Actualizado: 15 de noviembre de 2024 
La gobernanza de proyectos es un marco estratégico que cada organización adopta para definir cómo se gestionarán los proyectos.
El concepto de gobernanza de proyectos rara vez se analiza en la gestión de proyectos, aunque define guías clave para el éxito de cada proyecto.
Para implementar la gobernanza de proyectos de la manera adecuada, te brindamos conocimiento de los pilares, roles clave y componentes. Conviértete en un experto en la gestión de todos los proyectos hasta su finalización exitosa.
- La gobernanza de proyectos define las reglas mediante las cuales se lleva a cabo la gestión de proyectos en una organización.
- El principal enfoque es alinear los esfuerzos del proyecto con los objetivos estratégicos de la organización.
- Con la gobernanza de proyectos, la responsabilidad se aumenta y la gestión del riesgo se mejora, así aumentando la calidad de los entregables del proyecto.
- Este marco también establece la cultura de la empresa y su ética.
¿Qué es la gobernanza de proyectos?
La gobernanza de proyectos es un marco estratégico que define cómo una organización gestiona proyectos.
Describe cómo se deberían gestionar y supervisar los proyectos para que cumplan con los objetivos estratégicos, cultura y ética de la organización.
En adición, la gobernanza de proyectos:
- Aprueba proyectos,
- Asegura la rendición de cuentas,
- Toma decisiones ejecutivas,
- Examina los riesgos del proyecto frente al apetito de riesgo y el umbral de riesgo de la organización,
- Resuelve los problemas del proyecto que están más allá del alcance de gerente del proyecto, y
- Ofrece orientación de alto nível.
No todas las organizaciones usan la misma estructura de gobernanza. Además, aunque el rol de la gobernanza es el mismo en todos los sistemas, se puede realizar por una sola persona o múltiples entidades dependiendo de la complejidad de la organización.
En organizaciones más grandes, el gerente del proyecto apenas está incluido en la gobernanza, con la junta del proyecto y la dirección ejecutiva tomando todas las decisiones. Alternativamente, en organizaciones más pequeñas, el gerente del proyecto juega un papel más grande en la gobernanza. Y entonces, está todo lo demás.
Gobernanza de proyectos vs. gestión de proyectos
La diferencia principal entre la gobernanza de proyectos y la gestión de proyectos es la magnitud.
La gobernanza de proyectos establece un conjunto de reglas y regulaciones que los gerentes de proyectos deberían seguir al planificar y gestionar sus proyectos.
Por otro lado, los gerentes de proyectos gestionan actividades diarias del proyecto. También garantizan que los resultados del proyecto no se desvíen del panorama que ofrece la gestión de proyectos empresariales.
Aquí está un resumen simple de las diferencias entre la gobernanza de proyectos y la gestión de proyectos:
| Parámetro | Gobernanza de proyectos | Gestión de proyectos |
|---|---|---|
| Magnitud | Estratégica | Operacional |
| Enfoque | Organización entera | Proyectos individuales y actividades del proyecto |
| Entidad responsable | Alta dirección | Gerente del proyecto |
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¿Cuáles son los tres pilares de la gobernanza de proyectos?
El marco de la gobernanza de proyectos se sustenta de estos 3 pilares:
- Estructura,
- Personas, e
- Información.
Estructura
La estructura se refiere a todas las entidades involucradas en la gobernanza de proyectos.
Estos individuos y grupos toman decisiones y apoyan al equipo del proyecto hasta finalización.
La estructura de la gobernanza de proyectos no es la misma en pequeñas y grandes organizaciones.
En las organizaciones más grandes, la gobernanza de proyectos consiste de múltiples equipos de gobernanza, como:
- El patrocinador del proyecto,
- El comité directivo,
- La oficina de gestión de proyectos (PMO), y
- El gerente del proyecto.
Por otro lado, organizaciones más pequeñas tienen una estructura más similar. La mayoría de ellas carecen de un comité directivo y un PMO, ya que el patrocinador del proyecto asume todas las responsabilidades.
Los gerentes de proyectos usualmente reportan directamente a la alta dirección y son responsables para la gobernanza del proyecto.
Personas
El pilar de las personas representa todos los individuos participando en la gobernanza del proyecto.
Para que la gobernanza del proyecto sea efectiva, la dirección reúne las personas adecuadas en juntas, comités y órganos rectores.
Pueden funcionar como un grupo (un comité directivo) o trabajar individualmente (como propietarios del producto).
Estas personas establecen objetivos claros, alcanzables y sostenibles para los gerentes de proyectos.
Información
Este pilar se refiere a la información del proyecto y la manera en la que se comparte.
Compartir información incluye crear informes regulares del proyecto y comunicar problemas y riesgos que el equipo enfrentó.
Todas las partes interesadas del proyecto se deben informar en todo momento, por lo que la comunicación y el intercambio de la información deben ser constantes y transparentes.
Los 4 roles clave en la gobernanza de proyectos
Los 4 roles principales vitales para el establecimiento y mantenimiento de fuerte gobernanza de proyectos son los mismos que constituyen el pilar estructural:
- El patrocinador del proyecto,
- El comité directivo,
- La oficina de gestión de proyectos (PMO), y
- El gerente del proyecto.
Patrocinador del proyecto
El patrocinador del proyecto es un individuo o un grupo de individuos que actúan como un vínculo entre la gobernanza corporativa y la de proyectos.
Los patrocinadores de proyectos garantizan que el proyecto se alinea con la estrategia empresarial de la organización y son responsables de su éxito general.
Algunas de las responsabilidades del patrocinador del proyecto incluyen:
- Ser dueño del caso de negocio,
- Aprobar el acta de constitución del proyecto,
- Priorizar proyectos dentro de la organización, y
- Resolver problemas más allá de la autoridad del gerente del proyecto.
El patrocinador del proyecto se ocupa de que un proyecto cumpla todos los requisitos de la gobernanza del proyecto monitoreando personalmente o mediante el nombramiento de un representante.
Comité directivo
El comité directivo, también conocido como un consejo directivo, es un consejo dentro de la estructura de la gobernanza del proyecto responsable de mantener la supervisión del proyecto.
Monitorea y controla el proyecto para asegurarse de que sus actividades estén alineadas con el acta de constitución del proyecto.
Este papel incluye las siguientes tareas:
- Determinar cómo se miden los objetivos del proyecto,
- Aprobar el plan de gestión del proyecto,
- Comunicar expectativas, y
- Tomar decisiones de inversión.
Oficina de la gestión del proyecto (PMO)
La oficina de gestión de proyecto (PMO) es un equipo o departamento que se ocupa de la implementación adecuada del marco de la gobernanza del proyecto.
La PMO establece estándares para la gestión del proyecto en una organización para garantizar que gestionan todos los procesos, operaciones y entregables de manera correcta.
En circunstancias normales, proporciona apoyo a los gerentes del proyecto, pero a veces, la PMO puede gestionar directamente uno o más proyectos.
Dicho esto, una empresa no necesariamente necesita una PMO. El tamaño y el tipo del proyecto y la organización dictan si una empresa tendrá una PMO o no.
Organizaciones más grandes típicamente realizan más proyectos. Según las estadísticas de gestión de proyectos más recientes, este es el desafío número uno para el éxito del proyecto. En consecuencia, tienen una mayor necesidad de apoyo a los proyectos proporcionado por las PMO.
En empresas más pequeñas, el gerente de proyectos realiza esta función.
Gerente de proyecto
Los gerentes de proyectos son responsables de gestionar tareas diarias del proyecto y sus entregables siguiendo el plan de gobernanza del proyecto.
El papel del gerente de proyectos incluye encargarse de las diferentes actividades del proyecto según los objetivos establecidos por los patrocinadores del proyecto, el comité directivo y la PMO.
Si es necesario aclarar la toma de decisiones, el gerente de proyectos se referirá al patrocinador del proyecto para obtener una explicación.
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Aprende más sobre el papel del gerente de proyectos en los siguientes artículos:
Los 8 componentes clave de la gobernanza de proyectos
Los siguientes 8 componentes son obligatorios para el éxito del proyecto:
- Modelos de gobernanza,
- Rendición de cuentas y responsabilidad,
- Compromiso de las partes interesadas,
- Comunicación con las partes interesadas,
- Reuniones e informes,
- Gestión de riesgos y problemas,
- Seguridad, y
- Proceso de control de gestión de proyectos.
Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de estos componentes para ver de qué se tratan.
Modelos de gobernanza
El modelo de gobernanza es también conocido como el marco de gobernanza. Es la base de la gobernanza del proyecto y, por extensión, de la gestión de proyectos.
El modelo adecuado de gobernanza debería tomar en cuenta los principales elementos del proyecto, como:
- Alcance,
- Línea temporal,
- Complejidad,
- Riesgo,
- Partes interesadas, y
- Importancia para la organización.
La naturaleza de un modelo de gobernanza es burocrática. Si se implementa correctamente, puede inhibir la gestión Ágil de proyectos y compromiso de las partes interesadas definiendo normas rigurosas que sean al mismo tiempo autoritarias y obstructivas.
Rendición de cuentas y responsabilidad
Para que un proyecto se gestione con éxito, es necesario definir la rendición de cuentas y asignar responsabilidades a las personas adecuadas.
Determinar quién rinde cuentas y quién es responsable de qué es la clave para lograr transparencia en las actividades relacionadas con el proyecto.
Alternativamente, la falta de rendición de cuentas y responsabilidades definidas puede afectar la comunicación, gestión de cambios, y evaluación del riesgo.
Compromiso de las partes interesadas
Las partes interesadas no son sólo patrocinadores del proyecto y equipos del proyecto. Este término incluye un grupo grande de personas.
En la gestión de proyectos, una parte interesada del proyecto es cualquier persona afectada por las actividades del proyecto y sus entregables. Esto incluye los miembros del equipo del proyecto y todos los papeles de gobernanza del proyecto, pero también se extiende a las personas fuera de la organización, como consejos directivos o vendedores.
La gobernanza efectiva del proyecto te requiere:
- Identificar todas las partes interesadas clave, y
- Entender y gestionar sus expectativas sobre el proyecto.
Si no cumples con estos requisitos, podrías enfrentar menores inconvenientes o descarrilamiento completo del proyecto.
Comunicación con las partes interesadas
Una vez que la empresa define quiénes son las partes interesadas y sus expectativas del proyecto, puede crear un plan para la comunicación con las partes interesadas.
El plan de comunicación con las partes interesadas describe cómo comunicar con cada parte interesada y qué tan frecuente y detallada debe ser esta comunicación.
El objetivo de un plan de comunicación con las partes interesadas es proporcionar a todas las partes interesadas información relevante de una manera concisa, transparente y oportuna.
La gerente de desarrollo de proyectos en Oii.ai, Randi Mays, describe cómo ha creado y usado un plan de comunicación para mitigar los riesgos con éxito:
“La gobernanza efectiva de proyectos significa diseñar un plan de comunicación con las partes interesadas. Sabía que prepararse para los riesgos y mitigarlos implicaba crear un plan de gestión de riesgos. En este caso, la gobernanza de proyectos ayudó a los equipos quedarse dentro del alcance, proporcionó dirección y garantizó que los recursos se utilizaran adecuadamente.”
Reuniones e informes
Una parte grande del plan de comunicación es definir la frecuencia de las reuniones e informes.
Todas las partes interesadas deben entender:
- El modo y contenido de la comunicación,
- Su frecuencia,
- Quiénes son los propietarios y los receptores,
- Los hitos de comunicación, y
- Las puertas de decisión.
La comunicación debe ser concisa, transparente y oportuna, mientras que las reuniones e informes deben ser equilibrados para garantizar el compromiso constante de las partes interesadas.
Gestión de riesgos y problemas
Los factores internos y externos que afectan un proyecto pueden desencadenar fácilmente diversos riesgos del proyecto.
Por lo tanto, un marco de gobernanza de proyectos sólido debe incluir un buen plan de gestión de riesgos que define cómo deben ser los riesgos potenciales:
- Identificados,
- Clasificados, y
- Priorizados.
Es importante saber cómo manejar cualquier riesgo y problema que se presente en el proyecto. Los gerentes de proyectos no pueden evitar que ocurran los problemas, pero pueden idear una estrategia para gestionarlos, por muy complejos y peligrosos que sean.
Seguridad
Un marco de gobernanza de proyectos debe definir métricas de seguridad de proyectos para garantizar que los riesgos y problemas se gestionen adecuadamente.
Las métricas miden el progreso y rendimiento del proyecto y pueden diferir en diversas industrias y empresas individuales.
En el contexto de la gobernanza de proyectos, las mejores métricas que debes considerar son:
- Adhesión al caso de negocio,
- Calidad de control de cambios y análisis de riesgos,
- Eficacia del seguimiento de las desviaciones en el alcance, tiempo, coste y horario del proyecto, y
- Precisión en el seguimiento del plan del proyecto.
Proceso de control de gestión de proyectos
Al final, el último componente de la gobernanza del proyecto es el proceso continúo de control de la gestión de proyectos.
Los gerentes deben aplicar y verificar las métricas del proyecto con regularidad durante el desarrollo del proyecto. El seguimiento y control constante ayuda a los gerentes de proyectos detectar problemas en sus fases tempranas, permitiendo correcciones de variación oportunas.
Los 4 principios básicos de gobernanza de proyectos
Existen 4 principios clave que garantizan la eficacia de los marcos de la gobernanza de proyectos:
- Asegura un punto único de responsabilidad.
- Haz que la propiedad del proyecto sea independiente de la propiedad de activos, servicios o otros grupos de partes interesadas.
- Establece la separación de las actividades de la gestión de las partes interesadas y toma de decisiones del proyecto.
- Separa las estructuras de la gobernanza del proyecto y de la organización.
Anteriormente hemos descrito en general estos principios a través de los 8 componentes de gobernanza del proyecto.
Sin embargo, los 4 principios clave enfatizan la importancia de separar la propiedad, la toma de decisiones y los niveles de gobernanza.
Cómo crear un modelo de gobernanza de proyectos
Un modelo de gobernanza impone cómo tu empresa gestionará los proyectos y sirve como manifestación de la cultura y la ética de la empresa. En suma, es una herramienta que te ayuda a alcanzar objetivos estratégicos.
Aquí están las 6 funciones clave de la gobernanza de proyectos que te guiarán en la elaboración de tu propio plan de gobernanza de proyectos:
- Determinar los objetivos: determina los objetivos del proyecto y alinéalos para entregar los objetivos estratégicos más amplios de la organización.
- Determinar la ética: define cómo actúa una organización en relación con la transparencia, relaciones, conflictos de roles, problemas políticos y acciones ilegales.
- Crear culturas: determina en qué medida la cultura es de apoyo, innovadora, de búsqueda de riesgos o adversa, abierta y transparente, madura y profesional, y tolerante.
- Diseñar e implementar estructura de gobernanza: determina los roles, responsabilidades y rendición de cuentas de las partes interesadas involucradas, así como sus interdependencias.
- Asegurar la rendición de cuentas: establece la cadena de autoridad de toma de decisiones y delega responsabilidad a la dirección.
- Garantizar el cumplimiento: proporciona a las partes interesadas relevantes garantía del cumplimiento por parte de la organización de sus obligaciones reglamentarias, estatutarias y legales.
Beneficios de la gobernanza de proyectos
Los 5 beneficios más notables de la gobernanza de proyectos incluyen:
- Mejor selección de proyectos: solo se aprueban los proyectos con el ROI alto y aquellos de beneficio estratégico para la organización,
- Roles y responsabilidades claramente definidos: cuando todos en el proyecto saben qué su trabajo es, no hay pérdida de tiempo ni mala interpretación de roles,
- Mejor control de cambio: reaccionar al cambio de manera oportuna y efectiva es primordial,
- Mejor gestión de riesgo: cuando el riesgo de un proyecto se considera suficientemente grande, es mejor escalarlo en cadena de mando, y
- Procesos etapa-puerta: los proyectos se revisan formalmente en los puntos clave durante las etapas del proyecto, evitando pérdidas importantes, especialmente en proyectos Waterfall.
Randy Mays describe cómo la gobernanza de proyectos le ayudó completar el proceso de división de papeles para este proyecto:
“Recientemente supervisé la creación de 34 algoritmos para un mayor patrocinador de la industria. Al integrar nuestro equipo y el equipo del patrocinador, era importante contar con una sólida gobernanza del proyecto. Construí todo el marco del proyecto, identifiqué los equipos, facilité los procedimientos para el poder de decisión y me aseguré de que todos supieran cuáles eran sus papeles y responsabilidades en el proyecto.”
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- Crear un tablero con un resumen detallado de tu plan de gobernanza del proyecto,
- Gestionar proyectos e incluir toda su información relevante,
- Asignar elementos a las personas responsables para ellos,
- Configurar fechas límites para cada elemento,
- Incluir todas las partes interesadas, y
- Comunicar regularmente a través de los comentarios.
Como puedes ver, toda la información del proyecto puede ser en un solo lugar, y también puedes crear fácilmente un plan de comunicación. Además, se garantiza la responsabilidad y la transparencia dado que el progreso del proyecto es visible a todas las partes interesadas.
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