Actualizado: 11 de febrero de 2025 
La gente a menudo subestima el papel del gerente de proyectos hasta que ve que un proyecto se está desviando del rumbo.
Cuando tu equipo se enfrenta a un aumento en requisitos y comienza preguntarse por qué de repente están haciendo más trabajo del previsto, es probable que su proyecto sea víctima del scope creep.
El scope creep es un fenómeno generalizado en la gestión de proyectos, y los gerentes toman muchas medidas que parecen innecesarias o burocráticas para prevenirlo. Por lo tanto, la próxima vez que entrecierras los ojos ante ciertos protocolos, confía en que se haya implementado para evitar consecuencias graves en el futuro.
Pero antes de que llegue a este momento, exploremos qué es el scope creep, qué factores lo causan y si los gerentes de proyectos realmente pueden evitarlo.
- El scope creep se refiere a añadir requisitos más allá del alcance del proyecto previamente acordado a pedido del cliente o de las partes interesadas.
- El gold plating es similar al scope creep, pero en este caso, el equipo del proyecto añade requisitos adicionales por su cuenta, sin una solicitud de un cliente o parte interesada.
- Las causas más comunes incluyen una mala definición del alcance, la incapacidad del gerente de recopilar todos los requisitos de manera adecuada y una mala comunicación.
- Una forma segura de evitar esto es definir claramente el alcance del proyecto antes de que comience el proyecto y crear un plan de cambio de control.
¿Qué es el scope creep?
El scope creep (el chapado de oro o baño de oro) ocurre cuando las partes interesadas añaden requisitos al alcance original del proyecto. Esto lleva a que el equipo del proyecto realice más trabajo, a menudo dentro de las mismas restricciones del tiempo y presupuesto.
Es común hacer cambios al proyecto mientras se está desarrollando, pero estos cambios se deben aprobar y sincronizar con el presupuesto y fechas límites. De lo contrario, el scope creep amenaza causar el fracaso del proyecto.
💡 Distintos proyectos pueden verse afectados por distintos tipos de desviación del alcance. En TI y desarrollo de software, la desviación tecnológica es un problema común y ocurre cuando se modifica el alcance del proyecto para incluir tecnologías nuevas o en desarrollo que no estaban previstas originalmente.
Scope creep vs. gold plating
El gold plating, otro término de la gestión de proyectos a menudo confundido con el scope creep, ocurre cuando el equipo del proyecto toma la iniciativa para añadir funciones adicionales, utilizar mejores materiales o mejorar el producto final de cualquier otra forma.
La principal diferencia entre el scope creep y el gold plating (el chapado en oro) es la fuente de los cambios hechos al alcance original. El scope creep está causado por las solicitudes adicionales del cliente, mientras que el gold plating se refiere a los cambios hechos por el equipo del proyecto.
Algunas posibles razones para el gold plating son:
- Mejorar el proyecto en los ojos del cliente,
- Obtener la aprobación de la dirección,
- Mostrar las habilidades del equipo, u
- Ocultar las deficiencias del producto.
Aunque el gold plating puede resultar en un cliente contento, y posiblemente en un cliente recurrente, también puede crear un montón de problemas innecesarios, como:
- Molestar al cliente debido a cambios no autorizados,
- El cliente se niega de aceptar el producto debido a cambios no deseados,
- Establecer estándares o precedentes demasiado altos para proyectos futuros,
- El agotamiento debido a la incapacidad del equipo para gestionar su carga de trabajo, y
- No cumplir las fechas límites debido a la expansión del alcance autoimpuesto.
A diferencia del scope creep, el gold plating puede ocasionalmente llevar a un resultado favorable. Sin embargo, conlleva un riesgo enorme, así que los buenos gerentes de proyectos intentarán evitarlo tanto como sea posible.
¿Qué causa el scope creep?
El scope creep está comúnmente atribuido a las partes interesadas y sus requisitos adicionales. Dicho esto, los gerentes de proyecto también pueden ser responsables para descarrilando un proyecto, simplemente porque permiten que nuevas ideas se interpongan en el camino de los planes originales.
El gerente debería siempre revisar y hacer cambios adecuados si quiere aceptar nuevas sugerencias de las partes interesadas o el equipo.
No importa quién sea la fuente, las causas habituales del scope creep son:
- Alcance del proyecto mal definido,
- Requisitos recopilados incorrectamente,
- Falta de comunicación, y
- Adaptación torpe del proyecto.
Aprendamos sobre cada una de ellas en más detalles para que puedas identificarlas y prevenirlas potencialmente a tiempo.
Alcance del proyecto mal definido
Es difícil decir si el proyecto está cruzando líneas definidas, si el alcance no se definió correctamente desde el principio. Definir el alcance del proyecto significa establecer límites y proporcionar una descripción detallada de cada actividad lo más precisamente posible.
Por eso es tan importante la fase de planificación de proyectos y no hay que apresurarse. Reunirse con las partes interesadas y obtener el feedback realístico del equipo del proyecto es vital a la hora de definir el alcance.
Requisitos recopilados incorrectamente
Recopilar los requisitos durante la negociación y planificación es esencial para evitar el scope creep más adelante. A veces, las partes interesadas no están completamente seguras sobre lo que desean o necesitan. Es la responsabilidad del gerente del proyecto identificar las necesidades de las partes interesadas y ser honesto sobre las capacidades del equipo del proyecto.
Cuando los gerentes, equipos y clientes delinean los objetivos del proyecto, debería haber muchas comprobaciones de ida y vuelta para asegurarse de que los requisitos están definidos con precisión. Tener solo una idea general de la visión del cliente no es claro y confiable suficientemente porque el equipo puede comenzar trabajando en algo que las partes interesadas no quieren.
Peor aún, identificar los errores durante la fase de ejecución resulta costoso y requiere mucho tiempo para todas las partes. Por lo tanto, para evitar cualquier pérdida, los gerentes del proyecto deberían prestar atención sobre cómo recopilan la información y detalles antes de que comience el proyecto.
Antes de iniciar el proyecto, el gerente debe tener un entendimiento profundo de:
- Los objetivos del proyecto,
- Las expectativas y motivos de las partes interesadas,
- Las responsabilidades de todos,
- Las fechas límites de todos,
- Los horarios de todos, y
- Los entregables de todos.
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Falta de comunicación
La comunicación entre el gerente, el equipo de proyecto, y las partes interesadas debería siempre ser constante y eficiente para evitar cualquier malentendido.
A medida que el proyecto se desarrolla y el equipo entrega lo que ha completado, recibir el feedback de las partes interesadas de manera oportuna se convierte en lo crucial para prevenir las dificultades y el scope creep.
Una falta clara de comunicación puede llevar a que el equipo de proyecto no sepa si va en la dirección correcta o no. Si no lo son y continúan, rehacer algunas actividades se convierte cada vez más costoso cuanto más avanza el equipo sin un feedback adecuado.
Es la responsabilidad del gerente del proyecto mantener a todas las partes interesadas informadas sobre el progreso del proyecto, las trampas o cambios que pueden ocurrir. Los recordatorios amables sobre reuniones periódicas de informes o aprobaciones son parte de las actividades de un gerente.
Dicho esto, la comunicación no estructurada entre las partes interesadas y el equipo del proyecto debe evitarse a toda costa. Esto podría permitir a las partes interesadas eludir procedimientos formales y presentar los cambios directamente al equipo, lo que eventualmente podría conducir a cambios no autorizados y a un scope creep.
Adaptación torpe del proyecto
Los cambios son una parte normal del desarrollo del proyecto y deben manejarse adecuadamente. De lo contrario, ocurre el scope creep, y el éxito del proyecto está en riesgo.
Hacer los cambios al alcance original del proyecto está bien, siempre y cuando el presupuesto y las fechas límites se revisen y modifiquen según necesario.
Una parte mayor de ser un líder fuerte es entender las prioridades y poder decir “No”, especialmente si estas prioridades muestran señales de ser reemplazadas por solicitudes caprichosas.
Acceder a cada deseo de las partes interesadas puede resultar en una sobrecarga de exigencia irrazonable. Esto también puede resultar a asumir más responsabilidades de las que el equipo puede gestionar.
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Ejemplo del scope creep
Tomemos una situación hipotética para ilustrar cómo se ve el scope creep.
Un fabricante líder de teléfonos inteligentes anuncia un nuevo y fantástico teléfono con muchas funciones que superan a la competencia en cada aspecto.
A mitad de la campaña de marketing, el gerente del proyecto descubre que los competidores ya han lanzado productos con las funciones innovadoras anunciadas. Por lo tanto, la dirección impulsa al equipo para que presente funciones adicionales pero no permite que la fecha de lanzamiento se mueva.
El equipo se apresura con nuevas funciones, pero el gerente del proyecto ve que no será posible finalizar todo a tiempo. Por lo tanto, elimina algunas de las funciones anunciadas originalmente del alcance y hacen de las nuevas una prioridad.
En este momento, es evidente que las fechas límites no se cumplirán, así que el equipo de marketing necesita ajustar sus anuncios y calmar a los clientes. Los costes se disparan a medida que la dirección contrata nuevas personas para completar todos los requisitos.
Al final, el producto se finaliza con un retraso de 2 meses. Se entregan muy pocas funciones originalmente planificadas mientras que las funciones recientemente añadidas están llenas de errores.
Ahora, los usuarios finales están decepcionados, y los registros de ventas y la reputación de la empresa están en riesgo.
Este ejemplo ilustra una situación bastante común en la industria de teléfonos inteligentes. La diferencia entre que esto ocurre a uno de los líderes de la industria y a una marca en ascenso es que la primera no sufriría un gran impacto. En cambio, una empresa más pequeña probablemente tendría muchas dificultades para recuperarse de un fracaso similar.
Cómo gestionar el scope creep
Está bien hacer cambios a un proyecto a lo largo del camino. Recuerda, no significa cada cambio que tu equipo sufrirá del scope creep.
Gestionar las 3 limitaciones del proyecto (el alcance, el tiempo y el presupuesto) es completamente posible y es fácil hacerlo cuando se siguen algunas reglas y protocolos.
Aquí están las 4 cosas que puedes hacer para ayudar a combatir el scope creep:
- Definir el alcance claramente,
- Crear un protocolo de control de cambios,
- Comunicar con las partes interesadas, y
- Cobrar por cualquier cambio.
Repasemos cada una en más detalles.
1. Define claramente el scope creep
Investigar y definir los requisitos del proyecto antes de discutirlos con las principales partes interesadas maximiza las probabilidades de éxito del proyecto. De esa manera, puedes obtener todas las aprobaciones necesarias antes de que comienza el proyecto,
El documento que incluye todos los objetivos, los requisitos y los entregables del proyecto es la declaración del alcance. Definirla antes de la fase de ejecución puede prevenir problemas inesperados a lo largo del proyecto.
Para definir claramente el alcance, deberás:
- Organizar discusiones extensivas antes del comienzo del proyecto,
- Escribir los objetivos y motivaciones de todos, y
- Crear una declaración del alcance y preguntar por su aprobación.
Asegúrate de que tu alcance está bien definido utilizando una plantilla de declaración del alcance. Hemos preparado una completamente gratuita y editable que puedes utilizar para tu próximo proyecto.
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2. Crea un protocolo de cambio de control claro
El protocolo de cambio de control es un plan para regular los cambios propuestos. El gerente del proyecto debería definir el protocolo e incluirlo en el plan de gestión del alcance y el plan de gestión del riesgo.
El protocolo debería indicar cómo evaluar, aprobar o rechazar cambios que están propuestos a través del desarrollo del proyecto.
Al garantizar que todas las solicitudes de cambios pasen por el mismos procesos de cambio de control, el gerente del proyecto:
- Mantiene control de los cambios,
- Tiene la posibilidad de negociar, y
- Previene cualquier cambio no autorizado.
3. Comunícate con las principales partes interesadas
Un aspecto importante de mantener el alcance del proyecto bajo control es asegurar que todas las partes interesadas estén regularmente informadas del progreso del proyecto para estar dispuestas a proporcionar el feedback.
Esto incluye:
- Estar en contacto con las partes interesadas clave desde las primeras etapas del proyecto,
- Asegurar que entienden el alcance del trabajo requerido para completar el proyecto,
- Familiarizar a las partes interesadas con el protocolo del cambio del proyecto,
- Ser transparente sobre el progreso del proyecto, y
- Organizar reuniones regulares durante la duración del proyecto.
Asegurar que todos estén siempre en sintonía elimina cualquier sorpresa y reduce la posibilidad de solicitudes de cambio para partes del proyecto que ya se han marcado como finalizados.
💡 CONSEJO PRO DE PLAKY
Para mantener el scope creep bajo control, es mejor documentar cualquier suposición del proyecto que podrías tener, por trivial que sea. Lee más sobre este tema en la siguiente guía:
4. Cobra por cambios
A veces, los clientes pueden solicitar cambios durante las etapas finales del proyecto o hacer grandes cambios del alcance original. Es por esta razón que muchos gerentes, especialmente en la industria de diseño, recurren a cobrar por cambios adicionales.
Esta medida podría disuadir al cliente de seguir adelante con el asunto, o persuadirlo a aumentar el presupuesto y extender la fecha límite.
📖 La terminología de la gestión de proyectos puede parecer complicada. Si te gustaría comparar otros términos que se pueden confundir fácilmente, visita nuestro Glosario de términos de la gestión de proyectos y sumérgete.
Mantén tus proyectos dentro del alcance con Plaky by CAKE.com
Gracias a las herramientas de gestión de proyectos como Plaky by CAKE.com, gestionar todo tipo de proyectos puede ser mucho más fácil.
Plaky te puede ayudar evitar el scope creep en cada proyecto simplemente permitiéndote mantener toda la información necesaria y comunicarte con las partes interesadas en un centro centralizado. Cuando tienes todos los acuerdos escritos y fácilmente disponibles, todos los procesos del proyecto se convierten más transparentes y los malentendidos se previenen con facilidad.
Así es cómo puedes mantener tus proyectos dentro del alcance con Plaky:
- Escribe los objetivos del proyecto con tableros donde sean visibles para todos.
- Define cada actividad en detalles a través de elementos y confírmalas con las partes interesadas antes de que el equipo comience a trabajar en ellos.
- Comunícate regularmente con comentarios para mantener el desarrollo del proyecto transparente.
- Recibe notificaciones cada vez que un elemento se cambia para que nadie pueda modificar nada incluido originalmente en el alcance del proyecto sin supervisión.
Tener una descripción visual del progreso del proyecto y realizar un seguimiento de todos los cambios en cualquier momento es crucial para evitar el scope creep y mantener el proyecto bajo control.
Por lo tanto, ¿qué esperas? Inicia el seguimiento de tus proyectos con Plaky hoy, tu prueba gratuita de 14 días está a solo un clic de distancia.
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