Publicado: 10 de junio de 2022 
Siempre presente y siempre inminente, las fechas límites son tanto los motivadores que impulsan a los proyectos como una causa mayor del estrés en el lugar de trabajo.
La gestión de proyectos es especialmente sensible a esta doble naturaleza de las fechas límites. Esto se debe a que el éxito de los proyectos, la reputación de la organización y la satisfacción del cliente están directamente correlacionadas con la capacidad de los equipos para cumplirlos.
Sin embargo, las fechas límites no son siempre tan rígidas como parecen.
Como gerente de proyectos, es tu responsabilidad asegurar que todo el trabajo necesario se realiza dentro del período asignado.
Como buen gerente de proyectos, es tu responsabilidad reconocer cuándo este período se puede modificar y moldear en la manera de que beneficia a tí y a tu equipo sin perjudicar el bienestar general del proyecto.
Esta guía:
- Cubrirá el concepto de la fecha límite de un proyecto,
- Explicará su utilidad e inconvenientes,
- Explorará formas en las que te puede ayudar estirar la fecha límite para ajustarla a tus objetivos, y
- Ofrecerá consejos sobre cómo tener más éxito en cumplirlas.
Qué es la fecha límite del proyecto
Una fecha límite de un proyecto es la última fecha en la que se debe completar el proyecto.
Según la definición, la fecha límite de un proyecto debería ser una fecha única que, idealmente, indica la finalización del proyecto.
Sin embargo, las personas también usan la palabra fecha límite para referirse a cualquier fecha a lo largo del proyecto en la que se debe completar una determinada parte del proyecto.
Qué NO son las fechas límites de un proyecto
Parece que hay mucha confusión cuando se trata de uso de los siguientes términos:
- Fecha límite,
- Fecha de vencimiento, y
- Hito.
Aunque estos términos a menudo se usan indistintamente, hay diferencias notables entre ellos.
Fecha límite vs. hito
Como ya hemos dicho, una fecha límite es una fecha en la que algo se debe completar. Pero, la palabra conlleva un subtexto ominoso.
Una fecha límite también indica una barrera física alrededor de una prisión más allá de la cuál los prisioneros fugitivos corren el riesgo de ser fusilados.
En una línea similar, el término fecha límite en gestión de proyectos implica unas consecuencias serias, pero no tan mortales, para aquellos que no la cumplen.
Por otra parte, un hito es una ocasión feliz. Indica un evento significativo en el curso de un proyecto que se usa para medir el progreso.
Por ejemplo, un hito puede ser entregar un entregable importante, como un plan de proyecto, o conseguir que se apruebe el alcance del proyecto.
Sin embargo, también puede ser algo más tangible, como publicar exitosamente la versión alpha de una parte del software, o publicar un blog para apoyar el producto que estás desarrollando a través del contenido valioso.
Así que, a diferencia del término “fecha límite”, “hito” conlleva una connotación positiva. Aunque puede ser una fecha determinada, como el primer día o el último día del proyecto, también puede tener sus propias fechas límites.
💡CONSEJO PRO DE PLAKY
Si estás interesado en aprender más sobre hitos de proyectos, consulta la siguiente entrada sobre el tema:
Fecha límite vs. fecha de vencimiento
Según la Asociación Internacional de Gestión de Proyectos (IPMA), las fechas límites se imponen, mientras que las fechas de vencimiento están acordadas.
Como tal, las fechas de vencimiento son más realistas e imponen menos presión en el equipo de proyecto, y es por eso que los gerentes de proyectos competentes deberían esforzarse en establecer fechas de vencimiento en vez de fechas límites cuando sea posible.
Por qué es la fecha límite del proyecto importante
Los autores de un estudio reciente de fechas límites publicado en the Journal of Consumer Research concluyeron que la duración de una fecha límite afecta la importancia y la urgencia percibidas de una tarea determinada.
Dicho de otra manera, cuando se nos presentan dos tareas, la tarea más larga e importante que se debe cumplir a finales del mes, y la otra más pequeña que se debe realizar dentro de una semana, la gente:
- Percibe la tarea con la fecha límite más larga como menos importante y menos urgente, y
- Aplaza trabajar en la tarea con la fecha límite más larga cuando más puedan.
Este es el caso cuando las fechas límites son demasiado largas. Imagínate si no hubiera ningúna fecha límite.
Si hay que creer en la ley de Parkinson, “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su finalización”. Entonces, teóricamente, si un período de tiempo no está determinado, el trabajo se puede expandir indefinidamente.
Para evitar esto, las fechas límites son aquí para mantenernos motivados, organizados y enfocados sobre lo que está por delante.
Cómo establecer las fechas límite del proyecto
Raramente tendrás el lujo de elegir tu propia fecha límite para completar el proyecto.
Sin embargo, tu habilidad de organizar efectivamente el cronograma del proyecto dentro de sus fechas límites anotadas es crucial para el éxito del proyecto.
A continuación te ofrecemos algunos consejos de cómo hacerlo mejor.
1. Prioriza
Considerando las conclusiones del estudio de investigación mencionados anteriormente en Journal of Consumer, es necesario priorizar las fechas límites para que sean efectivas.
Cuando los recursos y el tiempo están limitados, y miles e incluso millones de dólares dependen de tu habilidad de entregar resultados, no puedes permitirte el lujo de asignar fechas límites arbitrariamente y arriesgar que tu equipo malinterprete su orden de importancia.
Esto no significa que deberías asignar fechas límites estrictas para forzar un sentido de urgencia, sino simplemente organizarlas para que las prioridades sean inequívocas.
2. Incorpora reservas secretas
Independientemente de cuánto tiempo dediques a planificar tu proyecto y tener en cuenta todos los posibles riesgos y problemas de proyecto que puedes imaginar, al final realizarás que Murphy tenía razón:
- Todo lo que puede salir mal, saldrá mal,
- Nada es tan fácil como parece,
- Todo lleva más tiempo de lo que crees.
Es por esto que nunca deberías planificar para el mejor escenario posible.
De lo contrario, incorpora suficientes reservas en tus fechas límites. De esa manera, cuando ocurre lo inevitable, no te tomará desprevenido ni te obligará a romper la promesa y sacrificar la calidad del producto.
3. Evita fechas límites falsas
No es nuestra intención enviar señales contradictorias aquí, te lo prometemos.
Las reservas que hemos mencionado anteriormente existen para añadir un poco más tiempo a una fecha límite ya razonable para explicar cualquier posible contratiempo.
Establecer fechas límites falsas, por otra parte, se refiere a llevar a tu equipo hasta el agotamiento con fechas límites necesariamente cortas.
Claro, no siempre tendrás otra opción. Habrá ocasiones cuando factores externos te obligarán a hacerlo.
Sin embargo, impulsar a tu equipo con fuerza cuando hay poco en juego y poco que ganar de completar el proyecto antes del planificado, causa nada más que el estrés crónico en el lugar de trabajo que al final lleva al burnout.
4. Aprende decir “No”
Como gerente de proyecto, a veces estarás en posición donde determinar la fecha límite final del proyecto estará completamente fuera de tu control.
Sin embargo, también habrá ocasiones en las que podrás ganar más tiempo con algunas buenas habilidades de negociación.
La clave es ser asertivo e implacable. Aprende cómo decir “No, esto no es suficiente. Necesito más tiempo.”, e incluso rechazar el proyecto completo si no estás seguro si podrás cumplir la fecha lí
Cediendo a la voluntad de las partes interesadas que no son completamente conscientes de lo que implica la gestión de un proyecto, no les estás haciendo ningún favor a todos y prácticamente estás condenando tu proyecto al fracaso, desde el principio.
5. Reconoce cuándo medir el éxito contra las fechas límites y cuándo contra los hitos
¿Tu proyecto está impulsado externamente o internamente?
¿Estás usando un enfoque Waterfall o un enfoque Agile?
El proyecto está atado a una fecha determinada, o se centra más en calidad que en eficiencia?
Una vez que tengas una visión más amplia de tu proyecto, podrás realizar que ni siquiera necesitas establecer fechas límites estrictas. En cambio, puedes medir el éxito comparándolo con los eventos y avances importantes.
📖 La palabra “fecha límite” sucede que significa lo mismo en la mayoría de los casos, pero lo mismo no se puede decir para muchos términos de gestión de proyectos. Por ejemplo, la definición de diccionario de las palabras como “crashing”, “agile”, y “float” son completamente diferentes de cómo estas palabras se entienden en la gestión de proyectos. Para mantenerte al tanto con la terminología del PM, te puedes referir a nuestro Glosario de términos de gestión de proyectos.
Cómo cumplir las fechas límite
Has verificado todas las casillas y estás seguro que has establecido fechas límites razonables. Sin embargo, ahora es el momento de empezar de cumplirlas, y no sabes dónde empezar.
Aquí están algunos consejos que te pueden ayudar abordar las fechas límites con más confianza.
1. Divide el trabajo en tareas menores
Es posible que estés aburrido de escuchar este consejo, pero la razón por la que lo escuchas con tanta frecuencia es porque funciona.
¿Porqué?
Pues, considera este ejemplo de proyecto y las respuestas a las siguientes preguntas:
- Si te dieran un bloque de piedra caliza y te encargaran de hacer una estatua de un hombre sosteniendo un pez en los próximos tres meses, ¿por dónde empezarías? ¿Y qué pasaría si accidentalmente cometieras un error y tuvieras que empezar de nuevo?
Dividir un proyecto grande en partes más pequeñas te proporciona la información sobre cómo estas partes se deberían organizar y en qué orden. Sin embargo, también te facilita determinar cuánto tiempo y recursos necesitarás para completar el proyecto entero.
El mejor amigo de un gerente de proyectos en este tipo de hazaña organizacional es la Estructura de desglose del trabajo, que visualmente divide el proyecto en partes progresivamente más pequeñas.
💡 CONSEJO PRO DE PLAKY
En esta guía a continuación, encontrarás un resumen detallado de la Estructura de desglose de trabajo si quieres aprender más sobre esta herramienta de gestión de proyectos útil:
2. Crea un plan alternativo
Las probabilidades de que todo funcionará sin problemas en tu proyecto son escasas o nulas. Si sientes que una parte particularmente importante para tu proyecto tienen una alta posibilidad de fracaso, realiza un plan B.
En la mayoría de los casos, esto será el caso con los factores fuera de tu control.
A lo mejor tienes los suministros enviados desde el extranjero, y hay una probabilidad que no llegarán a tiempo. O has delegado una parte de tu trabajo a una nueva organización y no sabes qué esperar.
Evaluar cuidadosamente los riesgos y hacer planes de contingencia por si acaso puede terminar salvando tu proyecto a largo plazo.
3. Pregunta por tiempo adicional
La investigación muestra que la gente tiene miedo de pedir más tiempo para sus proyectos por miedo a que sus superiores piensen mal de ellos. Esto es el caso especialmente con las mujeres, que tienen casi dos veces más probabilidad de pedir una extensión de la fecha límite que un hombre.
La verdad es que nadie está por encima de pedir más tiempo cuando realmente lo necesitan. Puedes estar seguro de que tus superiores lo hacen también. Así que, ¿por qué deberías tener miedo?
La clave es pedir ayuda tan pronto como surja la necesidad. Si esperas demasiado tiempo con la esperanza de encubrir el problema, podrías mencionarlo cuando ya sea demasiado tarde.
4. Usa un software para gestionar las fechas límites
Notas adhesivas y pizarras son cosa del pasado.
Con el número aumentado de personas trabajando en remoto y las empresas tienen más probabilidades de contratar personas de todo el mundo, es importante poder coordinar equipos y mantener a todos al tanto para que el trabajo funcione sin problemas.
La mejor manera de hacerlo es usar un software de gestión de proyectos confiable, como Plaky.
Con una herramienta que te permite gestionar un número ilimitado de equipos, tareas y usuarios, fácilmente puedes:
- Asignar y seguir fechas límites,
- Verificar el progreso,
- Proporcionar el feedback, y
- Recibir las notificaciones para siempre mantenerte al tanto de tu trabajo en progreso.
El software de gestión de proyectos también te ayuda a mejorar la transparencia entre equipos y clientes y facilita la coordinación de múltiples tareas y fechas límites en proyectos más grandes.
Con Plaky, puedes crear tantas tareas como quieras para cada proyecto, y asignar cada uno de ellos una fecha límite razonable.
Es tan fácil como establecer una fecha límite y recibir una notificación una vez que se haya completado, vencido o cuando se haya realizado cualquier otro cambio a la tarea.
Tu tareas se pueden agrupar aún más en tableros y espacios, o incluso dividir en subtareas y asignar a los adecuados miembros de equipos.
Puedes ver tus tareas en la forma de una tabla o configurarlas en una vista Kanban o alternar entre las dos, dependiendo de cómo prefieres organizar tu trabajo.
Con una herramienta de gestión de proyectos completamente personalizable como Plaky, mantenerte al día con la línea temporal del proyecto puede ser muy sencillo.
5. No busques la perfección
Acepta que la perfección es incapturable y perseguirla raramente resultará provechoso.
Cualquier persona, ya sea tu jefe o tu cliente, será más contento ver un proyecto que funciona finalizado a tiempo que un producto casi perfecto meses o incluso años después del calendario.
Además, es probable que tu visión de perfección no coincida con la de ellos. Es una batalla perdida, entonces, ¿por qué emprenderla en primer lugar?
En cambio, prueba el Principio de Pareto, también conocido como la regla de 80/20, que destaca que el 80% de resultados provendrán solo del 20% del trabajo.
Así que, en vez de intentar de realizar todas las tareas a la perfección, centra tu atención al 20% de las tareas que traen los resultados más importantes.
Mientras que la matemática no es siempre perfecta, el principio funciona. Podrás lograr mucho más de lo que piensas simplemente aceptando que “suficientemente bueno” es…pues, suficientemente bueno.
6. Identifica puntos débiles/flexibilidades
Independientemente de qué tan rígida la fecha límite parece ser, un gerente de proyectos capaz debería poder identificar flexibilidades en un proyecto y usarlas a su favor.
Las flexibilidades, en este caso, son partes del proyecto donde se pueden realizar compensaciones en cambio para más tiempo o recursos para tener mayores posibilidades de cumplir la fecha límite.
Por ejemplo, ¿es el proyecto entero urgente, o algunas partes menos vitales del proyecto pueden entregarse después de la fecha límite?
¿Es posible delegar parte del trabajo a un tercero?
Si la extensión de la fecha límite es imposible, ¿es posible tener un aumento de recursos?
Preguntas simples como estas te podrían ayudar a identificar puntos donde puedes hacer compromisos que pueden convertir tu proyecto de un desastre caótico a un éxito estelar.
💡CONSEJO PRO DE PLAKY
Para obtener más consejos sobre cómo cumplir fechas límites, consulta este artículo:
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Como hemos mencionado anteriormente, Plaky by CAKE.com ofrece una manera excelente para establecer y gestionar fechas límites, así como adaptar a situaciones cambiantes y mejorar tu eficiencia general de gestión de proyectos.
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Mientras tanto, las empresas más grandes podrían también estar interesadas en el paquete de software de Cake.com, que incluye el plan Enterprise de Plaky con Clockify y Pumble, entonces ofreciendo un paquete de software todo en uno para gestión de proyectos, gestión de tiempo y comunicación.
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