Crear una automatización personalizada de tablero
Las automatizaciones de tableros están disponibles para planes de prueba, Enterprise, Bundle y Pro.
Solo los propietarios de tableros pueden crear nuevas automatizaciones.
Las automatizaciones son una manera excelente de mejorar tu flujo de trabajo eliminando las tareas innecesarias y las tareas que exigen mucho tiempo. Con las automatizaciones personalizadas, puedes actualizar rápidamente el estado del proyecto, reorganizar las fechas límites y asignar las tareas y más sin un solo clic.
En este artículo, te guiaremos a través del proceso de crear una automatización personalizada paso a paso.
Si eres nuevo en Automatizaciones, consulta nuestro artículo sobre cómo comenzar con las Automatizaciones de tablero.
Paso 1: Crear una nueva automatización #
El Centro de automatización es el centro principal para crear y modificar las automatizaciones. Para abrir el Centro de automatización, simplemente haz clic en Automatizaciones en la esquina superior derecha de tu Tablero.
Cuando abres el Centro de automatización, puedes crear una nueva automatización haciendo clic en el botón Nueva automatización.
Paso 2: Elegir un desencadenante #
Al crear una automatización personalizada, el primer paso es definir un desencadenante de automatización. Los desencadenantes son eventos que ocurren en tu tablero e inician automáticamente una determinada acción.
Para seleccionar un desencadenante, haz clic en el campo Cuando ocurre esto. Plaky te permite seleccionar entre 4 diferentes tipos de desencadenantes:
- Cambios en el campo de elemento
- Elemento movido
- Cambio de los suscriptores de elemento
- Elemento creado
Veamos estos desencadenantes en más detalles.
Cambios en el campo de elemento #
El desencadenante de Cambios en el campo de elemento se activa cuando el Campo personalizado cambia de un valor a otro. Por ejemplo, un desencadenante puede activar una automatización cuando el Campo de estado cambia de “Para hacer” a “En progreso”.
Los siguientes campos de elemento se pueden seleccionar como desencadenantes:
- Título de elemento
- Estado
- Etiqueta
- Texto
- Texto enriquecido
- Persona
- Número
- Enlace
- Fecha
- Línea temporal
Dependiendo del campo de elemento que selecciones, el desencadenante te dará diferentes opciones para elegir. En el ejemplo a continuación, mostramos cómo aparecerá la ventana emergente cuando seleccionas el campo Estado.
Elemento movido #
El desencadenante Elemento movido se activa cuando un Elemento se mueve de un Grupo de elementos a otro. Por ejemplo, un elemento se puede mover del grupo “Backlog” al grupo “Para hacer”. Esto activará un desencadenante e iniciará una automatización.
Cambio en los suscriptores de elemento #
El desencadenante Cambio en los suscriptores de elemento se activa cuando un usuario se añade o elimina como suscriptor a un elemento. Por ejemplo, puedes crear un desencadenante que activa la automatización siempre y cuando un nuevo miembro de tu equipo se añade (por ejemplo, RR HH añade a un miembro de finanzas) a un elemento.
Elemento creado #
El desencadenante de elemento creado se activa cuando un usuario crea un nuevo elemento/subelemento en el tablero. Por ejemplo, puedes hacer una automatización que notifica a un usuario cuando un elemento se crea.
Haz clic aquí en los campos destacados para personalizar tu desencadenante.
Paso 3: Añadir condiciones #
Una vez que estableces un desencadenante, puedes añadir condiciones que se deben cumplir antes de que se inicie la automatización. Las condiciones son opcionales, y depende de ti elegir si quieres añadirlos a la automatización.
Para añadir una condición, sigue estos pasos:
- Haz clic en el botón +Añadir una condición
- Selecciona el tipo de condición que quieres
- Rellena los campos destacados
Puedes añadir hasta 5 condiciones a tu automatización.
Paso 4: Elegir acción #
El último paso para crear una automatización personalizada es elegir una acción. Las acciones se realizan cada vez que un desencadenante se activa y cuando se cumple una condición específica (si las condiciones se aplican). Por ejemplo, cuando un campo de elemento cambia, el elemento se puede mover automáticamente al otro grupo, o se puede añadir un suscriptor.
Plaky te permite elegir entre 4 diferentes tipos de acciones:
- Cambiar el campo de elemento
- Mover el elemento
- Cambiar los suscriptores de elemento
- Enviar las notificaciones
Para elegir una acción, sigue estos pasos:
- Haz clic en el campo Entonces hacer esto
- Selecciona el tipo de acción que quieres
- Rellena los campos destacados
Una vez que has completado todos los pasos, haz clic en el botón Crear automatización en la esquina superior derecha para crear tu automatización.
Puedes añadir hasta 5 acciones a tu automatización.