¿Cuáles son las fases de la gestión de proyectos?

Gestionar proyectos puede ser una experiencia abrumadora, especialmente si no tienes una idea clara de todos los pasos que debes seguir durante el proyecto.

Por lo tanto, es necesario dividir el proyecto en fases y especificar lo que se debe llevar a cabo en cada fase en particular.

Cada proyecto consta de estas cinco fases:

• Inicio
• Planificación
• Ejecución
• Supervisión y control
• Cierre

Esta guía te guiará por las fases del proyecto y te las explicará con más detalle. Además, te sugerirá los pasos que debes seguir para completar cada fase con éxito. 

Fase 1: Inicio del proyecto

La primera fase del ciclo de vida de un proyecto es la fase de inicio del proyecto. 

En esta fase, debes:

• Determinar la visión y los objetivos del proyecto, 
• Documentar lo que quieres lograr, y 
• Obtener las aprobaciones de las partes interesadas del proyecto.

Estos son los pasos que debes seguir para lograr estos objetivos.

¿Cómo iniciar un proyecto?

Los pasos que debes considerar para que la fase de inicio del proyecto transcurra sin problemas incluyen los siguientes:

1. Crear un caso de negocio
2. Realizar un estudio de viabilidad
3. Desarrollar un acta de constitución del proyecto
4. Determinar las partes interesadas y crear un registro de partes interesadas
5. Seleccionar herramientas de gestión de proyectos

Expliquemos cada paso.

1. Crea un caso de negocio

En primer lugar, debes crear un caso de negocio. Según la Association for Project Management (APM), un caso de negocio “ofrece una justificación para empezar un proyecto, programa o cartera.”

Este documento explica por qué la empresa debería gastar sus recursos en un proyecto específico.

Además, su propósito es convencer a la alta gerencia para que apruebe el proyecto. Además, el caso de negocio aborda las posibles preocupaciones de la gerencia sobre cualquier riesgo comercial o financiero.

2. Realiza un estudio de viabilidad

Después de la aprobación del caso de negocios, debes realizar un estudio de viabilidad. 

Investopedia define un estudio de viabilidad como “una evaluación de la viabilidad de un plan o proyecto propuesto.” 

Es una forma de evaluar el potencial de éxito del proyecto. 

También ayuda a identificar posibles problemas que podrían surgir.

Para determinar si un proyecto puede tener éxito, un estudio de viabilidad considera:

• Factores económicos,
• Factores legales,
• Factores técnicos, y 
• Factores de programación. 

3. Desarrolla un acta de constitución del proyecto

¿Sabías que algunos profesionales de la gestión de proyectos consideran que el charter del proyecto es la mejor herramienta de marketing del proyecto? Esto ilustra perfectamente la importancia de este documento. 

El iniciador o patrocinador del proyecto emite el acta de constitución del proyecto, un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto.

Además, este acta otorga al gerente del proyecto la autoridad para aplicar recursos de la organización a las actividades del proyecto.

Algunos ejemplos de recursos de la organización son los miembros del equipo, la capacidad, el presupuesto, el equipo, la tecnología, etc.

Un project charter también proporciona un vínculo directo entre el proyecto y los objetivos estratégicos de la organización. Además, muestra el compromiso de la organización con el proyecto.

4. Determina las partes interesadas y crea un registro de partes interesadas

No hay proyecto sin partes interesadas del proyecto. En esencia, las partes interesadas son todas las personas que tienen influencia en el proyecto o pueden ser influenciadas por él.

Un registro de partes interesadas enumera a todas las partes interesadas del proyecto. Es, básicamente, un índice de todas las partes interesadas del proyecto y sus atributos críticos. 

Debes crear este registro lo antes posible en el ciclo de vida del proyecto.

Si no se identifican todas las partes interesadas en el proyecto que pueden influir en él, es muy probable que el proyecto esté condenado al fracaso desde el principio.

Por lo tanto, este paso es uno de los más importantes.

5. Selecciona las herramientas de gestión de proyectos

El paso final de la fase de inicio consiste en elegir las herramientas de gestión de proyectos.

Un software de gestión de proyectos, como Plaky, puede ayudarte a:

• Organizar tu proyecto,
• Saber siempre lo que están haciendo los miembros de tu equipo, y
• Realizar un seguimiento eficaz del progreso del proyecto.

Fase 2: Planificación del proyecto

“¡Si no planificas, estás planificando el fracaso!”

― Benjamin Franklin

En la fase de planificación del proyecto, pretendemos crear un mapa de ruta del proyecto.

Si pasamos a la fase de ejecución sin planificar un proyecto, corremos el riesgo de sobrepasar los recursos disponibles y no alcanzar los objetivos.

¿Cómo planificar un proyecto?

Una vez que hayas completado con éxito la fase de inicio, estarás listo para la planificación del proyecto.

Esta fase consta de los siguientes pasos:

1. Determina los objetivos del proyecto
2. Definir el alcance del proyecto
3. Preparar una estructura de desglose del trabajo (EDT)
4. Desarrollar un cronograma del proyecto
5. Planificar los recursos
6. Desarrollar un plan de comunicación
7. Desarrollar un plan de gestión de riesgos
8. Planificar el presupuesto
9. Elegir la metodología de gestión de proyectos

Nueve pasos pueden parecer muchos, pero no te preocupes: los repasaremos todos.

1. Determina los objetivos del proyecto

Existen varios métodos para establecer los objetivos del proyecto. Veamos los dos más populares: S.M.A.R.T. y C.L.E.A.R.

Definición y ejemplo de objetivos S.M.A.R.T.

Los objetivos S.M.A.R.T. son objetivos específicos (Specific), medibles (Measurable), alcanzables (Attainable), relevantes (Relevant), y con tiempo limitado (Time-based):

• Para que los objetivos sean específicos (Specific) especifica exactamente qué se debe hacer.
• Para que los objetivos sean medibles (Measurable), define los objetivos de modo que puedas medirlos.
• Para que los objetivos sean alcanzables (Attainable), asegúrate de que tu objetivo sea realista y se pueda lograr.
• Para que los objetivos sean relevantes (Relevant),  el objetivo debe ser relevante para completar tu proyecto.
• Para que los objetivos estén de duración limitada (Time-based), cada objetivo necesita una fecha límite.

A continuación, te presentamos un ejemplo de objetivo SMART.

Supongamos que tu empresa quiere crear un software CRM para el uso interno de sus equipos de marketing y ventas.

En este caso, su objetivo SMART puede ser así:

Crear un software CRM que organice al menos 3000 consultas entrantes por semana para que nuestro equipo pueda organizarlas y responderlas dentro de las 24 horas posteriores a su recepción.

• Específico (Specific): Crear un software CRM
• Medible (Measurable): que organice al menos 3000 
• Alcanzable (Attainable): consultas entrantes por semana 
• Relevante (Relevant): para que nuestro equipo pueda organizar estas consultas
• Con duración limitada (Time-based): y responderlas dentro de las 24 horas posteriores a su recepción.

Definición y ejemplo de objetivos C.L.E.A.R.

C.L.E.A.R. significa metas Colaborativas, Limitadas, Emocionales, Apreciables y Refinables.

• Metas Colaborativas: deben involucrar a tu equipo y alentar a las personas a trabajar juntas.
• Metas Limitadas: están limitadas en tiempo y alcance.
• Metas Emocionales: deben sentirse emocionalmente significativas para los empleados, para apasionarles a alcanzarlas.
• Metas Apreciables: las metas grandes se dividen en pasos más pequeños y mensurables.
• Metas Refinables: se pueden refinar y modificar a medida que surgen nuevas situaciones o información.

Proporcionemos un ejemplo de objetivo CLEAR.

Imagina que tu empresa quiere desarrollar una aplicación de chat de equipo para uso interno y planea ofrecerla a los clientes en el futuro cercano.

Un objetivo CLEAR para este proyecto puede verse así:

• Colaborativo: Nuestros equipos de marketing, producto, desarrollo, diseño y prueba trabajarán juntos para crear una aplicación de chat empresarial. 
• Limitado: Dedicamos seis meses a finalizar este proyecto. 
• Emocional: Esta aplicación permitirá que nuestros equipos se comuniquen de manera más eficiente. 
• Apreciable: Los equipos de marketing y productos tendrán un mes para especificar las funcionalidades. Después de eso, el equipo de diseño también tendrá dos semanas para presentar al menos dos propuestas de diseño y dos semanas para trabajar en los ajustes. Luego, el equipo de desarrollo tendrá tres meses para completar el trabajo en las funcionalidades. El paso final, la prueba, durará un mes. 
• Refinable: Los ajustes en el tiempo programado y las funcionalidades se pueden realizar en función de la información que obtengamos a través del proyecto. Por ejemplo, podemos descubrir que a los clientes les gustarían algunas funcionalidades que no planificamos inicialmente al leer las reseñas que dejaron para aplicaciones similares de nuestros competidores. 

2. Define el alcance del proyecto

Si eres un gerente de proyectos, sin duda sabes la importancia de un alcance de proyecto eficaz.

Australian Institute of Project Management (AIPM) define el alcance del proyecto como un resumen acordado de todos los parámetros importantes de todo el proyecto," como los siguientes:

• Objetivos, 
• Entregables, 
• Tareas, 
• Costes, y 
• Plazos.

Según AIPM, el alcance del proyecto es vital porque establece:

• Responsabilidades, 
• Criterios de éxito, 
• Límites del proyecto, y 
• Procedimientos para la aprobación del trabajo. 

En palabras sencillas, el alcance del proyecto define todos los elementos del proyecto y ayuda a que los proyectos se realicen con éxito. Una vez aprobado, se convierte en un punto de referencia en el proyecto.

3. Prepara una estructura de desglose del trabajo (EDT)

A menudo es necesario dar pequeños pasos para alcanzar algo grande. Cuando un proyecto es complejo, necesitamos una estructura de desglose del trabajo.

En palabras simples, la EDT (o WBS, del inglés work breakdown structure) proporciona una estructura jerárquica de la actividad del proyecto.

Según the Association for Project Management, “la EDT forma la base del plan del proyecto, descomponiendo el proyecto principal en etapas, luego en paquetes de trabajo y luego en subactividades por paquete de trabajo.”

Y los niveles de detalle de una EDT dependen de la complejidad del proyecto.

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4. Desarrolla un cronograma del proyecto

Comenzar un proyecto sin un cronograma del proyecto es como ir a la caza del tesoro sin un mapa.

Australian Institute of Project Management define un cronograma del proyecto como “un cronograma que muestra la fecha de inicio y finalización de todas las tareas del proyecto, cómo se relacionan las tareas entre sí y, por lo general, qué miembros del equipo u otros recursos son responsables de la entrega.”

Un cronograma de proyecto hace lo siguiente: 

• Especifica el tiempo que necesitamos para las tareas requeridas,
• Establece los hitos del proyecto que debemos cumplir para completar el proyecto a tiempo,
• Distribuye los recursos entre las tareas, y
• Puede presentarse en diferentes formas para adaptarse a las distintas partes interesadas.

La programación de proyectos puede ser difícil sin el software de gestión de proyectos adecuado para ayudar a mantener el trabajo encaminado.

5. Planifica los recursos

Los recursos son activos que necesitas para ejecutar un proyecto. Pueden variar según el tipo de proyecto. 

Algunos ejemplos de recursos de proyecto incluyen:

• Personas,
• Recursos financieros,
• Tecnología,
• Material, y
• Maquinaria.

Puedes obtenerlos internamente o puedes adquirirlos de fuentes externas.

Un plan de recursos específica, organiza y enumera los recursos necesarios para completar un proyecto con éxito. 

6. Desarrolla un plan de comunicación

La comunicación eficaz es importante. La planificación de la comunicación es un paso vital para que todo el mundo esté informado en todo proyecto.

La planificación de la comunicación implica:

• Especificar los tipos de información que quieres entregar,
• Definir quién recibirá esa información,
• Definir el formato de comunicación, y
• Establecer el momento de la publicación y distribución de la información.

Un estudio de Economist Intelligence Unit, citado en las estadísticas de comunicación en el lugar de trabajo ilustra cómo una comunicación deficiente en el lugar de trabajo puede perjudicar el éxito de un lugar de trabajo. Es decir, puede provocar que los proyectos no se completen, en el 44 % de los casos.

Por lo tanto, tómate el tiempo para desarrollar un plan de comunicación bien elaborado.

7. Desarrolla un plan de gestión de riesgos

Un plan de gestión de riesgos te indica cómo manejar el riesgo en tu proyecto. Aborda los siguientes puntos:

• Cómo evaluar el riesgo,
• Quién es responsable de la evaluación de riesgos, y
• Con qué frecuencia llevar a cabo la planificación de riesgos.

Existen muchos tipos de riesgos y puedes utilizar el mismo marco que la estructura de desglose del trabajo (EDT) para desarrollar una estructura de desglose del riesgo (EDR).

EDR o RBS (del inglés, risk breakdown structure) es una de las herramientas más importantes disponibles para gestionar el riesgo.

Es una representación jerárquica de los riesgos, que comienza desde los niveles más altos y desciende hasta los niveles de riesgo más finos.

Algunos riesgos del proyecto que puedes encontrar incluyen:

• Altos costes del proyecto, 
• Scope creep, 
• Bajo rendimiento del equipo, y
• Falta de claridad para las tareas.

8. Planifica el presupuesto

Cada proyecto requiere finanzas. En la fase de planificación, es fundamental estimar los costes del proyecto.

¿Cómo puedes hacerlo?

“Project Management” de Adrienne Watt describe herramientas y técnicas que puedes utilizar para estimar costes:

• Determinación de las tarifas de costes de los recursos: Determinar los costes de los recursos significa determinar la tarifa de mano de obra y materiales.
• Análisis de ofertas de proveedores: A veces, debes trabajar con contratistas externos para finalizar tu proyecto. Y esos contratistas ofertan por el trabajo. Un análisis de ofertas de proveedores evalúa esas ofertas y elige la que aceptarás.
• Análisis de reservas: Este análisis significa reservar algo de dinero en caso de exceder los costes. Un sobrecoste ocurre cuando el coste del proyecto excede el presupuesto inicial. 
• Coste de calidad: Deberás calcular el coste de todas las actividades relacionadas con la calidad en el presupuesto general. Estas son actividades de prevención e inspección. No incluyen solo pruebas, sino también el tiempo dedicado a revisar documentos, reunirse para analizar las raíces de los defectos, hacer modificaciones para corregir los defectos que se encuentren, etc. El coste de calidad es una forma de seguir el coste de esas actividades para ver si aumentan o disminuyen con el tiempo. 

Asegúrate de obtener los fondos necesarios para respaldar el proyecto en cada fase.

9. Elige tu metodología de gestión de proyectos preferida

Ahora, es momento de decidir qué metodología de gestión de proyectos te gustaría utilizar. Algunas metodologías de gestión de proyectos populares son:

• Agile: La más adecuada para proyectos que requieren flexibilidad y velocidad, colaborando para entregar continuamente lo que funcione.
• Scrum: Un enfoque de "sprint" corto para gestionar proyectos, ideal para equipos pequeños.
• Kanban: Implica visualizar el flujo de trabajo, mejora la velocidad y la calidad de la entrega del proyecto.
• Scrumban: Un híbrido de las metodologías Scrum y Kanban.
• Waterfall:  Cada paso del proyecto se completa antes de continuar con el siguiente.
• Kaizen: Implica una mejora continua, involucrando a todos los miembros del equipo.
• Lean: Promueve un desglose del proceso de trabajo para que puedas identificar y eliminar desperdicios como defectos, sobreproducción, tiempo de espera, procesamiento adicional, etc.
• PRojects IN Controlled Environments (PRINCE2): Una metodología orientada a procesos, altamente estructurada, que divide los proyectos en múltiples etapas.
• Project Management Body of Knowledge (PMBOK): Un conjunto de terminología y pautas estándar para la gestión de proyectos.
• Método de la ruta crítica (CPM): Implica identificar las tareas necesarias para la finalización del proyecto y determinar la flexibilidad de programación.

Elegir la metodología de gestión de proyectos adecuada te permitirá gestionar con éxito tu proyecto y entregarlo a tiempo y dentro del presupuesto.

Fase 3: Ejecución del proyecto

Después de completar las fases mencionadas anteriormente, estarás listo para ejecutar tu proyecto.

En esta fase del proyecto, gestionarás todos los aspectos de la entrega del proyecto para garantizar el éxito del mismo.

¿Cómo ejecutar un proyecto?

La fase de ejecución del proyecto consta de los siguientes pasos:

1. Asignar tareas
2. Gestionar personas y procesos
3. Gestionar la comunicación
4. Gestionar la participación de las partes interesadas
5. Organizar reuniones de actualización de estado para asegurarse de que todo esté según lo previsto

Expliquemos brevemente en qué consiste cada paso.

1. Asigna tareas

Por fin ha llegado el momento de asignar tareas a los miembros de tu equipo y empezar a trabajar en el proyecto.

Un gerente de proyectos define lo que se debe lograr y delega tareas.

Para esto, hoy en día es fundamental utilizar un software de gestión de proyectos.

Facilita la asignación de tareas a los diferentes equipos que trabajan en un proyecto en particular.

También obtienes acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana a toda la información sobre los equipos y los plazos, y es más fácil compartir datos importantes con cualquier persona que los solicite (como las partes interesadas o los proveedores).

Sin montañas de papeleo ni largos tiempos de espera para recuperar los datos.

2. Gestiona personas y procesos

Un gerente de proyectos debe gestionar el trabajo del equipo y recomendar cambios y acciones correctivas.

Es fundamental saber quién está trabajando en qué tarea y poder asignar la tarea a otra persona si se produce algún cambio crítico.

Por ejemplo, si el propietario de la tarea está de baja por enfermedad, alguien tiene que seguir trabajando en la tarea para seguir adelante con el proyecto.

3. Gestiona la comunicación

También es importante fomentar una buena comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto.

Un gerente de proyectos puede organizar reuniones diarias del equipo y reuniones semanales con las partes interesadas.

Tu equipo puede utilizar una aplicación de chat empresarial para comunicarse de manera oportuna y eficaz.

4. Gestiona la participación de las partes interesadas

El proceso de gestión de la participación de las partes interesadas consta de actividades como:

• Involucrar a las partes interesadas en las etapas relevantes del proyecto para obtener, confirmar o mantener su compromiso con el éxito del proyecto,
• Gestionar sus expectativas mediante la negociación y la comunicación,
• Abordar los riesgos o las posibles inquietudes relacionadas con la gestión de las partes interesadas y prever los problemas futuros que puedan plantear las partes interesadas, y
• Explicar y resolver los problemas identificados.

Al mantener a las partes interesadas actualizadas e informadas, aumentas la probabilidad de éxito de un proyecto.

Hay menos posibilidades de que se frustren por retrasos en los plazos o de que interrumpan el proceso con demandas o sugerencias no planificadas.

5. Organiza las reuniones de actualización de estado para asegurarte de que todo esté según lo planificado

Un gerente de proyecto debe recopilar los estados de las tareas de los miembros de su equipo y revisarlos en relación con el plan del proyecto.

Por ejemplo, las reuniones de actualización de estado del proyecto se pueden organizar a diario o semanalmente.

Pueden ser reuniones en persona o incluir llamadas en conferencia, si tu equipo es remoto o híbrido.

Los miembros del equipo también pueden tener un canal de aplicación de chat de equipo dedicado para compartir información sobre el progreso del proyecto o enviar informes semanales a su gerente de proyecto.

Ahora, podemos pasar a la siguiente fase.

Fase 4: Supervisión y control del proyecto

La fase de monitoreo y control tiene como objetivo garantizar que el proyecto esté encaminado e incorporar los cambios necesarios.

¿Cómo supervisar y controlar un proyecto?

La fase de seguimiento y control del proyecto consta de los siguientes pasos:

1. Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI)
2. Monitorear el rendimiento en tiempo real
3. Gestionar la desviación del alcance
4. Monitorear la participación de las partes interesadas
5. Monitorear las solicitudes de cambio
6. Monitorear los riesgos
7. Controlar los costes y la calidad

Vamos a explicarlos uno por uno.

1. Establece indicadores clave de rendimiento (KPI)

En un lenguaje sencillo, los indicadores clave de rendimiento (KPIs, del inglés key performance indicators) son “los indicadores del progreso que estás logrando hacia un objetivo específico” - en este caso, el objetivo es el final exitoso del proyecto.

Algunos ejemplos de KPIs incluyen:

• Ingresos por hora,
• Índice de rendimiento de costes,
• Coste de mano de obra por empleado,
• Utilización facturable,
• Número de objetivos cumplidos,
• Número de solicitudes de cambio, y
• Número de quejas de los clientes.

NOTA: Recuerda que no existe una lista universal de KPIs que podamos aplicar a todos los proyectos. Dependiendo de los criterios de desempeño, los KPI pueden variar entre empresas y entre industrias.

2. Supervisa el rendimiento en tiempo real

Para este paso, una herramienta de gestión de proyectos resulta muy útil. Te ayuda a:

• Planificar, 
• Organizar, y 
• Seguir las tareas de tu equipo. 

Además, facilita la colaboración dentro de los equipos.

Algunos de los beneficios de utilizar una herramienta de gestión de proyectos incluyen:

• Integración más sencilla de nuevos miembros del equipo,
• Delegación eficaz de tareas, y
• Acceso y uso compartido de archivos más sencillos.

Es importante saber si los miembros del equipo están haciendo un buen trabajo o si están estancados en sus tareas.

Al utilizar un software de gestión de proyectos, los gerentes de proyectos pueden saber si un proyecto avanza a la velocidad adecuada o no. 

3. Gestiona la desviación del alcance

La desviación del alcance (o scope creep) se refiere a los cambios que se producen en el alcance del proyecto.

Es casi imposible evitar el cambio del alcance, ya que a menudo se producen pequeñas desviaciones del plan original a lo largo de un proyecto.

Sin embargo, un gerente de proyectos debe supervisar los cambios y encontrar las causas de las solicitudes de cambio.

Ahora, probablemente te preguntes:

• ¿Qué causa la desviación del alcance en la gestión de proyectos?
• ¿Cuáles son los tipos de desviación del alcance?
• ¿Cómo afecta la desviación del alcance a un proyecto?
• ¿Cómo evitarla y gestionarla?

No te preocupes, ya hemos respondido a todas estas preguntas en nuestra guía que puedes encontrar a continuación.

4. Monitorea la participación de las partes interesadas

Este paso implica supervisar las relaciones con las partes interesadas del proyecto y adaptar las estrategias para involucrar a las partes interesadas modificando las estrategias y los planes de participación.

Como las partes interesadas son esenciales para el éxito de cualquier proyecto, un gerente de proyectos debe asegurarse de que sigan participando activamente.

5. Supervisa las solicitudes de cambio

Una solicitud de cambio implica sugerir la modificación de algunos aspectos de un proyecto y puede tener su origen interno o externo.

No es inusual que un cliente solicite un cambio en los entregables acordados.

El seguimiento de las solicitudes de cambio es importante, ya que estas solicitudes pueden afectar:

• Alcance del proyecto, 
• Presupuesto, 
• Requisitos de recursos, y 
• Cronograma del proyecto. 

El gerente del proyecto evalúa las solicitudes de cambio y decide la respuesta adecuada.

6. Monitorear los riesgos

El control de riesgos permite tomar acciones correctivas oportunas y prevenir situaciones de crisis.

Por lo tanto, tómate el tiempo para:

• Revisar los riesgos potenciales con regularidad, 
• Evaluar la probabilidad de que ocurran todos los riesgos, y 
• Tomar medidas concretas para mitigar los riesgos.

📖 ¿Tienes curiosidad por aprender más sobre los diferentes tipos de riesgo en la gestión de proyectos? Visita nuestro Glosario de términos de gestión de proyectos y explora su amplia biblioteca de terminología básica y avanzada de gestión de proyectos.

7. Controla los costes y la calidad

En este paso final, monitoreas el estado del proyecto para actualizar los costes del proyecto y gestionar los cambios en la línea base de costes.

Además, es importante monitorear y registrar los resultados de las actividades de gestión de calidad para evaluar el desempeño y garantizar que los resultados del proyecto sean:

• Correctos, 
• Completos, y 
• De acuerdo con las expectativas del cliente.

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Fase 5: Cierre del proyecto

Después de completar con éxito todas las fases mencionadas anteriormente, es hora de cerrar el proyecto.

¿Cómo cerrar un proyecto?

La fase de cierre del proyecto incorpora los siguientes 7 pasos:

1. Transferir todos los entregables
2. Completar el papeleo
3. Crear un informe de cierre del proyecto
4. Descarga recursos
5. Organizar una reunión post-mortem
6. Archivar la documentación
7. Celebrar el final del proyecto con tu equipo

Expliquemos cada paso con más detalle.

1. Transfiere todos los entregables

Debes finalizar y transferir los entregables del proyecto a tu cliente.

Asegúrate de que todos los documentos y entregables estén actualizados y que no haya problemas sin resolver.

En este paso, debes:

• Revisar nuevamente el documento de alcance del proyecto para verificar si se entregó todo lo acordado, y
• Confirmar la entrega y la aceptación formal de los entregables por parte del cliente.

2. Completa el papeleo

Cada proyecto tiene actividades administrativas, como aprobaciones por escrito, documentación y comunicación con las distintas partes.

En la fase de cierre, debes asegurarte de que se completen todos los pagos a los proveedores.

Además, es importante obtener la aprobación de las partes interesadas, ya que es una prueba legal de que se han concluido los documentos del proyecto. 

3. Crea un informe de cierre del proyecto

Un informe de cierre del proyecto hace lo siguiente:

• Resume los logros del proyecto, 
• Lista los entregables del proyecto, y 
• Finaliza oficialmente el proyecto.

Proporciona aprendizajes clave que ayudan a las partes interesadas, auditores y futuros gerentes de proyectos a comprender cómo se completó el trabajo.

 Además, su propósito es proporcionar una imagen completa de los éxitos y fracasos del proyecto.

4. Descarga recursos

Los recursos del proyecto pueden ser personas, capital o bienes materiales que necesitas para la ejecución del proyecto.

Descargar recursos significa disolver el equipo del proyecto y notificar a los proveedores externos, vendedores y contratistas sobre la finalización del proyecto.

Además, debes revisar los pagos pendientes y completar el cierre de la adquisición.

5. Organiza una reunión post-mortem

Las reuniones post mortem se llevan a cabo una vez que se cierra un proyecto.

Son valiosas porque permiten que un equipo de proyecto discuta todo el proceso e identifique qué salió bien y qué se podría haber hecho mejor. 

A continuación, se incluyen algunas preguntas que te ayudarán a manejar tu análisis post mortem:

• ¿Tenías todas las herramientas y la información que necesitabas?
• En tu opinión, ¿qué funcionó sin problemas?
• ¿Cuáles fueron los puntos críticos?
• ¿Cómo podemos mejorar el flujo del proyecto?

Al hacer estas preguntas, puedes identificar las mejores prácticas y las oportunidades para futuras mejoras.

6. Archiva la documentación

Antes de cerrar un proyecto, debes finalizar e indexar todos los documentos asociados con el proyecto, como:

• Planes del proyecto,
• Esquema del alcance, 
• Contratos, 
• Costes, y 
• Cronogramas.

Pueden resultar útiles para futuras referencias.

Asegúrate siempre de haber archivado todos los documentos y todas las notas y datos que podrían ser útiles. 

7. Celebra el final del proyecto con tu equipo

¡Felicitaciones!

Has llegado al final de tu proyecto y es hora de celebrar este éxito con tu equipo de proyecto.

Muestra tu aprecio a tu equipo y agradece personalmente a los miembros por su contribución al éxito del proyecto.

También puedes organizar una fiesta de fin de proyecto para reconocer el arduo trabajo de tu equipo.

Después de todo, quienes juegan juntos permanecen juntos, y un equipo feliz estará encantado de trabajar contigo en el futuro.

¿Por qué son importantes las fases del proyecto?

Las fases de gestión de proyectos brindan a los proyectos estructura y herramientas para garantizar que tengan la mejor probabilidad de éxito. 

Cada fase consta de pasos que se deben completar para garantizar que se cumplan los objetivos del proyecto. 

Australian Institute for Project Management señala cinco beneficios del ciclo de vida de un proyecto. Entre ellos, se incluyen:

• Proporcionar una estructura para la ejecución del proyecto,
• Mejorar la comunicación entre los miembros del equipo,
• Permitir el seguimiento del progreso en toda la organización,
• Proporcionar la evolución progresiva del proyecto, y
• Permitir revisiones estructuradas que respalden la gobernanza del proyecto.

Por lo tanto, asegúrate de no omitir ninguna de las fases del proyecto. Es una estructura unificada que evita que tu proyecto se hunda y que sufras estrés y agotamiento.

Conclusión: Cada fase del proyecto es importante

Cada fase del proyecto tiene un papel fundamental para completar un proyecto con éxito.

Si no tienes una visión clara de lo que quieres lograr con un proyecto en particular y no identificas a tus partes interesadas inicialmente, no puedes esperar tener éxito.

Además, sin una planificación adecuada, no hay una ejecución exitosa.

Como a menudo se producen cambios a lo largo de un proyecto, tampoco se puede omitir el seguimiento y el control.

Además, sin un cierre formal y la transferencia de todos los entregables, un proyecto puede convertirse en un proceso interminable.

Por lo tanto, sigue todos los pasos descritos en esta guía y podrás ejecutar tu proyecto con éxito.

La mejor manera de llevar a cabo con éxito tu proyecto a través de todas sus fases es utilizar un software de gestión de proyectos. Regístrate para obtener una cuenta gratuita de Plaky y asegúrate de estar al día con tus proyectos y tareas.

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