Não há projeto sem partes interessadas (stakeholders). Em essência, stakeholders são todas as pessoas que têm influência ou podem ser influenciadas pelo projeto.

Um registro de partes interessadas lista todos os stakeholders do projeto. É, basicamente, um índice de todos os stakeholders do projeto e seus atributos críticos. 

Você deve criar esse registro o mais cedo possível no ciclo de vida do projeto.

Se você não determinar todas as partes interessadas em seu projeto que podem ter influência sobre ele, as chances são altas de que seu projeto esteja fadado ao fracasso logo no início.

Portanto, esta etapa é uma das mais críticas.

#5 Selecione ferramentas de gerenciamento de projetos

A etapa final na fase de iniciação é sobre escolher ferramentas de gerenciamento de projetos.

Um software de gerenciamento de projetos, como o Plaky pode ajudar você a:

• Organizar seu projeto
• Sempre saber o que os membros da sua equipe estão fazendo
• Acompanhar o progresso do projeto de forma eficaz

2ª fase: Planejamento do Projeto

“Se falhar em planejar, você está planejando falhar!”

― Benjamin Franklin

Na fase de planejamento do projeto, pretendemos construir um roteiro do projeto.

Prosseguir para a fase de execução sem planejar um projeto expõe você ao risco de exceder os recursos disponíveis e não atingir seus objetivos.

Como planejar um projeto?

Após concluir com sucesso a fase de iniciação, você estará pronto para o planejamento do projeto.

Esta fase consiste nas seguintes nove etapas:

1. Etapa #1 Determinar os objetivos do projeto
2. Etapa #2 Definir o escopo do projeto
3. Etapa #3 Preparar uma estrutura analítica do projeto (WBS)
4. Etapa #4 Desenvolver um cronograma do projeto
5. Etapa #5 Planejar recursos
6. Etapa #6 Desenvolver um plano de comunicação
7. Etapa #7 Desenvolver um plano de gerenciamento de riscos
8. Etapa #8 Planejar orçamento
9. Etapa #9 Escolher sua metodologia preferida de gerenciamento de projetos

Nove etapas podem parecer muito, mas não se preocupe — nós passaremos por todas elas.

Etapa #1 Determinar os objetivos do projeto

Existem vários métodos para definir os objetivos do seu projeto. Vamos dar uma olhada nos dois mais populares — S.M.A.R.T. e C.L.E.A.R.

Definição e exemplo de metas S.M.A.R.T.

Metas S.M.A.R.T. são metas Específicas, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Baseadas em Prazos:

• Para tornar as metas Específicas — Especifique o que exatamente precisa ser feito.
• Para tornar as metas Mensuráveis ​​— Defina metas para que você possa medi-las.
• Para tornar as metas Atingíveis — Certifique-se de que sua meta seja realista e possa ser alcançada.
• Para tornar as metas Relevantes — A meta deve ser relevante para concluir seu projeto.
• Para tornar as metas Baseadas em Prazos — Cada meta precisa de uma data-alvo.

Vejamos um exemplo de meta S.M.A.R.T

Suponha que sua empresa queira criar um software de CRM para uso interno de suas equipes de marketing e vendas.

Neste caso, sua meta S.M.A.R.T. pode ser assim:

Crie um software CRM que organize pelo menos 3000 consultas recebidas por semana para que nossa equipe possa organizar essas consultas e respondê-las em até 24 horas após o recebimento.

• Específico: Crie um software de CRM
• Mensurável: que organize pelo menos 3000 
• Atingível: consultas recebidas por semana 
• Relevante: para que nossa equipe possa organizar essas consultas
• Com prazo definido: e respondê-las dentro de 24 horas após o recebimento.

Definição e exemplo de metas C.L.E.A.R

C.L.E.A.R. significa metas colaborativas, limitadas, emocionais, apreciáveis ​​e refináveis.

• Metas colaborativas — Elas devem envolver sua equipe e encorajar as pessoas a trabalharem juntas.
• Metas limitadas — Elas são limitadas em tempo e escopo.
• Metas emocionais — Elas devem parecer emocionalmente significativas para os funcionários, tornando-os apaixonados por alcançá-las.
• Metas apreciáveis ​​— Metas grandes são divididas em etapas menores e mensuráveis.
• Metas refináveis ​​— Elas podem ser refinadas e modificadas conforme novas situações ou informações surgem.

Vamos fornecer um exemplo de meta C.L.E.A.R.

Imagine que sua empresa quer desenvolver um aplicativo de bate-papo em equipe para uso interno e planeja oferecê-lo aos clientes em um futuro próximo.

Uma meta C.L.E.A.R. para este projeto pode ser assim:

• Colaborativo: Nossas equipes de marketing, produto, desenvolvimento, design e teste trabalharão juntas para criar um aplicativo de bate-papo empresarial. 
• Limitado: Dedicamos seis meses para concluir este projeto. 
• Emocional: Este aplicativo permitirá que nossas equipes se comuniquem de forma mais eficiente. 
• Apreciável: As equipes de marketing e produto terão um mês para especificar funcionalidades. Depois disso, a equipe de design também terá duas semanas para elaborar pelo menos duas propostas de design e duas semanas para trabalhar em ajustes. Então, a equipe de desenvolvimento terá três meses para concluir o trabalho em funcionalidades. A etapa final, teste, durará um mês. 
• Refinável: Os ajustes no tempo programado e nas funcionalidades podem ser feitos com base nas informações que obtemos por meio do projeto. Por exemplo, podemos descobrir que os clientes gostariam de algumas funcionalidades que não planejamos inicialmente ao ler as avaliações que eles deixaram para aplicativos semelhantes de nossos concorrentes. 

Etapa #2 Definir o escopo do projeto

Se você é um gerente de projeto, sem dúvida sabe a importância do escopo efetivo do projeto.

O Australian Institute of Project Management (AIPM) define um escopo de projeto como “um resumo acordado de todos os parâmetros importantes de todo o projeto”, como o seguinte:

• Metas 
• Entregáveis 
• Tarefas 
• Custos 
• Prazos

De acordo com o AIPM, o escopo do projeto é vital porque estabelece:

• Responsabilidades 
• Critérios de sucesso 
• Limites do projeto 
• Procedimentos para como o trabalho será aprovado 

Em palavras simples, o escopo do projeto define todos os elementos do projeto e ajuda a entregar projetos bem-sucedidos. Uma vez aprovado, ele se torna um ponto de referência no projeto.

Etapa #3 Preparar uma estrutura analítica do trabalho (WBS)

Muitas vezes é necessário dar pequenos passos para alcançar algo grande. Quando um projeto é complexo, precisamos de uma estrutura de detalhamento de trabalho.

Em palavras simples, o WBS fornece uma estrutura hierárquica de atividade do projeto.

De acordo com a Association for Project Management, o WBS forma a base do Plano de Projeto, decompondo o projeto principal em estágios, depois pacotes de trabalho e depois em subatividades por pacote de trabalho.”

E os níveis de detalhes para um WBS dependem da complexidade do projeto.

Software gratuito de gerenciamento de projetos

Gerencie todas as tarefas do projeto e melhore os fluxos de trabalho com o Plaky.

Inscreva-se Saiba mais

Etapa #4 Desenvolver um cronograma de projeto

Começar um projeto sem um cronograma de projeto é como ir em uma caça ao tesouro sem um mapa.

O Instituto Australiano de Gerenciamento de Projetos define um cronograma de projeto como um cronograma que mostra a data de início e término de todas as tarefas do projeto, como as tarefas se relacionam entre si e, geralmente, quais membros da equipe ou outros recursos são responsáveis ​​pela entrega.

Um cronograma de projeto faz o seguinte: 

• Especifica o tempo que precisamos para as tarefas necessárias
• Conjuntos de marcos do projeto que precisamos cumprir para concluir o projeto no prazo
• Distribui recursos entre as tarefas
• Pode ser apresentado em diferentes formatos para atender a várias partes interessadas

O agendamento de projetos pode ser difícil sem o software de gerenciamento de projetos certo para ajudar a manter seu trabalho na direção certa.

Etapa #5 Planejar recursos

Recursos são ativos que você precisa para executar um projeto. Eles podem variar dependendo do tipo do seu projeto. 

Alguns exemplos de recursos de projeto incluem:

• Pessoas
• Recursos financeiros
• Tecnologia
• Material
• Maquinaria

Você pode obtê-los internamente ou através de fontes externas.

Um plano de recursos especifica, organiza e lista os recursos necessários para concluir um projeto com sucesso. 

Etapa #6 Desenvolver um plano de comunicação

A comunicação eficaz importa. O planejamento da comunicação é uma etapa vital para qualquer projeto para manter todos informados.

O planejamento da comunicação implica:

• Especificar os tipos de informações que você deseja entregar
• Definir quem receberá essas informações
• Definir o formato de comunicação
• Definir o tempo de liberação e distribuição das informações

Um estudo da Economist Intelligence Unit — citado em estatísticas de comunicação no local de trabalho — ilustra como a comunicação deficiente no ambiente de trabalho pode prejudicar o sucesso da empresa. Mais especificamente, pode resultar no não cumprimento de projetos — em 44% dos casos.

Então, reserve um tempo para desenvolver um plano de comunicação bem elaborado.

Etapa #7 Desenvolver um plano de gerenciamento de risco

Um plano de gerenciamento de riscos indica como lidar com os riscos em seu projeto. Ele aborda os seguintes pontos:

• Como avaliar o risco
• Quem é responsável pela avaliação de risco
• Com que frequência realizar o planejamento de risco

Existem muitos tipos de riscos, e você pode usar a mesma configuração da estrutura de detalhamento do trabalho (WBS) para desenvolver uma organização de detalhamento de risco (RBS).

A RBS é uma das ferramentas importantes disponíveis para gerenciar riscos.

É uma representação hierárquica de riscos, começando de níveis mais altos e descendo para níveis de risco menores.

Alguns riscos de projeto que você pode encontrar incluem:

• Altos custos de projeto 
• Explosão de escopo 
• Baixo desempenho da equipe
• Falta de clareza para as tarefas

Etapa #8 Planejar orçamento

Todo projeto requer financiamento. Na fase de planejamento, é vital estimar os custos do projeto.

Como você pode fazer isso?

“Gestão de Projetos” por Adrienne Watt descreve ferramentas e técnicas que você pode usar para estimar custos:

• Determinação de custo de recursos — significa determinar a taxa de mão de obra e materiais.
• Análise de lances de fornecedores — Às vezes, você tem que trabalhar com contratados externos para finalizar seu projeto. E esses contratados fazem lances no trabalho. Uma análise de lances de fornecedores o ajuda a avaliar e escolher aquele que você aceitará.
• “Gestão de Projetos” por Adrienne Watt descreve ferramentas e técnicas que você pode usar para estimar custos: 
• Custo de qualidade — Você precisará calcular o custo de todas as suas atividades relacionadas à qualidade no orçamento geral. Essas são atividades de prevenção e inspeção. Elas não incluem apenas testes, mas também tempo gasto revisando documentos, reunindo-se para analisar as raízes dos defeitos, alterando para corrigir os defeitos encontrados, etc. O custo da qualidade é uma maneira de rastrear o custo dessas atividades para ver se elas aumentam ou diminuem ao longo do tempo. 

Certifique-se de garantir os fundos necessários para dar suporte ao projeto em todas as fases.

Etapa #9 Escolher sua metodologia de gerenciamento de projetos preferida

Agora, é hora de decidir qual metodologia de gerenciamento de projetos você gostaria de usar. Algumas metodologias populares de gerenciamento de projetos são:

• Agile — Mais adequado para projetos que exigem flexibilidade e velocidade, colaborando para entregar continuamente o que funciona.
• Scrum — Uma abordagem curta de "sprint" para gerenciar projetos, ideal para equipes pequenas.
• Kanban — Envolve a visualização do fluxo de trabalho, melhora a velocidade e a qualidade da entrega do projeto.
• Scrumban — Um híbrido das metodologias Scrum e Kanban.
• Cascata  — Cada etapa do projeto é concluída antes de continuar para a próxima.
• Kaizen — Kaizen — Abrange melhoria contínua, envolvendo todos os membros da equipe.
• Lean — Promova uma análise do processo de trabalho para que você possa identificar e eliminar desperdícios como defeitos, superprodução, tempo de espera, processamento extra, etc.
• PRojects IN Controlled Environments (PRINCE2) — Uma metodologia orientada a processos, altamente estruturada, dividindo projetos em múltiplos estágios.
• Project Management Body of Knowledge (PMBOK) — Um conjunto de terminologia padrão e diretrizes para gerenciamento de projetos.
• Critical Path Method (CPM) — Um conjunto de terminologia padrão e diretrizes para gerenciamento de projetos.

Escolher a metodologia certa de gerenciamento de projetos permitirá que você gerencie seu projeto com sucesso e o entregue no prazo e dentro do orçamento.

3ª fase: Execução do Projeto

Após concluir as fases mencionadas anteriormente, você está pronto para executar seu projeto.

Nesta fase, você gerenciará todos os aspectos da entrega do projeto para garantir o seu sucesso.

Como executar um projeto?

A fase de execução do projeto consiste nas seguintes etapas:

1. Etapa #1 Atribuir tarefas
2. Etapa #2 Gerenciar pessoas e processos
3. Etapa #3 Gerenciar a comunicação
4. Etapa #4 Gerenciar o engajamento das partes interessadas
5. Etapa #5 Definir reuniões de status para garantir que tudo esteja dentro do cronograma

Vamos explicar brevemente o que cada etapa envolve.

Etapa #1 Atribuir tarefas

Esta é a hora de atribuir tarefas aos membros da sua equipe e começar a trabalhar no projeto.

Um gerente de projeto define o que precisa ser realizado e delega tarefas.

Para esse propósito, usar um software de gerenciamento de projetos nos dias de hoje é vital.

Ele facilita a atribuição de tarefas a diferentes equipes que trabalham em um projeto específico.

Você também obtém acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, a todas as informações sobre equipes e prazos — e é mais fácil compartilhar dados importantes com qualquer pessoa que os solicite (como partes interessadas ou fornecedores).

Sem montanhas de papelada ou longos tempos de espera para recuperar dados.

Etapa #2 Gerenciar pessoas e processos

Um gerente de projeto deve gerenciar o trabalho da equipe e recomendar mudanças e ações corretivas.

É vital saber quem está trabalhando em qual tarefa — e ser capaz de atribuir a tarefa a outra pessoa se ocorrer alguma mudança crítica.

Por exemplo, se o proprietário da tarefa estiver de licença médica, alguém precisa continuar trabalhando na tarefa para o projeto não se desviar.

Etapa #3 Gerenciar a comunicação

Também é importante nutrir uma boa comunicação entre os membros da equipe e as partes interessadas do projeto.

Um gerente de projeto pode configurar reuniões diárias e semanais com as partes interessadas.

Sua equipe pode usar um aplicativo de bate-papo empresarial para se comunicar de forma oportuna e eficiente.

Etapa #4 Gerenciar o engajamento das partes interessadas

Este processo consiste em atividades como:

• Envolver as partes interessadas em estágios relevantes do projeto para obter, confirmar ou manter seu comprometimento com o sucesso do projeto
• Gerenciar suas expectativas por meio de negociação e comunicação
• Abordar quaisquer riscos ou preocupações potenciais relacionadas ao gerenciamento das partes interessadas e prever problemas futuros que possam ser levantados
• Explicar e resolver problemas identificados

Ao manter as partes interessadas atualizadas e informadas, a probabilidade de sucesso de um projeto aumenta.

Há menos chances de elas ficarem frustradas com atrasos de prazos ou de interromperem o processo com demandas ou sugestões não planejadas.

Etapa #5 Definir reuniões de status para garantir que tudo esteja dentro do cronograma

Um gerente de projeto deve coletar status de tarefas dos membros de sua equipe e revisá-los em relação ao plano do projeto.

Por exemplo, as reuniões de status do projeto podem ser organizadas diariamente ou semanalmente.

Elas podem ser reuniões presenciais ou envolver teleconferências, se sua equipe for remota ou híbrida.

Os membros da equipe também podem ter um canal em um aplicativo de comunicação dedicado para compartilhar informações sobre o progresso do projeto ou enviar relatórios semanais ao gerente do projeto.

Agora, podemos passar para a próxima fase.

4ª fase: Monitoramento e controle do projeto

A fase de monitoramento e controle tem como objetivo garantir que o projeto esteja no caminho certo e incorporar quaisquer mudanças necessárias.

Como monitorar e controlar um projeto?

A fase de monitoramento e controle do projeto consiste nas seguintes etapas:

1. Etapa #1 Estabelecer indicadores-chave de desempenho (KPI)
2. Etapa #2 Monitorar o desempenho em tempo real
3. Etapa #3 Gerenciar o aumento do escopo
4. Etapa #4 Monitorar o engajamento das partes interessadas
5. Etapa #5 Monitorar solicitações de mudança
6. Etapa #6 Monitorar riscos
7. Etapa #7 Controlar custos e qualidade

Vamos explicá-los um por um.

Etapa #1: Estabelecer indicadores-chave de desempenho (KPI)

Em linguagem simples, os Indicadores-chave de desempenho (KPIs) são “os indicadores do progresso que você está fazendo em direção a um objetivo específico” — neste caso, o objetivo é o fim bem-sucedido do projeto.

Alguns exemplos de KPI incluem:

• Receita por hora
• Índice de desempenho de custo
• Custo de mão de obra por funcionário
• Utilização faturável
• Número de objetivos atingidos
• Número de solicitações de mudança
• Número de reclamações de clientes

OBSERVAÇÃO: Lembre-se de que não há uma lista universal de KPIs que possamos aplicar a todos os projetos. Dependendo dos critérios de desempenho, eles podem variar entre empresas e entre setores.

Etapa #2 Monitorar o desempenho em tempo real

Para esta etapa, uma ferramenta de gerenciamento de projetos é útil. Ela ajuda você a:

• Planejar 
• Organizar 
• Acompanhar as tarefas da sua equipe 

Além disso, facilita a colaboração dentro das equipes.

Alguns benefícios de usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos incluem:

• Integração mais fácil de novos membros da equipe
• Delegação efetiva de tarefas
• Acesso e compartilhamento de arquivos mais fáceis

É importante saber se os membros da equipe estão indo bem ou estão presos em suas tarefas.

Ao usar software de gerenciamento de projetos, os gerentes de projeto podem saber se um projeto está progredindo na velocidade certa — ou não. 

Etapa #3 Gerenciar o aumento do escopo

O aumento do escopo se refere às mudanças que ocorrem no escopo do projeto.

É quase impossível evitar o aumento do escopo, pois pequenos desvios do plano original geralmente acontecem ao longo de um projeto.

No entanto, um gerente de projeto deve monitorar as mudanças e encontrar suas causas.

Agora, você provavelmente se pergunta:

• O que causa o aumento do escopo no gerenciamento de projetos?
• Quais são os tipos de aumento do escopo?
• Como o aumento do escopo afeta um projeto?
• Como evitá-lo e gerenciá-lo?

Não se preocupe — já respondemos a todas essas perguntas em nosso guia que você pode encontrar abaixo.

Etapa #4 Monitorar o engajamento das partes interessadas

Esta etapa envolve monitorar os relacionamentos das partes interessadas do projeto e adaptar estratégias para engajar as partes interessadas modificando estratégias e planos de engajamento.

Como as partes interessadas são essenciais para o sucesso de qualquer projeto, um gerente de projeto deve garantir que elas permaneçam ativamente envolvidas.

Etapa #5 Monitorar solicitações de mudança

Uma solicitação de mudança implica sugerir a alteração de alguns aspectos do projeto, e pode se originar interna ou externamente.

Não é incomum que um cliente solicite uma mudança nos entregáveis ​​acordados.

Monitorar solicitações de mudança é importante, pois essas solicitações podem afetar:

• Escopo do projeto 
• Orçamento 
• Recursos necessários 
• Linha do tempo do projeto 

O gerente de projeto avalia as solicitações de mudança e decide a resposta apropriada.

Etapa #6 Monitorar riscos

O monitoramento de risco permite tomar ações corretivas oportunas e prevenir situações de crise.

Portanto, reserve um tempo para:

• Revisar regularmente potenciais riscos 
• Avaliar a probabilidade de acontecer para todos os riscos 
• Tomar medidas concretas para mitigar os riscos

📖 Curioso para aprender mais sobre diferentes tipos de risco em gerenciamento de projetos? Visite nosso Glossário de Termos de Gerenciamento de Projetos e explore sua vasta biblioteca de terminologia básica e avançada de gerenciamento de projetos.

Etapa #7 Controle de custos e qualidade

Nesta etapa final, você monitora o status do projeto para atualizar os custos do projeto e gerenciar mudanças na linha de base de custos.

Além disso, é importante monitorar e registrar os resultados das atividades de gerenciamento de qualidade para avaliar o desempenho — e garantir que as saídas do projeto sejam:

• Corretas 
• Completas 
• De acordo com as expectativas do cliente

Software gratuito de gerenciamento de tarefas

Acompanhe a execução do projeto atribuindo tarefas e monitorando o progresso delas no Plaky.

Cadastre-se Baixar

5ª fase: Encerramento do projeto

Após concluir com sucesso todas as fases mencionadas anteriormente, é hora de fechar o projeto.

Como encerrar um projeto?

A fase de encerramento do projeto incorpora sete etapas:

1. Etapa #1 Transferir todos os entregáveis
2. Etapa #2 Concluir a papelada
3. Etapa #3 Criar um relatório de encerramento do projeto
4. Etapa #4 Liberar recursos
5. Etapa #5 Organizar uma reunião post-mortem
6. Etapa #6 Arquivar documentação
7. Etapa #7 Comemorar o fim do projeto com sua equipe

Vamos explicar todas as etapas mais detalhadamente.

Etapa #1 Transferir todos os entregáveis

Você precisa finalizar e transferir as entregas do projeto para seu cliente.

Garanta que todos os documentos e entregas estejam atualizados e que não haja problemas não resolvidos.

Nesta etapa, você precisa:

• Revisar o documento de escopo do projeto para verificar se tudo foi entregue
• Confirmar a entrega e a aceitação formal dos entregáveis ​​pelo cliente

Etapa #2 Concluir a papelada

Todo projeto tem atividades administrativas, como aprovações por escrito, documentações e comunicação com diferentes partes.

Na fase de encerramento, você precisa garantir que todos os pagamentos aos fornecedores sejam concluídos.

Além disso, é importante obter a aprovação das partes interessadas, pois é uma prova legal de que os documentos do projeto foram concluídos. 

Etapa #3 Criar um relatório de encerramento do projeto

Um relatório de encerramento do projeto tem as seguintes funções:

• Resumir as realizações do projeto 
• Catalogar as entregas do projeto 
• Encerrar oficialmente o projeto

Ele fornece aprendizados importantes que ajudam as partes interessadas, auditores e futuros gerentes de projeto a entender como o trabalho foi concluído.

 Além disso, seu propósito é fornecer um quadro completo dos sucessos e fracassos do projeto.

Etapa #4 Liberar recursos

Os recursos do projeto podem ser pessoas, capital ou bens materiais necessários para a execução do projeto.

Liberar recursos significa dissolver a equipe do projeto e notificar fornecedores, vendedores e contratados externos sobre a conclusão do projeto.

Além disso, você precisa revisar os pagamentos pendentes e concluir o fechamento da aquisição.

Etapa #5 Marcar uma reunião post-mortem

As reuniões post mortem são realizadas quando um projeto é fechado.

Elas são valiosas, pois permitem que uma equipe de projeto discuta todo o processo e identifique o que deu certo e o que poderia ter sido feito melhor. 

Aqui estão algumas perguntas para ajudar você a lidar com sua análise post mortem:

• Você tinha todas as ferramentas e informações necessárias?
• O que, na sua opinião, correu bem?
• Quais foram os pontos problemáticos?
• Como podemos melhorar o fluxo do projeto?

Ao fazer essas perguntas, você pode identificar melhores práticas e oportunidades para melhorias futuras.

Etapa #6 Arquivar documentação

Antes de fechar um projeto, você deve finalizar e indexar todos os documentos associados ao projeto, como:

• Planos do projeto
• Esboço do escopo 
• Contratos 
• Custos 
• Cronogramas

Eles podem ser úteis para referência posterior.

Sempre certifique-se de ter arquivado todos os documentos e quaisquer notas e dados que possam ser úteis. 

Etapa #7 Comemorar o fim do projeto com sua equipe

Parabéns!

Você chegou ao fim do seu projeto, e é hora de comemorar esse sucesso com sua equipe.

Mostre apreço à sua equipe e agradeça pessoalmente a todos por sua contribuição para o sucesso do projeto.

Você também pode organizar uma festa de fim de projeto para reconhecer o trabalho duro da sua equipe.

Afinal, quem se diverte junto, permanece junto, e uma equipe satisfeita ficará feliz em trabalhar com você no futuro.

Por que as fases do projeto são importantes?

As fases de gerenciamento de projetos fornecem estrutura e ferramentas para garantir que os projetos tenham a melhor chance de sucesso. 

As fases de gerenciamento de projetos fornecem estrutura e ferramentas para garantir a melhor chance de sucesso. 

O The Australian Institute for Project Management aponta cinco benefícios do ciclo de vida de um projeto. Eles incluem:

• Fornecer uma estrutura para entrega do projeto
• Melhorar a comunicação entre os membros da equipe
• Permitir o acompanhamento do progresso em toda a organização
• Proporcionar a evolução progressiva do projeto
• Permitir revisões estruturadas que dão suporte à governança do projeto.

Então, certifique-se de não pular nenhuma das fases do projeto. É uma estrutura unificada que salva seu projeto de falhas e o salva de estresse e esgotamento.

Resumo: Cada fase do projeto importa

Cada fase do projeto tem um papel vital na conclusão bem-sucedida de um projeto.

Se você não tem uma visão clara do que deseja alcançar com um projeto específico e não identifica seus stakeholders inicialmente, não pode esperar sucesso.

Além disso, sem planejamento adequado, não há execução bem-sucedida.

Como as mudanças geralmente acontecem por meio de um projeto, o monitoramento e o controle também não podem ser omitidos.

Além disso, sem um encerramento formal e transferência de todas as entregas, um projeto pode se tornar um processo sem fim.

Então, siga todos os passos descritos neste guia e você poderá executar seu projeto com sucesso.

A melhor maneira de ver seu projeto com sucesso em todas as suas fases é usar um software de gerenciamento de projetos. Faça uma conta gratuita no Plaky e garanta que você permaneça no caminho certo com seus projetos e tarefas.

Comece a usar o Plaky