¿Qué son los principios de gestión de proyectos?

En la actualidad, los proyectos deben adaptarse rápidamente para “sobrevivir” y tener éxito en entornos en constante cambio. 

Existe una necesidad urgente de abandonar la denominada gestión “por encima de la valla”, en la que simplemente se puede “lanzar la pelota” en el patio de otro y transferir la responsabilidad a quien la atrape.

En realidad, la gestión de proyectos adecuada debería basarse en la unidad y la comunicación entre todos los equipos involucrados en el desarrollo del proyecto, a lo largo de todas las fases del proyecto.

Por lo tanto, se deben seguir ciertos principios dentro de todos los equipos de proyecto que quieren mantener la coherencia del proyecto, así como facilitar el camino hacia un objetivo común.

En esta guía, examinaremos los principios fundamentales que todos los gerentes de proyectos (PMs, por sus siglas en inglés) deben respetar para lograr el éxito del proyecto. 

¡Así que, vamos a más detalles!

¿Cuáles son los principios de la gestión de proyectos?

Los principios de la gestión de proyectos son pautas generales que un equipo de proyecto debe seguir para garantizar una gestión eficaz del proyecto.

Seguir estos principios ayuda a construir una base sólida para: 

• La elaboración de estrategias, 
• La toma de decisiones, y
• La resolución de problemas.

Como se explica en la Guía del PMBOK®, séptima edición, los principios a menudo pueden reflejar la moral, y la moral está relacionada además con el código de ética. 

Según el Código de Ética y Conducta Profesional del PMI, los 12 principios de gestión de proyectos del PMBOK® están alineados con los 4 valores identificados como los más importantes para la comunidad de gestión de proyectos:

• Responsabilidad,
• Respeto,
• Justicia, y
• Honestidad.

Sin embargo, la forma en que aplicarás estos principios depende en gran medida de factores como: 

• El contexto de la organización,
• El tipo de proyecto,
• Los entregables del proyecto, 
• El equipo del proyecto, o
• Las partes interesadas. 

Ahora, echemos un vistazo más de cerca a los 12 principios básicos de la gestión de proyectos.

Los 12 principios de la gestión de proyectos

La última edición (la séptima) del PMBOK®, del Project Management Institute (PMI), enumera los siguientes 12 principios como los más importantes: 

1. Sé un gerente diligente, respetuoso y atento. 
2. Crea un entorno de equipo de proyecto colaborativo.
3. Relaciónate eficazmente con las partes interesadas. 
4. Céntrate en el valor.
5. Reconoce, evalúa y responde a las interacciones del sistema.
6. Demuestra comportamiento de liderazgo. 
7. Adapta según contexto.
8. Incorpora calidad a los procesos y los entregables. 
9. Navega por la complejidad.
10. Optimiza las respuestas a los riesgos. 
11. Incorpora la adaptabilidad y la resiliencia. 
12. Permite el cambio para lograr el estado futuro previsto.

Sigue leyendo, ya que analizaremos más a fondo cada uno de estos principios. 

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1. Sé un gerente diligente, respetuoso y atento

Al planificar un proyecto, los equipos de proyecto y sus líderes deben gestionar de manera responsable, tanto dentro como fuera de la organización.

La administración dentro de una organización implica que: 

• Toda la gestión está en línea con los objetivos internos, la misión y la visión de la organización, 
• Los recursos del proyecto se asignan diligentemente, y
• Se respeta a los miembros del equipo del proyecto, incluida su compensación, acceso a oportunidades y trato justo.

Por otro lado, ciertos factores externos que no se deben descuidar son:

• Factores sociales,
• Factores técnicos, y
• Factores ambientales sustentables.

Por lo tanto, si el objetivo del proyecto es, por ejemplo, construir un nuevo complejo residencial para brindar mejores opciones de vivienda, también debes considerar los posibles resultados negativos, como la reducción de espacios verdes o la presión sobre la congestión del tráfico.

Debes abordar los factores internos y externos del proyecto de manera estratégica para garantizar que todas las decisiones se tomen de manera responsable.

En definitiva, la gestión de proyectos consiste en alcanzar los objetivos de tu proyecto actuando con:

• Integridad,
• Cuidado, 
• Confiabilidad, y
• Cumplimiento.

2. Crea un entorno de equipo de proyecto colaborativo

Crear una cultura en la que todos contribuyan al objetivo final es uno de los rasgos clave de los equipos de proyecto exitosos. 

El trabajo en equipo ayuda a los equipos a alcanzar los objetivos con mayor facilidad y calidad, ya que cada individuo aporta su parte a la diversidad de:

• Habilidades,
• Conocimientos, y
• Experiencia.

Una experta a la que contactamos, Randi Mays, gerente de desarrollo de proyectos con certificación PMP en Oii.ai, subraya la importancia de comprender las diversas personalidades en el lugar de trabajo:

"Encuentra las fortalezas únicas de las personas para construir un equipo exitoso. Los gerentes de proyectos deben reconocer que las personas que conforman el equipo no tendrán la misma personalidad. Algunas trabajan mejor cuando se las deja solas, otras necesitan una orientación adecuada. Algunas aprenden sobre la marcha, otras leen el manual. Varía, pero si los gerentes de proyecto pueden identificar los puntos fuertes, entonces pueden asignar mejor las tareas adecuadas para que el proyecto siga avanzando.”

¿Qué es un entorno de equipo colaborativo? 

Según la Guía de PMBOK® (séptima edición), un entorno de equipo colaborativo incluye:

• Acuerdos de equipo: normas de trabajo que un equipo de proyecto establece al comienzo de un proyecto.
• Estructuras organizacionales: estructuras que se basan en roles, funciones o autoridad.
• Procesos: diferentes enfoques para la finalización de tareas establecidos por un equipo de proyecto, por ejemplo, una estructura de desglose del trabajo (EDT), un backlog, etc.

Una experta a la que contactamos, Kathryn Boudreau, gerente de proyectos y operaciones remotas de Spread Great Ideas y CallerSmart, destaca la importancia de los roles del equipo de proyecto: 

“Establece un protocolo de rendición de cuentas y responsabilidad al mismo tiempo que garantiza sistemas de capacitación adecuados para los miembros del equipo y la gestión de equipos virtuales.”

Kathryn Boudreau también sugiere que una forma de aumentar la colaboración en equipo es mediante una gestión adecuada de los conflictos:

“Gestiona los conflictos y aplica protocolos de resolución de conflictos adecuados para garantizar la productividad del equipo.”

En definitiva, fomentar una cultura de trabajo en la que las personas compartan y desarrollen sus diversas habilidades y las utilicen para contribuir de alguna manera aumenta las posibilidades de alcanzar los resultados deseados del proyecto.

3. Relaciónate eficazmente con las partes interesadas 

Las partes interesadas, que son uno de los pilares de cualquier proyecto, tienen una influencia significativa en el resultado del mismo.

Esta gran influencia de las partes interesadas es el resultado de su posible impacto en diferentes áreas del proyecto, como:

• Alcance/Requisitos: las partes interesadas pueden añadir, cambiar o eliminar requisitos del proyecto, modificando así el alcance del proyecto.
• Presupuesto del proyecto: al añadir o eliminar requisitos, pueden reducir o aumentar los costes del proyecto.
• Planificación: al participar en las decisiones del proyecto, pueden afectar indirectamente las fechas de entrega.
• Equipo del proyecto: pueden restringir o permitir el acceso a personas con las habilidades necesarias para el proyecto. 
• Planes: brindan la información necesaria que puede influir en la planificación del proyecto.
• Riesgo: pueden participar en actividades de gestión de riesgos.

Si se tiene en cuenta que las partes interesadas pueden influir en tantas áreas del proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto, resulta claro por qué el éxito del proyecto depende de la participación constante de las partes interesadas.

La interacción eficaz con las partes interesadas ayuda a evitar sus posibles efectos negativos y a aumentar los positivos en el proyecto, lo que se puede lograr determinando cómo, cuándo, con qué frecuencia y en qué circunstancias las partes interesadas deben participar en el proyecto. 

4. Concéntrate en el valor

¿Cómo sabes si puedes considerar que tu proyecto es un éxito? 

Los clientes o usuarios finales describirán el resultado final como valioso.

Como lo define la Guía del PMBOK® (séptima edición), el valor es:

• Coste, 
• Importancia, o 
• Utilidad.

Para aumentar el valor del proyecto, los equipos de proyecto deben trabajar para satisfacer una determinada necesidad empresarial y aclarar por qué emprenderán el proyecto en primer lugar.

Según las últimas estadísticas de gestión de proyectos, uno de los tres principales impulsores del éxito del proyecto entre los encuestados a nivel mundial (y un impulsor clave en la mayoría de las regiones individuales) es una cultura organizacional centrada en la entrega de valor al cliente (el 80 % en las denominadas empresas "gimnásticas", frente al 65 % en las empresas tradicionales).

5. Reconoce, evalúa y responde a las interacciones del sistema

La Guía del PMBOK® (séptima edición) explica que un proyecto puede verse como un sistema que:

• Funciona dentro de un sistema más grande (por ejemplo, los proyectos pueden ser parte de un programa que, a su vez, también puede ser parte de un catálogo).
• Tiene sus propios subsistemas (por ejemplo, cuando diferentes equipos de proyecto desarrollan componentes separados de un entregable).

Las condiciones internas y externas cambian continuamente, especialmente en agile. Por lo tanto, los equipos de proyecto deben responder a estos cambios en consecuencia. 

Con la capacidad de reconocer qué consecuencias pueden tener ciertos cambios en el futuro, es más probable que el equipo de proyecto responda adecuadamente en el momento presente y, en última instancia, logre resultados positivos. 

A continuación, se presentan algunos resultados posibles de reconocer, evaluar y responder a las interacciones del sistema:

• Identificar riesgos de manera temprana y buscar alternativas,
• Capacidad para adaptar el plan durante el ciclo de vida del proyecto,
• Mejor comunicación con las partes interesadas,
• Capacidad para adaptarse a las necesidades de los usuarios finales,
• Identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, y
• Capacidad para tomar decisiones que beneficien a la organización en su conjunto.

6. Demuestra comportamiento de liderazgo 

Los gerentes de proyectos que demuestran habilidades de liderazgo efectivas tienen más probabilidades de crear un ambiente de trabajo lleno de:

• Creatividad, 
• Motivación, 
• Entusiasmo, 
• Estímulo, y 
• Empatía.

Al trabajar en un entorno tan positivo, los miembros del equipo aumentarán su desempeño y tendrán más probabilidades de producir los resultados deseados, como un lanzamiento exitoso de un producto.

¿Cuáles son algunas buenas habilidades de liderazgo?

A continuación, se muestran algunos ejemplos de habilidades de liderazgo eficaces:

• Enfocar al equipo del proyecto en torno a objetivos comunes,
• Encontrar recursos y apoyo para el proyecto,
• Resolver conflictos dentro del equipo del proyecto y entre el equipo del proyecto y las partes interesadas,
• Demostrar habilidades de comunicación eficaces,
• Valorar y recompensar las prácticas positivas,
• Ofrecer oportunidades para el crecimiento y el desarrollo personal,
• Practicar habilidades de escucha activa,
• Empoderar a los miembros del equipo del proyecto dándoles la libertad de elegir tareas, 
• Ser líder empático,
• Ser flexible y abierto a los cambios, y
• Ser un modelo a seguir para los comportamientos deseados.

Los buenos líderes predicarán lo que enseñan y de esta manera motivarán a los demás con sus propias acciones.  

La experta a la que contactamos, Randi Mays, explica que un buen líder siempre debe estar ahí para los miembros de su equipo:

"Durante todo el proyecto, está disponible y asegúrate de que los miembros de tu equipo sepan que pueden comunicarse contigo si tienen alguna pregunta o necesitan apoyo. Nunca busques culpables. Resalta los logros y los hitos y, si hay áreas específicas que necesitan mejorar, habla individualmente con los responsables de esas tareas.”

Al unir fuerzas, el equipo del proyecto y sus líderes trabajarán juntos en una visión compartida y un objetivo común hasta alcanzar el éxito. 

Además, como se indica en el informe Pulse of the Profession de 2021, el liderazgo empático ayuda a prevenir mayores niveles de ansiedad, depresión y agotamiento. 

Y, aunque liderar un equipo de proyecto representa solo uno de los muchos desafíos de la gestión de proyectos, es importante tener en cuenta que el liderazgo eficaz es una habilidad que se puede aprender y desarrollar con el tiempo. 

7. Adapta según contexto

Tu estilo de gestión de proyectos y la forma en que abordarás el proceso de desarrollo del proyecto deben personalizarse para adaptarse específicamente a cada proyecto.

La Guía del PMBOK® explica que la adaptación implica acciones “de selección y combinación de elementos específicos para adaptarse a las características únicas del proyecto y al entorno del proyecto”.

En otras palabras, el contexto del proyecto puede afectar a cada proyecto de manera diferente, por lo que el enfoque debe adaptarse al proyecto en función de:

• Tamaño, 
• Duración,
• Complejidad,
• Industria, 
• Cultura organizacional, etc.

Según el informe Pulse of the Profession 2021 del PMI, es la adaptación de sus enfoques lo que llevó a las empresas “gimnásticas” a lograr los resultados deseados.

Es más, las empresas exitosas alientan a sus equipos a aplicar diferentes enfoques de proyecto (Agile, Waterfall o híbrido) según el tipo de proyecto.

Nuestra fuente, Kathryn Boudreau, explica la importancia de la personalización:

“Este concepto de gestión de proyectos permite adaptar las necesidades del proyecto a cada cliente y proyecto en particular, no a todos los proyectos dentro de una organización. La metodología adecuada dependerá del tamaño del proyecto, el tipo de proyecto y los procesos y políticas existentes de la organización. Mejora los niveles de eficiencia al reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para corregir errores.”

Un ejemplo de personalización basada en el contexto en la práctica

Kathryn compartió un ejemplo de cómo exactamente la personalización ayudó a lograr mejores resultados en su empresa: 

“Uno de los desafíos clave antes de que CallerSmart adoptó los protocolos de IA y aprendizaje automático para su software de bloqueo y autenticación de llamadas era la dificultad de brindar soluciones de personalización y servicios de integración para nuestros clientes corporativos. También existían desafíos de análisis manual de datos.

Al personalizar el servicio en función del contexto, podríamos utilizar la automatización y cambiar a la computación en la nube para mejorar los procesos comerciales, mantener segmentada nuestra base de datos cada vez mayor de números bloqueados/spam y mejorar la personalización del cliente en un 15%. Las tasas de utilización aumentaron un 5 % y el tiempo de administración disminuyó un 20%, lo que llevó a una mejor previsión y gestión de recursos.”

8. Incorpora calidad a los procesos y los entregables 

Un entregable de calidad satisface: 

• Las necesidades de las partes interesadas, y
• Las necesidades de los clientes.

Cuando se trata de determinar la calidad de un entregable, debes considerar varios otros criterios, como:

• Performance — whether the deliverable functions as intended.
• Conformity —  whether the deliverable meets the necessary specifications.
• Reliability — whether the deliverable is reliable for use.
• Resilience — whether the deliverable is resilient. 
• Satisfaction — whether the deliverable satisfies end users’ needs.
• Uniformity — whether the deliverable is similar to other deliverables produced in the same way.
• Efficiency — whether the deliverable produces the best possible results with the least amount of effort.
• Sustainability — whether the deliverable follows economic, social, and environmental guidelines.

All in all, quality assurance activities minimize the chances of project failure while increasing the probability of project success.

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9. Navega por la complejidad

Un proyecto puede convertirse a menudo en un gran desafío debido a la complejidad causada por eventos que afectan:

• Project value, 
• Alcance del proyecto, 
• Communication within the team and with stakeholders, 
• Risks, and
• Dependencies.

Sin embargo, aprender a adaptarse y estar dispuesto a experimentar durante todo el proyecto puede ayudar a gestionar la complejidad cuando ocurre.

Randi Mays, explica la importancia de elegir el software adecuado para tu equipo: 

“PMs should also know which tools their teams will need to be successful, and implement them right away. Without the right software or platforms, communication is delayed and a backlog builds. Ask your team which tools they’ve worked with in the past that would be suitable for the current project. Asking for input helps engage team members.”

Según el informe Pulse of the Profession 2021 de PMI, con el cambio repentino al trabajo remoto como resultado de COVID-19, las empresas “gimnásticas” lograron pasar la prueba y adaptarse a las nuevas formas de trabajo, con un 73 % realizando cambios en la transformación digital (frente al 62 % de las empresas tradicionales).

We may conclude that one of the ways to make complex projects easier is to use proper virtual project management tools — especially in the digital era that we live in at the moment. 

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10. Optimiza las respuestas al riesgo 

Any uncertainty can result in a positive or negative project outcome, which is why a project team needs to identify all the potential internal and external project risks.

Por ejemplo, los riesgos pueden afectar:

• Project schedule, 
• Costs, or
• Technical performance.

Para optimizar la respuesta al riesgo y supervisar un proyecto de manera eficaz, un equipo de proyecto debe considerar si la respuesta al riesgo es:

• Adecuada y oportuna a la importancia del riesgo,
• Rentable,
• Realista dentro del contexto del proyecto,
• Acordada por las partes interesadas relevantes, y
• Asumida por una persona responsable.

11. Incorpora la adaptabilidad y la resiliencia 

Según la Guía del PMBOK® (séptima edición), los gerentes de proyectos que quieren mejorar su proyecto deben centrarse en las siguientes habilidades:

• La capacidad de responder a condiciones cambiantes, 
• La capacidad de responder a cualquier cosa que afecte al proyecto, y
• La capacidad de recuperarse rápidamente de contratiempos o fallas.

Randi Mays, destaca la importancia de la adaptabilidad en la gestión de proyectos al afirmar:

“Be flexible. The project you designed at the beginning will very likely change. In managing any project, PMs should build in room for variability, and realize that the project may require additional time to complete, depending on these variables. Constantly analyze the process as you move along the project to determine what milestones you’ve hit, and what’s taking longer than anticipated.”

Randi agrega que las condiciones recientes causadas por la pandemia han reforzado aún más la necesidad de adaptabilidad:  

“We had to learn different techniques to actively engage our stakeholders and team members to ensure we were meeting deadlines and at the same time adapting to working remotely. It was important for us to be leaders in this situation and navigate new situations…and embrace adaptability.”

Es seguro decir que estar abierto a revisiones y enfoques diversos durante todo el ciclo de vida del proyecto es uno de los factores determinantes en la gestión exitosa del proyecto.

12. Permite el cambio para lograr el estado futuro previsto

As stated in the PMI guide, Managing Change in Organizations: A Practice Guide:  

“The business environment is changing, and the rate of change is accelerating.”

Con esto en mente, es comprensible por qué permitir el cambio es uno de los principios que todos los gerentes de proyectos deben respetar: es más probable que la integración del cambio en el trabajo del proyecto resulte en un resultado exitoso.

However, according to the PMBOK® Guide (Seventh edition), there’s a difference between change management and change control: 

• La gestión del cambio es un enfoque estructurado para la transición de individuos, grupos y organizaciones desde un estado actual a un estado futuro deseado. 
• Por el contrario, el protocolo de control de cambios es un proceso de aprobación o rechazo de modificaciones del proyecto. 

Aunque muchas personas, incluidas las partes interesadas o los clientes, tienden a resistirse al cambio, los equipos de proyecto deben tratar de abordar la resistencia:

• Comunicando la visión y los objetivos relacionados con el cambio desde el comienzo del proyecto para garantizar su aceptación posterior.
• Comunicando los beneficios del cambio a todos los niveles de la organización durante todo el proyecto.
• Adaptando la velocidad del cambio para evitar que las personas se sientan abrumadas con demasiados cambios en plazos demasiado cortos.

PMI’s 2021 Pulse of the Profession states that one of the things that separates “gymnastic” enterprises from traditional ones is that they not only embrace change, but go even further to “empower their people to make change happen”. 

They do so by enabling their employees to master various skills and become professionals who understand both the micro and macro environment, which ultimately leads to better project performance.

Una experta a la que contactamos, Kathryn Boudreau, también destaca la importancia de los programas de mentoría en las empresas: 

“Implement mentorship programs to help team members improve their professional performance and bypass their individual barriers or limits to achieve their personal best.”

Seguir los principios básicos de la gestión de proyectos conduce al éxito del proyecto

En conclusión, la adhesión a los principios fundamentales de la gestión de proyectos conduce directa o indirectamente a resultados positivos del proyecto, ya que cada principio contribuye de alguna manera a la mejora de un proyecto en su conjunto. 

With that in mind, among other things, all skilled project managers should try to have certain principles in their minds throughout the entire project management process. 

Los 12 principios enumerados en la Guía del PMBOK® (séptima edición) pueden servir como una excelente base para todos los gerentes de proyectos.

However, following certain principles of your own, based on the project experience that you possess, will increase your chances of success even more.

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📖 Adhering to project management principles helps project managers steer their project and team management in the right direction. In this, they are quite similar to the Agile project management principles and values, but the 2 shouldn’t be confused. If you want to find out the difference or learn about similar project management topics, visit out Project Management Glossary of Terms.