Actualizado: 10 de noviembre de 2023 
Cada vez más empresas están empezando a reconocer el potencial de la gestión de proyectos y a comprender las ventajas de un enfoque organizado.
Esto no es sorprendente, ya que el hecho de que las organizaciones que subestiman la gestión de proyectos se enfrentan a una tasa de fracaso del 50%.
La gestión de proyectos es importante porque ayuda a crear un sistema optimizado para gestionar proyectos de forma eficaz y racional.
Cuando se realiza correctamente, la gestión de proyectos reduce los riesgos, recorta los costes y mejora la tasa de éxito de los proyectos. Fomenta una mejor colaboración y mantiene unidos todos los elementos de un proyecto.
- El ahorro de tiempo y dinero es el resultado de un plan de proyecto firme. Al tener un cronograma específico y recursos asignados de manera realista, es probable que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto y el alcance temporal.
- Una buena colaboración y comunicación en el proyecto son lo que lo dirige. No solo permiten el progreso del proyecto, sino que también ayudan a conectar a los miembros del equipo remoto y a mantenerlos en la misma página.
- La rendición de cuentas es esencial en la gestión de proyectos. Las actualizaciones de estado periódicas contribuyen a una mayor responsabilidad individual.
- La gestión de proyectos fomenta la captura de lecciones aprendidas y, de esta manera, evita que se repitan los mismos errores en proyectos futuros.
- El uso de software de gestión de proyectos ayuda a los gerentes de proyectos a controlar los procesos del proyecto y, como resultado, permite una mejor gestión de riesgos y control de calidad.
Beneficios de la gestión de proyectos
Entonces, ¿por qué es tan importante la gestión de proyectos?
Si se gestionan proyectos sin la experiencia de un gerente de proyectos, se corre el riesgo de no cumplir con las fechas límite, exceder el presupuesto y experimentar el peor escenario posible: el fracaso del proyecto.
Con muchas metodologías de proyectos a su disposición, los gerentes de proyectos pueden diseñar un gran plan de proyecto, obtener financiación y asignar recursos: preparar el camino hacia el éxito.
Nos comunicamos con Sergei Brovkin, un profesional en gestión de proyectos certificado con más de 20 años de experiencia en el campo y experto en productividad y transformación organizacional, quien atribuyó la creciente popularidad de la gestión de proyectos a su adaptabilidad a diferentes entornos empresariales:
“Hay que destacar que la gestión de proyectos está ganando más atención en estos días. En concreto, este resurgimiento de la importancia de la gestión de proyectos se debe a la naturaleza rápida y dinámica del entorno empresarial. Este entorno requiere un cambio y una adaptación constantes, transformando esencialmente numerosas empresas en una serie de startups únicas que tienen éxito cuando se supervisan y gestionan como proyectos individuales.”
Por tanto, para ilustrar la importancia de la gestión de proyectos, lo mejor es que te expliquemos los 11 beneficios más destacados de este campo:
1. Ahorra tiempo y dinero
El informe Pulse of the Profession del PMI afirma que solo el 58% de las organizaciones comprenden lo valiosa que es la gestión de proyectos para su trabajo.
Además, se informa que el 9,9 % de cada dólar se desperdicia como resultado de una mala gestión de proyectos. Esto significa que se pierden 99 millones de dólares por cada mil millones invertidos en proyectos.
Tirar dinero a la basura no es un resultado deseable para las empresas. Por lo tanto, nombrar un gerente de proyectos es la opción correcta. De esta manera, obtienes un plan de proyecto adecuado, las tareas se realizan a tiempo y los proyectos se mantienen dentro del presupuesto.
Además, como todo el progreso del proyecto es transparente, es más fácil detectar posibles cuellos de botella y, lo que es más importante, asignar los recursos del proyecto de manera adecuada. En consecuencia, evitas las posibles demoras y sobrepasar el presupuesto.
Hablando de ahorro de tiempo, los gerentes de proyectos determinan el tiempo necesario para completar las tareas. Definen un cronograma de proyecto y especifican la fecha de inicio y finalización de todas las tareas. Un seguimiento minucioso permite a los gerentes de proyectos realizar ajustes en caso de que detecten algún impedimento en el camino.
2. Permite una planificación realista del proyecto
Si se realiza correctamente, la gestión de proyectos proporciona a todo el equipo una imagen clara de quién hace qué, cómo y cuándo.
Los gerentes de proyectos definen un plan de gestión de proyectos, que sirve como guía para el equipo y otras partes involucradas.
El plan contiene información sobre todos los elementos del proyecto, como el alcance del proyecto, el cronograma y el presupuesto. Es el resultado de la comprensión total por parte del gerente de proyectos de los riesgos potenciales y los requisitos del proyecto.
Cuando crean planes de proyecto, los gerente de proyectos tienden a negociar y establecer fechas límite y metas alcanzables. Además, predicen los obstáculos, les brindan soluciones y mantienen el proyecto en marcha.
3. Facilita el trabajo remoto
La gestión de proyectos es indispensable para el trabajo remoto, ya que encuentra formas de establecer canales de comunicación, asignar tareas y gestionar a los trabajadores remotos sin importar su zona horaria.
La importancia de la gestión de proyectos en las organizaciones de trabajo remoto está respaldada por Alexis Nicole White, líder de transformación organizacional, certificada en gestión de proyectos (PMP) y Scrum Master (SMC), quien explica que los elementos clave de la gestión de proyectos se traducen perfectamente en un entorno de trabajo remoto y lo ayudan a prosperar:
“Los componentes clave de la gestión de proyectos que ayudan a gestionar a los trabajadores de forma remota son la comunicación clara, la alineación de objetivos, la responsabilidad con el seguimiento de tareas, la gestión de recursos, la colaboración, la documentación, con métricas de rendimiento mensurables que pueden validar el éxito.”
Nicole White también propone formas de evaluar a los trabajadores remotos:
“Los trabajadores remotos pueden evaluar su desempeño a través de Objetivos y resultados clave (OKRs) e Indicadores clave de rendimiento (KPIs). Al evaluar regularmente el desempeño individual y del equipo, los gerentes de proyectos pueden brindar feedback, reconocer logros e identificar áreas de mejora.”
Los gerentes de proyectos pueden construir una cultura de trabajo remoto que ayude a los equipos a mantenerse conectados y perseguir los mismos objetivos.
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4. Garantiza la rendición de cuentas
Tener un líder único con las habilidades necesarias para la gestión de proyectos ayuda de muchas maneras, pero, lo más importante, establece una rendición de cuentas clara.
La rendición de cuentas es una de las habilidades poderosas que ayudan a los gerentes de proyectos a manejar los proyectos desde el inicio hasta la finalización y lograr los objetivos organizacionales.
Aunque todo el equipo del proyecto debe tener un fuerte sentido de la rendición de cuentas, el gerente del proyecto es el que generalmente “responsabiliza” si el proyecto va por mal camino o su calidad es deficiente.
La rendición de cuentas se basa en el seguimiento regular del progreso y ayuda a los gerentes de proyectos a identificar posibles problemas. Esto es lo que Alexis Nicole White nos dijo sobre el valor de la rendición de cuentas:
“Establecida en la mayoría de las metodologías de gestión de proyectos, la rendición de cuentas se presenta al realizar un seguimiento del progreso de una tarea específica asignada a un recurso en particular. La rendición de cuentas es más útil con los trabajadores remotos, ya que monitorea el desempeño, identifica cualquier impedimento potencial que pueda desarrollar un cuello de botella o dificultar la entrega por completo. También mantiene a las personas concentradas en la tarea, ya que generalmente hay registros y actualizaciones de estado predeterminados.”
Por lo tanto, para fortalecer la rendición de cuentas, los gerentes de proyectos deben asegurarse de que todas las acciones sean transparentes y que todos estén en la misma página y sepan qué hacer y cómo hacerlo. Por otro lado, todos los miembros del equipo deben asumir sus responsabilidades para obtener mejores resultados.
5. Mejora la gestión de recursos
Una de las principales preocupaciones que tienen los gerentes de proyectos es la asignación de recursos del proyecto. Los recursos son con lo que pueden contar los gerentes de proyectos cuando comienzan un proyecto: materiales, personas, finanzas y tiempo.
La verdad es que los proyectos tienen muchas variables interrelacionadas y hay muchos factores que las influyen. Con la gestión de proyectos, puedes calcular un resultado de calidad realista en función de los recursos disponibles para completar el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y con el nivel de calidad deseado.
La teoría de la triple restricción de la gestión de proyectos establece que el alcance, el coste y el tiempo están intrínsecamente vinculados. Cambiar uno requiere un cambio proporcional en los otros dos, o la calidad general del proyecto se ve afectada.
Además, los gerentes de proyectos saben qué habilidades y nivel de experiencia tienen los miembros de su equipo y dónde pueden contribuir mejor.
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Para obtener más información sobre las tres restricciones, así como para ir más allá de ellas y conocer más restricciones en la gestión de proyectos, consulta esta guía:
6. Permite una mejor gestión de riesgos
Los proyectos rara vez salen según lo planeado y la gestión de riesgos suele tener un papel decisivo en el éxito del proyecto.
Según el informe de KPMG Five pillars of major project success, el 53 % de las organizaciones se han enfrentado a uno o más proyectos fallidos. Esta cifra aumenta hasta el 71% en las empresas que trabajan con recursos naturales.
El uso de una gestión de proyectos adecuada (incluida la gestión de riesgos obligatoria y adecuada) aumenta enormemente las posibilidades de obtener un resultado positivo en el proyecto.
Existe una gran cantidad de categorías de riesgo que pueden afectar a los proyectos, como los riesgos de costes, los riesgos de mercado y los riesgos de cronograma.
Al utilizar el análisis de riesgos, los gerentes de proyectos saben qué esperar y cómo manejar la mayoría de los problemas que se espera que surjan en los proyectos. Además, al reconocer la dirección desde la que pueden surgir los riesgos, los gerentes pueden evitar que se conviertan en problemas graves.
Sergei Brovkin explica la necesidad de una buena gestión de proyectos cuando se enfrentamos a retos inesperados:
“Cuando un proyecto se desvía del plan establecido o no cumple las fechas límite, el instinto de un buen gerente de proyectos para identificar posibles problemas con antelación, junto con su capacidad de planificación detallada, garantizan que se puedan tomar medidas correctivas con prontitud.”
Según el informe de McKinsey sobre la gestión de riesgos, el 73 % de los gerentes reconocen que el fortalecimiento de la cultura de riesgos es la mejor acción para mejorar la resiliencia dentro de sus organizaciones.
Un brote inesperado de una pandemia mundial o una caída repentina del mercado financiero aún pueden desbaratar los proyectos, pero estas son las expectativas, no la regla.
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Si te interesa saber las razones por las que los proyectos fracasan, consulta el siguiente artículo:
7. Fomenta el aprendizaje de los errores
Los gerentes de proyectos y sus equipos realizan reuniones retrospectivas al finalizar el proyecto para reflexionar sobre el desempeño del proyecto, tanto lo positivo como lo negativo.
Los equipos discuten qué salió bien y qué no salió tan bien para evitar repetir los mismos errores o aprovechar los aspectos positivos. Los resultados que obtienen se conocen como lecciones aprendidas.
Las lecciones aprendidas deben capturarse y documentarse durante todo el ciclo de vida del proyecto y esto es algo que los gerentes de proyectos deben alentar desde el principio.
Hay varias formas de capturar las lecciones aprendidas, como a través de reuniones posteriores al proyecto, encuestas o reuniones individuales. Los gerentes de proyectos deciden la mejor opción en función del tamaño de su equipo, el tiempo disponible y las preferencias de los miembros del equipo.
Aprender de los errores permite la mejora continua de los proyectos futuros y ayuda a los equipos a crecer al capitalizar las buenas prácticas y evitar errores conocidos.
8. Mejora la colaboración y la comunicación
Los gerentes de proyectos deben fomentar la colaboración en los proyectos uniendo a sus equipos en torno a objetivos y metas comunes.
Los proyectos suelen ser complejos y se llevan a cabo en diferentes equipos y departamentos. Sin una colaboración adecuada entre ellos, es imposible optimizar las actividades del proyecto para lograr el éxito.
Una gestión de proyectos eficaz mantiene a todos en la misma página al:
- Presentar un plan de proyecto claro,
- Establecer canales de comunicación,
- Fomentar el feedback consistente y en tiempo real,
- Insistir en la transparencia y compartir información, y
- Organizar reuniones periódicas.
Según Sergei Brovkin, una buena comunicación es una característica de los buenos gerentes de proyectos:
“[Los buenos gerentes de proyectos] facilitan la comunicación sin esfuerzo al garantizar la claridad de los objetivos, compartir actualizaciones de progreso y abordar las inquietudes con prontitud. Al interactuar con las partes interesadas y los clientes, su capacidad natural para construir relaciones y mantener la transparencia conduce a resultados exitosos del proyecto.”
Un plan de comunicación es otro punto de gestión de proyectos que Alexis Nicole White nos señala:
“Normalmente, un gerente de proyectos establecerá un plan de comunicación para ejecutar. También ayuda a las personas a identificar roles y responsabilidades para cada miembro del equipo para que todos sepan con quién hablar y cuándo. Cuando se trata de clientes externos, cada parte interesada esperará una actualización, abordará sus inquietudes y restablecerá las expectativas.”
En general, la colaboración activa en proyectos respaldada por una comunicación abierta puede impulsar el trabajo en equipo y sentar una base sólida para el éxito del proyecto.
9. Ayuda a minimizar el trabajo duplicado
Una de las preocupaciones más urgentes de muchas organizaciones es la duplicación de trabajo.
Las razones detrás del problema del trabajo duplicado suelen ser la mala comunicación, la falta de información o simplemente las tareas no supervisadas.
Una buena gestión de proyectos proporciona un sistema centralizado donde se deben mantener todos los datos relevantes relacionados con un proyecto. Además, los gerentes de proyectos deben dejar en claro qué canales de comunicación están disponibles para compartir información entre los miembros del equipo y los departamentos involucrados en el proyecto.
Según un artículo de Forbes sobre el síndrome de burnout en el lugar de trabajo, los trabajadores del conocimiento dedican el 58% de su jornada laboral al trabajo duplicado, reuniones innecesarias y demasiadas aplicaciones.
La duplicación no solo afecta negativamente al rendimiento, sino que también da como resultado un desperdicio innecesario de recursos.
Sin embargo, con procesos claramente definidos y una mejor comunicación, es probable que los equipos tengan menos trabajo duplicado.
10. Facilita la supervisión y el control de calidad
El control de calidad es fundamental en la gestión de proyectos. Todo el esfuerzo es inútil si el producto final no cumple con los estándares de calidad esperados.
Por ello, la supervisión constante y los controles de calidad periódicos son otra de las preocupaciones de los directores de proyectos.
Alexis Nicole White destaca la importancia de establecer criterios de éxito para determinar qué es aceptable y qué no:
“Cuando se definen cuáles son los objetivos, se pueden establecer estándares de calidad claros. Luego, se definen métricas mensurables para evaluar el desempeño en relación con dichos estándares. Al monitorear regularmente el progreso y el desempeño a través de varios métodos, como inspecciones o auditorías, se pueden identificar y abordar cualquier problema con prontitud e implementar acciones correctivas.”
11. Agiliza el trabajo a través del software de gestión de proyectos
Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a los gerentes de proyectos a controlar cómo se llevan a cabo las tareas y permiten una supervisión fácil y completa de todo el proyecto.
Además, estas herramientas también pueden alertar más fácilmente a los gerentes sobre riesgos inminentes y desvíos de objetivos.
Según las estadísticas sobre el software de gestión de proyectos, el 69 % de los gerentes de proyectos utilizan herramientas de colaboración para gestionar sus proyectos.
La investigación de PWC sobre las prácticas actuales de gestión de proyectos ha demostrado claramente que existe un fuerte vínculo entre el uso de software de gestión de proyectos y un alto rendimiento del proyecto.
Las métricas de rendimiento del proyecto en las empresas que utilizan software de gestión de proyectos superan a las de las empresas que no utilizan ninguno.
Con un software de gestión de proyectos como Plaky, los gerentes de proyectos ahora pueden controlar el progreso del proyecto sin esfuerzo y tomar decisiones informadas que conducirán el proyecto hacia el éxito.
Plaky es una herramienta de gestión de proyectos de última generación que admite una cantidad ilimitada de usuarios y proyectos en su generoso plan gratuito. La plataforma ofrece a los gerentes de proyectos todo lo que necesitan para reducir riesgos, recortar costes y mejorar las tasas de éxito.
La gestión de proyectos es la fuerza impulsora del éxito de los proyectos
A esta altura, deberías comprender por qué la gestión de proyectos es importante para los equipos que trabajan en proyectos.
Sin embargo, la principal conclusión de esta guía no debería ser que la gestión de proyectos sea beneficiosa, ya que eso es lo que se espera.
En cambio, es que la gestión de proyectos es necesaria para el crecimiento y desarrollo óptimos de cualquier empresa.
Además, si aún tienes dudas sobre si invertir en un software de gestión de proyectos, puedes probar Plaky.
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