Actualizado: 31 de enero de 2025 
Si quieres configurar una base sólida para tu proyecto completo, definir un alcance claro es el primer paso que debes tomar. El éxito del proyecto es casi garantizado cuando identificas los factores necesarios para empezar el proyecto, delineas objetivos y defines las maneras para medirlos.
La tendencia de cambiar los objetivos del proyecto mientras está en desarrollo puede resultar en una pérdida de dirección, productividad y moral.
Continúa leyendo para descubrir qué es exactamente el alcance del proyecto y cómo escribirlo. Además, hemos preparado una plantilla que puedes utilizar para definir fácilmente tu alcance y mantener el proyecto en el camino.
- Los gerentes de proyecto definen el alcance en acuerdo con las partes interesadas durante la fase de planificación del proyecto.
- El alcance es generalmente explicado en un documento que se llama la declaración del alcance del trabajo del proyecto.
- Un alcance del proyecto bien escrito debería ser específico, medible, alcanzable, relevante y basado en el tiempo.
- Las partes interesadas deben aprobar las entregables finales antes de que el proyecto comience, mientras que los gerentes del proyecto deben asegurar que el proyecto los sigue.
- El scope creep ocurre cuando las partes interesadas cambian los objetivos iniciales y entregables del proyecto a través del proyecto.
¿Qué es el alcance del proyecto?
El alcance del proyecto es un acuerdo entre el equipo del proyecto y las partes interesadas que establece los límites y expectativas desde el inicio del proyecto hasta su finalización.
El alcance del proyecto se determina durante la fase de planificación del proyecto e incluye una definición clara de los siguientes aspectos del proyecto:
- Alcance,
- Presupuesto,
- Entregables, y
- Fecha de vencimiento.
Los gerentes de proyectos experimentados saben cómo delinear el proyecto precisamente para que no haya malentendidos durante el desarrollo o una vez que se entrega el resultado final del proyecto.
En cierto sentido, esta descripción es la primera línea de defensa contra las solicitudes adicionales y el fracaso del proyecto. Por lo tanto, los gerentes crean un documento detallado al comienzo del desarrollo del proyecto.
¿Qué es una declaración de trabajo de alcance del proyecto (SOW)?
La declaración del alcance del trabajo (SOW, por sus siglas en inglés) es un documento en que los gerentes del proyecto definen el alcance del proyecto.
La declaración del alcance define todo el trabajo y criterios necesarios para completar un proyecto. Por lo tanto, debería incluir lo siguiente:
- Justificación: identifica la necesidad para el proyecto,
- Objetivos: identifica lo que el proyecto quiere lograr,
- Entregables: incluye una lista y una descripción de todo lo que el cliente recibirá tras la finalización del proyecto,
- Limitaciones: todas las reglas y guías que se deben seguir mientras que el proyecto está en curso, incluyendo fechas límites y restricciones del presupuesto,
- Excepciones: una lista de todo lo que no estará incluido en el proyecto,
- Acuerdo: las firmas de todas las partes interesadas como prueba de que el documento ha sido revisado, entendido y aprobado por todas las partes involucradas.
Todo lo definido dentro de la declaración del alcance está dentro del alcance.
Todo lo definido en la sección “Excepciones” del documento, y todo no definido en el documento se considera fuera del alcance.
Una declaración del alcance puede incluir otros elementos, como líneas temporales del proyecto, hitos clave o listas completas de las partes interesadas, pero los seis elementos mencionados anteriormente son necesarios para delinear exitosamente el proyecto.
La importancia de definir el alcance del proyecto
La importancia de definir el alcance del proyecto puede que no sea visible antes de que comience el proyecto, pero queda muy claro una vez que el equipo comienza a trabajar y el feedback comienza a llegar.
Una declaración del alcance permite que los gerentes de proyectos se mantengan centrados solo en lo que está dentro del alcance. Esto ayuda a los gerentes de proyectos así como a otras partes interesadas clave a resistir la tentación de alterar el proyecto una vez que haya comenzado.
La declaración del alcance es importante para la gestión de proyectos porque:
- Sirve como prueba de los términos de acuerdo,
- Sirve como recordatorio de todos los requisitos para completar un proyecto,
- Protege el equipo de hacer más trabajo de lo necesario,
- Evita que los requisitos del proyecto se salgan del control, y
- Previene el fracaso del proyecto.
Cómo determinar y gestionar el alcance del proyecto en 6 pasos
El alcance del proyecto sirve para identificar las acciones necesarias para completar el proyecto y garantizar que todo funciona según planeado durante la ase de ejecución del proyecto.
Hay 6 pasos que un gerente de proyecto debe tomar para gestionar el alcance de manera adecuada:
- Planificar la gestión del alcance,
- Recopilar los requisitos,
- Definir el alcance,
- Crear la estructura de desglose del trabajo (WBS, por sus siglas en inglés),
- Validar el alcance, y
- Controlar el alcance.
Entremos en detalles de cada paso.
1. Planifica la gestión del alcance
El primer paso de la gestión del alcance, la planificación de la gestión del alcance sirve para crear planes sobre cómo se manejarán los próximos 5 procesos de la gestión del alcance.
Se puede realizar una vez, al comienzo del proyecto, o múltiples veces durante el proyecto. Sus objetivos principales son crear lo siguiente:
- El plan de gestión del alcance: Un plan que define cómo la declaración del alcance y la WBS se crearán, así como cómo se obtendrá la validación, y
- El plan de gestión de requisitos: También conocido como el plan de análisis empresarial, define cómo se documentarán, gestionarán y analizarán los requisitos, y cómo se gestionarán los cambios.
Para planificar adecuadamente la gestión del alcance, es necesario realizar un análisis detallado de:
- La carta del proyecto,
- El plan de gestión del proyecto,
- Las políticas organizacionales, y
- Los factores ambientales de la empresa.
2. Recopila los requisitos
Los gerentes de proyecto necesitan recopilar la información de los clientes, patrocinadores y otras Los gerentes de proyecto necesitan recopilar la información de los clientes, patrocinadores y otras para determinar y documentar sus necesidades, deseos, y requisitos sobre el proyecto antes de definir el alcance.
Los requisitos a menudo se recopilan a través de:
- Entrevistas,
- Encuestas,
- Cuestionarios,
- Grupos focales, y
- Evaluación comparativa.
Similarmente a la planificación de la gestión del alcance, la recopilación de los requisitos se puede realizar una vez, al comienzo de la planificación del proyecto, múltiples veces acordados durante el proyecto. Sus principales resultados son:
- La documentación de requisitos: Un documento que indica los requisitos y describe cómo encajan con las necesidades comerciales de la empresa, y
- La matriz de trazabilidad de requisitos: Una red, a menudo representada en la forma de una tabla, que rastrea los requisitos desde su origen hasta su finalización. Ayuda a asegurar que todos los requisitos inicialmente definidos se entregan de una manera satisfactoria al final del proyecto.
3. Define el alcance
Una vez que se completa el plan de gestión del alcance y todos los requisitos se recopilan, es el momento de definir el alcance.
Esta es la parte donde el gerente del proyecto crea la declaración del alcance del trabajo (SOW), un documento que definirá el desarrollo futuro del proyecto.
Para ayudarte a empezar tu planificación del proyecto, hemos preparado una plantilla de declaración del alcance editable y gratuita que puedes descargar a continuación.
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Si prefieres rellenar nuestras plantillas con un bolígrafo, también hemos preparado una versión imprimible.
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Una buena declaración del alcance del proyecto debería ser completa y escrita de manera clara. Según el método de establecimiento de objetivos S.M.A.R.T., los objetivos del proyecto deberían ser:
- Specific (Específicos)
- Measurable (Medibles)
- Attainable (Alcanzables)
- Relevant (Importantes)
- Time-based (De duración limitada)
4. Crea una estructura de desglose de trabajo
En la cuarta fase de planificación de la gestión del alcance, el gerente del proyecto crea un estructura de desglose de trabajo, dividiendo partes más grandes del proyecto en secciones más pequeñas que son más fáciles de realizar y gestionar. En esencia, una estructura de desglose de trabajo es un desglose detallado del trabajo que se debe realizar para completar el proyecto.
Los resultados principales del proceso de la gestión del alcance son:
- La línea base del alcance: las versiones aprobadas de la declaración del alcance, la estructura de desglose de trabajo, y el diccionario de la estructura de desglose del trabajo, y
- Las actualizaciones de los documentos del proyecto: toda la documentación previamente creada que se debe actualizar.
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Para aprender más sobre la línea base del alcance, consulta esta guía:
5. Valida el alcance
La validación del alcance se refiere a la aprobación de los entregables finales. Es una de las etapas más importantes en la gestión del alcance ya que las principales partes interesadas pueden solicitar cambios en los entregables y dar su aprobación final.
El gerente debería asegurar que el proceso se realice a través del proyecto después de envíar cada entregable. Retrasar las aprobaciones podría causar obstáculos con otras entregables relacionadas.
Los principales resultados de la validación del alcance son:
- Entregables aceptados: Los documentos formales que contienen la lista de entregables que fueron aprobados y las firmas de todas las partes interesadas clave,
- Información del rendimiento laboral: Los documentos explicando el progreso del proyecto junto con todas las entregables que fueron aceptadas o rechazadas,
- Solicitudes de cambio: Los documentos enumerando los entregables que no han sido aprobados y las razones por su rechazo, junto con las solicitudes formales de cambio, y
- Actualizaciones de los documentos del proyecto: Todos los documentos previamente creados que se deben actualizar.
6. Controla el alcance
Al final, el control del alcance se realiza continuamente, durante el proyecto, para poder monitorearlo, gestionar los cambios, y asegurar que todas las solicitudes de cambios se procesan primero a través de procesos de cambio de control previamente establecidos.
Este es un paso especialmente importante en la gestión del alcance, y gestión de proyectos en general, puesto que ayuda prevenir el scope creep la tendencia de los proyectos salirse de control, causada por intentos constantes de modificar o añadir requisitos, sin hacer ajustes correspondientes al presupuesto y las fechas límites.
Los principales resultados del control del alcance son:
- Información del rendimiento del trabajo: describe el progreso del proyecto, su nivel de adherencia a la línea base y todos los cambios y su impacto en el presupuesto y horario,
- Solicitudes de cambios: un documento que consta de solicitudes de cambio formales y completas,
- Actualizaciones del plan de gestión del proyecto: todos los cambios hechos a los documentos principales en el plan de gestión de proyecto (plan de gestión del alcance, línea base del alcance, línea base del coste, línea base de medición del rendimiento, etc.), y
- Actualizaciones de los documentos del proyecto: Todos los documentos previamente creados que se deben actualizar.
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