Los 9 principales roles en gestión de proyectos y sus responsabilidades

Cada proyecto tiene sus hitos y objetivos, y alcanzarlos requiere diferentes habilidades y conocimientos. Ciertos roles de proyecto se han vuelto comunes con el tiempo, y algunos ahora están presentes en casi todos los proyectos, independientemente del sector.

Revisa los roles clave del proyecto y sus responsabilidades, y aprende a implementarlos en tu próximo proyecto.

• Los roles y responsabilidades de un equipo varían según el proyecto y las diferentes industrias, por lo que no existe un conjunto universal de roles.
• Los gerentes de proyecto son unas figuras clave en cada proyecto, ya que son responsables de dirigir todas las fases del proyecto hasta su finalización.
• Puedes establecer fácilmente los roles de un proyecto definiendo los objetivos que quieres alcanzar y determinando las habilidades necesarias de tu equipo.
• Software de gestión de proyectos con permisos de usuario definidos puede ser de gran ayuda para gestionar los diferentes roles.

¿Qué es un equipo de proyecto?

Un equipo de proyecto se refiere a un grupo de personas que trabajan en un proyecto compartido.

Los miembros de un equipo de proyecto suelen poseer diversas habilidades que complementan las de los demás miembros, creando un grupo coherente con diferentes roles y responsabilidades.

El número de roles y miembros del equipo en el proyecto puede variar según el tipo de proyecto y el sector de la empresa.

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Los 9 roles y responsabilidades clave de un proyecto

Los roles en un proyecto varían según el tipo de proyecto y negocio, por lo que no existe una lista universalmente aceptada que se pueda aplicar a todos los casos.

En su lugar, podemos describir los 9 roles clave que probablemente encontrarás en un equipo de proyecto.

Expliquemos brevemente qué implica cada rol.

Gerente de proyecto

Los gerentes de proyecto están a cargo de la gestión de proyectos. Son responsables de planificar, organizar, gestionar, controlar e informar sobre todas las fases del proyecto.

Los gerentes de proyecto son profesionales que mantienen el proyecto dentro del cronograma y el presupuesto, al mismo tiempo que logran su objetivo.

Algunas de las responsabilidades del gerente de proyecto más importantes son:

• Definir el alcance del proyecto,
• Planificar y organizar las tareas,
• Gestionar los recursos del proyecto,
• Negociar con contratistas y proveedores,
• Evaluar y gestionar los riesgos,
• Comunicarse con el patrocinador del proyecto y otras partes interesadas,
• Gestionar los cambios,
• Documentar el progreso del proyecto,
• Recopilar firmas, y
• Motivar a las personas.

Patrocinador del proyecto

Un patrocinador del proyecto suele ser una persona o un grupo de personas en el nivel de alta gerencia.

Los patrocinadores del proyecto son responsables del éxito del proyecto y brindan orientación y recursos al equipo del proyecto y al gerente del proyecto. Tienen 3 responsabilidades clave:

• Visión: asegurar de que el proyecto esté en línea con las metas, la estrategia y los objetivos del negocio,
• Gobernanza del proyecto: garantizar que el lanzamiento y la ejecución del proyecto se lleven a cabo adecuadamente, y
• Valor y beneficios: gestionar los riesgos y los cambios al tiempo que se garantiza la calidad del proyecto.

En general, el patrocinador del proyecto:

• Alinea el proyecto con la estrategia, las metas y los objetivos del negocio,
• Garantiza el lanzamiento y la iniciación adecuados del proyecto, 
• Aprueba el presupuesto del proyecto y todos los cambios significativos en el alcance,
• Toma decisiones clave para el proyecto,
• Garantiza la disponibilidad de los recursos del proyecto,
• Brinda feedback periódico al equipo del proyecto sobre el desempeño en relación con las expectativas,
• Evalúa el estado del proyecto y su progreso, y
• Define los criterios para el éxito del proyecto y cómo se adapta al negocio en general.

En resumen, el patrocinador del proyecto está involucrado en el proyecto durante todo su ciclo de vida.

Partes interesadas del proyecto

Las partes interesadas del proyecto son personas interesadas en un proyecto específico que tienen influencia en su resultado.

Lo que es específico acerca de las partes interesadas del proyecto es lo siguiente:

• Pueden ser internas o externas al proyecto.
• Pueden estar involucradas pasiva o activamente en un proyecto, o incluso no ser conscientes de su participación.
• Sus prioridades pueden cambiar durante las diferentes fases del proyecto.
• Sus intereses también pueden cambiar a lo largo del proyecto.
• Proporcionan información, según sea necesario, para garantizar que el proyecto se desarrolle según lo planeado y cumpla con los objetivos y resultados previstos.

No existe una lista universal de partes interesadas que se aplique a todos los proyectos. Además, ten en cuenta que los proyectos suelen estar influenciados por factores externos que deben considerarse.

Miembros del equipo de proyecto

Un equipo de proyecto está formado por personas con diferentes habilidades y roles en un proyecto.

Los miembros del equipo del proyecto hacen lo siguiente:

• Proporcionan experiencia para ejecutar las tareas del proyecto,
• Completan el trabajo asignado,
• Colaboran con otros miembros del equipo para lograr los objetivos del proyecto,
• Participan en las reuniones del equipo del proyecto,
• Informan sobre los problemas y el estado del proyecto, y
• Documentan el proceso.

Los miembros del equipo del proyecto pueden participar en un proyecto a tiempo completo o parcial, según los requisitos del proyecto.

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Analista de negocios

Los analistas de negocios trabajan con los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas para establecer las necesidades comerciales. Se aseguran de que los equipos del proyecto tengan las herramientas, la tecnología y los recursos necesarios para completar tareas.

Las responsabilidades clave de un analista de negocios incluyen las siguientes:

• Planificar y supervisar las prácticas comerciales,
• Determinar y priorizar las necesidades y los requisitos operativos y técnicos de la organización,
• Comprender los objetivos, las estrategias y las necesidades comerciales,
• Verificar que los entregables del proyecto cumplan con los requisitos,
• Analizar los datos, y
• Documentar y analizar los requisitos del proyecto.

Coordinador de proyecto 

Un coordinador de proyectos ayuda al gerente de proyectos y a los miembros del equipo con las tareas administrativas relacionadas con el proyecto, para que el proyecto se desarrolle sin problemas.

Las tareas de un coordinador de proyectos pueden incluir:

• Supervisar el progreso diario del proyecto y brindar actualizaciones a los gerentes de proyectos u otras partes interesadas,
• Solicitar el equipo y los suministros de oficina necesarios,
• Garantizar que los miembros del equipo tengan los recursos que necesitan para completar las tareas a tiempo y dentro del presupuesto,
• Realizar tareas relacionadas con la facturación y la contabilidad, 
• Organizar facturas, contratos, informes y otros documentos financieros,
• Administrar el papeleo relacionado con el proyecto, 
• Gestionar las fechas límite y el flujo de trabajo, y
• Programar reuniones y citas.

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Consultor de gestión de proyectos

A diferencia de los gerentes y coordinadores de proyectos, los consultores de gestión de proyectos son expertos externos que son contratados por una empresa para ayudar con un proyecto específico.

Por lo tanto, son expertos externos en gestión de proyectos que pueden ayudar al gerente de proyectos a dirigir el proyecto en la dirección correcta.

Algunas de sus responsabilidades pueden incluir las siguientes:

• Familiarizarse con la empresa y su funcionamiento,
• Ayudar al gerente de proyectos a crear una estrategia de proyecto que se adapte a sus necesidades,
• Introducir soluciones innovadoras para ayudar al proyecto,
• Resolver problemas potenciales y cuellos de botella, y
• Aportar experiencia en áreas con las que el gerente de proyectos no está familiarizado.

Comité directivo

Los miembros de un comité directivo suelen ser la dirección de la empresa y las partes interesadas de alto nivel.

La función de un comité directivo es:

• Supervisar un proyecto de principio a fin, 
• Brindar orientación, y 
• Garantizar la entrega de los resultados del proyecto y el logro de los resultados del proyecto.

En pocas palabras, un comité directivo apoya a los gerentes de proyectos que trabajan hacia direcciones estratégicas de la empresa.

Un comité directivo es responsable de lo siguiente:

• Establecer la dirección estratégica de los proyectos,
• Brindar asesoramiento sobre el presupuesto y los cambios en el proyecto,
• Identificar las prioridades del proyecto,
• Identificar los posibles riesgos,
• Monitorear los riesgos y los plazos,
• Priorizar y reordenar los resultados del proyecto, y
• Determinar los resultados del proyecto y ayudar a cumplirlos.

Experto en la materia

Los expertos en la materia tienen un conocimiento profundo de una materia, área comercial o área técnica específicas. Asesoran y aconsejan a los equipos de proyecto y los ayudan a mejorar los procesos comerciales para cumplir con los resultados esperados del proyecto.

Los expertos en la materia suelen:

• Comunicarse con los gerentes de proyecto o las partes interesadas del proyecto para sugerir las mejores prácticas o procedimientos,
• Aportar información a las partes interesadas y a los gerentes de proyecto para ayudar a establecer los objetivos y requisitos del proyecto,
• Definir procedimientos o estándares (ya que son expertos que conocen la forma correcta o mejor de realizar las tareas),
• Aportar sugerencias para mejoras de procedimiento,
• Determinar objetivos de rendimiento y especificar niveles de rendimiento aceptables,
• Responder a las preguntas de los miembros del equipo sobre el contenido o la estrategia de las tareas del proyecto, y
• Ayudar a los gerentes de proyecto a identificar posibles riesgos y solucionar problemas relacionados con su área de especialización.

Ejemplo de un equipo de proyecto

Para explicar con más detalle las funciones del equipo de proyecto, veamos un ejemplo específico. Nos centraremos en el equipo de desarrollo web de una empresa de desarrollo de software.

Un equipo de desarrollo web puede contar con los siguientes profesionales:

• Gerente de proyecto,
• Desarrolladores,
• Equipo de control de calidad,
• Diseñadores de UX/UI, y
• Analista de negocio.

El gerente de proyecto realiza las siguientes acciones:

• Planifica el proyecto, 
• Desarrolla un cronograma del proyecto, 
• Forma el equipo de proyecto,
• Proporciona un enfoque para el equipo,
• Gestiona la carga de trabajo del equipo, y 
• Gestiona los riesgos y el presupuesto.

Los desarrolladores trabajan en el desarrollo front-end y back-end, mientras que el equipo de control de calidad garantiza la mejor calidad del software probándolo para detectar errores.

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Los diseñadores UX/UI se encargan de:

• Recopilar y evaluar los requisitos del usuario en colaboración con los gerentes de producto e ingenieros, y
• Aportar ideas de diseño y diseñar elementos de la interfaz gráfica de usuario, como menús, íconos y pestañas.

Por último, el analista de negocio:

• Garantiza el cumplimiento de los requisitos, 
• Actúa como enlace entre el cliente, el diseño y el desarrollo, y
• Traduce las solicitudes del cliente en especificaciones sobre el comportamiento de una determinada funcionalidad.

Cómo implementar los roles de un proyecto en 4 pasos

Si no estás seguro de cómo implementar los diferentes roles del proyecto en tu equipo, aquí tienes una guía rápida de 4 pasos:

1. Identificar roles
2. Definir habilidades y expectativas
3. Evaluar la carga de trabajo
4. Asignar roles

Identificar roles

Una vez que tengas los hitos y objetivos del proyecto, empieza a crear un plan de acción para alcanzarlos. 

Cada fase del proyecto requerirá ciertos recursos y profesionales.

Por ejemplo, el lanzamiento de una nueva línea de ropa requerirá costureras, diseñadores, gerentes de ventas, y modelos. Por otro lado, los proyectos de construcción necesitarán contratistas, ingenieros y arquitectos.

Definir habilidades y expectativas

Al definir los roles que necesitas, también debes determinar sus responsabilidades. 

Incluso si ya cuentas con un equipo disponible, debes definir las habilidades necesarias para el próximo proyecto y qué esperas de cada puesto. De esta manera, podrás comparar de inmediato quién es adecuado y quién falta. 

Encontrar al personal necesario antes del inicio del proyecto también puede ahorrarte costes adicionales posteriormente. Cuando el proyecto ya está en marcha, la falta de expertos puede causar retrasos costosos que prolongan el proyecto y provocan cambios en el cronograma y la disponibilidad de recursos.

Ahorra tiempo utilizando una matriz de habilidades. Tenemos una gratuita que puedes probar:

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Evaluar la carga de trabajo

A veces, algunos puestos son clave solo durante ciertas actividades y fases del proyecto y son completamente innecesarios para el resto del proyecto. Por eso, debes determinar a quién necesitas y cuándo.

Si un puesto ya existe en la empresa, es probable que la persona responsable ya esté trabajando en algo. Puedes informarles a ellos y a los demás equipos sobre el cronograma de tu proyecto para una mejor coordinación. 

Por otro lado, si aún no existe un puesto, puedes buscar un freelancer o un empleado fijo.

Asignar roles

Finalmente, cuando hayas determinado los roles necesarios para completar tu proyecto con éxito, puedes elegir a las personas que los desempeñarán.

Ten en cuenta que los empleados actuales son más fáciles de evaluar, dado que que ya conoces su personalidad y habilidades, pero las nuevas personas también pueden aportar un aire fresco al equipo. 

Por lo tanto, al asignar roles, céntrate en los conocimientos y la experiencia necesarios para alcanzar los objetivos de tu proyecto. Los nuevos empleados pueden contribuir a ampliar la base de conocimientos general y a mejorar la dinámica del equipo. A veces, incluso un talento adicional puede marcar una gran diferencia.

📖 Algunas metodologías y marcos de gestión de proyectos, como Scrum, tienen sus propios roles dedicados. Para obtener más información sobre ellos, así como otros términos de gestión de proyectos, consulta nuestro Glosario de términos de gestión de proyectos.

Gestiona los roles de un proyecto con Plaky

¿No sería fantástico poder gestionar proyectos y equipos completos con diferentes roles en una sola aplicación? Por suerte, herramientas como Plaky te ayudan a organizar todo tu trabajo en un solo lugar.

Con Plaky, puedes colaborar fácilmente con todos los miembros del equipo y seguir el progreso del proyecto. ¡A continuación te explicamos cómo!

Gestión de permisos

Una vez que invites a tu equipo, puedes asignar diferentes roles y otorgar permisos. Todos los miembros del equipo siguen el progreso del proyecto sin comprometer la integridad de la información ni generar problemas de seguridad.

Plaky cuenta con tres roles de usuario:

• Administrador (Admin),
• Miembro (Member), y
• Lector ( (Viewer), disponible en los planes de pago de Plaky).

Cada rol tiene sus propios permisos, para que puedas asignar roles según el rol real de cada persona en el equipo. Por ejemplo, un gerente de proyectos será administrador, mientras que una parte interesada externa podría tener el rol de lector para seguir el progreso del proyecto.

Si gestionas un proyecto que contiene información confidencial, el plan Pro de Plaky te permite crear espacios cerrados o tableros privados y limitar el acceso solo a los miembros.

Si vas un paso más allá y te registras en el plan Enterprise de Plaky, incluso puedes cambiar los permisos del tablero para que solo las personas seleccionadas puedan modificar la información y la estructura. 

Gestión de tareas

Para empezar, puedes ahorrar tiempo y usar una de las muchas plantillas de gestión de proyectos que ofrece Plaky. También puedes empezar desde cero y crear tu propio tablero que se adapte a tu proyecto.

Cada proyecto requiere diferentes estructuras y, entre las múltiples vistas del tablero, puedes elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.

También puedes crear elementos que puedas asignar a uno o más miembros del equipo. Como alternativa, cada miembro del equipo puede tener un grupo de elementos dedicado con todas las tareas asignadas. Esto permitirá a los gerentes de proyectos seguir fácilmente el progreso del trabajo.

Lo mejor de todo es que cada elemento puede ser tan detallado como sea necesario, solo tienes que añadir los campos que necesites, como:

• Descripción de la tarea,
• Fecha límite,
• Prioridad y más.

Colaboración fluida

En Plaky, los elementos pueden contener no solo descripciones, sino también archivos. Puedes adjuntar documentos e imágenes antes de empezar a trabajar en una tarea, durante el trabajo o una vez finalizada.

De esta forma, toda la información y todos los archivos relacionados con un tema estarán en un solo lugar, sin que nadie pierda tiempo buscándolos en su bandeja de entrada.

Otra gran función de Plaky es la sección de comentarios, donde puedes comunicarte con otros en tiempo real. En cuanto alguien tenga noticias o una pregunta, puede etiquetar a la persona adecuada, quien recibirá una notificación inmediata. Además, para actualizaciones más rápidas, puedes usar reacciones con emojis.

Gestionar los roles del proyecto es muy fácil cuando se cuenta con las funciones de gestión adecuadas, que Plaky tiene todas. Así que, si quieres que cada miembro del equipo pueda seguir el progreso del proyecto dentro de los permisos de su rol, ya sabes por dónde empezar.

¿Aún no estás convencido? ¡Prueba Plaky tú mismo! La prueba gratuita de 14 días te espera para que pruebes todas las funciones.

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