Introducción a las dependencias en la gestión de proyectos

Las dependencias son cruciales en la gestión de proyectos, ya que definen la relación entre actividades y equipos.

Sin dependencias definidas, resulta más difícil planificar el desarrollo del proyecto y organizar la carga de trabajo entre los equipos.

Veamos cómo las dependencias en la gestión de proyectos ayudan a los gerentes a estructurar el cronograma y distribuir las tareas a su equipo.

• Las dependencias son relaciones entre tareas que determinan su orden en un proyecto. 
• Identificar y registrar las dependencias es vital para organizar el trabajo y crear el cronograma del proyecto.
• Existen cinco tipos principales de dependencias: lógicas, preferenciales, entre equipos, de recursos y externas.
• Es importante explicar a las partes interesadas las dependencias entre tareas y cómo pueden afectar al proyecto para que sean conscientes de la conexión entre las actividades.

¿Qué son las dependencias en la gestión de proyectos? 

Las dependencias en la gestión de proyectos son relaciones entre tareas que determinan su orden dentro de un proyecto.

Al crear el cronograma del proyecto, los gerentes determinan la secuencia de actividades necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto. De esta manera, pueden distribuir los recursos a lo largo del cronograma de uno o más proyectos y evitar cuellos de botella.

La secuencia de tareas sigue el desarrollo lógico del proyecto. Sin embargo, algunas actividades están directamente conectadas como predecesoras y sucesoras.

Las dependencias entre actividades pueden basarse en diversos factores que pueden o no estar bajo el control del equipo del proyecto.

Identificar correctamente las dependencias es importante porque maximiza la eficiencia de los recursos, garantizando que no haya retrasos, cuellos de botella ni duplicación de tareas.

Tipos de dependencias en la gestión de proyectos

Las dependencias en la gestión de proyectos se dividen en dos grupos:

• Internas y
• Externas.

Las dependencias internas se clasifican en cuatro tipos:

• Lógicas,
• Preferenciales,
• Entre equipos, y
• De recursos.

Definamos cada tipo y lo expliquemos con un ejemplo práctico para que puedas distinguir claramente entre estas dependencias.

Dependencias lógicas

Las dependencias lógicas también se conocen como dependencias obligatorias o lógicas duras.

Estas dependencias suelen ser obligatorias legalmente o contractualmente. También pueden estar definidas por procedimientos de la empresa o limitaciones físicas.

Ejemplos de dependencias lógicas en la gestión de proyectos:

• Antes de empezar un proyecto de construcción, debes solicitar la aprobación de las normativas de construcción.
• Antes de comprar equipos para tu fábrica, primero debes firmar los documentos legales con el fabricante del equipo.

Dependencias preferenciales 

Las dependencias preferenciales también se denominan dependencias discrecionales y suelen establecerse según las mejores prácticas.

Estas dependencias revelan que existe más de una ruta en una secuencia de tareas y quedan a discreción del equipo de gestión del proyecto.

Ejemplos de dependencias discrecionales en la gestión de proyectos:

• Todo el trabajo eléctrico debe realizarse antes de pintar la pared para evitar repetir el mismo trabajo.
• Es recomendable realizar una investigación de palabras clave antes de escribir un artículo.

Dependencias entre equipos

Las dependencias entre equipos se relacionan con la secuencia de algunas actividades del proyecto que involucran a más de un equipo. Muchos resultados deben pasar por diferentes expertos en un orden determinado antes de estar listos para su entrega a los consumidores.

Ejemplos de dependencias basadas en equipos en la gestión de proyectos:

• El equipo de control de calidad sólo puede probar un dispositivo cuando el equipo de ingeniería ha finalizado el proceso de desarrollo.
• Un equipo de ventas solo puede publicar una oferta en plataformas de comercio electrónico cuando las imágenes y la descripción del producto estén listas.

Dependencias de recursos

Las dependencias de recursos son, en realidad, restricciones del proyecto ya que la disponibilidad de ciertos recursos define si una tarea puede completarse. En ocasiones, más de una actividad depende de un recurso, por lo que los gerentes de proyecto deben definir prioridades y secuencias de tareas.

Ejemplos de dependencias basadas en recursos en la gestión de proyectos:

• Si se fabrica más de un producto con la misma máquina, los productos de mayor prioridad se completarán primero. Como alternativa, los gerentes crearán un horario para evitar conflictos entre los diferentes equipos de producto.
• Cuando toda la producción del blog depende de un solo diseñador para sus imágenes, los artículos se publicarán en la misma secuencia en la que se escriben, a menos que las prioridades cambien.

Dependencias externas

Las dependencias externas son las relaciones entre tareas y factores que escapan al control del equipo del proyecto.

Ejemplos de dependencias externas en la gestión de proyectos:

• El proceso de producción en la industria alimentaria puede depender de la entrega de equipos de una fuente externa.
• El proceso de construcción de edificios depende de los proveedores de materiales de construcción.

Los 4 tipos de dependencias de tareas

Las dependencias de tareas son relaciones entre tareas anteriores y posteriores que determinan el orden en que deben realizarse.

Existen cuatro tipos de dependencias de tareas:

• Fin a Inicio ( Finish to Start o FS),
• Fin a Fin (Finish to Finish o FF),
• Inicio a Inicio (Start to Start o SS), y
• Inicio a Fin (Start to Finish o SF).

Veamos esto con más detalle.

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1. Fin a Inicio (FS)

Para empezar la tarea B, primero debes completar la tarea A.

Estas son las dependencias más comunes en la gestión de proyectos.

Ejemplos:

• Debes suscribirte al boletín informativo de una empresa para recibir actualizaciones.
• El diseño de una página web debe estar terminado y aprobado antes de que los desarrolladores puedan implementarlo.
• El camino debe estar completamente pavimentado antes de que se pueda marcar.

2. Fin a Fin (FF)

No puedes terminar la tarea B hasta que completes la tarea A.

Puedes trabajar en la tarea B, pero no podrás completarla sin terminar primero la tarea A.

Ejemplos:

• Los desarrolladores de software no pueden declarar una función como desarrollada y lista para producción hasta que el equipo de control de calidad haya terminado de probarla y dado su aprobación final.
• Un pasante de marketing puede redactar el boletín informativo, pero no puede enviarlo antes de que el diseñador haya terminado todas las ilustraciones necesarias.
• El proyecto no puede declararse formalmente finalizado hasta que las partes interesadas aprueben todos los entregables.

3. Inicio a Inicio (SS)

La tarea B no puede empezar hasta que la tarea A haya comenzado.

Ejemplos:

• Un diseñador no puede empezar a preparar una ilustración de texto antes de que un redactor prepare el texto.
• Un gerente de proyecto no puede asignar tareas antes de reunir al menos a algunas personas para el equipo del proyecto.
• El proceso de construcción de los cimientos no puede comenzar antes de que comience la excavación de los cimientos.
• No se puede pintar la casa antes de montar al menos una parte del andamio.

4. Inicio a Fin (SF)

Debes empezar la tarea A antes de poder terminar la tarea B. Esto significa que la segunda actividad depende del inicio de la primera.

Ejemplos:

• La construcción del edificio debe comenzar antes de que el inversor pueda vender los apartamentos.
• El empleado de turno de reemplazo debe llegar y fichar para empezar su turno antes de que el empleado actual pueda fichar y terminar su turno.
• Si una clínica se muda a una nueva ubicación, sólo podrá dejar de admitir pacientes en la ubicación anterior después de que se haya abierto la clínica en la nueva ubicación.

Cómo gestionar las dependencias en la gestión de proyectos

Para gestionar correctamente las dependencias, debes:

• Identificar y registrar todas las dependencias, 
• Determinar la ruta crítica,
• Mantener informadas a las partes interesadas y
• Monitorear los riesgos.

Veamos qué implica cada paso.

1. Identificar y registrar todas las dependencias

Para identificar las dependencias, debes determinar lo siguiente:

• ¿Hay tareas que se deben finalizar para que otras puedan comenzar?
• ¿Hay tareas que se deben comenzar o finalizar simultáneamente?
• ¿Necesitas empezar a trabajar en algunas tareas antes de completar otras?

Reflexiona sobre todas las posibilidades con tu equipo y recuerda registrarlas.

Crear un diagrama de dependencias para visualizar los datos resulta muy útil. Por ejemplo, los diagramas de Gantt son prácticos para programar y priorizar las actividades del proyecto.

En esencia, identificar las dependencias te ayuda a:

• Estimar la duración del proyecto con precisión, lo cual es vital para gestionar las expectativas de las partes interesadas,
• Gestionar los recursos del proyecto, y
• Crear un cronograma de proyecto realista.

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2. Determinar la ruta crítica

Puedes utilizar el método de la ruta crítica para identificar todas las tareas que tu equipo debe completar para finalizar un proyecto a tiempo. La ruta crítica es la secuencia más larga de actividades dependientes del proyecto.

En el ejemplo anterior, la secuencia de actividades C1-C2-C3 representa la ruta crítica, ya que es la que tarda más en completarse.

📖 ¡El método de la ruta crítica es solo uno de los muchos conceptos interesantes de gestión de proyectos! Si quieres seguir explorándolos, consulta nuestro Glosario de términos de gestión de proyectos. 

3. Mantener informadas a las partes interesadas

Como gerente de proyectos, debes asegurarte de que las partes interesadas comprendan las dependencias entre tareas y actividades, y cómo pueden afectar al proyecto.

Utilizar una herramienta de gestión de proyectos dedicada como Plaky te permite comunicarte mediante comentarios y compartir documentos relacionados con la tarea en cuestión.

También puedes invitarlas a unirse a Pumble para la comunicación diaria, ya que cuenta con una opción de acceso de invitado. Invita a proveedores, contratistas, clientes o cualquier otra parte interesada a unirse a las discusiones mediante el acceso limitado a tus canales.

4. Monitorear los riesgos

Por último, recuerda que el proyecto debe seguir su curso incluso si algo sale mal. 

Si todas las actividades están estrechamente interrelacionadas, un retraso o imprevisto puede descarrilar toda la cadena de tareas. Por lo tanto, es necesario comprender cómo las dependencias pueden afectar tu proyecto y los riesgos generales del mismo si ocurre algo inesperado.

En definitiva, la gestión de riesgos del proyecto te ayuda a afrontar cualquier amenaza y a controlar los daños.

Mientras tanto, saber cómo identificar y gestionar las dependencias te permite concentrarte en completar las tareas.

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Organizar proyectos es mucho más fácil cuando puedes confiar en una herramienta especializada de gestión de proyectos como Plaky. Tener toda la información que necesitas en un solo lugar te permite evitar malentendidos e incumplimientos de plazos.

Así es como Plaky puede ayudarte a mantenerte al día con tu proyecto:

• Define actividades e incluye toda la información necesaria para el equipo del proyecto y las partes interesadas en elementos.
• Visualiza tu proyecto en el diagrama de Gantt y ajusta el cronograma según corresponda.
• Mantén al equipo al día compartiendo archivos.
• Divide las tareas complejas en partes más manejables mediante subelementos.
• Mantén a todos informados sobre cualquier novedad.

Una plataforma donde puedas organizar todo tu flujo de trabajo y mantener a todos los interesados informados es el sueño de cada gerente de proyecto. Después de todo, cuando tu equipo sabe en qué trabajar y cuándo, tus proyectos se desarrollarán sin problemas.

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