Publicado: 13 de febrero de 2023 
En el pasado, las organizaciones cuestionaban el valor de la PMO (del inglés project management office), pero la situación ha cambiado: las PMO se han convertido en una parte integral de muchas organizaciones.
Las últimas estadísticas de gestión de proyectos indican que las PMO están en aumento:
- El 89 % de las organizaciones afirman tener al menos una PMO, y
- El 50 % afirma tener más de una PMO.
Y las PMO son importantes por una razón: impulsan el éxito.
Sigue leyendo, ya que explicaremos por qué son importantes las PMO y cubriremos:
- Definición y ejemplo de PMO,
- Estructura y tipos de PMO,
- Diferencias entre una PM y una PMO,
- Actividades de PMO de alto rendimiento,
- Desafíos y mejores prácticas de PMO, y
- Pasos esenciales para establecer una nueva PMO.
Entonces, vamos a más detalles.
¿Qué es una oficina de gestión de proyectos?
La Guía PMBOK® (séptima edición) define una PMO como “una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con los proyectos y facilita el intercambio de recursos, herramientas, metodologías y técnicas”.
El autor de The Complete Project Management Office Handbook, Gerard M. Hill, ofrece una explicación similar, afirmando que las PMO integran 3 factores que influyen en el rendimiento del proyecto:
- Personas (es decir, project stakeholders),
- Procesos (es decir, metodologías y prácticas), y
- Herramientas (es decir, sistemas automatizados y ayudas de trabajo).
El autor del manual también afirma que el papel de la PMO debe ser lograr al menos 1 de los siguientes objetivos de gestión de proyectos (PM):
- Supervisión,
- Control, y
- Apoyo.
Según la investigación de PM Solutions, The State of the Project Management Office (PMO) 2022, podemos identificar los 6 principales beneficios de las PMO:
- Mejorar la calidad de los entregables,
- Alinear los proyectos con los objetivos empresariales,
- Completar proyectos con más éxito,
- Entregar proyectos dentro del presupuesto,
- Entregar proyectos a tiempo, y
- Mejorar la satisfacción del cliente.
En resumen, una PMO es un departamento que gobierna y respalda todos los proyectos y actividades de gestión de proyectos dentro de una organización para lograr un mayor rendimiento empresarial.
Un ejemplo real de una PMO: La PMO de National Trust
Para ayudarte a comprender cómo es una PMO en la vida real, hemos preparado un ejemplo de una PMO que opera dentro de The National Trust.
Andrew Wall, director de la PMO de The National Trust, compartió sus conocimientos en PMO wisdom interview with Andrew Wall, Summer 2022 para Association for Project Management (APM).
Según Andrew, esto es lo que hace una PMO:
- Ejecuta varios de sus propios proyectos dentro de la organización,
- Establece los estándares para la gestión de proyectos en toda la organización, incluido el marco, los controles y los procesos, y la estructura de gobernanza,
- Actúa como asesor, especialmente en las primeras fases del proyecto, para ayudar a dirigir el proyecto hacia el éxito,
- Brinda capacitación sobre proyectos, patrocinadores, clientes, gestión de proyectos y programas, y organiza eventos comunitarios,
- Organiza capacitación interna en varios niveles, desde la introducción hasta la capacitación de profesionales y habilidades específicas,
- Realiza análisis de brechas en el personal de gestión de proyectos en términos de habilidades y madurez, para rastrear y monitorear el crecimiento,
- Celebra el éxito y las acciones que llevaron a resultados exitosos del proyecto, y
- Prepara proyectos para la aprobación de la alta dirección.
Como podemos ver en el ejemplo, una PMO tiene un gran impacto en varias actividades y procesos de toma de decisiones dentro de una organización.
En conjunto, los servicios de la PMO pueden contribuir al éxito general de una organización.
¿Quién forma parte de la oficina de gestión de proyectos?
Las PMO difieren significativamente según su tipo y el tipo de organización, al igual que su estructura.
Sin embargo, el marco de competencias de la PMO describe 4 roles de PMO:
- Administrador de la PMO: apoya al equipo principalmente en tareas administrativas.
- Analista de la PMO: apoya al equipo en la coordinación, planificación y análisis de las iniciativas de la PMO.
- Gerente de la PMO: gestiona y supervisa todas las actividades y el personal de la PMO, y
- Director de la PMO: dirige a nivel estratégico y es responsable de la implementación de las estructuras de la PMO en toda la organización.
En cuanto a su experiencia, la investigación de PMO de PM Solutions 2022 descubrió que el personal de PMO con mejor desempeño es:
- Individuos altamente experimentados con 12 años de experiencia en promedio, y
- Profesionales certificados en gestión de proyectos (el 49 %).
¿Cuál es la diferencia entre una PM y una PMO?
La gente suele confundir los términos “PM” (gestión de proyectos) y “PMO” (oficina de gestión de proyectos.
Esto se debe en parte a que el acrónimo PMO hace referencia a ambos:
- Oficina de gestión de proyectos: un equipo de personas, y
- Oficial de gestión de proyectos: una sola persona.
Además, PMO también puede referirse a:
- Oficina de gestión de programas: un departamento que gobierna todos los programas dentro de una empresa, y
- Oficina de gestión de cartera: un departamento que se ocupa de la gestión de la cartera de proyectos (PPM). Este tipo de PMO gobierna todos los proyectos y programas dentro de una organización con un enfoque en los objetivos financieros y estratégicos generales.
Los oficiales de gestión de proyectos a menudo actúan como conectores entre varios gerentes de proyectos (PMs) dentro de una organización y, por lo general, reportan directamente al CEO.
Los 5 tipos de PMO
Como las PMO varían de una organización a otra, aún no existe una categorización formalizada de PMO.
Sin embargo, PMO Frameworks Report de PMI logró proporcionar los 5 marcos generales de PMO que existen en la práctica.
Las PMO tienen varios nombres diferentes, pero realizan funciones similares dentro de sus empresas.
Estos son los 5 tipos de PMO:
- PMO departamental, PMO de unidad organizativa, PMO de unidad de negocio o PMO divisional.
- PMO específica del proyecto, oficina de proyectos u oficina de programas.
- Oficina de soporte del proyecto, oficina de servicios, oficina de control o PMO.
- PMO empresarial, PMO de toda la organización, PMO estratégica, PMO corporativa, PMO de cartera o PMO global.
- Centro de excelencia, o centro de competencia.
Ahora, expliquemos con más detalle estos tipos de PMO.
1. PMO departamental
Como su nombre ya sugiere, una PMO departamental brinda soporte a un departamento específico dentro de una organización.
Según PMO Frameworks Report, este tipo de PMO es el más común, ya que está presente en el 54% de las organizaciones.
Entre otras cosas, las PMO departamentales tienen las siguientes funciones:
- Gestión de cartera,
- Informes,
- Gobernanza, y
- Soporte de proyectos.
Y, estas son las 3 principales industrias con este tipo de PMO según la misma investigación:
- TI,
- Asistencia sanitaria, y
- Consultoría y servicios financieros.
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2. PMO específica del proyecto
Una PMO específica para proyectos tiene 2 características principales. Es:
- Específica: se establece para respaldar un proyecto o programa en particular.
- Temporal: la duración de la PMO y del proyecto suele ser la misma.
Las PMO específicas de proyectos realizan principalmente las siguientes actividades:
- Gestión de datos,
- Gobernanza y generación de informes,
- Actividades administrativas, y
- Coordinación con otras PMO.
Estas son las 3 principales industrias con este tipo de PMO según el informe de PMO Frameworks:
- TI,
- Consultoría, y
- Telecomunicaciones.
3. Oficina de soporte de proyectos
Una oficina de soporte de proyectos respalda la gestión diaria de las actividades dentro de una organización.
Como se explica en el informe de Frameworks, este tipo de PMO facilita la entrega del proyecto mediante:
- Apoyo a las actividades administrativas,
- Apoyo a las actividades de tutoría, capacitación y certificación, e
- Implementación de procesos, prácticas y herramientas.
Estas son las 3 principales industrias con este tipo de PMO según la misma investigación:
- TI,
- Gobierno, y
- Fabricación.
4. PMO empresarial
La PMO empresarial es la PMO líder dentro de una organización y, por lo general, es responsable de todas las demás PMO de nivel inferior.
Como opera a nivel empresarial, este tipo de PMO tiene mayores responsabilidades, como:
- Desarrollar estrategias corporativas,
- Apoyar la planificación estratégica,
- Gestionar múltiples partes interesadas, y
- Facilitar la comunicación con las partes interesadas.
Estas son las 3 principales industrias con este tipo de PMO según la investigación de Frameworks:
- Servicios financieros,
- TI, y
- Gobierno.
5. Centro de excelencia
El objetivo principal del Centro de excelencia (COE) es lograr una mejor ejecución de proyectos.
Para lograrlo, el COE se centra en varias actividades que mejorarán el proceso de ejecución de proyectos, por ejemplo:
- Elegir metodologías, estándares y herramientas de gestión de proyectos adecuadas,
- Implementar las mejores prácticas, y
- Brindar capacitación y tutoría.
Estas son las 3 principales industrias con este tipo de PMO, según la investigación de Frameworks:
- Gobierno,
- Fabricación, y
- Energía.
¿Qué hace una oficina de gestión de proyectos?
Según The State of the Project Management Office (PMO) 2022, estas son las 9 actividades principales que realizan las PMO exitosas:
- Facilitar el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas,
- Permitir el uso consistente de políticas, procedimientos y plantillas,
- Comunicar el trabajo/progreso estratégico,
- Estandarizar los procesos de gobernanza del proyecto,
- Alinear el trabajo con los objetivos estratégicos,
- Implementar y gestionar paneles y cuadros de mando,
- Establecer el proceso justo y la disciplina práctica,
- Colaborar con las unidades funcionales, y
- Aconsejar y apoyar a la alta dirección.
Ahora, expliquemos las principales responsabilidades de la PMO con más detalle.
1. Facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas
Una PMO a menudo ayuda a asignar recursos financieros y de otro tipo entre varios proyectos o tareas.
La asignación adecuada de recursos ayuda a lograr una entrega exitosa del proyecto y evita resultados no deseados, como exceder el presupuesto.
Además, una PMO se asegura de que la empresa utilice una metodología o un marco de gestión de proyectos adecuado, por ejemplo:
Además, una PMO se asegura de que la empresa utilice una metodología o un marco de gestión de proyectos adecuado, por ejemplo:
Según A Project Manager’s Book of Tools and Techniques, estas son algunas de las técnicas de gestión de proyectos más comunes:
- Técnicas de recopilación de datos (por ejemplo, lluvia de ideas, listas de verificación, evaluación comparativa, etc.),
- Técnicas de análisis de datos (por ejemplo, análisis de coste-beneficio, análisis FODA, análisis de causa raíz, etc.),
- Técnicas de presentación de datos (por ejemplo, diagramas de flujo, mapas mentales, estructura de desglose de recursos, etc.),
- Técnicas de estimación (por ejemplo, estimación al finalizar, variación al finalizar, etc.), y
- Otras técnicas (por ejemplo, el método de la ruta crítica, diagramas de contexto, prototipos, planificación de oleadas sucesivas, etc.).
2. Permite el uso consistente de políticas, procedimientos y plantillas
Como se sugiere en el artículo de Project Management Academy What Project Managers Need to Know About Policy and Procedure, los equipos de proyectos siempre deben tratar de cumplir con las políticas y procedimientos de la empresa porque eso:
- Minimiza los riesgos potenciales ya que los empleados trabajan dentro de las regulaciones, y
- Ahorra tiempo ya que los empleados no necesitan aprender los procedimientos internos con cada nueva tarea nuevamente.
Las PMO también facilitan el uso de plantillas, es decir, documentos parcialmente completos que brindan una estructura definida para diferentes actividades del proyecto.
Al usar plantillas previamente probadas de proyectos anteriores similares, los equipos de proyectos pueden aumentar la eficiencia de sus proyectos actuales.
Como herramienta de gestión de proyectos, Plaky ofrece muchas plantillas de gestión de proyectos personalizables que pueden ayudarte a poner en marcha tu proyecto independientemente de la industria.
3. Comunica el trabajo/progreso estratégico
Según la investigación PM Solutions 2022 PMO, otra actividad de PMO incluye comunicar:
- Escalaciones,
- Riesgos del proyecto, y
- Beneficios.
Además, la investigación de PMO Frameworks descubrió que la planificación estratégica de las PMO incluye actividades como:
- Confirmar las prioridades estratégicas,
- Definir los objetivos comerciales y alinearlos con la estrategia,
- Explorar el entorno, y
- Analizar las oportunidades.
4. Estandariza los procesos de gobernanza de proyectos
La investigación de PM Solutions PMO 2022 descubrió que las PMO de alto rendimiento estandarizan los procesos de gobernanza de proyectos.
Como se explica en nuestro artículo sobre gobernanza de proyectos, estos son algunos de los beneficios de la gobernanza de proyectos:
- Permite la selección adecuada de proyectos en los que vale la pena invertir,
- Ayuda a definir los roles y responsabilidades del proyecto, y
- Apoya el control de cambios en los proyectos.
5. Alinea el trabajo con los objetivos estratégicos
Según la investigación PM Solutions 2022 PMO, muchas PMO de alto rendimiento alinean su trabajo con los objetivos estratégicos de la empresa.
Como se explica en PMBOK® guide (Seventh edition), cumplir con los objetivos es necesario para el éxito, ya que evita:
Por lo tanto, las PMO deben evaluar constantemente los proyectos en curso y ofrecer orientación al equipo del proyecto.
6. Implementa y gestiona pantalla principal y registro de logros
El seguimiento y la recopilación de indicadores clave de rendimiento (KPI) es una parte esencial de la medición del éxito, ya que proporciona una descripción general clara de cómo avanza el proyecto.
Sin embargo, como se destaca en PMBOK® Guide (Seventh edition), la forma en que se presentan estas métricas es igualmente importante.
Una presentación visual del flujo de trabajo del proyecto ayuda a presentar la información de una manera que la hace “fácil de absorber y digerir”.
Es por eso que muchas PMO utilizan herramientas de gestión del flujo de trabajo para ayudarlas a lograr la transparencia.
7. Establece el proceso justo y practica la disciplina
Otra tarea importante de la PMO es intentar contribuir a la creación de valor, uno de los principios básicos de la gestión de proyectos.
Para centrarse en la creación de valor empresarial en un entorno competitivo en constante cambio, las PMO intentan implementar procesos simples que fomenten la mejora continua y minimicen los pasos innecesarios.
8. Interactúa con las unidades funcionales
Las PMO a menudo necesitan colaborar con otras unidades funcionales dentro de sus organizaciones.
Las unidades funcionales típicas de una empresa incluyen:
- Finanzas,
- RR.HH.,
- TI,
- Marketing, o
- Ventas.
9. Asesora/apoya a la alta dirección
Las PMO desempeñan un papel importante en el apoyo a las actividades de la alta dirección, especialmente las actividades de gestión del cambio.
Según el informe Strategic PMOs Play a Vital Role in Driving Business Outcomes, los líderes de las PMO deben tener la autoridad para realizar los cambios necesarios.
El informe explica que, si es posible, “los líderes de las PMO deben ser pares de la alta dirección” que aporten valor a la organización mediante:
- Pensar estratégicamente,
- Analizar el rendimiento,
- Identificar oportunidades, e
- Impulsar el cambio.
Los 5 mayores desafíos que enfrentan las PMO
Uno de los mayores desafíos que enfrentaban las PMO en el pasado era que las organizaciones cuestionaran su valor.
La situación ha cambiado ahora, ya que la investigación PM Solutions PMO 2022 descubrió que: “El valor de la PMO no ha sido cuestionado seriamente en la mayoría de las organizaciones (sólo el 18 %)”
Sin embargo, otros problemas siguen presentes hoy en día:
- Poca capacidad de gestión de recursos,
- Falta de tiempo/recursos del proyecto para dedicar a actividades estratégicas,
- Resistencia organizacional al cambio,
- Priorización de los desafíos, y
- Falta de gerentes de proyectos.
Por suerte, tenemos consejos útiles sobre cómo se pueden resolver.
Así que sigue leyendo.
1. Capacidad deficiente de gestión de recursos
La investigación PM Solution 2022 afirma que las organizaciones han enfrentado problemas de capacidad deficiente de gestión de recursos durante los últimos 20 años.
La investigación anterior de 2012 Resource Management and the PMO enumera 5 factores que afectan la gestión deficiente de recursos:
- Demasiadas solicitudes no planificadas,
- Calendarios y presupuestos de proyectos poco realistas,
- Scope creep,
- Demasiados proyectos favoritos que ocupan el primer plano, y
- Entregables de proyectos mal definidos.
Lo que todos estos factores tienen en común es una planificación deficiente en general.
Nuestra sugerencia para superar estos desafíos es mejorar tus habilidades de planificación y utilizar la tecnología para ayudarte, por ejemplo, una aplicación de gestión de proyectos.
Como existe una fuerte correlación entre el nivel de madurez de la gestión de recursos y el desempeño organizacional general, las organizaciones deben prestar atención a la gestión adecuada de los recursos.
Después de todo, los recursos sientan las bases para proyectos exitosos.
2. Falta de tiempo/recursos para dedicar a actividades estratégicas
Además de no planificar adecuadamente los recursos, muchas organizaciones enfrentan problemas con la escasez de recursos, entre ellos:
- Recursos financieros,
- Recursos humanos profesionales,
- Tiempo como recurso, etc.
Las actividades estratégicas de la PMO pueden ser todas las acciones que conducen a resultados estratégicamente importantes, como:
- Capacidades de TI, o
- Desarrollo de nuevos productos.
Para lograr esos resultados, las PMO deben saber cómo reservar y asignar los recursos disponibles.
3. Resistencia organizacional al cambio
PMBOK® Guide (Seventh edition) destaca que mantenerse relevante en el entorno empresarial implica evaluar constantemente tus ofertas y responder rápidamente al cambio.
La guía también afirma que permitir el cambio es una tarea difícil para muchas organizaciones, principalmente porque son resistentes al cambio.
Como se indica en Managing Change in Organizations: A Practice Guide, los ejecutivos y los empleados perciben el cambio de manera diferente:
- La gerencia ve el cambio como una oportunidad tanto para la empresa como para ellos mismos, mientras que
- Los empleados ven el cambio como algo estresante, traumático y disruptivo.
Según la investigación Identifying and overcoming the challenges of implementing a project management office, existen varias soluciones para superar la cultura corporativa rígida y la resistencia al cambio:
- Contar con un defensor fuerte de la PMO que defienda firmemente los valores de la PMO,
- Contar con un mandato de gestión de alto nivel,
- Comenzar con pequeños cambios para demostrar los beneficios de las implementaciones de la PMO y luego continuar con otras implementaciones, e
- Identificar a los líderes de opinión que apoyen las implementaciones de la PMO al tiempo que se abordan las preocupaciones individuales de quienes están en contra de ellas.
La implementación de una estrategia de gestión del cambio clara y flexible es clave para superar la resistencia organizacional al cambio.
Además, es esencial involucrar a los empleados en las iniciativas de cambio y la toma de decisiones desde el principio.
Practice guide mencionado anteriormente enumera algunos factores críticos de éxito para una gestión de cambios adecuada:
- Comunicación eficaz,
- Atención a la resistencia potencial,
- Colaboración en equipo, y
- Apoyo activo del patrocinador.
4. Desafíos en la priorización
Según el estudio Challenges in Establishing, Managing, and Operating a Project Management Office, aceptar proyectos ad hoc sin autorización previa suele conducir al fracaso del proyecto, principalmente debido a:
- La falta de recursos disponibles, y
- Prioridades en conflicto.
A menudo, los nuevos proyectos urgentes tienen prioridad sobre los que están en curso, lo que puede poner en peligro su correcto desarrollo.
Para superar los problemas de priorización, las PMO deben considerar cuidadosamente:
- Los recursos disponibles, y
- El valor de cada proyecto.
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Obtén más información sobre los proyectos ad hoc y cómo gestionarlos en este artículo:
5. Falta de gerentes de proyectos
Según la investigación Challenges of implementing a project management office, las organizaciones pueden superar la falta de gerentes de proyectos experimentados y líderes de PMO con tres enfoques:
- Contratar a un profesional creíble para supervisar la PMO, alguien en quien confíen las partes interesadas clave,
- Elegir a un profesional que ya haya trabajado dentro de la organización, ya que comprenderá mejor la cultura organizacional, o
- Contratar a un equipo de personas talentosas y experimentadas, no necesariamente gerentes de proyectos, pero que hayan estado en la organización durante bastante tiempo y tengan las habilidades necesarias para la gestión de proyectos.
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Si quieres leer más sobre cómo obtener más experiencia en gestión de proyectos, consulta este blog:
Las 4 mejores prácticas de la PMO
Seguir algunas de las mejores prácticas puede tener resultados positivos en el desempeño general de la PMO.
Estas son las 4 mejores prácticas que recomendamos:
- El uso de software,
- Personal capacitado,
- Gestión adecuada de los recursos, y
- Adherencia a los principios de gestión de proyectos.
Sigue leyendo para obtener más información sobre las mejores prácticas.
1. Uso de software
La investigación de Strategic PMOs Play A Vital Role In Driving Business Outcomes indica que una PMO exitosa debe invertir en herramientas que aporten transparencia a la forma en que trabaja la gente.
La investigación indica que el uso de herramientas centralizadas que ofrezcan datos confiables y permitan una visibilidad temprana de las tendencias de rendimiento respalda directamente la toma de decisiones proactiva.
A continuación, se muestra un ejemplo de cómo una PMO puede utilizar un software de gestión de proyectos centralizado Plaky para la gobernanza:
Como puedes ver, la herramienta de gestión de proyectos Plaky te permite hacer un seguimiento de todos tus proyectos y actividades en un solo lugar.
Con Plaky, puedes aumentar la eficiencia de tu PMO con funciones como:
- Gestión de tareas: puedes agrupar tus tareas y etiquetarlas según el asignado, el tipo, la prioridad, el estado, la fecha de vencimiento, etc.
- Colaboración en equipo: puedes estar al tanto de quién está haciendo qué, etiquetar a tus compañeros de equipo en la sección de comentarios, compartir archivos con ellos, notificarles cualquier cambio, etc.
- Control de progreso: puedes hacer un seguimiento del progreso de todos tus proyectos en tiempo real.
Y lo que es más, puedes añadir tantos espacios diferentes como quieras y personalizarlos según tus preferencias personales.
Como se descubrió en la investigación de Strategic PMOs, es difícil tomar decisiones estratégicas adecuadas sin datos objetivos.
Una herramienta como Plaky evita que la información se disperse por toda la organización y brinda una visión objetiva de toda la información del proyecto.
2. Personal capacitado
Como se determinó en el estudio de APQC Best Practices Study on Effective PMOs, de 2013, las organizaciones con mejores prácticas, como Dell, suelen ofrecer:
- Capacitación en habilidades blandas,
- Coaching y tutoría por parte de gerentes de proyectos sénior, y
- Contenido específico de gestión de proyectos para todos los empleados.
Un informe más reciente de PM Solutions de 2022 confirma que la capacitación sigue siendo una característica esencial de las PMO de alto rendimiento.
Para ser más precisos, el 97 % de las PMO de alto rendimiento ofrecen capacitación relacionada con la gestión de proyectos.
A continuación, se muestra la tabla con los tipos de cursos de capacitación que ofrecen las PMO exitosas, según los resultados de PM Solutions:
| Tipo de curso de capacitación ofrecido por las PMO de alto rendimiento | Porcentaje de PMOs que ofrecen cada tipo de curso |
|---|---|
| Conceptos básicos de gestión de proyectos | 76% |
| Capacitación en liderazgo | 55% |
| Desarrollo avanzado de habilidades de gestión de proyectos | 48% |
| Capacitación en alineación empresarial | 48% |
| Gestión ágil de proyectos | 45% |
| Preparación de PMP | 41% |
| Gestión de cambios | 38% |
| Capacitación en herramientas de software de gestión de proyectos | 38% |
El mismo informe indica que las organizaciones de alto rendimiento ofrecen:
- Más tipos de capacitación,
- Más días de capacitación, y
- Temas más avanzados.
Independientemente del tamaño de la PMO, una mayor capacitación da como resultado un mejor rendimiento.
3. Gestión adecuada de los recursos
La investigación de PM Solutions descubrió que:
Las PMO de alto rendimiento tienen más probabilidades de utilizar recursos contratados para ayudar a gestionar proyectos que las PMO de bajo rendimiento (72 % vs. 43 %).
La contratación de expertos externos ha demostrado ser una buena práctica que aporta resultados positivos a la ejecución de proyectos.
Los recursos contratados son una práctica común en las organizaciones de energía y servicios públicos donde:
- Más del 90 % de las PMO utilizan recursos contratados para gestionar proyectos y programas, y
- Más del 40 % de las PMO utilizan recursos contratados para gestionar sus funciones de PMO.
4. Adherencia a los principios de gestión de proyectos
El estudio PM Solutions 2022 concluyó que, en general, las PMO se adhieren a los principios básicos de gestión de proyectos.
A continuación, se presentan brevemente los 12 principios fundamentales de gestión de proyectos:
- Ser respetuoso y solidario,
- Crear un entorno colaborativo,
- Interactuar con las partes interesadas,
- Centrarse en el valor,
- Responder a las interacciones del sistema,
- Ser un buen líder,
- Adaptarse,
- Centrarse en la calidad,
- Abordar la complejidad,
- Gestionar los riesgos,
- Ser flexible, y
- Permitir el cambio.
Los principios de gestión de proyectos pueden servir como pautas, ya que seguirlos, directa o indirectamente, conduce al éxito del proyecto.
📖 PMO es solo un de los muchos acrónimos que se espera que comprendan los trabajadores en proyecto. Si la terminología de gestión de proyectos aún es nueva para ti, te recomendamos que consultes nuestro Glosario de términos de gestión de proyectos donde puedes aprender todo sobre los términos básicos y avanzados de gestión de proyectos.
Cómo establecer una PMO en 4 pasos
En esta parte, te guiaremos a través de 4 pasos esenciales en los que debes centrarse al crear una PMO nueva o más pequeña, como se explica en The Complete Project Management Office Handbook:
- Desarrollar un estatuto de la PMO,
- Identificar al patrocinador de la PMO y establecer un consejo de control ejecutivo,
- Desarrollar el esquema de clasificación de proyectos, y
- Alinearse con otras unidades organizativas.
Entonces, cubramos los detalles.
1. Desarrolla un estatuto de la PMO
Desarrollar un estatuto de la PMO es uno de los pasos iniciales para crear una nueva PMO, ya que describe su:
- Propósito: cómo contribuye la PMO a mejorar el rendimiento empresarial,
- Alineación organizacional: cómo se relaciona la PMO con otras unidades comerciales,
- Función: qué actividades realiza la PMO,
- Autoridad: qué autoridades tiene la PMO, y
- Financiación: cuál es el presupuesto de la PMO.
PMO Handbook also también destaca que el estatuto de la PMO es un documento “vivo”: puedes actualizarlo con cualquier cambio que se produzca.
Una vez que tengas listo el acta de constitución de tu PMO, debe ser aprobada por el nivel ejecutivo más alto.
💡 CONSEJO PRO DE PLAKY:
Para obtener más información sobre el charter del proyecto, lee esta guía:
2. Identifica al patrocinador de la PMO y establece un consejo de control ejecutivo
Según PMO Handbook, una PMO debe tener un patrocinador ejecutivo. Si es posible, el patrocinador es la persona de mayor jerarquía dentro de la organización.
Además, las PMO nuevas y pequeñas deben establecer un consejo de control ejecutivo, con el patrocinador ejecutivo como su miembro clave.
Este equipo proporcionará a la PMO la orientación y la dirección empresarial necesarias.
3. Desarrolla el esquema de clasificación de proyectos
El propósito del esquema de clasificación de proyectos es especificar los tipos de proyectos que supervisa la PMO.
PMO Handbook clasifica los proyectos en función de 4 factores:
- Interés comercial: si se trata de un proyecto básico, táctico, de crecimiento o estratégico.
- Tamaño del proyecto: si se trata de un proyecto pequeño, mediano, intermedio o grande en función de las horas de trabajo, las personas involucradas y la duración.
- Valor del proyecto: si se trata de un proyecto de valor bajo, moderado, intermedio o alto en función de su coste estimado.
- Complejidad del proyecto: en función de la cantidad de unidades de negocios involucradas y de la tecnología, el riesgo y los factores de importancia estratégica.
4. Alinéate con otras unidades organizacionales
Las actividades diarias de las PMO a menudo incluyen la interacción con otros comités comerciales y técnicos.
Para obtener la información y la orientación necesarias de estos comités, las PMO deben:
- Identificar los grupos comerciales y técnicos,
- Establecer relaciones con ellos, y
- Gestionar esas relaciones.
Al comprender las necesidades e intereses comerciales de otros comités, las PMO pueden implementar esas necesidades en las prácticas de gestión de proyectos.
Las PMO están en auge, ya que se ha demostrado que brindan resultados
Si alguna vez has dudado de la importancia de las PMO, estamos seguros de que esta guía te ha dejado claro que las PMO pueden guiar a las organizaciones hacia el éxito.
Las PMO respaldan a sus empresas en diversas actividades de gestión de proyectos y pueden facilitar la toma de decisiones críticas.
Además, las PMO:
- Guían,
- Educan, y
- Apoyan el cambio.
Es cierto que las PMO aún tienen algunos desafíos que afrontar.
Sin embargo, la tendencia de que seguirán demostrando su gran valor en el futuro es positiva.
