Actualizado: 6 de febrero de 2024 
Cada viaje comienza con un solo paso. En la gestión de proyectos este paso debería ser el establecimiento de una línea base del proyecto.
En esta guía, definiremos qué es una línea base del proyecto e identificaremos tipos de línea base en gestión de proyectos.
Además, aprenderás cómo establecer una línea base del proyecto, seguido por un ejemplo para ilustrar la materia y ayudarte obtener un entendimiento mejor de este concepto de gestión de proyectos.
También explicaremos su importancia y destacaremos algunos problemas que pueden ocurrir debido a la falta de una línea base clara del proyecto.
- Una línea base es una referencia fija que se utiliza para evaluar el rendimiento del proyecto a lo largo del tiempo.
- Una línea base está comúnmente dividida en líneas base del alcance, coste y horario.
- Una línea base claramente definida puede mejorar en gran medida el rendimiento del proyecto.
- El monitoreo preciso de la línea base permite a los gerentes de proyecto adaptar y probar los cambios.
- Una línea base puede mejorar los informes y las relaciones con las partes interesadas.
¿Qué es una línea base en la gestión de proyectos?
Una línea base del proyecto es un punto de referencia establecido mediante el cual el gerente puede gestionar y evaluar el proyecto a medida que avanza. Los gerentes de proyectos la usan para comparar el alcance, coste y horario del proyecto en curso contra las expectativas establecidas. Esto les permite entender si hay alguna desviación del plan inicial y si la hay, determinar qué se puede hacer al respecto.
Por ejemplo, un proyecto que se completará en cuatro semanas con un presupuesto de 10 000 $ va bien y se completará antes de lo previsto, pero está cerca de exceder el presupuesto a mitad del camino.
En este caso, puedes decir que tu horario está a punto, pero existe un problema evidente con la planificación de coste, o con la manera en la que se está gastando el dinero. Esto te permite tomar pasos para asegurar que el proyecto está completado con éxito, y te ayuda a planificar mejor para el futuro.
Tipos de líneas base en la gestión de proyectos
Una línea de base del proyecto está dividida en 3 distintos tipos de líneas base:
- Línea base del alcance,
- Línea base del coste, y
- Línea base del horario.
Línea base del alcance
Una línea base del alcance se basa en la versión aprobada del alcance del proyecto, que describe todo el trabajo que se requiere para completar el proyecto. A veces, el alcance también menciona explícitamente cosas que no son parte del proyecto.
Por ejemplo, el alcance de un proyecto realizado por un contratista contratado para renovar un edificio podría especificar que la renovación del sótano no es parte del alcance, y que el empleador es responsable de adquirir los materiales necesarios.
Según la definición de Guía de PMBOK (séptima edición),una línea base es una versión aprobada de la declaración del alcance, estructura de desglose del trabajo (WBS), y su diccionario WBS asociado, y solo se puede cambiar a través de procedimientos formales de control de cambios.
Dicho en términos simples, una línea base del alcance sirve para:
- Definir objetivos establecidos, entregables, y el alcance de trabajo del proyecto,
- Documentar acuerdos entre las partes interesadas relevantes para el proyecto,
- Proporcionar un proyecto con una estructura laboral, y
- Proporcionar guías en trabajo diario y actividades del proyecto.
Línea base del coste
Una línea base del coste es una estimación del presupuesto requerida para completar exitosamente un proyecto.
Según la guía de PMBOK, excluye cualquier reserva de gestión, y solo se puede cambiar a través procedimientos de control formales establecidos.
En esencia, la línea base del coste sirve para indicar qué tan precisas fueron las predicciones del presupuesto del gerente de proyecto.
Idealmente, los costes finales deberían ser menores que el coste de la línea base, o al menos no excederlo significativamente.
💡 CONSEJO PRO DE PLAKY:
Planificar un presupuesto del proyecto puede ser una de las partes más intimidantes del trabajo para un gerente de proyectos sin experiencia. Si quieres aprender más sobre los métodos de presupuestación, alguna terminología específica en el dominio de la planificación del coste, y cómo prevenir sobrepasos del coste, consulta los artículos de abajo:
Línea base del horario
Una línea base del horario incluye las fechas del inicio y fin del proyecto, así como todas otras fechas importantes para el proyecto.
PMBOK define este término como una versión aprobada del modelo de planificación, y de nuevo, destaca que sólo se puede cambiar mediante procedimientos formales de control de cambios.
Una línea base del horario puede variar, en gran medida, según la naturaleza de tu proyecto y la metodología de gestión de proyectos que estás utilizando, pero entre otras cosas, puede incluir:
- Las fechas de inicio y fin de cada fase del proyecto,
- Las fechas en las que se deben cumplir los hitos importantes del proyecto,
- Las secuencias y duración de actividades específicas del proyecto,
- Las dependencias entre actividades y equipos,
- Las restricciones o suposiciones subyacentes, y
- Otros componentes vitales para la planificación de horario del proyecto.
Con la ayuda de la línea base del horario y el mapa de ruta del proyecto, los gerentes pueden monitorear fácilmente las actividades diarias y evitar retrasos.
¿Cómo establecer una línea base del proyecto?
Ahora, cuando conoces los conceptos básicos sobre la línea base del alcance, coste y horario, es la hora de explicar cómo podemos desarrollar cada una de ellas y establecer una línea base del proyecto eficiente.
Establece una línea base del alcance
Primero, tienes que definir una declaración del alcance, incluyendo los entregables clave.
Como afirma la séptima edición del PMBOK, una declaración del alcance del proyecto es una descripción del alcance del proyecto, entregables mayores y exclusiones.
Crea un estructura de desglose del trabajo (EDT)
Una vez que estableces la línea base del alcance, necesitas crear una estructura de desglose del trabajo (EDT).
Una estructura de desglose del trabajo se usa para subdividir el trabajo y los entregables del proyecto en componentes más pequeños y más manejables.
Al final, una estructura de desglose del trabajo sirve para:
- Minimizar incertidumbres,
- Facilitar la planificación del horario,
- Identificar hitos del proyecto,
- Identificar riesgos del proyecto,
- Destacar dependencias, y
- Mejorar la organización general.
📖 La EDT es solo uno de los muchos términos con que deberías familiarizarte si estás buscando aprender más sobre la gestión de proyectos. Para leer más sobre los términos y procesos importantes, visita nuestro Glosario de términos de gestión de proyectos.
Desarrolla una línea base de horario del proyecto
El siguiente paso es definir un horario del proyecto. Aquí tienes que identificar los recursos del proyecto para todas las actividades y establecer una fecha límite final para el proyecto.
Muchos gerentes de proyectos usan un gráfico Gantt para esto, puesto que es una forma eficiente de visualizar la línea base de horario del proyecto.
💡 CONSEJO PRO DE PLAKY:
Las cosas raramente van según el plan original, así que los gerentes de proyectos usualmente planifican el tiempo adicional que podría ser necesario para que una tarea se complete debido a los factores imprescindibles. Aprende más sobre este tema a continuación:
Crea una línea base del coste
El siguiente paso es la línea base del coste, que se usa para indicar el desempeño financiero del proyecto.
Aquí, necesitas estimar los costes totales del proyecto. Esto significa contabilizar los costes de todas las tareas necesarias para la completación exitosa del proyecto, incluyendo:
- Costes de la mano de obra,
- Materiales, y
- Equipo.
Es importante conectar el plan de presupuesto a tu horario para asegurar que estén alineados. Sigue el presupuesto del proyecto contra la línea base del coste para asegurar que no ocurren problemas durante el desarrollo del proyecto.
💡 CONSEJO PRO DE PLAKY:
¿Quiéres aprender más sobre cómo los gerentes de proyectos determinan, rastrean y optimizan presupuestos? Echa un vistazo a los siguientes artículos:
Organiza una reunión con partes interesadas del proyecto
Una vez diseñado el plan del proyecto, el siguiente paso es lograr que las partes interesadas lo aprueben.
En este paso, relativamente simple, necesitarás organizar una reunión con todas las partes interesadas clave y presentar tu plan de manera integral y fácil de entender.
Durante la reunión, asegúrate de explicar cómo se usan las líneas base para determinar si el proyecto está progresando según planeado o no.
Este es también el momento adecuado para abordar cualquier duda de las partes interesadas y realizar los cambios necesarios que requieren.
Documenta y controla la línea base del proyecto
La línea base del proyecto se debería documentar y controlar a medida que avanza el proyecto puesto que cambios significativos pueden ocurrir a medida que pasa el tiempo.
En el caso de que se produzcan estos cambios, es posible que sea necesario actualizar la línea base del proyecto. Sin embargo, los gerentes del proyecto deberían siempre guardar las versiones anteriores de la línea base del proyecto como referencia.
Sin embargo, cambiar una línea base del proyecto no es una tarea menor, puesto que siempre debería seguir los procedimientos de control de cambios establecidos.
Ejemplo de una línea base del proyecto
Ahora que hemos repasado todos los pasos generales para establecer una línea base del proyecto, echaremos un vistazo a un ejemplo de línea base del proyecto del TI.
Supongamos que tu empresa está lanzando una nueva aplicación.
Tu tarea es crear una campaña de anuncios pagados usando Google Ads y anuncios pagados en LinkedIn y Facebook para:
- Promover el lanzamiento,
- Crear conciencia, y
- Generar clientes potenciales.
Se te asigna un presupuesto del proyecto y tu objetivo es fomentar suscripciones para un acceso temprano en una página de inicio dedicada.
En este caso, tu línea de base podría aparecer así:
| Línea base del alcance | Línea base del horario | Línea base del coste |
|---|---|---|
| 1500 suscripciones para acceso temprano | Un mes | 9000 $ |
La primera tarea es describir todo lo que necesitas para alcanzar tu objetivo de 1500 suscripciones en un mes.
Deberías hacerte las siguientes preguntas:
- ¿Cómo puedo mejorar la tasa de conversión?
- ¿Qué tipo de copia y diseño necesito para atraer nuestra base de clientes objetivo?
Entonces, necesitas preparar un horario que contenga las fechas en las que se lanzará cada anuncio y cuánto tiempo estará activo.
Finalmente, tendrás que determinar y dividir costes para anuncios de Google, Facebook y LinkedIn.
En este caso particular, tener líneas base del alcance, coste y horario determinados nos ayuda:
- Entender mejor lo que queremos alcanzar con nuestra campaña para poder comparar resultados reales con los estimados.
- Saber cuánto tiempo durará nuestra campaña nos permite planificar actividades de promoción en diferentes plataformas.
- Saber cuánto dinero podemos gastar, porque si no sabemos el límite y no seguimos los gastos dedicados a la campaña, es posible que gastemos más de lo previsto.
¿Cuál es la importancia de una línea base en la gestión de proyectos?
Teniendo en cuenta lo anterior, es fácil ver por qué establecer una línea base del proyecto ocupa un lugar destacado entre las responsabilidades del gerente de proyectos.
Lo más importante, una línea base del proyecto permite a los gerentes:
- Monitorear adecuadamente el rendimiento del proyecto,
- Evitar el scope creep,
- Identificar puntos de incertidumbre,
- Adaptar rápidamente y efectivamente si el proyecto se desvía de la línea base,
- Usar el rendimiento como referencia para lecciones aprendidas de un proyecto, y
- Mantener una relación saludable con las partes interesadas.
Las desviaciones menores de la línea base indican que el proyecto va bien y que la planificación se manejó adecuadamente.
Por otra parte, las desviaciones mayores sugieren un problema en la planificación o ejecución, y el gerente del proyecto puede identificar más fácilmente el problema en función de si está sucediendo en el ámbito del alcance, los costes o el horario.
¿Cuáles son los problemas que ocurren cuando no hay una línea base del proyecto?
Es evidente qué tan importante es la línea base del proyecto para la mayoría de los proyectos, pero ¿cuáles son algunos ejemplos específicos que pueden ocurrir debido a la falta de una línea base establecida?
Entre otras cosas, puedes experimentar:
- Retrasos en el horario: los retrasos nunca son buenos para el presupuesto o la moral del equipo del proyecto, y son aún más problemáticos en proyectos más grandes. Cuántas más partes móviles haya, más importantes pueden ser las consecuencias de los retrasos no planificados.
- Mala asignación de los recursos: sin un seguimiento constante, es posible que se acaben los recursos cruciales o que se asignen de forma ineficiente.
- Informes de estado deficientes: sin líneas base establecidas, informar sobre el progreso puede resultar difícil y es posible que las partes interesadas no tengan un entendimiento claro del progreso del proyecto. Esto podría hacer que los retrasos aparezcan peores de lo que son, o hacer que sea más difícil reconocer el buen desempeño.
- Gestión de cambios no adecuada: con el seguimiento no adecuado puede resultar difícil determinar cuándo se deben realizar los cambios, cómo y si los cambios han tenido un impacto significativamente positivo en el proyecto.
Utiliza una línea base del proyecto para trazar el curso del proyecto y utiliza Plaky para mantenerlo en el camino
Considerando todo, una línea base del proyecto es un punto de referencia que sirve para trazar un curso del proyecto y mantenerlo en camino hasta el fin.
Las líneas base del alcance, coste y horario sirven para medir el progreso, proporcionar señales de alerta temprana de problemas potenciales, y ayudarte a evaluar si tu plan inicial y los cambios subsiguientes son efectivos.
Una herramienta de gestión de proyectos como Plaky puede ayudar en gran medida con la configuración y seguimiento de tus líneas base, y puede fomentar tu productividad general permitiéndote:
- Gestionar tableros y tareas del proyecto,
- Revisar fácilmente fechas límites y costes,
- Elegir entre los modos de vista Kanban y de tabla,
- Crear campos personalizados, y más.
Plaky tiene un plan gratuito bien completo, y los planes de pago comienzan desde 3,99 $ por usuario por mes. Regístrate hoy por una cuenta gratuita de Plaky y ve por qué es una herramienta indispensable para la gestión de los proyectos.
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