Actualizado: 25 de abril de 2025 
Cada proyecto enfrenta restricciones, la única diferencia de una a otra es qué tan limitativas son.
Habitualmente, los gerentes de proyectos son expertos en entregar un proyecto exitoso a tiempo y dentro de presupuesto y alcance, no importa cuán restrictivas sean las condiciones.
¿Estás ansioso por perfeccionar aún más tus habilidades? Aprende cómo reconocer y abordar las restricciones de un proyecto revisando algunas opiniones de expertos y ejemplos prácticos.
- Las principales restricciones en la gestión de proyectos son el tiempo, el alcance y el presupuesto.
- Más allá del triángulo de hierro de gestión de proyectos, se deben considerar otras restricciones como la calidad, el riesgo y los recursos.
- Las restricciones de la gestión de proyectos pueden ser externas o internas y pueden cambiar con el tiempo.
- Una limitación puede influir otras, y una limitación de un proyecto puede afectar otros proyectos también.
¿Qué son las limitaciones de un proyecto?
Las limitaciones de un proyecto son factores limitantes que afectan la ejecución, la calidad y el resultado de un proyecto. Las principales restricciones de gestión de proyectos son el tiempo, el alcance y el presupuesto.
Estas restricciones no solo afectan el resultado del proyecto, sino también:
- Cómo el gerente de proyecto lo gestiona,
- En lo qué centra la mayor parte de su atención, y
- Qué tipo de ajustes hace a lo largo del camino.
Riesgo vs. limitación
La principal diferencia entre un riesgo del proyecto y una restricción es que un riesgo es algo que podría ocurrir potencialmente mientras que una limitación es una restricción existente.
No todos los riesgos se pueden predecir, y también pueden ser una oportunidad para mejorar el resultado del proyecto.
Por otro lado, las restricciones son factores limitantes que ya se conocen antes de que comience el proyecto y los gerentes deben encontrar formas de trabajar dentro de ellos.
La restricción triple de la gestión de proyectos
La restricción triple es también conocida como el triángulo de hierro de la gestión de proyectos e incluye las 3 limitaciones más comunes que los gerentes de proyectos deben tener en cuenta:
- Alcance,
- Tiempo, y
- Limitación del coste.
Cada proyecto está limitado por su presupuesto, alcance y fecha límite, y cambiar a cualquiera afecta a otras 2 limitaciones.
Como dice David O’Brien, profesional certificado de PMP de gestión de proyectos:
“A menudo describo la limitación triple (tiempo, coste, alcance) de un proyecto como un triángulo equilibrante que se debe finamente equilibrado. Un ajuste en una de las limitaciones afecta a las demás, y ellas también se deben ajustar en acordancia.
Por ejemplo, si se acorta la duración (*tiempo*) de un proyecto, entonces es necesario ajustar una o ambas de las dos limitaciones. Esto podría significar eliminar el *alcance*, o si el alcance es fijo y no se puede reducir, entonces esto significa que el *coste* se debe aumentar para poder aportar recursos adicionales para ayudar entregar el proyecto dentro del plazo reducido.”
Repasemos estas tres limitaciones en más detalles.
1. Alcance
El alcance del proyecto es una limitación interna que se refiere a todo lo que debemos hacer para ejecutar un proyecto.
Para definir el alcance del proyecto, los gerentes de proyectos usan un documento que se llama la declaración de alcance del trabajo (SOW, por sus siglas en inglés). En este documento, los gerentes enumeran todos los detalles minuciosos sobre el proyecto, como:
- Justificación,
- Objetivos,
- Entregables,
- Limitaciones,
- Excepciones, y
- Acuerdos.
Dado que las limitaciones triples son interconectadas, cualquier cambio al alcance requiere ajustes a las limitaciones del tiempo y coste. De lo contrario, un scope creep notable, una desviación y expansión del alcance original, puede resultar en varios problemas, incluyendo:
- Fechas límites incumplidas,
- Ejecución de proyectos de baja calidad,
- Horas extras de trabajo, y
- Gasto extensivo.
Ejemplo de la limitación del alcance
El siguiente proyecto de una empresa de construcción es hacer una renovación de una casa de dos pisos y añadir un patio al jardín trasero de la casa.
El plan original del proyecto indica que tienes 6 meses para completar la renovación con el presupuesto de 550 000 $. Sin embargo, después de revisar los cambios hechos, el cliente decide que el patio no es suficiente, quiere añadir también una piscina.
La piscina definitivamente aumentará el coste general del proyecto, y necesitarás recursos adicionales para realizarlo. Además, es probable que tengas que ampliar el plazo del proyecto a menos que el cliente esté dispuesto a pagar aún más para contratar más mano de obra.
2. Tiempo
La limitación del tiempo es una limitación interna que se refiere generalmente a la duración del proyecto, o al cuánto tiempo tienes para presentar los entregables del proyecto a las partes interesadas.
Una de las formas en que los gerentes del proyecto pueden realizar un seguimiento de la limitación del tiempo es creando una línea de tiempo de proyecto detallada. La línea de tiempo del proyecto ofrece un resumen visual de los elementos clave del proyecto, como:
- Tareas del proyecto,
- Duración de la tarea,
- Fechas límites, y
- Dependencias de la tarea.
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Crear una línea de tiempo del proyecto es fácil con una plantilla. A continuación encuentra la plantilla que más te conviene:
Los gerentes de proyectos que quieren mejorar su gestión del tiempo del proyecto y crear horarios más eficientes pueden también usar metodologías de gestión de proyectos específicas.
Por ejemplo, el método de camino crítico es un algoritmo de planificación de proyectos que solo ve el tiempo como una limitación. Puedes usarlo para:
- Calcular cuánto tiempo tienes para completar un proyecto, y
- Ver con cuánta flotación del proyecto puedes contar en caso de que necesitas extender ciertas tareas.
Ejemplo de la limitación del tiempo
Una empresa está rediseñando el sitio web oficial. El nuevo sitio web oficial debe incluir 2 mayores funciones adicionales: una página de recursos para las preguntas frecuentes y una biblioteca de plantillas.
La fecha límite del proyecto es de 6 meses, lo que parece ideal. Sin embargo, al enterarse de un competidor, tu jefe decide adelantar el relanzamiento. Ahora, tienes solo 4 meses para finalizar el proyecto.
Puesto que ahora no hay tiempo para finalizar el alcance completo del proyecto, puedes decidir simplificar algunas funciones del diseño o tal vez añadir unas de estas funciones en un momento posterior.
Alternativamente, podrías aumentar el presupuesto y contratar más personas para trabajar en el proyecto.
De todos modos, depende de ti decidir qué decisiones es seguro hacer.
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Encuentra más sobre la gestión del tiempo de proyectos, sus procesos y cómo mejorarla en la siguiente guía:
3. Coste
La limitación de coste es una limitación interna que se relaciona con todo el dinero que debes gastar para llevar el proyecto hasta el fin.
Esta limitación se refiere principalmente al presupuesto del proyecto, un plan de gastos que delinea cuánto dinero gastarás, dónde, y en qué. El presupuesto del proyecto consiste de varios gastos que pueden ser fijos o variables:
- Los costes fijos: son inamovibles y no cambian con el tiempo (por ejemplo, los salarios mensuales de los miembros del equipo del proyecto) o
- Los costes variables: son más dinámicos y están vinculados directamente a la cantidad de trabajo que se debe completar (por ejemplo, gastos de mano de obra y servicios públicos).
Los gerentes de proyectos deben monitorear la variación del coste durante el proyecto y compararla regularmente con la línea base del coste, la versión aprobada del presupuesto del proyecto, para asegurar que los gastos no se salgan del control.
Ejemplo de la limitación del coste
Digamos que tu próximo proyecto es planificar un evento corporativo para tu empresa, la cumbre anual de la empresa.
Puesto que el presupuesto está limitado a 10 000 $, haces todo lo posible para cumplir algunos compromisos.
Luego, un vídeo de TikTok de la empresa se vuelve viral y genera nuevos clientes. Como resultado, el CEO decide asignar 2000 $ más para la cumbre de la empresa para celebrar este logro.
Así que, con un presupuesto más grande, puedes expandir el alcance para hacer de la cumbre un asunto aún más grandioso.
Otras limitaciones de la gestión de proyectos
Aunque gestionar el triángulo de hierro es un buen comienzo, hay otras limitaciones importantes que se deben tener en cuenta también.
Muy a menudo, la calidad, el riesgo, y los recursos se consideran junto con las limitaciones triples para obtener mejor entendimiento de todos los factores que afectan el proyecto.
Sin embargo, la metodología PRINCE2 reemplaza los recursos con los beneficios como uno de los seis aspectos del rendimiento del proyecto.
A continuación hemos proporcionado una lista exhaustiva de otras limitaciones que debes tener en cuenta mientras gestionas tus proyectos:
- Calidad,
- Riesgo,
- Recursos,
- Beneficios,
- Limitaciones sociales,
- Limitaciones económicas,
- Limitaciones legislativas,
- Seguridad,
- Gobernanza y política, y
- Limitaciones de terceros.
Repasemos cada una para entender cómo pueden afectar a tus proyectos.
4. Calidad
La limitación de la calidad se puede ver como una extensión de la limitación del alcance. Aunque la limitación del alcance se refiere a todos los resultados del proyecto, la limitación de la calidad es una limitación interna que se centra en sus características.
Al planificar el proyecto, las partes interesadas también determinan el nivel de calidad que buscan y cómo lo medirán.
Midiendo la calidad del proyecto, determinamos si las entregables del proyecto coinciden con nuestras expectativas. Dicho de otro modo, evaluamos la calidad de nuestro trabajo en general, no solo si hemos entregado todo.
Ejemplo de la limitación de la calidad
Una agencia de viajes busca imprimir un folleto exhaustivo de sus servicios. El proyecto tiene una fecha límite en solo dos meses, un presupuesto de 5000 para cubrir el diseño y la impresión.
El folleto se debería realizar a todo color y en papel satinado de primera calidad. Un requisito importante es que el papel no se doble cuando se lleva en el bolso o la mochila.
Desafortunadamente, cuando llega el prototipo del folleto, notarás que es demasiado endeble y se dobla fácilmente. Cometiste un error de optar por papel más barato, lo que ya era un riesgo en sí mismo.
5. Riesgo
Las limitaciones del riesgo pueden ser incertidumbres internas o externas que pueden afectar nuestros proyectos, dependiendo de sus fuentes.
Las limitaciones del riesgo generalmente se refieren a cualquier amenaza del proyecto que debemos considerar. Idealmente, el gerente del proyecto debería poder predecir qué tipo de riesgos se esperan en cada fase del proyecto y saber cómo gestionarlos adecuadamente.
Los riesgos externos son a menudo mucho más difíciles de predecir porque ni la empresa ni el gerente del proyecto pueden controlarlos. Piensa en condiciones climáticas extremas o COVID-19, la única cosa que puedes hacer es adaptarse.
Por otro lado, los riesgos del proyecto internos incluyen todo lo que provenga de fuentes internas. Como tales, son a menudo más fáciles de mitigar o gestionar que los riesgos externos. Un ejemplo de esto puede ser la baja por enfermedad de un miembro del equipo.
Dicho esto, los riesgos no siempre son inherentemente malos. Los riesgos negativos, son “amenazas” mientras que nos referimos a los riesgos positivos como “oportunidades”.
Es vital determinar cuánto riesgo podemos aceptar. Este factor determinante se llama tolerancia del riesgo, la cantidad del riesgo que estamos dispuestos a tolerar en nuestros proyectos.
Podemos representar un riesgo con un gráfico que muestra la probabilidad de que algo ocurra contra el impacto que tiene en nuestro proyecto.
Entonces, podemos dibujar una línea de tolerancia del riesgo en el gráfico más allá del cual no estaríamos dispuestos a aceptar riesgos. Si un cierto riesgo cae en la zona más allá de esta línea, y no hay nada que podemos hacer para sacarlo de esta zona, el proyecto no se debería realizar.
Ejemplo de la limitación del riesgo
Una empresa de impresión bajo demanda busca introducir una nueva colección de productos, y ha elegido un excelente proveedor en el que confía. Sin embargo, el proveedor dice que ha tenido problemas con la logística.
La empresa desea que la colección se lance en 2 meses por lo que esta noticia supone un freno al proyecto. Es probable que el proveedor no pueda conseguir los productos clave para tu colección, lo que tendrá un impacto negativo en tu proyecto.
Esto pone este riesgo por encima de la línea de tolerancia del riesgo, instándote a decidir si deseas:
- Posponer el proyecto hasta que el proveedor resuelva sus problemas,
- Encontrar un proveedor alternativo, o
- Cancelar el proyecto porque no puedes dedicarle más recursos.
6. Recursos
Las limitaciones de recursos son limitaciones internas que cubren todos los recursos del proyecto necesarios para la realización del proyecto. Estos recursos abarcan cosas como:
- Fuerza laboral,
- Equipo,
- Espacio,
- Materiales, y
- Tecnología.
Las limitaciones de recursos van mano en mano con las limitaciones de adquisición puesto que ciertos procedimientos se deben seguir al adquirir cada tipo de recurso.
La limitación está estrechamente relacionada con la limitación del coste ya que si no tienes los fondos para un recurso particular, el proyecto podría sufrir.
Sin embargo, a veces no se trata de dinero sino de tiempo. La limitación del tiempo también tiene que ser equilibrada con la limitación de recurso para asegurar una alocación de recursos adecuada en el horario del proyecto.
El método de ruta crítica previamente mencionado es una herramienta para crear un horario del proyecto que solo considera tiempo como una limitación. Una extensión de este método es la gestión de proyectos de cadena crítica, una metodología que toma también en consideración los recursos y garantiza su disponibilidad a través de todos las fases del proyecto.
Ejemplo de la limitación de recursos
Digamos que estás gestionando la construcción de una piscina en un hotel de 3 estrellas. Esa adición es una prioridad, y tienes 3 meses para finalizarla.
La construcción requiere el uso de equipo pesado durante los primeros meses de construcción, por lo que decides adquirirlo de un proveedor confiable. Sin embargo, el proveedor te informa que la maquinaria no está disponible. Lo más pronto que puedes conseguirla es en un mes.
Dado que no puedes construir la piscina sin el equipo, la limitación del recurso está bajo amenaza.
Una opción sería retrasar un poco el proyecto para poder utilizar la maquinaria solicitada. Sin embargo, una mejor solución sería siempre tener proveedores de equipos alternativos disponibles.
7. Beneficios
La limitación de beneficios representa el valor que se espera lograr finalizando el proyecto con éxito. Esta limitación es una restricción interna que las partes interesadas y la empresa imponen a sí mismos.
Los beneficios del proyecto se describen en el caso de negocio del proyecto. El caso de negocio contiene toda la información sobre los beneficios financieros y no financieros que el proyecto debería traer al cliente, es decir, su propuesta de valor.
Similarmente a la limitación del riesgo, las limitaciones de beneficios deberían tener un límite acordado. Si el valor del proyecto cae por debajo de este límite, eso significa que:
- Deberías detener el proyecto, y
- Deberías ajustar otras limitaciones para reducir la amenaza a las limitaciones de beneficios.
Ejemplo de la limitación de beneficios
Una conocida empresa de cosméticas entusiasmada por expandir su alcance, y para lograr esto, quiere lanzar un producto innovador: una sombra de ojos líquida resistente al agua y a las lágrimas que promete una duración de 48 horas.
La fecha límite del proyecto es en un año, y el proyecto en sí requiere una inversión considerable. Así que, para que el proyecto valga la pena y garantice un ROI bueno, debes captar al menos 30% del mercado.
Aproximadamente 4 meses en el proyecto, oyes que tu principal competidor es también lanzando sombras de ojos líquidas súper resistentes, pero 2 meses antes del tuyo.
La limitación de beneficios está ahora bajo amenaza, es muy probable que no obtengas el retorno necesario para que el proyecto valga la pena. Así que, si quieres salvar el proyecto, puedes invertir más dinero en los recursos para apresurarlo.
De lo contrario, es probable que quieras cancelarlo porque los beneficios originales ya no son alcanzables.
8. Limitaciones sociales
Las limitaciones sociales son limitaciones externas que se refieren a la opción pública de tu proyecto.
Estas limitaciones pueden aparecer si el proyecto en cuestión se convierte en el sujeto de interés público más amplio.
Los proyectos financiados con fondos públicos son a menudo problemáticos en términos de las limitaciones sociales porque importan a todo el público, no sólo a un cliente. Como tales, existe un mayor riesgo de causar controversia si algo sale mal.
Ejemplo de la limitación social
Para ilustrar las limitaciones sociales, consideremos el caso llamado Battle of Barnes.
Nick Pointon y su mujer buscaban añadir un sótano de 1700 pies debajo de su propiedad. Sin embargo, muy pronto, descubrieron cuánto se oponían al proyecto sus vecinos
Los vecinos escribieron 102 cartas al Concilio de Richmond. En estas cartas explicaron cómo el proyecto afectaría su sustento y el barrio completo.
Se ha dicho que una ampliación previa del sótano en otra casa hace unos años causó daño a tres otras propiedades en esa misma carretera.
La batalla entre Mr. Pointon y los vecinos terminó en la prensa porque los vecinos eran en realidad famosos.
9. Limitaciones económicas
El clima económico general es otra limitación externa que los gerentes de proyectos deben considerar.
Las complicaciones como recesión e inflación pueden resultar en limitaciones económicas que presionan al proyecto y dificultan su avance.
Naturalmente, las limitaciones económicas afectan más el coste del proyecto. Esto, en cambio, puede afectar tanto el alcance y el tiempo que tienes para completar el proyecto.
Dado que estas limitaciones vienen de eventos externos, es difícil no solo predecir sino realizar un seguimiento de ellas.
Ejemplo de la limitación económica
Un buen ejemplo de una limitación económica es el aumento actual de la inflación en el resto del mundo.
La inflación erosiona el poder adquisitivo al aumentar el coste de bienes y servicios. Otros efectos comunes de la inflación incluyen tarifas de interés más altas, recesión destructiva, y más.
La inflación no es algo que el gerente de proyectos puede resolver por sí solo. Sin embargo, puede seguir la corriente con la limitación para asegurar que se mantenga tolerable y no ponga en peligro el proyecto.
Cuando la tasa de inflación es alta, es imperativo maximizar tus retornos. Esto significa ser más consciente de los gastos del proyecto y optimizar el uso de recursos.
10. Limitaciones legislativas
Las limitaciones legislativas son limitaciones externas dentro de las cuales se debe ejecutar el proyecto para garantizar su legitimidad. En su mayor parte, estas limitaciones incluyen cualquier ley y regulación que concierne a un proyecto en particular.
Por otro lado, las limitaciones legislativas también pueden afectar a tus empleados y a tu cumplimiento de leyes laborales, los requisitos de seguridad del proyecto que debes tener en cuenta y regulaciones similares.
No cumplir con las limitaciones legislativas, no sólo lleva a retrasos, trabajo correctivo o fracaso del proyecto. Si una organización no cumple con las restricciones legislativas, arriesga multas financieras, y en algunos casos extremos, cargos criminales.
Ejemplo de la limitación legislativa
Una empresa trabajando en un proyecto de construcción en Phoenix, Arizona debe ser consciente de muchas reglas y regulaciones. Uno de los mejores ejemplos de problemas legales de construcción que debes tener en cuenta son los códigos de construcción.
Los códigos de construcción son “leyes que establecen requisitos mínimos sobre cómo se deben diseñar y construir los sistemas estructurales, plomería, calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC), sistemas de gas natural, y otros aspectos de construcciones residenciales y comerciales.”
Estos códigos pueden variar entre estados, con algunos decidiendo incluir requisitos adicionales para abortar problemas potenciales.
Para este proyecto particular, las empresas deben consultar los códigos de construcción de Phoenix para asegurarse de que están al lado correcto de la ley y planificar el proyecto en acuerdo.
Violación e incumplimiento de ellas puede resultar en multas más altas y posibles repeticiones que solo suponen una presión aún peor en términos de costes, tiempo y alcance del proyecto.
11. Seguridad
Las limitaciones de seguridad son limitaciones externas que afectan nuestra habilidad de proteger datos sensibles del proyecto. También pueden estar relacionadas con la seguridad física, como tener acceso limitado a ciertos tipos de equipo.
Estas limitaciones son externas porque es probable que el peligro provenga de fuera de la empresa. Sin embargo, la gestión adecuada de seguridad de riesgo es un requisito interno también.
Las limitaciones de seguridad pueden exigir que los gerentes de proyectos utilicen un tipo de tecnología específica para proteger los proyectos de los riesgos de seguridad de información.
Internamente, sería necesario proporcionar pautas contra riesgos típicos de seguridad para asegurar que los datos permanezcan compartidos solo entre aquellos que están directamente involucrados en un determinado proyecto.
Ejemplo de la limitación de seguridad
Digamos que trabajas en una empresa de tecnología que trabaja en el lanzamiento de su nueva aplicación de IA.
Durante el proyecto, debes proteger los datos y asegurarte de que no haya ninguna filtración antes de la fecha de lanzamiento, así que la limitación de seguridad es en un nivel bastante alto.
Aparte de tener que mostrar sus pases de seguridad antes de entrar en la oficina, el equipo del proyecto también debe dejar sus teléfonos en los mostradores de seguridad antes del trabajo, y no cada miembro del equipo tiene acceso al mismo tipo de información.
Dado que las limitaciones de seguridad son tan tediosas y elaboradas, otras limitaciones están bajo amenaza.
Sin embargo, si los beneficios superan a los inconvenientes, el proyecto continúa y el gerente del proyecto ajusta cuidadosamente otras limitaciones del proyecto para asegurar que las limitaciones de seguridad se gestionan adecuadamente.
12. Gobernanza y política
Las limitaciones de gobernanza y política son limitaciones internas que se refieren a las limitaciones impuestas por tu propia organización. Estas son reglas, regulaciones, y procedimientos internos que debes seguir mientras gestionas tu proyecto.
Estas limitaciones están directamente relacionadas con la gobernanza del proyecto, un marco estratégico que define cómo se realiza la gestión de proyectos dentro de una empresa.
Estas limitaciones están también relacionadas a la gobernanza corporativa u organizacional, un enfoque completo a la gestión organizacional que asegura que la organización alcance sus objetivos y es exitosa en general.
Ejemplo de la limitación de gobernanza y política
Un gerente de proyectos en una empresa de TI debe completar los proyectos en acordancia con el plan de gobernanza del proyecto, lo que incluye varias reglas y políticas sobre:
- Comunicación de las partes interesadas,
- Gestión de riesgo,
- Rendición de cuenta y responsabilidad,
- Informes y compartición de conocimiento,
- Supervisión y control, etc.
Fomentar una comunicación de calidad en la gestión de proyectos es esencial para el éxito del proyecto, y esto se aplica también a la comunicación de stakeholders.
Similarmente, la gobernanza del proyecto también incluye la identificación, categorización y priorización de riesgos y dificultades potenciales.
El plan completo de la gobernanza del proyecto actúa como una limitación de gobernanza, ya que los gerentes deben seguir los mismos procedimientos durante cada proyecto.
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13. Limitaciones de terceros
Las limitaciones de terceros son limitaciones externas de las que cada proyecto inevitablemente depende. Ya sea el gobierno local o tus competidores, estas limitaciones pueden tener un gran impacto en el éxito del proyecto.
Los contratistas externos son un ejemplo común de las limitaciones de terceros, las personas fuera de tu organización a quién es posible que tengas que integrar sin problemas en tu equipo de proyecto. Esta es una limitación que debes tener en cuenta y gestionar durante el proyecto si quieres obtener los resultados que pretendes lograr.
Ejemplo de la limitación de terceros
El próximo proyecto de una pequeña empresa de juguetes es hacer un oso de peluche resistente a la suciedad y la mugre.
Una limitación del recurso crítico con la que están lidiando es el material que deben usar para el pelaje del oso de peluche. La empresa habitualmente proporciona los materiales para sus juguetes, pero esta vez, tienes que depender de un proveedor externo. Además, hay solo un proveedor, y puesto que no pueden usar cualquier material, el éxito del proyecto depende de esta limitación de terceros.
Originalmente esperaban un lanzamiento del producto exitoso hasta Navidad, para la que, en este momento, quedan 6 meses. Pero el proveedor solo tiene suficiente material para el siguiente mes, después de esto, tendrán que esperar dos meses más para obtener más material.
Es posible que la empresa tenga que posponer el lanzamiento y perder las grandes rebajas navideñas. Esto significa que no cumplen las expectativas financieras del proyecto y por lo tanto fallar bajo la limitación de beneficios.
¿Cómo se afectan entre sí las limitaciones de un proyecto?
Las limitaciones de proyecto no solo influyen el resultado del proyecto, sino también se afectan entre sí.
Uno de los mejores ejemplos de qué tan conectados pueden ser las limitaciones es el triángulo de hierro. La experta con que hemos hablado, Molly Beran, una gerente de proyectos certificada por PMP y entrenadora corporativa de Proyects By Molly, LLC nos proporcionó con una explicación fantástica de qué tan interconectados las limitaciones triples son:
“El ejemplo más clásico de cómo las limitaciones del proyecto se afectan entre sí es la idea de las limitaciones triples, que señala la relación entre tiempo (horario), coste (presupuesto) y alcance (trabajo que vas a hacer). Visualiza cada una de estas limitaciones como lados del triángulo. Si un lado se hace más grande (digamos que tu jefe te pide abordar otro aspecto del proyecto que no has planificado incluir), entonces debes aumentar uno o ambos de los otros dos lados. La idea es siempre tener el triángulo cerrado, si no lo haces, normalmente pones en peligro la calidad de tu proyecto, recursos o ambos.”
En general, podemos aplicar también la misma noción sobre el triángulo de hierro a otras limitaciones del proyecto:
- La falla del equipo representa una amenaza para el cronograma de tu proyecto y puede causar retrasos significativos.
- Es probable que el pedido de nuevo equipo aumente los gastos del proyecto.
- El uso de materiales potencialmente dañinos puede causar problemas con la ley e incluso provocar un gran escrutinio público.
- La adquisición puede depender completamente de terceros, lo que puede ser un gran problema en el caso de una crisis económica.
Otra experta con la que hablamos, Annette Hayes, consultora de gestión de proyectos certificada por PMP, destacó una de las principales preocupaciones sobre las limitaciones del proyecto:
“Por ejemplo, una parte interesada puede reducir la fecha de entregable y dependiendo de los recursos dispuestos, el proyecto ahora podría necesitar un presupuesto más grande. Sin embargo, cuando se cambia una limitación y la solución no cambiará otra limitación, la calidad del proyecto puede volverse más relajada sin darse cuenta y el resultado del proyecto se verá afectado.”
Gestionar las limitaciones del proyecto depende de las capacidades y habilidades de priorización del gerente del proyecto. Hacer las compensaciones correctas y oportunas es una habilidad de gestión de proyectos que puede salvar el proyecto cuando parece insalvable y restablecer el equilibrio.
Cómo gestionar las limitaciones de un proyecto
Dado lo dinámicos que pueden ser los proyectos, no existe una solución única para todos para hacer frente a las limitaciones del proyecto.
Dicho esto, aquí están algunos consejos generales que puedes aplicar a cualquier tipo de proyecto para realizar un seguimiento de las limitaciones de tu proyecto.
1. Considera cómo diferentes limitaciones se afectan entre sí
Lo mejor que puedes hacer es tener siempre en cuenta qué tipo de efecto pueden tener las diferentes restricciones del proyecto. Como dice Molly Beran:
“[En cuanto a cómo gestionar las limitaciones de proyectos], diría que depende del proyecto, pero la regla general es asegurarte de siempre pensar sobre los impactos mutuos de las limitaciones. A menudo esto parece una especie de proceso de aprobación de solicitud de cambio en el que alguien que quiere hacer un cambio en el proyecto hace una solicitud oficial al comité o al gerente del proyecto, y entonces el grupo analiza todos los impactos de realizar este cambio al alcance, horario y presupuesto.”
2. Haz ajustes siempre que sea posible
Cambiar la limitación es a menudo la manera más diplomática de resolver el problema, pero no es tan fácil alcanzarla.
Por ejemplo, podrías preguntar por una extensión si piensas que no puedes cumplir la línea temporal del proyecto. Si el cliente está de acuerdo con la extensión, eso resolvería con éxito la amenaza actual a la limitación del tiempo.
Sin embargo, es probable que no obtendrás más fondos para un fase particular de proyecto si no hay espacio para ello en el presupuesto general.
3. Mantente flexible y ajústate a las circunstancias cambiantes
Si no puedes ajustar limitaciones problemáticas, siempre puedes evitarlas. Esto implica ajustar tu enfoque de gestión de proyectos para asegurar que aún así cumples tus objetivos del proyecto.
Por ejemplo, si de repente el horario del proyecto se debe reducir a la mitad, es poco probable que puedas entregar el alcance completo del proyecto sin agotar tus recursos y posiblemente poner en peligro la calidad del proyecto completo. En este caso, la mejor solución sería reducir el alcance del proyecto en acuerdo con las partes interesadas.
Alternativamente, puedes ajustar otras limitaciones. Si debes acelerar la finalización del proyecto, instantáneamente vienen a la mente dos métodos de comprensión de horarios:
- Intensificación de proyectos (Project crashing), que demanda contratar recursos adicionales, y
- Seguimiento rápido en la gestión de proyectos, que implica realizar actividades del proyecto en paralelo en vez de secuencialmente.
En general, evitar la limitación significa ser adaptable a circunstancias cambiantes y fomentar flexibilidad en todos los aspectos del proceso de gestión de proyectos.
4. Documenta y realiza un seguimiento de las limitaciones de tu proyecto
Otra experta que hemos consultado, Elizabeth Harrin, miembro de APM y profesional de gestión de proyectos, también afirma que no existe solo un método de seguir al gestionar limitaciones. Sin embargo, según su experiencia mantener una lista corriente de las limitaciones definitivamente puede ayudar:
“Las limitaciones del proyecto se pueden gestionar de varias maneras. Por ejemplo, las limitaciones basadas en datos se pueden incluir en un gráfico de Gantt que utilizas para gestionar el trabajo. Otros tipos de limitaciones se pueden escribir en la documentación del proyecto. En mi experiencia, mantengo una lista en nuestra herramienta de gestión de proyecto. Simplemente se convierten en parte de los límites y expectativas del proyecto, y dan forma a la toma de decisiones.”
5. Considera las limitaciones de un otro proyecto
Elizabeth Harrin destacó otra observación clave, las limitaciones de nuestro proyecto no son las únicas que debemos tener en cuenta:
“No olvides que otros proyectos podrían tener limitaciones que afectan tu proyecto. Por ejemplo, podrían existir limitaciones de recursos en un proyecto usando un experto en la materia que tú también necesitas para tu proyecto. Tendrás que programar sus actividades de tu proyecto según su disponibilidad.”
6. Sigue las mejores prácticas
Finalmente, recuerda que confiar en las mejores prácticas al gestionar limitaciones del proyecto deberían también mejorar tus posibilidades de finalizar el proyecto exitosamente.
Anette Hayes enfatiza las siguientes mejores prácticas:
- “Escucha con cuidado a las necesidades de cliente, patrocinador o propietario del producto y resultados esperados.
- Identifica barreras potenciales desde el principio en vez de esperar a “ver qué sucede” después.
- ¡Sé honesto! Establece expectativas claras al principio de cualquier proyecto, especialmente si algo no parece realizable.
- Ten una comunicación corriente y clara con tus stakeholders, y cuándo sea necesario, proporciona soluciones alternativas e implicaciones posibles de tu limitación particular.
- Haz intercambios que te permitan seguir entregando un proyecto exitoso, cuando sea posible y si tienes las autoridad.”
📖 Ahora que sabes más sobre limitaciones de proyectos, continúa aprendiendo sobre la gestión de proyectos y todo lo que implica navegando nuestro Glosario de términos de la gestión de proyectos.
Gestiona las restricciones más efectivamente con Plaky
Gestionar las limitaciones puede ser mucho más efectivo con un software de gestión de proyectos como Plaky donde puedes colaborar fácilmente no importa lo disperso que estés:
- Usa un diagrama de Gantt para comprobar cómo el cambio de una actividad afecta el tiempo y los recursos.
- Mantén a todos los miembros de equipo notificados en tiempo real sobre los cambios hechos para evitar perder el tiempo informando a todos individualmente o preocupándose por olvidar a alguien.
- Cambia el asignado, la fecha límite, o las prioridades en los campos personalizados en solo 2 clics.
- Documenta y sigue las limitaciones de tu proyecto a través de los elementos donde puedes añadir descripciones detalladas y compartir archivos con los miembros de tu equipo y las partes interesadas.
- Gestiona múltiples proyectos en diferentes tableros y sigue el progreso en tiempo real.
- Comunícate frecuentemente y libremente con todos los involucrados en el proyecto. Comparte el progreso y las incertidumbres a través de los comentarios y colabora sin problemas.
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