Publicado: 9 de abril de 2024 
Imagina que estás empezando un proyecto. Tienes una vaga idea de cómo lo abordarás, pero no tienes en mente una técnica de gestión de proyectos específica.
Por eso, ante el primer problema o desafío, o incluso ante la primera pregunta organizativa específica, no estás seguro de qué hacer.
No tener un sistema claro para ejecutar un proyecto puede llevar a su caída. Así que, echemos un vistazo a algunas técnicas de gestión de proyectos y cómo puedes implementarlas mejor en tu proyecto.
- Las técnicas de gestión de proyectos se utilizan para organizar y ejecutar los aspectos específicos de un proyecto.
- Debes elegir las técnicas que implementarás en función del alcance y los objetivos de tu proyecto, así como de tu estilo de gestión de proyectos.
- Las 10 técnicas esenciales de gestión de proyectos son: Estructura de desglose de trabajo (EDT), Scrum, Kanban, informes de proyecto, Diagrama de Gantt, Análisis PERT, Matriz de partes interesadas, Método de la ruta crítica (CPM), análisis PESTEL y creación de una lista de tareas pendientes prioritarias.
¿Qué son las técnicas de gestión de proyectos?
Las técnicas de gestión de proyectos son herramientas y marcos específicos que puedes utilizar para organizar y ejecutar un proyecto de manera eficaz. Son como mapas de ruta que trazas para crear un camino claro hacia el objetivo de tu proyecto.
Existen muchas técnicas de gestión de proyectos para elegir, y la mayoría se pueden aplicar a casi cualquier industria. Elegir la técnica adecuada depende de muchos factores, algunos de los cuales son:
- Tu estilo de gestión de proyectos,
- Alcance del proyecto,
- Objetivos del proyecto, etc.
¿Y cuál es la diferencia entre las metodologías y las técnicas de gestión de proyectos? Randi Mays, gerente de desarrollo de proyectos en Oii.ai, lo explica mejor:
“Una metodología es un proceso que ofrece un resultado o un producto bien definido. Las metodologías proporcionan una visión general. Son el mapa de ruta que garantiza que llegues a tu destino.
Por otro lado, las técnicas son las herramientas que te ayudan con el “cómo” de tareas específicas. Puedes pensar en una técnica como una herramienta que te ayuda a lograr algo.
Entonces, si tuviéramos que construir una casa, la metodología sería el plano. Una técnica sería el martillo.”
Las 10 técnicas clave de gestión de proyectos
Sigue leyendo para descubrir las 10 técnicas esenciales de gestión de proyectos, sus beneficios y cómo aplicarlas en tus proyectos.
1. Estructura de desglose del trabajo (EDT)
Puedes aplicar la Estructura de desglose del trabajo (Work Breakdown Structure o WBS en inglés), cuya esencia es fragmentar un proyecto en partes más manejables, a casi cualquier proyecto. Randi nos contó sus beneficios:
“A menudo, cuando comenzamos con un gran proyecto, puede resultar abrumador.
La clave es dividirlo en componentes más pequeños. Una forma de abordarlo es a través de lo que se denomina Estructura de desglose del trabajo (EDT). El concepto general es bastante simple y me gusta que se aplique no solo a la gestión de proyectos, sino a muchas cosas de la vida cotidiana.”
Así es como Randi suele utilizar una EDT:
“En Oii.ai, cuando decido crear una nueva característica del producto, creo una EDT. Empiezo por crear un alcance del proyecto. Luego, necesito asignar recursos para el alcance e identificar los riesgos potenciales. A continuación, recopilo los requisitos de las partes interesadas, identifico los identificadores clave de rendimiento (KPI), etc.”
Una parte crucial de la creación de una EDT es identificar las dependencias de las tareas: las tareas que deben completarse para que otra avance.
Después de eso, puedes dividir las dependencias en subdependencias o, más precisamente, las tareas en subtareas. Así es como se vería una EDT en un software de gestión de proyectos como Plaky.
2. Scrum
Scrum es una técnica de gestión de proyectos ágil que utiliza un enfoque cíclico para mejorar la eficiencia de tu equipo. Vit Koval, cofundador de Globy y Venture Cella, nos contó su experiencia con Scrum:
“En un proyecto anterior, implementamos Scrum organizando el trabajo en ciclos cortos e iterativos llamados Sprints, con reuniones diarias para realizar un seguimiento del progreso y abordar cualquier impedimento.”
Al igual que EDT, Scrum te ayuda a dividir el proyecto en tareas más pequeñas y manejables. Cada Sprint está dedicado a completar un conjunto de tareas para completar el objetivo del Sprint.
Sin embargo, su uso de esta técnica no estuvo sin problemas:
“Uno de los desafíos que enfrentamos fue garantizar una comunicación y colaboración claras entre los miembros del equipo, especialmente cuando se trabaja de forma remota.
Sin embargo, al aprovechar herramientas como los tableros Kanban virtuales y mantener canales de comunicación regulares, pudimos mitigar estos desafíos y mejorar el rendimiento de nuestro proyecto. La naturaleza iterativa de Scrum nos permitió adaptarnos a los requisitos cambiantes de manera eficiente y entregar resultados de alta calidad en plazos ajustados.”
Las herramientas de gestión de proyectos como Plaky se pueden utilizar para simplificar y representar visualmente los Sprints de Scrum, de modo que cada miembro del equipo tenga claras sus tareas y el proyecto en su conjunto.
Como podemos ver en la experiencia de Vit, el uso de herramientas de gestión de proyectos puede resolver algunos problemas que pueden surgir al abordar los desafíos de Scrum. Plaky permite una colaboración en el proyecto fácil, lo que hace que la coordinación del equipo durante los Sprints sea mucho más sencilla.
3. Kanban
Otra herramienta de gestión de proyectos útil es el marco Kanban. Uku Tomikas, director ejecutivo y fundador de Messente, resume sus beneficios:
“Un enfoque sencillo de tablero y tarjeta nos ayuda a visualizar el trabajo, reducir el trabajo en proceso y aumentar la eficiencia.”
Kanban se centra en una descripción visual clara de las tareas, generalmente separadas en 3 categorías:
- Por hacer,
- En progreso, y
- Hecho.
Así es como el marco ayudó al equipo de Uku:
“Implementamos Kanban al mapear los flujos de trabajo del proyecto en nuestro tablero digital. Clasificamos las tareas en columnas como “Por hacer”, “En progreso” y “Terminado”. Este enfoque visual le permitió a nuestro equipo monitorear el progreso y encontrar cuellos de botella fácilmente.”
Kanban es especialmente útil cuando se utiliza una herramienta de gestión de proyectos, ya que puede brindar la descripción visual más clara de tus tareas sin el desorden de notas adhesivas y pizarras de oficina.
A continuación, se muestra un ejemplo de una vista de tablero Kanban en Plaky:
💡 CONSEJO PRO DE PLAKY
Descubre cómo Plaky se compara con otras herramientas Kanban y qué debes considerar antes de elegir tu software Kanban:
Aun así, Kanban no estuvo sin problemas para Uku:
“No siempre fue fácil implementar Kanban. Al principio, nuestro equipo tuvo problemas con la sobrecarga de la columna “En progreso”, lo que causaba demoras. Para solucionar este problema, implementamos límites de trabajo en progreso para garantizar que las tareas se completen antes de que comiencen otras nuevas, lo que mejoró significativamente el flujo y la productividad de nuestro proyecto.”
La solución alternativa que encontraron es excelente y, a menudo, se usa una similar en Kanban: añadir una cuarta categoría “en espera”. Te permite priorizar mejor las tareas y reducir el desorden en tu lista de “cosas por hacer”.
💡CONSEJO PRO DE PLAKY
Descubre cómo identificar y resolver cuellos de botella en proyectos con Kanban en la siguiente publicación:
4. Informes de proyecto
Al comenzar un proyecto, debes conocer los elementos clave que entran en juego con su ejecución. Esto se hace en un informe de proyecto, un documento que tanto tú como las partes interesadas del proyecto podéis usar como referencia sobre los elementos clave de vuestro proyecto.
La editora y portavoz de Digital Project Manager, Nuala Turner, tiene una forma inteligente de evitar conflictos con los informes de sus proyectos:
“Una técnica que recomiendo es crear un informe detallado del proyecto, que he implementado en muchos proyectos de diseño y desarrollo de sitios web. En lugar de crear uno desde cero, dupliqué un informe de un proyecto de desarrollo de sitios web anterior y modifiqué detalles como la lista de entregables, el cronograma, los nombres de los miembros de mi equipo y la información del cliente (por ejemplo, direcciones de correo electrónico, dónde encontrar guías de estilo de marca, etc.).”
Así que, básicamente, ha creado una plantilla de informe de proyecto, que puede modificar para cada nuevo proyecto. Cuando se trata de proyectos similares, usar los anteriores como guía para crear un informe ahorra mucho tiempo.
Aún así, lidiar con los informes de proyectos no está exento de problemas, como señaló Nuala:
“Un desafío al que me enfrenté con los informes fue no tener todos los detalles exactos sobre el proyecto del sitio web al principio (por ejemplo, cuántas páginas web estarían involucradas, si se necesitaban wireframes).
Para sortear este desafío, tuve que ser creativa y analizar qué información tenía para completar los espacios vacíos: la declaración de trabajo, las notas iniciales y otros documentos y contratos de venta. Estos documentos me brindaron más información que me permitió determinar qué miembros internos del equipo incluir en el informe.”
Cuando no puedes obtener la información para el informe de tu proyecto, el mejor lugar para buscar es casi siempre otro documento del proyecto, por ejemplo:
Debes analizar qué tipo de información necesitas para consultar el documento correcto. Por ejemplo, si necesitas encontrar costes específicos, debes consultar el presupuesto del proyecto.
5. Diagrama de Gantt
Los diagramas de Gantt son una representación visual del cronograma de un proyecto. Por lo general, tienen la forma de un gráfico de barras, con el eje Y dedicado a las tareas y el eje X representando la línea de tiempo.
Se pueden usar para representar fechas límite, secuencias y dependencias de tareas de una manera clara y visual. En cualquier momento específico, puedes volver a consultar el diagrama de Gantt para ver cómo progresan las tareas de tu proyecto.
Por lo general, llegas a un diagrama de Gantt mediante los siguientes pasos:
- Determinar la EDT,
- Identificar el cronograma de cada tarea,
- Seleccionar dependencias,
- Definir secuencias de tareas, y
- Usar un medio visual para mostrar el gráfico de tu diagrama de Gantt.
Además de las vistas de tabla y Kanban, en Plaky también puedes ver tus tareas en una vista de diagrama de Gantt. Como tu vista de Gantt es altamente personalizable, con una función de arrastrar y soltar, mejorarás la eficiencia en tu proyecto, así como en el proceso de creación del diagrama en sí.
6. Análisis PERT
La técnica de evaluación y revisión de programas (PERT, por sus siglas en inglés) se utiliza para ayudar con las estimaciones de cronogramas. Crear un cronograma de proyecto sólido es esencial para tu proyecto, y ahí es donde entra en juego PERT.
La forma más común de implementar análisis PERT es la estimación de tres puntos, donde se calcula la duración esperada de un proyecto y su desviación estándar.
Para ello, se utilizan los siguientes 3 puntos:
- a: el valor optimista: el esfuerzo mínimo estimado para completar la actividad. Hay que señalar que la probabilidad de que este valor sea verdadero debe ser superior al 1 %.
- m: el valor más probable: el esfuerzo más probable que la persona más calificada estimaría. Debes consultar al miembro más calificado de tu equipo para esa actividad para determinar este valor.
- b: el valor pesimista: el opuesto del esfuerzo máximo estimado para completar la actividad. Nuevamente, la probabilidad de que este valor sea verdadero no debe superar el 1 %.
Ahora que has determinado estos 3 puntos, puedes calcular la duración esperada (E) y la desviación estándar (SD, del inglés standard deviation) de una actividad:
E = (a + 4m + b)/6
SD = (b – a)/6
Esta técnica se utiliza para mejorar la certeza de las estimaciones del proyecto, no para pronosticar o cambiar las condiciones de un proyecto.
Por ejemplo, supongamos que has asumido que necesitarás 3 meses para crear una aplicación sencilla. En un caso milagroso (el de una probabilidad del 1%) tu equipo podría terminar la aplicación en 2 meses. Pero, en el peor de los casos, puede tardar incluso 6 meses. Ahora, con esos números, podemos calcular E y SD:
E = (2 + 4 x 3 + 6)/6 = 3,333
SD = (6 – 2)/6 = 0,667
Ahora vemos que una estimación más realista del tiempo que llevaría sería 3,3 meses, con una desviación de 0,7 meses.
7. Matriz de partes interesadas
Todas las partes interesadas pueden afectar tu proyecto, pero llevar un registro de cada una puede ser difícil. Por lo tanto, esta técnica de 5 pasos te ayuda a determinar cómo gestionar tus relaciones con las partes interesadas:
- Haz una lista de todas las partes interesadas,
- Evalúa la importancia de cada parte interesada,
- Evalúa la influencia de cada parte interesada,
- Colócalas en la matriz de importancia e influencia, y
- Determina cómo manejar a cada una en relación con su posición.
Esta matriz de interesados debe constar de 4 celdas. Al ver las partes interesadas en cada celda, debe referirse a ellas por estas categorías:
- Alta importancia, alta influencia: buena relación: trabaja de cerca con estas partes interesadas. Utiliza comunicaciones, actualizaciones o incluso reuniones más frecuentes para mantenerlas involucradas en el proyecto.
- Alta importancia, baja influencia: proteger: estas partes interesadas no tienen suficiente influencia para proteger su interés en el proyecto. Dado que son de alta importancia, debes ser tú quien proteja sus intereses.
- Baja importancia, alta influencia: controlar: estas partes interesadas no son tan importantes, pero no te dejes engañar: su alta influencia significa que quieres que estén felices con el proyecto. En el peor de los casos, pueden convertirse en un factor de bloqueo.
- Baja importancia, baja influencia: baja prioridad: no necesitas dedicar mucho tiempo o energía a estas partes interesadas. Sin embargo, es importante no descuidarlas por completo.
Si necesitas ayuda para comenzar, aquí tienes una excelente plantilla de matriz de partes interesadas que puedes usar.
8. Método de la ruta crítica (CPM)
El método de la ruta crítica es un algoritmo que se utiliza para calcular la duración de un proyecto. Utiliza las dependencias de las tareas para calcular la ruta más larga (también conocida como ruta crítica) que se requiere para finalizar el proyecto.
Esta técnica consiste en elaborar un diagrama de tareas. En primer lugar, debes crear una lista de tareas del proyecto para determinar todas las tareas que deben completarse, utilizando la EDT. Debes dibujar un nodo para cada tarea, indicando primero el nombre y la duración de cada tarea.
Después, puedes conectar esos nodos para mostrar las dependencias de las tareas. Por ejemplo, para completar una publicación de marketing, deberás determinar la idea, luego diseñarla, pensar en un título atractivo, etc.
Luego, puedes calcular un paso hacia adelante (el tiempo total necesario para completar el proyecto). Finalmente, debes determinar el paso hacia atrás (la cantidad de tiempo adicional que tienes para completar las tareas establecidas).
9. Análisis PESTEL
El análisis PESTEL se utiliza para determinar cómo el entorno del proyecto interactúa con las metas y los objetivos del proyecto e influye en ellos.
Analiza factores ambientales externos específicos y los clasifica en 6 categorías:
- Political (Políticos): las políticas e impuestos que influyen en tu proyecto. Por ejemplo, un aumento en la tasa impositiva sobre los pagos a trabajadores independientes puede aumentar tus costes.
- Economic (Económicos): cómo el mercado elegido influye en tu proyecto. La demanda, las tasas de inflación, las tasas de interés, etc.
- Social (Sociales): la cultura social, las actitudes, el estilo de vida o la distribución por edades de una población pueden influir en tu proyecto. Por ejemplo, es difícil comercializar un proyecto centrado en la tecnología para la población de mayor edad.
- Technological (Tecnológicos): los avances y las limitaciones de la tecnología actual. Este factor puede determinar cualquier cosa, desde las oportunidades hasta cómo tu proyecto debe adaptarse para sobrevivir en un entorno de desarrollo constante.
- Environmental (Ambientales): el clima, los cambios en el tiempo, el turismo, la agricultura, etc.
- Legal (Legales): leyes como las leyes de consumo, las leyes laborales, las políticas de salud, etc.
Un análisis PESTEL bien realizado ayudará a que tu proyecto se posicione en el mercado y te ayudará a hacer pronósticos precisos para el futuro de tu proyecto.
10. Crear una lista de tareas pendientes prioritarias
Si necesitas mejorar la gestión del tiempo de tu proyecto, es imprescindible crear una buena lista de tareas pendientes prioritarias.
El primer paso es determinar cómo establecerás prioridades; para este ejemplo, utilizaremos una de mis favoritas: la matriz de Eisenhower.
La matriz de Eisenhower consta de 4 cuadrantes, determinados por la importancia y urgencia de tus tareas. Después de determinar cada tarea que necesitas realizar, puedes comenzar a dividirlas en cuadrantes y usar eso para decidir cómo crear mejor una lista de tareas pendientes para ellas:
- Hacer ahora: estas son las tareas urgentes e importantes que necesitas lograr. Deben estar en la parte superior de tu lista y debes comenzar a realizarlas lo antes posible: son cruciales para tu proyecto.
- Programar para más adelante: estas tareas son importantes, pero no urgentes. Reprograma para un momento apropiado, para evitar sobrecargar tu carga de trabajo.
- Delegar: estas son urgentes, pero no importantes. Busca un miembro del equipo adecuado para delegarlas, ya que aún deben completarse lo antes posible.
- No hacer: las tareas no importantes ni urgentes son una distracción en tu proyecto. Es probable que el proyecto se pueda completar con éxito sin siquiera comenzar una de ellas.
💡CONSEJO PRO DE PLAKY
Si quieres más ayuda para organizar tu lista de tareas pendientes, consulta estas increíbles plantillas:
Utiliza Plaky para implementar cualquier técnica de gestión de proyectos
Hay algo que todas las técnicas que mencionamos tienen en común: se benefician enormemente del uso de software de gestión de proyectos.
Plaky es una herramienta versátil y altamente personalizable, una característica que se presta bien para usar muchas técnicas de gestión de proyectos diferentes. Ya sea que uses el campo de estado y la vista Kanban para implementar mejor (ya sea Kanban o Scrum) o para crear diagramas de Gantt detallados, Plaky demostrará ser la herramienta adecuada para ti.
