Actualizado: 25 de diciembre de 2024 
Informes de estado del proyecto son esenciales para mantener a las partes interesadas al tanto y actualizadas sobre el progreso del proyecto.
Cuando se realizan de manera correcta, los informes de estado se convierten en herramientas de comunicación y evaluación que te ayudan identificar problemas potenciales temprano y mantener alineado a tu equipo de proyecto.
Aprende los pasos para escribir un informe de estado del proyecto útil para las partes interesadas y prueba la plantilla que proporcionaremos en esta guía.
- Los informes de estado del proyecto son documentos que los gerentes de proyectos usan para proporcionar la información sobre el estado del proyecto a las partes interesadas.
- Los informes de estado del proyecto se clasifican según frecuencia y se pueden realizar cada día, semana, mes o trimestre.
- El principal beneficio de informes regulares del proyecto es que puedes detectar problemas a tiempo y resolverlos antes de que se conviertan en inmanejables.
- Para escribir un informe de estado del proyecto efectivo, debes definir sobre qué quieren leer los destinatarios, crear un esquema estandarizado y completarlo con información resumida.
¿Qué es un informe de estado del proyecto?
Un informe de estado del proyecto es un documento que presenta el estado actual del proyecto a las partes interesadas de una manera clara y concisa.
El informe de estado documenta el progreso del proyecto contra las líneas de base proporcionadas en el plan de gestión del proyecto.
El propósito del informe de estado del proyecto es actualizar a las partes interesadas sobre cómo va el proyecto y mantenerlas informadas sobre cualquier amenaza emergente o riesgo del proyecto. Idealmente, debería ser un resumen compacto de las actividades del proyecto que tiene no más de 2 páginas.
En cuanto a la frecuencia, puedes generar informes de estado del proyecto:
- Diarios,
- Semanales,
- Mensuales, o
- Trimestrales.
Una experta que hemos consultado, Michelle M. Campbell, Vicepresidenta senior, MBA, Profesional de gestión de proyectos (PMP, Project Management Professional), Propietaria certificada del producto scrum (CSPO, Certified Scrum Product Owner) y Certificada ScrumMaster (CSM, Certified ScrumMaster®), está en favor de actualizaciones de proyecto más regulares.
“Recomiendo publicaciones semanales del informe de estado, especialmente en un proyecto que está cambiando rápidamente.”
Informe de estado del proyecto vs. informe del progreso
Los términos informe de estado e informe del progreso pueden aparecer como sinónimos. Sin embargo, son 2 diferentes tipos de documentos presentados por el gerente de proyectos.
Los informes de estado del proyecto incluyen una variedad de métricas que muestran una instantánea del estado del proyecto. Estos informes proporcionan un resumen de los parámetros más importantes para que las partes interesadas puedan tener una idea clara del estado actual del proyecto.
En contraste, los informes del progreso se centran en los indicadores del rendimiento clave y muestran su cambio durante el proyecto.
Por ejemplo, los informes de ventas usualmente comparan resultados anuales de ventas (por ejemplo, enero de 2024 vs. enero de 2025). Estas comparaciones ayudan a los gerentes y las partes interesadas a poner los números en perspectiva y darse cuenta de que lo que parece un buen resultado puede no ser necesariamente la verdad.
A pesar de su naturaleza diferente, estos dos informes son a menudo representados juntos, puesto que proporcionan un resumen más completo del desarrollo del proyecto.
💡 CONSEJO PRO DE PLAKY
La creación de informes de estado requiere cierto conocimiento de la terminología esencial de gestión del proyecto. Mejora tu jerga de PM en nuestra página de glosario:
Tipos de informes de estado
Los informes de estado del proyecto se clasifican según frecuencia. Algunas industrias requieren actualizaciones más frecuentes que otras debido a la naturaleza de sus proyectos.
Informes diarios de estado
Los informes de estado del proyecto que se realizan cada día habitualmente contienen un resumen de las actividades completadas y resultados logrados. Estos informes pueden ser de suma importancia en el trabajo de construcción, por ejemplo, donde la ley requiere registros regulares.
Los informes diarios de estado deberían contener la siguiente información:
- Fecha del informe,
- Actividades realizadas y las personas responsables para ellas,
- Personal presente, y
- Obstáculos encontrados.
Informes semanales de estado
El tipo de informe más común es el informe semanal de estado. La mayoría de los equipos realizan un resumen semanal de las actividades para sus partes interesadas.
Los informes semanales de estado son menos detallados que los informes diarios de estado y típicamente incluyen:
- Rangos de las fechas,
- Tareas completadas,
- Problemas ocurridos (si los hay), y
- Actividades planificadas para la semana siguiente.
Informes mensuales de estado
Los informes mensuales de estado también son imprescindibles en la gestión de proyectos, independientemente de la industria y si el equipo informa a la alta dirección o sus clientes. Estos informes se basan principalmente en los resúmenes semanales y los usan como fuentes de información relevante.
La mayoría de los informes usualmente contienen la siguiente información:
- El nombre del mes,
- Los hitos logrados,
- Una lista de actividades completadas,
- El resumen del coste,
- Un resumen de los KPI del proyecto, y
- Los planes para el siguiente mes.
Informes trimestrales de estado
La alta dirección típicamente requiere informes trimestrales de estado de cada gerente. Los clientes pueden también pedir una representación de estos informes, especialmente si el equipo está trabajando en un proyecto complejo y caro.
Los informes trimestrales deberían incluir:
- Los objetivos logrados,
- Las métricas del proyecto,
- El progreso del proyecto y su comparación al línea base,
- Un informe del presupuesto, y
- Los resultados proyectados para el trimestre siguiente.
Sigue los datos clave del proyecto con Plaky
Beneficios de informes efectivos de proyectos
Cuando se hacen de manera correcta, los informes de estado del proyecto son una herramienta valiosa para los gerentes de proyectos que los ayudan a mantener un control firme de su proyecto:
- Identificar problemas y riesgos antes de que aumenten: Cuando los informes de estado se hacen regularmente y diligentemente, es bastante fácil detectar potenciales amenazas a tu proyecto y abordarlas antes de que se conviertan en algo más importante.
- Seguir la productividad: Con suficientes datos, puedes detectar fácilmente los del rendimiento alto y los de rendimiento bajo, así como las razones por su nivel del rendimiento y hacer predicciones más adecuadas sobre el futuro del proyecto.
- Mantener todos a la misma página: Los gerentes del proyecto a veces pueden carecer de habilidades de comunicación descendente y no logran transmitir al equipo del proyecto lo que está pasando. Los informes de estado son cruciales en la entrega de información vital del proyecto a todos, incluyendo el equipo.
- Dejar un rastro documental claro: Dejar un rastro documental significa poder retroceder y analizar informes antiguos en búsqueda de pistas que pueden ayudarte a desempeñarte mejor en un proyecto futuro similar.
Cómo escribir un informe efectivo de estado del proyecto
Cada proyecto y cliente requerirá un diferente tipo de informe. Para asegurarte de cumplir los requisitos cada vez, intenta seguir estos pasos básicos cuando defines los elementos del informe de estado del proyecto.
1. Define tu audiencia
Un informe de estado no es un documento dirigido a los gerentes de proyectos. Es una herramienta de comunicación escrita por gerentes del proyecto para las partes interesadas, así que debería contener información que las partes interesadas quieren ver.
Antes del comienzo del proyecto, las reuniones con las partes interesadas deberían revelar lo que más les interesa. Los gerentes del proyecto especialmente deben tener en cuenta los aspectos y parámetros más importantes a las partes interesadas y formar su recopilación de datos e informes en base a esto.
2. Crea una plantilla
Las plantillas son herramientas increíblemente útiles cuando se trata de crear cualquier tipo de plan o informe del proyecto. No solo te ahorran tiempo, sino también te ayudan a mantener la consistencia de tus informes durante el tiempo.
Para ayudarte empezar, hemos creado una plantilla de informe de estado del proyecto editable en Microsoft Excel y Google Sheets que puedes descargar ahora mismo haciendo clic en los enlaces de abajo.
Obtén nuestra plantilla de informe de estado del proyecto: Microsoft Excel
Obtén nuestra plantilla de informe de estado del proyecto: Google Sheets
💡 CONSEJO PRO DE PLAKY
¿Estás intentando decidir entre Google Sheets y Excel? Echa un vistazo a nuestra entrada comparando las dos versiones:
3. Recopila los datos
Asegúrate de tener una fuente de datos confiable al crear cualquier tipo de informe. Para evitar el pánico de último minuto y los errores, crea un sistema de recopilación de datos. De esa manera, regularmente tendrás datos importantes a tu disposición que puedes usar para tomar decisiones objetivos.
4. Resume la información
Dicho eso, los datos sin procesar no significan mucho al equipo o al clientes. Así que, como gerente del proyecto, debes saber cómo filtrar lo importante y presentar esa información de una manera inteligente.
Michelle M. Campbell recomienda que el resumen consiste de lo siguiente:
“Incluye un alcance corto y el salud/la condición del proyecto codificados por colores usando el estado RAG:
Red (rojo)= fuera de curso
Amber (ámber)= en riesgo de estar fuera del curso
Green (verde)= en curso”
Ella también sugiere solicitar ayuda de las principales partes interesadas para utilizar su esfera de influencia en este punto, si esto es necesario para cambiar el estado del rojo o amarillo al verde.
¿Qué hace un informe de estado del proyecto bueno?
Los informes de estado deberían contener toda la información que las partes interesadas querrían saber, de una manera que quieren verlo, y con el respeto a su tiempo y horario.
Con esto en mente, un informe bueno de estado del proyecto debería ser:
- Estructurado y claro: Un informe de estado debería ser estructurado de una manera lógica, preferiblemente con gráficos y tablas que desglosan datos complejos y proporcionan toda la información esencial de un vistazo.
- Ajustado a las necesidades de las partes interesadas: Diferentes partes interesadas y proyectos demandarán diferentes informes de estado, así que es mejor acordar una estructura al principio.
- Consistente: Usar la misma plantilla para todos los informes de estado te ayudará a comparar informes y también ayudará a las partes interesadas saber exactamente qué esperar y dónde encontrar la información que necesitas.
- Conciso: Tu jefe no necesita saber el número exacto de horas que un contratista externo ha pasado en una tarea específica, sólo necesita saber que está finalizado.
- Objetivo y honesto: Incluye solo la información respaldada por hechos. El sesgo y la deshonestidad pueden tener consecuencias destructivas en informes de estado.
Cómo explica Michelle M. Campbell:
“Mientras que la estética es útil en un informe de estado, es mucho más importante tener los elementos informativos esenciales que guiarán a los lectores a un entendimiento comprensivo pero conciso del estado del proyecto.”
Ejemplo de un informe de estado del proyecto
Para darte mejor idea de cómo escribir un informe de estado del proyecto conciso pero efectivo, revisaremos un ejemplo usando una plantilla gratuita de informe de estado del proyecto que hemos proporcionado anteriormente.
Primero, incluye la información básica del proyecto como el nombre del proyecto, número, patrocinador, gerente del proyecto, fecha, y el período de tiempo cubierto en el informe. La plantilla es completamente editable, así que puedes elegir eliminar o añadir ciertos campos que tu proyecto puede requerir.
El resumen del proyecto se debería presentar al principio dado que es la primera cosa que las partes interesadas leen. Esta sección puede diferir según tu proyecto y los requisitos de las partes interesadas. En la mayoría de los casos, incluirá un resumen breve del informe en tus propias palabras.
Si quieres entrar en más detalles, puedes añadir una sección separada donde puedes proporcionar una descripción corta para cada elemento. Esta plantilla proporciona espacio para un resumen corto y un informe más detallado.
El resumen del progreso te permite poner las actividades en contexto. De esa manera, las partes interesadas obtendrán la perspectiva necesaria para comprender la importancia de las actividades anteriormente mencionadas para el proyecto en su conjunto.
Luego, deberías mencionar los riesgos destacados que estás siguiendo y destacar los problemas con los que estás lidiando actualmente, cómo los estás manejando, y si hay algo que requiere la atención de las partes interesadas.
Una tabla corta que proporciona un resumen de la salud de los principales componentes de tu proyecto, el alcance, horario, presupuesto y los recursos, es un buen chequeo del estado del proyecto.
Al final, es también importante añadir una lista de los principales hitos del proyecto. Esto, más que cualquier otra cosa, demostrará a las partes interesadas exactamente dónde te encuentras en el proyecto y si estás en curso o fuera del curso.
Esta plantilla también contiene un campo opcional destinado para escribir los principales conclusiones, notas, solicitudes y cualquier otra cosa que te parece importante para añadir al informe.
Realiza un seguimiento del estado y el progreso de tu proyecto con Plaky
Utilizando Plaky como una herramienta para ejecutar tus proyectos, podrás incluir todos los datos necesarios para cada tarea. Además, podrás tener un resumen claro del progreso del proyecto y recopilar los datos regularmente para tus informes.
Con Plaky, puedes:
- Invitar un número ilimitado de usuarios y comunicar con todos las partes interesadas internas y externas en un solo lugar,
- Centralizar toda la información relacionada con el proyecto compartiendo los archivos y enlaces con ellas,
- Vigilar de cerca el progreso del proyecto incluyendo los datos relevantes que quieres seguir con campos personalizados, y
- Obtener un resumen consistente de los resultados y métricas del proyecto en las filas de resumen.
Cuando tienes todas las partes interesadas, información y archivos en una sola aplicación, no necesitas perseguirlas a través de la bandeja de entrada.
Tener los datos a tu disposición en cualquier momento hace que sea indefinidamente más fácil crear informes de estado del proyecto diarios, semanales, mensuales y trimestrales.
¡Empieza a realizar un seguimiento del progreso del proyecto y recopilar datos para tus informes de estados hoy! ¡Inicia hoy tu prueba gratuita de 14 días de Plaky!
Cómo revisamos esta publicación: Nuestros escritores y editores monitorean las publicaciones y las actualizan cuando hay nueva información disponible, para mantenerlas frescas y relevantes.