Cómo usar las automatizaciones de Plaky para optimizar tu flujo de trabajo

¿Alguna vez te ha parecido que organizar tu tablero de gestión de proyectos es una lista completa de tareas pendientes en sí misma? Mueves las tareas manualmente, asignas personas, envías actualizaciones, etc. y después te preguntas dónde se ha ido el día.

En estas situaciones la solución ideal son las automatizaciones de tableros, ya que te ayudan a reducir el trabajo y errores manual sin supervisión constante.

Veamos cómo puedes usar esta función en Plaky para asegurarte de que tu flujo de trabajo esencialmente funciona solo.

Términos clave detrás de las automatizaciones

Entender algunas nociones clave detrás de la automatización te facilitará su configuración en Plaky.

Aquí te explicamos algunos términos importantes:

• Desencadenante: un requisito específico que inicia todo (“Cuando ocurre algo…”),
• Condición: un requisito opcional que se debe cumplir antes de que se inicia la automatización, especificando si la acción debe continuar,
• Acción: lo que la automatización realmente hace una vez desencadenada (“Entonces haz esto…”),
• Nombre de automatización: un nombre personalizado que puedes añadir para resumir lo que hace la automatización, y
• Uso de acciones de automatización del espacio de trabajo: una sección en Plaky donde puedes ver cuántas acciones tu equipo ha utilizado y está permitido utilizar según tu plan.

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¿Por qué deberías usar automatizaciones para optimizar el flujo de trabajo?

Deberías depender de automatizaciones si estás buscando una manera simple de acelerar flujos de trabajo y enfocarte en utilizar más el poder del cerebro en vez de gastar el tiempo en el trabajo ocupado.

La principal ventaja de usar las automatizaciones de tablero incluye:

• Menos trabajo manual: Se vuelve aburrido realizar manualmente las acciones como actualizar estados o prioridades de tareas. Con automatizaciones, pasas menos tiempo haciendo clics y puedes dedicarte a algo más sustancial.
• Menos errores humanos: Aunque los humanos simplemente cometen errores algunas veces, las automatizaciones no los comenten (si se establecen de manera correcta). Menos errores significan mejor precisión y confiabilidad del equipo.
• Consistencia: Las automatizaciones apoyan el proceso de tu equipo sin depender de la memoria o microgestión. Las tareas siguen el mismo flujo cada vez, llevando a una colaboración más fluida.
• Comunicación agilizada: Cada vez que una automatización funciona, las actualizaciones y notificaciones llegarán a los usuarios suscritos. Esto significa que no hay necesidad de perseguir a alguien o enviar correos electrónicos interminables, todos se mantienen sincronizados automáticamente.

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Cómo usar las automatizaciones de tablero en Plaky

A continuación encontrarás los pasos clave para establecer las automatizaciones efectivamente y mantener tus proyectos en marcha con Plaky.

1. Elige o crea el tablero que quieres automatizar

Comienza seleccionando un tablero existente que forma parte de tu flujo de trabajo regular, o crea uno nuevo si estás comenzando el proceso desde cero.

Las automatizaciones se aplican solo a tableros individuales, así que asegúrate primero de que la estructura del tablero refleja las etapas de tu flujo de trabajo. Ahí es donde entran en juego los campos personalizados de Plaky, permitiendote especificar los detalles del proyecto/tarea en la forma de:

• Texto (por ejemplo, nombres de clientes, descripciones de funciones, eslogan de campañas),
• Número (por ejemplo, presupuesto, horas estimadas, número de versión),
• Persona (por ejemplo, propietario de tarea, revisor, diseñador),
• Fecha (por ejemplo, fecha límite, fecha de lanzamiento, fecha límite de seguimiento),
• Estado (por ejemplo, estado de tarea, etapa principal, fase de la función),
• Etiqueta (por ejemplo, nivel de prioridad, departamento, tipos de función) y más.

Nuestra plataforma te permite organizar campos personalizados en cualquier orden que quieras, así como agrupar los elementos, hacer subelementos, elegir colores de etiquetas y más. Este nivel de flexibilidad significa que Plaky se adapta a tu flujo de trabajo en lugar de hacerte trabajar alrededor de la herramienta.

2. Identifica tareas repetitivas

Investigar en más detalles tu flujo de trabajo actual para identificar las acciones que ocurren una y otra vez, principalmente las que no requieren la toma de decisiones. Estas acciones son los candidatos perfectos para la automatización.

Es probable que estas preguntas te resultarán útiles:

• ¿Qué pasos repetimos en cada Sprint o proyecto?
• ¿Dónde fallan o se estancan los traspasos?
• ¿Qué actualizaciones se olvidan a menudo?

Además, busca las tareas manuales que ralenticen a tu equipo o se pasen por alto: incluso los pasos pequeños pueden acumularse en múltiples proyectos, así que automatizarlos puede eliminar los retrasos.

3. Crea automatizaciones

Cuando llega el momento de construir tus reglas, la claridad y precisión son esenciales. Aunque Plaky te facilita establecer las automatizaciones, son tus elecciones las que moldean directamente cómo funciona tu flujo de trabajo.

Comienza con el desencadenante, teniendo en cuenta el evento específico que debería poner la regla en marcha. Podría ser tan simple como mover una tarea de un grupo de elementos a otro.

Entonces pasa a las condiciones para personalizar tu regla y evitar los falsos positivos. Por ejemplo, si tu desencadenante es “la tarea se trasladó a QA”, es posible que solo deseas que la regla se ejecute si el tipo de tarea es Función, no para cada tarea en el grupo.

Al final, define la(s) accion(es) y sé intencional. Puedes apilar múltiples acciones bajo una sola regla, solo asegúrate de que todas tienen un propósito y no entran en conflicto con otras reglas.

Automatiza tu tablero

4. Prueba tus automatizaciones

Si no estás seguro cómo se comportará, pruébalo primero en una tarea ficticia. Prueba actualizando un campo o marca una tarea como completada, cualquier cosa que configuras como desencadenante. Luego, observa si la automatización funciona correctamente.

Presta atención a lo siguiente:

• ¿El desencadenante se activó en el momento adecuado?
• ¿Se evaluaron adecuadamente las condiciones?
• ¿Se llevaron a cabo todas las acciones?

A veces, cuando la automatización no funciona tal como lo esperabas no hay necesidad de cambiar la regla completa, solo cambia algunos detalles.

5. Monitorea el uso y refina si sea necesario

Una vez que las automatizaciones están en marcha, el trabajo no termina ahí. Debes revisar periódicamente el rendimiento de las reglas, especialmente si funcionas en un espacio de trabajo compartido o usas un plan con límites de acción.

Es normal que tu espacio de trabajo cambie, y tus automatizaciones deberían mantenerse al día. Por lo tanto, de vez en cuando, debes considerar preguntas como:

• ¿Es esta regla aún importante?
• ¿Se podría simplificar?
• ¿Hemos agregado nuevos campos que esta regla debería tener en cuenta?

Seguir esto también te ayuda a evitar alcanzar tu límite mensual inesperadamente. El plan Pro de Plaky permite 1000 acciones al mes, lo cual es bastante factible para equipos pequeños a medianos.

Sin embargo, si prefieres no tener que preocuparte sobre el límite máximo, considera optar por el plan Enterprise, disponible por solo 8,99 $/puesto al mes.

Plantillas de automatizaciones efectivas

Si estás buscando una inspiración, aquí hay algunas combinaciones prácticas de desencadenante-condición-acción. Se categorizan por industria, pero tienes la libertad de replicarlos y adaptarlos a otros campos en el caso de que te parecen útiles.

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Trampas comunes de automatización y cómo evitarlas

Aunque las automatizaciones pueden hacer milagros para la optimización de tu flujo de trabajo, pueden también causar confusión si no se utilizan sabiamente.

Aquí se encuentran las 5 trampas comunes de automatización y consejos para cómo evitarlas.

1. Sobreautomatizar todo

• La trampa: Configurar las automatizaciones para cada acción puede convertir rápidamente a tu tablero en un desorden grande que se vuelve difícil de gestionar.
• Cómo evitarla: Solo automatiza las tareas que sean realmente repetitivas o que requieran mucho tiempo. Hazte la pregunta: ¿Esto ahorra tiempo o solo añade ruido?

2. Automatizar un sistema defectuoso

• La trampa: Las automatizaciones no arreglan un sistema roto, por lo que si tu flujo de trabajo tiene roles no claras o pasos innecesarios, automatizarlo solo enfatizará su ineficiencia.
• Cómo evitarla: Antes de automatizar algo, analiza si el proceso tiene sentido. Mapéalo, arregla primero el sistema y entonces automatiza lo que realmente funciona.

3. No probar antes de lanzar automatizaciones

• La trampa: Aunque la premisa de automatización es bastante simple, arreglar la configuración es a veces cuestión de prueba y error. Por lo tanto, dejar que las reglas se lanzan sin probarlos puede llevar a asignaciones incorrectas y procesos rotos.
• Cómo evitarla: Prueba cada automatización con una tarea ficticia o tablero privado. Revisa si las acciones correctas ocurren y si algo falta.

4. No monitorear y actualizar las automatizaciones

• La trampa: Con el tiempo, es probable que tu equipo cambie el flujo de trabajo, por lo que si las automatizaciones no cambian el riesgo se convierte obsoleto o rompe el flujo de trabajo.
• Cómo evitarla: Revisa tus automatizaciones regularmente, especialmente después de un cambio del proceso. Lo que solía ser útil podría ser redundante ahora.

5. Complicar demasiado las reglas

• La trampa: Crear una cadena de reglas, condiciones y desencadenantes demasiado larga es dolor de cabeza en ciernes. Recuerda, las automatizaciones demasiado complicadas son difíciles de solucionar y actualizar.
• Cómo evitarla: Haz que tus automatizaciones sean transparentes y fáciles de seguir. En el caso de que necesitas algo más complejo, documéntalo claramente o consolida múltiples automatizaciones pequeñas en una si las hace más simple (menos reglas = menos desorden).

Optimiza tu flujo de trabajo con Plaky

Las automatizaciones de tablero no solo ahorran el tiempo, te ayudan también a construir flujos de trabajo más inteligentes. Al automatizar el trabajo rutinario, desbloqueas un nuevo nivel de momentum en tus proyectos.

Y este es solo un ejemplo de lo que una buena herramienta de gestión de proyectos puede hacer. Desde centralizar la comunicación hasta gestionar los recursos y seguir el progreso, una plataforma como Plaky puede impulsar rápidamente a tu equipo a nuevos niveles de productividad.

Utiliza nuestra herramienta para gestionar y automatizar tareas y notarás los mejores resultados, menos elementos vencidos, chats y correos electrónicos reducidos y mejor tiempo de realización.

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