Actualizado: 9 de enero de 2025 
La variación del coste, o Cost Variance (CV) en inglés, es un concepto de gestión de proyectos que se utiliza para mantener los costes presupuestados de un proyecto según lo previsto. Ya que el presupuesto es uno de los elementos más importantes de un proyecto, los gerentes de proyecto deben calcular la variación de costes a lo largo de su ciclo de vida.
A continuación, definiremos la variación de costes, exploraremos la importancia del análisis de la VC en la gestión de proyectos y te mostraremos cómo usar diversas fórmulas de VC para calcularla a medida que avanza el proyecto.
También verás valores de rendimiento de costes ilustrados con ejemplos prácticos y obtendrás consejos para mantener los proyectos en el buen camino.
- La variación del coste es la diferencia entre los costes estimados y reales del proyecto.
- Calcular la variación de costes requiere conocer el valor ganado y los costes reales.
- Existen tres resultados al calcular la variación de costes: positivo, cero y negativo.
- Puedes calcular la variación de costes para varios períodos consecutivos, en un momento determinado o al final de un proyecto.
¿Qué es la variación del coste?
La variación del coste es la diferencia entre el coste esperado y el coste real de un proyecto en un momento dado.
La variación del coste (VC) se calcula como la diferencia entre el valor ganado (en inglés Earned Value (EV)) y el coste real (en inglés Actual Cost (AC)) de un proyecto.
Este cálculo se puede realizar en cualquier momento durante el desarrollo del proyecto para verificar si el proyecto se ajusta, supera o está por debajo del presupuesto planificado.
La variación de coste es uno de los elementos clave del análisis del valor ganado (en inglés Earned Value Analysis (EVA)), que se puede utilizar para evaluar el rendimiento y el progreso de un proyecto.
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El análisis del valor ganado y sus dimensiones clave forman parte de la gestión del valor ganado (GVG o en inglés Earned Value Management (EVM)), una metodología de gestión del rendimiento. Para obtener más información sobre la GVG, consulta esta guía:
Saber cómo calcular la variación de coste es importante porque permite a los gerentes de proyecto detectar a tiempo cualquier coste inesperado.
Los gerentes suelen saber qué esperar gracias a su experiencia y una planificación exhaustiva. Definen una base de costes sólida mediante la estimación de costes.
Con estos elementos establecidos, los gerentes de proyecto pueden utilizar el análisis de variación de coste y otros cálculos de GVG para comprobar si el proyecto avanza según lo previsto y si existen sobrecostes.
Cómo calcular la variación del coste en la gestión de proyectos
La fórmula de variación de coste te ayuda a determinar la diferencia entre el coste presupuestado del trabajo realizado (CPTR o en inglés Budgeted cost of work performed (BCWP)) y el coste real del trabajo realizado (CRTR o en inglés Actual Cost of Work Performed (ACWP)). Estos parámetros también se conocen como valor ganado (VG o en inglés Earned Value (EV)) y coste real (CR o en inglés Actual Cost (AC)).
El valor ganado se define como el valor monetario del trabajo realizado, mientras que el coste real es el dinero gastado en el trabajo realizado en un momento dado.
Por lo tanto, la variación de costes de un proyecto se calcula restando los costes reales del valor ganado:
CV = EV – AC
Puedes obtener el valor del AC simplemente sumando todos los costes. Para calcular el valor ganado, utiliza esta fórmula:
EV = % del trabajo completado x presupuesto total del proyecto
Para calcular el porcentaje de exceso o defecto del presupuesto de un proyecto, utiliza esta fórmula de variación de costes:
CV % = (EV – AC) / EV
Variación del coste positiva vs. negativa
El objetivo principal de calcular la variación de coste es determinar si los gastos del proyecto están bajo control y su rendimiento financiero.
Una parte importante del control de costes del proyecto consiste en determinar cuánto se ha desviado el coste real de la línea base del coste y qué causó la variación.
Idealmente, la variación de coste de un proyecto debería ser cero, lo que significa que los gastos no se han desviado de su valor planificado. Sin embargo, esto rara vez ocurre, ya que no todos los proyectos se ejecutan según lo previsto.
En cambio, podemos distinguir entre una variación de costes positiva (favorable) y una negativa (desfavorable).
Una variación de costes favorable ocurre cuando los gastos del proyecto están por debajo del valor presupuestado en un momento determinado. Una variación de costes positiva suele ser una buena señal. Aun así, los gerentes de proyecto deben investigar si se debe a un retraso en el cronograma del proyecto.
Por el contrario, una variación de costes desfavorable indica que el proyecto actualmente está por encima del presupuesto, lo que significa que los gerentes de proyecto deben analizar el resultado desfavorable y tomar medidas correctivas.
Podemos aplicar la fórmula de variación de coste a diferentes categorías presupuestarias y tipos de costes de proyecto para determinar nuestra situación financiera. De esta manera, podemos identificar con precisión dónde se ha producido la variación positiva o negativa de costes.
Ejemplos de variación del coste
Ilustremos el concepto de variación de coste y sus resultados con ejemplos para que puedas comprender mejor esta medición del rendimiento de los costes.
Ejemplo 1: Variación negativa de coste
Imagina que necesitas construir una cerca de jardín. Tu presupuesto es de 4000 $ y tienes 5 días para hacerlo.
Hoy es el día 4. Gastaste 3300 $, pero sólo completaste el 75 % del trabajo porque tuviste que ir a la tienda a comprar una pala nueva y unos tornillos.
Claramente, no todo salió según lo planeado y quieres verificar la variación de costes para ver la situación de tu proyecto.
Coste real (AC o CR) = 3300 $
Valor ganado (EV o VG) = 4000 $ x 75 % = 3000 $
Variación del coste (CV o VC) = EV – AC = -300 $
El coste real es la cantidad que has gastado en el proyecto hasta el momento, mientras que el valor ganado es el valor del trabajo realizado.
Si el coste real es mayor que el coste debido, hay una variación negativa. En este caso, el resultado muestra que tu proyecto supera el presupuesto en 300 $.
Ejemplo 2: Variación de coste cero
Supongamos que has contratado a un equipo para renovar tu baño principal. La renovación debería costar 8000 $, incluyendo todos los materiales necesarios. El equipo tiene 10 días para completar el proyecto.
Al final del quinto día, el equipo ha completado el 50% del trabajo. Hasta el momento, has gastado 4000 $ en la renovación.
En este caso, el proyecto va por buen camino. Aquí puedes ver por qué:
Coste real (AC o CR) = 4000 $
Valor ganado (E o VG) = 8000 $ x 50 % = 4000 $
Variación del coste (CV o VC) = EV – AC = 4000 $ – 4000 $ = 0 $
El proyecto va bien financieramente y no está por encima ni por debajo del presupuesto.
Cuando el coste real es igual al coste proyectado, la variación del coste es cero.
Ejemplo 3: Variación positiva del coste
Ahora imagina que estás construyendo una ampliación de tu casa para añadir una habitación. La duración del proyecto será de 20 días y el presupuesto será de 50 00 $, incluyendo todas las herramientas, materiales y muebles.
Al final del día 17, quieres comprobar la evolución financiera del proyecto, si tendrás que ampliar la fecha límite y si se necesitan más fondos.
Pero te espera una sorpresa. Descubres que solo has gastado 40 000 $ porque optaste por comprar algunos muebles en tiendas de segunda mano.
Mejor aún, has completado el 85 % del trabajo, lo que significa que vas justo a tiempo.
Calculemos el estado financiero de tu proyecto.
Coste real (AC o CR) = 40000 $
Valor ganado (EV o VE) = 50 000 $ x 85 % = 42 500 $
Variación de coste (CV o VC) = EV – AC = 42 500 $ – 40 000 $ = 2 500 $
Esto significa que estás 2500 $ por debajo del presupuesto.
Cuando el coste real es inferior al presupuesto planificado, hay una variación de coste positiva.
Métodos de cálculo de variación del coste
Existen tres métodos diferentes para calcular la variación de coste de un proyecto:
- Variación de coste acumulativa,
- Variación de coste por período, y
- Variación a la finalización.
Veamos cómo calcular la variación de costes de las tres maneras con un ejemplo sencillo.
Variación acumulativa de costes
La variación de costes acumulativa considera múltiples períodos de tiempo. Se hace calculando la diferencia entre el valor ganado acumulado y el coste real acumulado de un proyecto.
Para ilustrarlo, imagina que estás trabajando en un proyecto con un presupuesto de 5000 $ y tienes 5 semanas para finalizarlo. En el transcurso de 3 semanas, logra completar el 65 % del proyecto con una inversión de 3500 $.
A continuación, se muestra un desglose del rendimiento del trabajo y los costes del proyecto para cada semana:
| Periodo | % del trabajo realizado | Costes |
|---|---|---|
| Semana 1 | 15 % | 800 $ |
| Semana 2 | 20 % | 1250 $ |
| Semana 3 | 30 % | 1450 $ |
Ahora podemos calcular la variación acumulada de costes con los siguientes valores:
Coste real (AC o CR) = 3500 $
Valor ganado (EV o VG) = 5000 $ x 65 % = 3250 $
Variación de costes (CV o VC) = EV – AC = 3250 $ – 3500 $ = -250 $
El resultado muestra una variación de costes negativa, lo que significa que hay un sobrecosto.
Variación de costes por período
La variación de costes por período mide la variación de costes en un solo período. También se denomina variación del coste puntual y es la diferencia entre el valor ganado y el coste real de una sola fase de proyecto o periodo de tiempo, sin tener en cuenta las variaciones previas ni futuras.
Para calcular estas variaciones de coste, utilizamos la misma fórmula básica para la CV o VC:
CV = EV – AC
Sin embargo, la principal diferencia radica en el período o períodos en los que nos centramos.
Volvamos a nuestro ejemplo. Aquí están los datos de EV y AC para cada semana:
| Periodo | EV | AC | CV = EV – AC |
|---|---|---|---|
| Semana 1 | 750 $ | 800 $ | -50 $ |
| Semana 2 | 1000 $ | 1250 $ | -250 $ |
| Semana 3 | 1500 $ | 1450 $ | 50 $ |
Este ejemplo nos muestra que el proyecto no alcanzó el presupuesto en las dos primeras semanas.
Solo quedan dos semanas para la fecha límite y el presupuesto se está agotando. Por lo tanto, el gerente de proyecto debe actuar de inmediato y redistribuir el presupuesto restante o buscar fondos adicionales.
Mantenerse al día con los plazos y los presupuestos es mucho más fácil cuando las tareas se organizan con un software de gestión de proyectos como Plaky. Así es como se puede configurar nuestro proyecto en un solo tablero:
Variación a la finalización (VAC)
La variación a la finalización (VAC, del inglés Variance at Completion) es la diferencia entre el presupuesto al cierre (en inglés Budget at Completion (BAC)) y la estimación al finalizar más reciente (en inglés Estimate at Completion (EAC)). Su objetivo principal es predecir si habrá un déficit o un superávit presupuestario al final del proyecto.
Antes de analizar la fórmula de la variación a la finalización, veamos qué es la estimación al finalizar y cómo calcularla.
EAC representa el coste previsto del proyecto al cierre, que podemos calcular mientras el proyecto está en marcha.
EAC se puede calcular de 4 maneras diferentes, dependiendo de la situación de nuestro proyecto:
EAC = AC + ETC ascendente
EAC = AC + (BAC – EV)
EAC = BAC / CPI
EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]
💡 CONSEJO PRO DE PLAKY
Tenemos una guía completa sobre cómo calcular el EAC usando estas fórmulas y cómo decidir cuál usar. Consúltala aquí:
Es posible que observes que algunas fórmulas para el EAC requieren el CPI.
El índice de rendimiento de costes (CPI) mide la eficiencia de costes de los recursos presupuestados. Se calcula como la relación entre el valor ganado y el coste real:
CPI = EV / AC
Una vez definidos todos los elementos, podemos usar esta sencilla fórmula para calcular la variación al finalizar:
VAC = BAC – EAC
Al igual que el CV, el VAC también puede ser positivo, cero o negativo. Aquí se explica cómo interpretar los resultados:
- VAC positivo: el proyecto finalizará por debajo del presupuesto.
- VAC cero: el proyecto utilizará todo el presupuesto planificado.
- VAC negativo: el proyecto superará el presupuesto planificado.
Supongamos que hay un proyecto en marcha cuyo presupuesto es de 500 000 $. Tras aplicar la fórmula para el EAC, se obtiene un resultado de 505 000 $.
VAC = BAC – EAC = 500 000 $ – 505 000 $ = -5000 $.
Por lo tanto, se espera que el coste al final del proyecto supere en 5000 $ el coste planificado.
Presupuesto al cierre (BAC) = 500,000 $
Estimación al cierre (EAC) = 505,000 $
Variación al cierre (VAC) = -5,000 $
Tipos de variación del coste en la gestión de proyectos
Las variaciones de costes pueden ocurrir en cualquier proyecto y, a veces, son inevitables o incluso imposibles de prevenir.
Estos son algunos de los tipos más comunes de variaciones de costes que puedes encontrar en la gestión de proyectos.
Variación en el coste de materiales
Mantenerse dentro del presupuesto del proyecto depende en gran medida de la precisión de tus estimaciones. No siempre se pueden predecir las condiciones económicas, las tarifas y los precios que deberás respetar, ni las circunstancias exactas relacionadas con sus cambios.
Los contratistas pueden cambiar los precios de las herramientas, los materiales y otros recursos del proyecto. Los precios pueden subir debido a circunstancias imprevistas y, si no tienes forma de reducirlos, podrías terminar con una variación de coste negativa.
Sean cuales sean las razones de los cambios, inevitablemente te impedirán informar con precisión sobre el progreso del proyecto.
Por lo tanto, si ves que los cambios son constantes y no puntuales, asegúrate de reevaluar tu presupuesto y el alcance del proyecto.
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¿Sabes qué es la desviación del alcance (o scope creep en inglés) y cómo puede afectar a tus proyectos? Aprende todo sobre eso en esta publicación:
Variación del coste de mano de obra
Si los requisitos del proyecto cambian, el alcance también puede sufrir modificaciones. Estos cambios pueden incluir la adición o eliminación de ciertas actividades del proyecto.
Si la finalización del proyecto lleva más tiempo, el coste de mano de obra aumenta, lo que genera una variación negativa del coste de mano de obra. Lo mismo ocurre si aumentan los salarios.
Por otro lado, si algunas actividades resultan innecesarias, los costes serán inferiores a los previstos y el proyecto terminará con una variación positiva del coste.
Variación de los gastos generales variables
Los gastos generales variables varían en función de la productividad. Es responsabilidad de los gerentes de proyectos realizar una estimación fiable de los posibles costes de fabricación, envío o marketing.
Una estimación incorrecta podría indicar que una variación de costes está a la vuelta de la esquina. Por lo tanto, es importante supervisar y gestionar las estimaciones a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Variación de gastos generales fijos
Los gastos fijos no varían independientemente de la productividad. Gastos como el alquiler, los salarios de los empleados fijos y los impuestos son costes a largo plazo que no cambian rápida ni frecuentemente.
A menos que haya cambios repentinos significativos, estos costes no deberían afectar la variación de coste de un proyecto.
Cómo mantener tus proyectos en el buen camino
Los gerentes de proyecto son responsables de entregar los entregables del proyecto de alta calidad, a la vez que gestionan las tres limitaciones del proyecto: alcance, tiempo y coste.
Mantener un proyecto dentro del presupuesto puede ser un desafío debido a las numerosas circunstancias imprevisibles que afectan el rendimiento financiero del proyecto.
Aquí tienes 5 consejos para ayudarte a evitar variaciones negativas de costes y a mantener el presupuesto y los gastos de tu proyecto bajo control:
- Establece objetivos y estimaciones realistas y precisas.
- Planifica tus costes con la EDT.
- Sigue los KPI de tu proyecto.
- Investiga las variaciones de costes regularmente.
- Continúa realizando pronósticos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Analicemos estos consejos con más detalle.
Establece objetivos y estimaciones realistas y precisas
Para establecer objetivos y estimaciones realistas del proyecto, es necesario tener en cuenta los datos históricos. Es habitual que los gerentes de proyecto revisen proyectos similares anteriores y creen un mapa de ruta que refleje sus experiencias.
El presupuesto, el alcance y el cronograma del proyecto deben ser precisos y factibles. De lo contrario, caerás en la trampa de prometer demasiado y no cumplir con los resultados esperados.
El proceso de estimación puede y debe incluir al equipo y a las partes interesadas del proyecto. Pueden proporcionar feedback valioso que permita a los gerentes de proyecto realizar un desglose de costes más detallado y, potencialmente, prevenir variaciones de costes tanto negativas como excesivamente positivas que generen suposiciones presupuestarias erróneas.
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Aprender de tus experiencias pasadas es vital para convertirte en un mejor gerente de proyectos y liderar proyectos exitosos. La revisión del proyecto posterior a la implementación y las lecciones aprendidas pueden ayudarte en esa misión. Consulta nuestras guías sobre ambos temas:
Utiliza una EDT para la planificación de costes
Una estructura de desglose del trabajo (EDT o en inglés Work Breakdown Structure (WBS)) es un catálogo de todas las tareas necesarias para completar un proyecto. Una EDT también puede servir como guía para el desglose de costes, ya que incluye el 100% del trabajo relacionado con el proyecto.
Al elaborar una EDT, procura ser lo más detallado posible. De esta manera, reducirás la posibilidad de omitir un gasto importante que podría generar una variación en los costes posteriormente.
Una experta a la que contactamos, Carla Jenkins, gerente de proyecto senior con certificación PMP en Phenomena Corporation, sugiere ir más allá al preparar el presupuesto y delinear los costes potenciales: :
“Elaboro tres presupuestos diferentes utilizando el método de los 3 puntos, basándome en los escenarios más probables, el mejor y el peor de los casos. Tener estas tres líneas base presupuestarias me ayuda a evaluar si necesito solicitar ayuda para conseguir más personal y recursos.”
Sigue los KPI del proyecto
Algunos de los KPI de gestión de proyectos más útiles que puedes seguir para controlar tu presupuesto incluyen:
- Valor ganado,
- Coste actual,
- Variación de costes, e
- Índice de rendimiento de costes.
Siempre puedes optar por seguir más de estos 4 KPI.
Por ejemplo, comparar las horas planificadas con el tiempo empleado es un KPI muy útil, ya que registrar el tiempo dedicado a cada tarea del proyecto y compararlo con las estimaciones te mostrará la precisión de tu cronograma.
Al supervisar los KPI, también es fundamental revisarlos periódicamente con el equipo del proyecto y las partes interesadas. Todos deben tener una idea clara del progreso del proyecto y de los obstáculos que enfrenta.
Investiga las variaciones de costes regularmente
Las variaciones de costes pueden deberse a diversos problemas y circunstancias cambiantes. Su efecto en todo el proyecto puede ser considerable, por lo que es necesario controlarlas periódicamente.
Puedes investigar cada tipo de coste por separado para determinar dónde y por qué se ha producido la variación.
Por ejemplo, si constantemente no alcanzas los objetivos en cuanto a costes de mano de obra, podrías examinar por qué persiste la variación y aplicar medidas correctivas para reducirla.
Una parte importante del control de costes del proyecto consiste en establecer umbrales de control de variación. Estas son cantidades fijas de variación que no requieren ninguna acción correctiva.
La acción correctiva siempre debe implicar la identificación adecuada de las causas y su consistencia.
Sigue los costes del proyecto en Plaky
Realiza pronósticos continuamente
Nuestro último consejo es continuar pronosticando el rendimiento de los costes de tu proyecto hasta su finalización.
Es importante supervisar de cerca el presupuesto y realizar pronósticos con frecuencia debido al impacto que los cambios del proyecto tienen en los costes.
Realizar pronósticos constantemente te permite estar al tanto de todos los asuntos relacionados con los costes durante el ciclo de vida del proyecto. También te permitirá evaluar mejor el progreso del proyecto.
La experta a la que contactamos, Carla Jenkins, afirma que realiza pronósticos regularmente.
“Al final de mi semana, vuelvo a pronosticar mi presupuesto. Lo hago cada semana para no perderme ninguna tendencia o desarrollo.”
Repronosticar su presupuesto semanalmente le permite a Jenkins ser proactiva en el control de costes:
“También quiero ver si estamos al menos dentro del presupuesto o por debajo del mismo. Si nos excedemos, veremos dónde podemos reducir costes, ya sea optimizando recursos o viendo dónde podemos recortar.”
Dicho esto, no tiene sentido pronosticar si no sabes qué hacer ante las circunstancias cambiantes del rendimiento de costes de tu proyecto. Por lo tanto, asegúrate de tener un plan B, C o incluso D en caso de que los costes de tu proyecto se conviertan en un problema mayor.
Necesitas planes de contingencia para mantener el proyecto en marcha, incluso si cambian las condiciones, como los costes.
De esta manera, puedes equilibrar el rendimiento de costes de tu proyecto y minimizar cualquier posible variación de costes.
📖 Para ir más allá de la variación de costes e incluso la terminología de EVM, consulta nuestro Glosario de términos de gestión de proyectos.
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Un software de organización especializado como Plaky puede ser de gran ayuda para gestionar costes y mantener los KPI relevantes de tus proyectos en un solo lugar para un seguimiento y comparación sin esfuerzo.
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