Benutzerdefinierte Board-Automatisierung erstellen
Die Board-Automatisierungen sind für die Testversion und die Enterprise-, Bundle- und Pro-Tarife verfügbar.
Nur Board-Eigentümer können neue Automatisierungen erstellen.
Plaky-Automatisierungen sind eine hervorragende Möglichkeit, deinen Workflow zu verbessern, indem du unnötige und zeitaufwändige Aufgaben eliminierst. Mit benutzerdefinierten Automatisierungen kannst du den Projektstatus schnell aktualisieren, Fristen neu anordnen, Aufgaben zuweisen und vieles mehr – ganz ohne einen einzigen Klick.
In diesem Artikel führen wir dich Schritt für Schritt durch den Prozess der Erstellung einer benutzerdefinierten Automatisierung.
Wenn du neu bei Automatisierungen bist, lies bitte unseren Artikel zum Einstieg in Board-Automatisierungen.
Schritt 1: Neue Automatisierung erstellen #
Das Automatisierungs-Center ist deine zentrale Anlaufstelle zum Erstellen und Bearbeiten von Automatisierungen. Um das Automatisierungs-Center zu öffnen, klicke einfach oben rechts auf deinem Board auf Automatisierungen.
Wenn du das Automatisierungs-Center öffnest, kannst du eine neue Automatisierung erstellen, indem du auf die Schaltfläche Neue Automatisierung klickst.
Schritt 2: Auslöser wählen #
Beim Erstellen einer benutzerdefinierten Automatisierung ist der erste Schritt, einen Automatisierungs-Auslöser zu definieren. Auslöser sind Ereignisse, die auf deinem Board stattfinden und eine ausgewählte Aktion automatisch starten.
Um einen Auslöser auszuwählen, klicke auf das Feld Wenn dies geschieht. Plaky bietet dir die Wahl zwischen vier verschiedenen Arten von Auslösern:
- Elementfeld ändert sich
- Element verschoben
- Element-Abonnenten ändern sich
- Element erstellt
Sehen wir uns diese Auslöser genauer an.
Elementfeld ändert sich #
Der Auslöser Elementfeld ändert sich wird aktiviert, wenn sich ein Feld auf dem Board von einem Wert zu einem anderen ändert. Ein Auslöser kann beispielsweise eine Automatisierung aktivieren, wenn sich ein Statusfeld von „Zu erledigen“ zu „In Bearbeitung“ ändert.
Die folgenden Elementfelder können als Auslöser ausgewählt werden:
- Elementname
- Status
- Tag
- Text
- Rich Text
- Person
- Nummer
- Link
- Datum
- Zeitleiste
Abhängig davon, welches Elementfeld du auswählst, bietet der Auslöser verschiedene Optionen zur Auswahl. Im folgenden Beispiel zeigen wir, wie das Pop-up-Fenster erscheint, wenn du das Statusfeld auswählst.
Element verschoben #
Der Auslöser Element verschoben wird aktiviert, wenn ein Element von einer Elementgruppe in eine andere verschoben wird. Ein Element kann beispielsweise von der Gruppe „Backlog“ in die Gruppe „Zu erledigen“ verschoben werden. Dadurch wird ein Auslöser aktiviert und eine Automatisierung gestartet.
Element-Abonnenten ändern sich #
Der Auslöser Element-Abonnenten ändern sich wird aktiviert, wenn ein Nutzer als Abonnent zu einem Element hinzugefügt oder entfernt wird. Du kannst zum Beispiel einen Auslöser erstellen, der die Automatisierung immer dann aktiviert, wenn ein Mitglied deines Teams (z. B. die Personalabteilung, die ein Finanzmitglied hinzufügt) zu einem Element hinzugefügt wird.
Element erstellt #
Der Auslöser Element erstellt wird aktiviert, wenn ein Nutzer ein neues Element/Unterelement auf dem Board erstellt. Du könntest zum Beispiel eine Automatisierung erstellen, die einen Nutzer benachrichtigt, sobald ein Element erstellt wird.
Klicke auf die hervorgehobenen Felder, um deinen Auslöser anzupassen.
Schritt 3: Bedingungen hinzufügen #
Sobald du einen Auslöser festgelegt hast, kannst du Bedingungen hinzufügen, die erfüllt sein müssen, bevor die Automatisierung gestartet wird. Bedingungen sind optional, und es liegt bei dir, ob du diese der Automatisierung hinzufügen möchtest.
Um eine Bedingung hinzuzufügen, folge diesen Schritten:
- Klicke auf die Schaltfläche + Bedingung hinzufügen
- Wähle den gewünschten Bedingungstyp aus
- Fülle die markierten Felder aus
Bis zu 5 Bedingungen können zu einer Automatisierung hinzugefügt werden.
Schritt 4: Aktionen auswählen #
Der letzte Schritt beim Erstellen einer benutzerdefinierten Automatisierung ist die Auswahl einer Aktion. Aktionen werden jedes Mal ausgeführt, wenn ein Auslöser aktiviert wird und eine bestimmte Bedingung erfüllt ist (falls Bedingungen zutreffen). Wenn sich zum Beispiel ein Elementfeld ändert, kann das Element automatisch in eine andere Gruppe verschoben oder ein Abonnent hinzugefügt werden.
Plaky lässt dich zwischen 4 verschiedenen Arten von Aktionen wählen:
- Elementfeld ändern
- Element verschieben
- Element-Abonnenten ändern
- Benachrichtigung senden
Um eine Aktion auszuwählen, folge diesen Schritten:
- Klicke auf das Feld Dann dies tun
- Wähle den gewünschten Aktionstyp aus
- Fülle die markierten Felder aus
Sobald du alle Schritte abgeschlossen hast, klicke auf die Schaltfläche Automatisierung erstellen in der unteren rechten Ecke, um die Automatisierung zu erstellen.
Bis zu 5 Aktionen können zu deiner Automatisierung hinzugefügt werden.