Actualizado: 4 de abril de 2025 
Kanban es un marco popular en la gestión de proyectos debido a su simplicidad y facilidad de uso, incluso para principiantes.
Originalmente, se desarrolló en la industria automotriz, pero Kanban ahora se adapta a cada tipo de trabajo del conocimiento, incluyendo desarrollo de software, atención médica, desarrollo de videojuegos, escritura creativa, etc.
Lee todo sobre las reglas de Kanban y cómo implementarlas con éxito en tu próximo proyecto.
- Kanban se originó en Japón y su traducción literal es "tablero visual".
- Puedes crear un tablero Kanban física o virtualmente usando una pizarra o una herramienta de gestión de proyectos.
- Independientemente del sector, Kanban se adapta y se convierte en un marco útil para gestionar cualquier tipo de proyecto.
- Las 6 reglas de Kanban reflejan los principios de la gestión Lean.
- Kanban es un marco ágil, pero no admite la iteración.
¿Qué es Kanban en la gestión de proyectos?
Kanban es un marco de gestión de proyectos que ayuda a visualizar el flujo de trabajo mediante un tablero visual y tarjetas que representan las actividades del proyecto.
La ubicación de las tarjetas en el tablero indica el estado de progreso de las tareas (Por hacer, En curso o Hecho).
Kanban es un marco de trabajo y no una metodología, como se le suele llamar. Una metodología prescribe muchas reglas y procesos, mientras que los marcos de trabajo son mucho más flexibles. Se utiliza para implementar la mentalidad ágil y se adhiere a los principios de la gestión Lean.
¿Quién inventó Kanban?
En la década de los 1940, Toyota tenía el problema de mantener un inventario excesivo.
Taiichi Ohno observó que los supermercados utilizaban un sistema llamado pull que les permitía mantener el inventario justo para satisfacer la demanda.
Inspirado por esto, fue pionero en el método Kanban utilizando un tablero visual. En japonés, la palabra kanban (看板) se puede traducir como “tablero visual”, “señal” o “mirando al tablero”.
Así pues, fijaba tarjetas que especificaban los materiales necesarios para la producción en cada equipo. Los trabajadores solicitaban las piezas necesarias, especificándolas en las tarjetas y pegándolas en el tablero Kanban. Estas piezas se extraían del inventario y servían como señal para saber qué reponer.
De esta manera, Taiichi logró prevenir con éxito la sobreproducción y el transporte excesivo.
¿Qué es un tablero Kanban?
Un tablero Kanban es una herramienta de gestión de proyectos que se utiliza para representar visualmente el flujo de trabajo del proyecto. Consiste en tarjetas Kanban organizadas en columnas, donde cada tarjeta representa una tarea.
Originalmente, era un tablero físico con notas adhesivas. Hoy en día, un tablero virtual se ha convertido en el estándar.
La ventaja de un tablero Kanban virtual es que permite incluir más información en una tarjeta que en una nota adhesiva.
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Los tableros Kanban son una de las herramientas más populares en la gestión de proyectos. Descubre otras técnicas útiles aquí:
Cómo usar Kanban en la gestión de proyectos
Gestionar un proyecto con Kanban es bastante sencillo. Puedes crear tu propio tablero Kanban en 4 sencillos pasos.
Paso 1: Crea un proyecto/tablero
Para empezar, elige entre un tablero Kanban físico y virtual. Si tu equipo trabaja en proyectos en la oficina, puedes usar una pizarra blanca accesible para todos en cada momento.
Por otro lado, si trabajas de forma remota, puedes usar una herramienta de gestión de tareas. Los tableros Kanban virtuales son tan útiles como las pizarras blancas físicas.
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¿Te interesa implementar Kanban y explorar tus opciones? Aquí tienes algunas herramientas de software Kanban que puedes considerar:
Paso 2: Añade campos
El tablero Kanban más simple tiene 3 columnas:
- Por hacer,
- En progreso, y
- Hecho.
Recuerda siempre que Kanban debe ajustarse a tu flujo de trabajo, no al revés. La clave del éxito está en personalizar el tablero Kanban para que se ajuste a las necesidades de tu equipo.
Por ejemplo, puedes añadir una columna de Backlog (Pendiente) antes de Por hacer, o una columna de Revisión entre En progreso y Hecho.
Además, las tareas no necesariamente tienen por qué moverse a la columna adyacente a la derecha. Si es necesario, tu procedimiento de flujo de trabajo puede permitir omitir columnas. Simplemente asegúrate de que todo el equipo sepa cómo mover las tarjetas de tareas.
El líder del equipo debe asegurarse de que las tareas de mayor prioridad se ubiquen en la parte superior de la columna Por hacer.
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Descubre cómo el software de gestión de flujo de trabajo puede ayudarte a gestionar tu negocio:
Paso 3: Crea tareas
Al crear tareas en Kanban, es mejor que sean simples y concisas.
Por ejemplo, los desarrolladores no deberían crear una tarea que diga "actualizar la aplicación", ya que es demasiado amplia y no especifica exactamente qué se debe hacer. En su lugar, deberían crear una tarea independiente para cada aspecto de esta actualización, como la corrección de errores, la autenticación de dos factores, las nuevas funciones de exportación de datos, etc.
Kanban prioriza el trabajo individual, es decir, un asignado por tarjeta a la vez. Puedes delegar tarjetas a otras personas (por ejemplo, cuando un desarrollador la pasa a un tester o un escritor a un editor), pero solo una persona debe trabajar activamente en ella a la vez.
Este es uno de los principios de Kanban: limitar el trabajo en curso (WIP, por sus siglas en inglés de Work in Progress) al permitir que una persona trabaje en una sola tarea a la vez.
Paso 4: Optimiza el flujo de trabajo
Verifica si existen cuellos de botella en el flujo de trabajo utilizando los datos obtenidos sobre:
- Tiempo de entrega (Lead time): tiempo transcurrido entre la creación de una tarea y su finalización, y
- Rendimiento: número de tareas completadas en un tiempo determinado.
Toma un período de tiempo (una semana, un mes, un trimestre, lo que te funcione) y calcula el tiempo de entrega y el rendimiento promedio para ese período.
La próxima vez que busques cuellos de botella, revisa el mismo período de tiempo y compara los resultados para ver si existe un cuello de botella.
Para averiguar dónde se produce el cuello de botella, tendrás que analizar con más detalle cada tarjeta.
Una causa común de los cuellos de botella es la falta de diversificación de habilidades en un equipo. Si el equipo solo cuenta con una persona que prueba todas las nuevas funciones para la actualización, seguramente se verá sobrecargada de trabajo y se convertirá en un cuello de botella en el flujo de trabajo de desarrollo de software.
Contratar a más miembros del equipo que puedan realizar esa tarea o capacitar a los miembros existentes para que realicen parte de ella ha demostrado ser una solución eficaz a este problema.
Al limitar el trabajo en curso y medir el flujo de trabajo, Kanban se convierte en una excelente herramienta de diagnóstico para identificar los cuellos de botella en el flujo de trabajo y mejorar el rendimiento general.
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Descubre cómo usar Kanban para identificar y resolver cuellos de botella en el proyecto:
Ejemplos de Kanban en la gestión de proyectos
Kanban es un marco muy versátil que se puede utilizar en prácticamente cualquier sector. Los equipos pueden personalizar sus tableros Kanban según sus necesidades. En esencia, Kanban consiste en personalizar una visualización limitada de trabajo en progreso y flujo de trabajo para adaptarla a tus necesidades.
Vamos a detallar cómo se verían los tableros Kanban en diferentes equipos.
Los desarrolladores que trabajan en la actualización de una aplicación podrían crear columnas como:
- Backlog,
- Por hacer,
- En progreso,
- Control de calidad,
- Listo para implementar, e
- Implementado.
Un equipo de creación de contenido tendría las siguientes fases:
- Investigación SEO,
- Por hacer,
- Redacción,
- Revisión,
- Subir, y
- Publicado.
Los equipos de ventas tienen un proceso completamente diferente, pero aún pueden usar Kanban para organizar sus tareas en columnas:
- Prospección,
- Primer contacto,
- Segundo contacto,
- Venta fallida,
- Venta exitosa, y
- Contactar.
Como puedes ver, a pesar de la naturaleza fundamentalmente diferente de cada industria, un marco común como Kanban puede adaptarse y utilizarse con éxito en todas ellas.
¿Cuáles son las 6 reglas de Kanban?
Las 6 reglas de Kanban se refieren a las reglas originales de Toyota y, por lo tanto, no se aplican completamente al marco de gestión de proyectos Agile. Aun así, estas reglas establecen los fundamentos para el uso moderno de Kanban en Agile.
1. Partes defectuosas no pasan al siguiente proceso
Mandar los productos defectuosos a la siguiente línea solo genera gastos adicionales en forma de más recursos, más horas de trabajo, etc.
2. Toma solo lo necesario
Debes tomar solo lo que necesitas de la etapa anterior y empezar a trabajar en una nueva tarea después de terminar la anterior.
De esta manera, te asegurarás de que no haya cuellos de botella.
3. Produce la cantidad exacta requerida
Esta regla evita la sobreproducción e indica que se debe producir solo lo necesario.
Si produces más de lo necesario, tendrás costes de almacenamiento adicionales. Además, te arriesgas a la pérdida de valor del producto con el tiempo.
Hablamos con Leigh Ann Gunther, Directora de Agile en la sección del Valle de Delaware del Project Management Institute (PMI), sobre Kanban. Ella explica cómo Kanban le ayuda a producir solo lo necesario:
“Kanban se basa en un modelo pull, lo que significa que el equipo extrae el trabajo de su cola y produce lo necesario para ofrecer valor al cliente. El “pull” es una práctica Lean basada en la información del cliente que requiere comunicación y refinamiento continuos.”
4. Nivela la producción
Esta regla garantiza una producción constante y estable. Debes organizar tu producción en torno al contribuyente con menor producción.
Esto significa, por ejemplo, que si una máquina en una fábrica de kétchup puede llenar 300 botellas en una hora, pero otra máquina solo puede tapar 270 simultáneamente, se debe reducir el número de botellas llenadas a 270. De esta manera, se evitan atascos.
5. Ajusta la producción
Después de implementar Kanban en el proceso de producción, debes optimizarlo para garantizar su máxima eficiencia. Se puede evaluar el trabajo revisando métricas de Kanban como el tiempo de elaboración, el tiempo de ciclo y el rendimiento.
6. Estabiliza y racionaliza el proceso
Por último, si se han seguido todas las reglas anteriores, podrás estabilizar los procesos. Esto es importante porque hace que los procesos sean predecibles y consistentes, lo que significa que los miembros del equipo saben qué esperar.
La estabilización, a su vez, conducirá a la estandarización, que es fundamental. Como dice Ohno: “Donde no hay estándar, no puede haber mejora.”
Los 4 principios de Kanban
Los 4 principios de Kanban garantizan que aproveches al máximo los beneficios de este marco de gestión de proyectos y lo convierten en algo más que una simple visualización en un tablero.
1. Visualizar el flujo de trabajo
La naturaleza visual de los tableros Kanban es esencial para todo el equipo. Los compañeros saben no solo en qué trabajar, sino también en qué están trabajando los demás y cómo se desarrolla el proceso.
La dinámica del tablero permite a todos hacer un seguimiento de las prioridades y los cuellos de botella.
2. Limitar el trabajo en curso
Kanban combate la multitarea al imponer límites al WIP.
En la práctica, Kanban limita la cantidad de tareas activas que cada miembro del equipo puede arrastrar a la columna En curso.
Este suele ser el primer cambio gradual que Kanban aporta a los equipos que lo adoptan y ha demostrado mejorar el rendimiento.
Leigh Ann enfatiza la importancia de los límites de WIP:
“La ventaja más significativa de usar Kanban está en los principios de los límites de WIP (trabajo en progreso). Al usar tableros Kanban, se puede visualizar la entrega del trabajo y el flujo de trabajo en varios equipos, lo que ayuda a fragmentar incluso los proyectos e iniciativas más complejos al gestionar el trabajo realizado por cada equipo o miembro del equipo. Al limitar la cantidad de trabajo que se acumula en la agenda de una persona o equipo, se pueden identificar cuellos de botella y gestionar el rendimiento general, mejorando así la velocidad general del equipo.”
3. Optimizar el flujo
La idea es tener un flujo continuo de trabajo distribuido equitativamente entre los equipos.
El límite de WIP garantiza que nadie se vea abrumado, y la optimización del flujo significa que hay un conjunto de tareas esperando a los miembros del equipo que están listos para asumirlas en lugar de quedarse sin hacer nada.
4. Realizar cambios incrementales
Kanban se centra en realizar cambios pequeños pero significativos. Cambiar a un nuevo marco de gestión de proyectos suele exigir cambios en los roles de equipo, la gestión y la organización.
Kanban recomienda respetar los roles actuales, lo que minimiza los cambios organizativos.
La idea es seguir haciendo lo que habías haciendo, realizando sólo los cambios necesarios, y luego ver cómo se puede mejorar el flujo de trabajo con el tiempo utilizando este marco.
Esto no solo facilita la implementación de Kanban, sino que también reduce la resistencia de los equipos y no ralentiza el flujo de trabajo, ya que no requiere un largo período de adaptación.
Al usar Kanban y adherirse a los principios aquí descritos, tu equipo encontrará de forma natural maneras de optimizar y mejorar el flujo de trabajo realizando pequeños cambios.
Terminología básica de Kanban
- Tablero Kanban: Un tablero (físico o virtual) al que se añaden tarjetas y se mueven para indicar el flujo de trabajo.
- Tarjeta Kanban: Una forma (similar a una nota adhesiva) que contiene información relevante para la tarea (nombre, responsable, fecha de entrega, etc.). A veces, se utiliza el término tarea en lugar de tarjeta.
- Límites del WIP: WIP es el acrónimo de trabajo en curso (del inglés work in progress). La limitación del WIP es uno de los principios rectores de Kanban. La idea es evitar la multitarea limitando el número de tarjetas que se pueden arrastrar simultáneamente a la columna En curso, lo cual resulta muy beneficioso.
- Rendimiento: Se utiliza para cuantificar el número de tareas completadas en un tiempo determinado. Las tareas en curso no cuentan para el rendimiento, solo las completadas.
- Plazo de entrega: El tiempo que transcurre entre la creación de una tarea (no el momento en que empiezas a trabajar en ella) y su finalización. Un plazo de entrega bajo se traduce en una buena satisfacción del cliente.
- Tiempo de ciclo: Mide el tiempo que se tarda en completar una tarea desde el momento en que se inicia el trabajo. Un tiempo de ciclo bajo indica un buen flujo de trabajo.
- Cuellos de botella: Los principales indicadores de que algo va mal en Kanban. Los indicadores más claros de cuellos de botella incluyen tiempos de ciclo más largos o un menor rendimiento.
- Diagramas de flujo acumulativo: Una herramienta útil que puede proporcionar información valiosa sobre la eficiencia de tus prácticas Kanban. Los diagramas de flujo acumulativo ofrecen una perspectiva visual que facilita la identificación de cuellos de botella.
📖 Si quieres aprender más sobre la terminología de gestión de proyectos, consulta nuestro Glosario de términos de gestión de proyectos.
Principales beneficios de Kanban en la gestión de proyectos
Kanban no solo es uno de los marcos de gestión de proyectos más populares, sino también uno de los más sencillos y fáciles de usar.
Los principales beneficios de implementar Kanban incluyen:
- Mayor eficiencia: Con límites de trabajo en curso (WIP), cada miembro del equipo tiene la cantidad justa de tareas que puede gestionar en un momento dado, lo que le permite centrarse exclusivamente en ellas y ser más eficiente. Como no pueden añadir más tareas a la columna En progreso hasta que finalicen una, las tareas no se acumulan y se evitan cuellos de botella.
- Transparencia: El tablero Kanban es una excelente herramienta visual que permite a los gerentes de proyecto y a los miembros del equipo ver quién está trabajando en qué tarea y en qué etapa se encuentra. Esto garantiza que nadie tenga exceso o falta de trabajo y evita que los líderes de equipo asignen demasiadas tareas a una sola persona sin darse cuenta.
- Mejor colaboración: Una tarea puede transferirse fácilmente de una persona a otra. Tomemos como ejemplo la implementación de una nueva función en un proyecto de desarrollo de software. Un ingeniero trabaja en el desarrollo y, al finalizar su parte, transfiere la tarjeta a la columna de control de calidad, donde un tester toma el control.
Desventajas de usar Kanban en la gestión de proyectos
Si bien Kanban es una excelente técnica para la gestión de proyectos, no es perfecta. Estas son algunas de sus principales desventajas:
- No es adecuado para proyectos iterativos: Kanban se creó con un flujo de trabajo secuencial. Las tareas se mueven de la columna Por hacer, a través del número necesario de columnas, a la columna Hecho. Aunque es posible mover tareas de un lado a otro, no es práctico. Por lo tanto, este no es el marco ideal para proyectos donde las tareas circulan y pasan por algunas etapas varias veces.
- No es adecuado para flujos de trabajo dinámicos: Kanban acepta cambios pequeños e incrementales. Por eso, no es adecuado para proyectos dinámicos donde los cambios ocurren con frecuencia y es necesario adaptarse a ellos constantemente.
- No hay tiempo establecido: Las tareas Kanban no tienen un plazo estrictamente determinado. No hay forma de saber cuándo una tarea pasará de la columna Por hacer a la columna En progreso , ni de la columna En progreso a la columna Revisar.
Kanban vs. Agile
La principal diferencia entre Kanban y Agile es que Kanban no es iterativo por naturaleza, sino que se inclina hacia el desarrollo continuo.
Además, Agile no impone limitaciones al trabajo en curso (WIP). Tampoco aboga por la multitarea, pero esta idea se limita a Kanban.
Comparar Kanban y Agile es como comparar manzanas con árboles de manzanas, ya que Kanban es simplemente un marco para Agile.
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Si quieres aprender más sobre Agile, asegúrate de leer nuestra guía:
Kanban vs. Scrum
La principal diferencia entre Kanban y Scrum se encuentra en las reglas estructurales que impone Scrum.
Tanto Kanban como Scrum son marcos de trabajo ágiles populares, pero Scrum:
- Es más prescriptivo,
- Utiliza roles dedicados (Propietario del producto (Product Owner), Scrum Master, Desarrolladores),
- Organiza el trabajo en Sprints, y
- Tiene reuniones obligatorias durante cada sprint.
Leigh Ann contrasta estos dos enfoques y destaca algunas diferencias y similitudes entre Kanban y Scrum:
“Para empezar, existen algunas diferencias administrativas, como la forma en que un Scrum Master lidera un equipo Scrum y un Agile Coach lidera un equipo Kanban. Tanto los Scrum Masters como los Agile Coaches utilizan las mejores prácticas ágiles y mantienen a sus equipos en movimiento eliminando barreras. En particular, Scrum extrae trabajo del Product Backlog y lo incorpora al Sprint Backlog, y las historias de usuario se planifican, se comprometen y se entregan dentro de plazos predefinidos llamados 'Sprints'. Según la máxima prioridad y los límites de WIP, los tableros Kanban extraen continuamente historias de usuario del Product Backlog.”
A pesar de las diferencias, Scrum y Kanban no son mutuamente excluyentes. Incluso existe un marco de trabajo Scrumban: una combinación de ambos marcos ágiles.
Además, como señala Leigh Ann, ningún enfoque es mejor que otro. Todo depende de la situación:
“Al elegir entre Scrum, Kanban o un enfoque híbrido, debes considerar la estructura del equipo y los detalles del proyecto en cuestión.”
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¿Quieres conocer los detalles de otras metodologías de gestión de proyectos? Consulta esta guía:
Kanban vs. Gantt
La diferencia entre Kanban y diagramas de Gantt está en su relación con el tiempo.
Kanban se centra únicamente en el proceso de mover tareas de la columna Por hacer a la columna Hecho, independientemente del tiempo que tarda en completarse cada actividad.
Los diagramas de Gantt, en cambio, se componen de tareas representadas en una línea de tiempo.
Esta diferencia crucial no significa que no puedas usar ambos para gestionar tus proyectos. Los diagramas de Gantt son excelentes para obtener una visión más amplia del progreso del proyecto, sus plazos y dependencias, mientras que Kanban es útil para la organización diaria.
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Puedes crear un tablero Kanban físicamente en una pizarra o usar una herramienta de gestión de proyectos como Plaky by CAKE.com para organizar tu flujo de trabajo.
Crea un tablero para tu proyecto y elige la vista Kanban para empezar a dividir el proceso en columnas. La forma más sencilla de empezar es tener las columnas Por hacer, En progreso, y Hecho, pero puedes nombrarlas de forma diferente y añadir más si es necesario.
Si tu proyecto ya está en marcha, colocarás las tareas en la columna correspondiente. Si solo estás en la fase de planificación, tu lista de Por hacer estará llena. Así, sabrás exactamente en qué necesitas trabajar y en qué estado se encuentra cada tarea.
Cada tarea se puede describir con más detalle en el cuadro de descripción. También puedes adjuntar archivos relevantes para encontrar todo en un solo lugar.
Una de las principales instrucciones de Kanban es asignar cada tarea a una sola persona. En Plaky, puedes seguir esta regla, pero también puedes usar campos para asignar cada actividad a más de un miembro del equipo o incluso a equipos completos.
Una vez que estés listo para cambiar el estado de una tarea, puedes arrastrarla y soltarla en la siguiente columna hasta que esté completa.
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