En varias etapas de un proyecto complejo, los resultados se crean como pasos intermedios que ayudan a formar el producto final del proyecto.
En la gestión de proyectos, estos pasos intermedios se llaman entregables.
Lo que los diferencia de los hitos, objetivos y fases del proyecto, es el hecho de que un solo entregable es una pieza independiente del resultado que no necesita depender de otros componentes del proyecto.
Dependiendo del tipo de proyecto, los entregables pueden ser muchas cosas, desde casos de negocios, diferentes tipos de documentos, prototipos, etc.
Esta guía te ayudará a:
- Obtener una imagen clara de lo que es un entregable,
- Aprender cómo diferenciar entregables de otros elementos de proyecto, y
- Entender los tipos de entregables que los proyectos usan comúnmente.
Adicionalmente, te mostraremos algunos ejemplos de entregables del proyecto, e incluiremos una guía de paso a paso sobre cómo definir entregables para un proyecto específico.
¿Qué son los entregables en un proyecto?
Para expandir un poco la explicación de qué son los entregables de un proyecto, podemos decir lo siguiente: los entregables son diferentes tipos de productos que representan pasos independientes hacia el logro de cualquier objetivo organizacional.
En los términos de gestión de proyectos, un entregable es un pedazo que se ajuste al siguiente conjunto de requisitos:
- Está dentro del alcance del proyecto.
- Se ha acordado por las partes interesadas internas y externas.
- Tiene un impacto observable en el logro del objetivo del proyecto.
- Está bien definido, especificado y delineado.
- Es un resultado del trabajo deliberado.
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Para aprender más sobre la gestión de proyectos y por qué es importante, consulta esta guía:
Para especificar aún más el concepto de los entregables, los compararemos con las fases, objetivos e hitos.
Objetivos vs. Entregables
Un objetivo del proyecto es un conjunto de directivos que definirán:
- Los beneficios a la organización,
- Los resultados previstos, y
- Las maneras en las que afectará los procesos de la empresa.
Por otro lado, un entregable es un producto autónomo dentro de un alcance más amplio del proyecto, producido con la intención de permitir el objetivo del proyecto.
Fases vs. Entregables
Un proyecto inicialmente se desglosa en varias fases, cada una de las cuales incluye un conjunto particular de actividades agrupadas según su propósito inicial.
En términos simples, una fase es una parte del proceso del proyecto, mientras que un entregable es el resultado que se produce en su duración.
📖 Entender el término “entregable” es crucial para la comunicación efectiva en la gestión de proyectos, pero no termina ahí. Como un trabajador de proyecto, se esperará que entiendas muchos términos básicos y avanzados de la gestión de proyectos, todo lo cual puedes leer en nuestro Glosario de términos de gestión de proyectos.
Hitos vs. Entregables
Durante un proyecto, los hitos se usan para establecer puntos de control que indican cuándo una fase del proyecto se completa.
Lo que diferencia hitos de entregables es que no es necesario representar los hitos a las partes interesadas internas, o externas, puesto que representan puntos de referencia simples para el progreso del proyecto.
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Para aprender más sobre los hitos en la gestión de proyectos, consulta la siguiente guía:
¿Cuáles son los ejemplos de entregables del proyecto?
Para ayudarte a tener una imagen más clara de cómo se vén los entregables en prácticas, hemos enumerado algunos ejemplos de los entregables:
- Una estructura alámbrica del sitio web
- Un plan del proyecto
- Un informe estratégico
- Una encuesta
- Un plan de mejoramiento del proceso
A continuación, echamos un vistazo a la aplicación que estos entregables tienen en diferentes escenarios.
🔻Ejemplo 1 de entregable del proyecto: una estructura alámbrica del sitio web
Una empresa de marketing digital contrata a Silvia, una diseñadora de UX freelance, para crear una estructura alámbrica para el nuevo sitio web de la empresa. Produciendo este entregable es un paso de un plan más grande para construir un sitio web de la empresa, y está alineado con la dirección general de lo que la organización pretende lograr con su negocio.
🔻Ejemplo 2 de entregable del proyecto: un plan del proyecto
Miguel es un arquitecto trabajando en la construcción de un nuevo puente. De momento, es parte de un equipo que tiene que producir un plan de proyecto, el entregable necesario para que se realice la construcción actual. Miguel colabora con el gerente del proyecto, asesores financieros, expertos de construcción y partes interesadas primarias para proporcionar su opinión experta sobre cómo debería ser el plan del proyecto.
🔻Ejemplo 3 de entregable del proyecto: un informe estratégico
Karina es directora de un negocio grande y debe proporcionar un informe estratégico al final del año. En el informe, debe analizar y revisar desarrollos importantes y cálculos del rendimiento del negocio de la empresa. Este entregable debe mostrar cómo Karina ha ido cumpliendo sus responsabilidades, y predecir qué medidas estratégicas sería prudente hacer en el próximo año.
🔻Ejemplo 4 de entregable del proyecto: una encuesta
Dolores es especialista en marketing trabajando en diseño y está realizando una encuesta de la opinión pública sobre el nuevo producto que publicó su empresa. Se centra en seleccionar las preguntas correctas para hacer, la manera en qué se realizará la encuesta, y el público objetivo. Con los datos que este entregable proporciona, la empresa puede evaluar si el nuevo producto ha sido exitoso, y qué se puede hacer para mejorarlo.
🔻Ejemplo 5 de entregable del proyecto: un plan de mejora de proceso
Raúl es ingeniero en una empresa de coches. Como parte de sus deberes, debe proporcionar un plan de mejoramiento del proceso de fabricación. Este entregable describe detalladamente el proceso actual, y qué ajustes se pueden hacer para ayudar a que sea más eficiente y rentable. Este plan se usa aún más como punto de partida para el rediseño del proceso de fabricación.
¿Cuáles son los tipos de entregables del proyecto?
Según su público previsto, su forma y nivel, podemos diferenciar tres tipos de conjuntos de entregables:
- Externos o internos
- Tangibles o intangibles
- Del proceso o del producto
A continuación es una explicación breve de cada uno de estos tipos de entregables del proyecto.
Externos o internos
Los entregables externosLos entregables externos son dirigidos a los clientes y otras partes interesadas fuera de la empresa que produce el producto.
🔻Ejemplo de un entregable externo: un informe de investigación del sitio, realizado para investigar las características del suelo antes de la construcción de edificio.
Los entregables internos son creados para las necesidades y propósitos de la empresa que las produce, para ayudar un objetivo interno.
🔻Ejemplo de un entregable interno: un estudio de marketing, usado por una empresa para diseñar un plan de marketing estudiando las tendencias de la industria.
Tangibles o intangibles
Un entregable tangible es un producto físico o digital con que se puede interactuar en la vida real o virtual.
🔻Ejemplo de un entregable tangible: una representación 3D de un edificio.
Por otro lado, los entregables intangibles son entregables conceptuales, pero aún así son resultados del proyecto medibles.
🔻Ejemplo de un entregable intangible: número de clientes recurrentes.
Del proceso o del producto
Los entregables del proceso son pasos en el proceso de creación del producto final, y no son dirigidos a los clientes.
🔻Ejemplo de un entregable del proceso: una declaración del alcance del proyecto que define una empresa para un proyecto próximo.
El producto final del proyecto anteriormente mencionado es lo que podemos llamar un entregable del producto. Está orientado hacia los clientes.
🔻Ejemplo de un entregable del producto: un sitio web finalizado.
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Determinar los entregables del proyecto es una parte de construcción del diseño del producto. A continuación descubre cómo dominar el diseño del proyecto y asegurar que el proyecto funcione sin problemas:
Los entregables comúnmente utilizados en diferentes fases del proyecto
Las fases de gestión del proyecto incluyen los siguientes cinco fases:
- Fase de iniciación del proyecto
- Fase de planificación del proyecto
- Fase de ejecución del proyecto
- Fase de monitorización y control del proyecto
- Fase de cierre del proyecto
Hemos tenido en cuenta estas fases, así como algunas recomendaciones hechas por expertos en la Universidad Sonoma State, para poder enumerar varios tipos de entregables comúnmente usados en diferentes fases del proceso del proyecto.
| Fases del proyecto | Entregables |
|---|---|
| Fase 1: Iniciación | – Caso de negocio – Propuesta del proyecto – Documento de licitación – Reunión inicial – Carta del proyecto |
| Fase 2: Planificación | – Plan de trabajo del proyecto – Documento con los requisitos del proyecto – Plan de comunicación – Prototipo del producto |
| Fase 3: Ejecución | – Informe del estado – Informe del progreso – Informe de la ingeniería – Notas de la reunión |
| Fase 4: Monitorización y control | – Solicitud de cambio del proyecto – Revisión del diseño – Aceptación final del proyecto |
| Fase 5: Terminación | – Planilla de finalización del proyecto – Notificación de finalización del proyecto |
Cómo definir los entregables del proyecto
Ahora que hemos establecido qué son los entregables, sus tipos y cuáles entregables son comunes para cada fase del proyecto, podemos definir los entregables para proyectos específicos.
Con este propósito, hemos realizado una guía paso a paso que te puede ayudar a organizar un enfoque estructurado a la tarea.
En primer lugar, definir los entregables del proyecto es una parte del proceso más amplio de determinar el alcance de un proyecto.
El alcance del proyecto se define para establecer límites del proyecto, estableciendo y documentando sus partes interesadas, objetivos, tareas, coste, fechas límites y, por supuesto, los entregables.
Con esto en mente, podemos abordar el proceso de definir los entregables del proyecto refiriéndose primero a otros elementos dentro del alcance del proyecto.
Un paso adicional a este proceso se centrará en estudiar los estándares y guías de la industria, lo que puede seleccionar aún más posibles entregables y proporcionarte ideas de lo que podrían ser.
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Para entender mejor lo que significa el alcance del proyecto en la gestión del proyecto, así como las plantillas que puedes usar para tu proyecto, echa un vistazo a siguiente guía:
Ahora, podemos prestar cierta atención al proceso de seis pasos que lleva a la definición de entregables del proyecto. Aquí están todos los pasos:
- Define las principales partes interesadas y sus requisitos
- Determina los objetivos del proyecto
- Calcula el coste y compáralo con los recursos existentes
- Define las tareas específicas que se deben completar
- Consulta el horario y las fechas límites del proyecto
- Examina los estándares de la industria
Repasemos lo que implica cada uno de ellos.
1. Define las principales partes interesadas y sus requisitos
El primer paso en definir los entregables del proyecto es prestar atención a quiénes son las principales partes interesadas, y cuáles son sus necesidades y expectativas.
Usualmente, las principales partes interesadas son:
- Clientes,
- Gerente de proyecto,
- Otros miembros del equipo trabajando en el proyecto,
- Inversores,
- Proveedores y vendedores, o
- Gobiernos.
Estudia los requisitos de cada una de estas partes, y cómo se pueden combinar de la manera que ayudará a entender qué entregables se adaptarán mejor a cada parte.
🔻Ejemplo de definición de los requisitos de las principales partes interesadas:
La gerente del proyecto de una empresa de marketing tiene la tarea de organizar una campaña de marketing del producto para una línea de ropa de esquí recién lanzada.
¿Cómo define entregables para este proyecto?
Primero, enumera todas las partes interesadas en este proyecto, en este caso:
- El cliente que ha contratado los servicios de la empresa,
- Sí misma,
- Su equipo, y
- El proveedor de los bienes necesarios.
Una vez que esto se realiza, anota los requisitos que cada parte interesada ha hecho para el proyecto, e intenta encontrar un punto común.
2. Determina los objetivos del proyecto
Luego, es crucial determinar los objetivos del proyecto.
Esto te proporcionará la dirección general en la que se supone que debe avanzar el proyecto, y un entendimiento de lo que se propone lograr.
Una manera buena de establecer objetivos es usar el método SMART, que dice que los objetivos deberían ser:
- Specific (Específicos)
- Measurable (Medibles)
- Achievable (Alcanzables)
- Realistic (Importantes)
- Time-bound (De duración limitada)
🔻Ejemplo de determinación de objetivos del proyecto:
Definir los objetivos del proyecto va mano a mano con la visión de cada parte interesada sobre el proyecto.
Durante una reunión grupal de la parte interesada, el gerente del proyecto usa el método SMART para ayudar a construir la versión final de lo que los objetivos del proyecto son.
Reducido a los objetivos más importantes, su campaña debería hacer los siguiente:
- Distribuir anuncios digitales y físicos para atraer el público objetivo, en este caso, gente jóven y aventurera.
- Los resultados de la campaña se medirán según las ganancias que generan los productos, así como las nuevas membresías del sitio.
- La campaña debe durar tres meses.
3. Calcula el coste y compáralo con los recursos existentes
Claro, siempre debes tomar en cuenta los recursos disponibles para completar un proyecto.
Esto te proporcionará información sobre el nivel y tipo de entregables del proyecto que puedes elegir.
Cuando obtienes una idea para un entregable del proyecto potencial, primero, asegúrate de calcular el coste de su producción.
Luego, compara el coste con los recursos del proyecto y evalúa si se alinean de manera adecuada.
🔻 Ejemplo de comparación del coste y recursos:
Antes de asignar tareas específicas a los miembros del equipo, el gerente del proyecto tiene que tener una idea amplia de lo que su ejecución puede costar.
Para asegurar que se mantiene dentro del presupuesto aprobado, consulta los documentos que citan los recursos disponibles.
4. Define las tareas específicas que se deben completar
Una vez que has revisado los objetivos del proyecto, puedes definir las tareas específicas que se deben completar para que el proyecto sea exitoso.
Cada proyecto es único, y requerirá un conjunto diferente de tareas para completar.
Una manera buena de organizar tu enfoque es escoger una metodología de gestión de proyectos adaptada a las necesidades de tu proyecto, y usarlo para seleccionar tareas específicas.
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Para obtener un resumen breve de 15 metodologías de gestión de proyectos ampliamente usadas y cómo elegir adecuada para tu proyecto, consulta nuestra guía:
🔻Ejemplo de definición de tareas del proyecto:
Para organizar mejor las actividades del proyecto, el gerente del proyecto hace una división inicial de tareas físicas vs. digitales de la campaña.
En consulta con los miembros del equipo, asigna un grupo de personas con las tareas de distribución física, como:
- Diseñar los folletos, pósteres y otros materiales,
- Decidir sobre ubicaciones adecuadas y formatos de distribución, y
- Contactar proveedores de materiales necesarios.
Por otro lado, el segundo grupo de personas debe ocuparse de las tareas digitales de la campaña, incluyendo:
- Copywriting de sitio web del producto,
- Diseñar correos electrónicos automáticos y notificaciones de SMS, y
- Promover el producto en redes sociales.
5. Consulta el horario y las fechas límites del proyecto
Otro factor importante que influye en la definición de entregables del proyecto es el horario del proyecto. Cuando tienes un límite de tiempo establecido, puedes consultarlo para tomar decisiones sobre qué tipo de entregables se deberían usar.
Para los proyectos con fechas límites más largas y recursos más disponibles, los entregables pueden ser más complejos y de una calidad más alta.
Por otro lado, un proyecto de ritmo rápido puede que no priorice la calidad de los entregables tanto como, por ejemplo, completar el proyecto lo antes posible.
🔻Ejemplo de alineación de horarios y fechas límites:
Una adaptación más que gerente del proyecto debe hacer cuando se trata de definir los entregables del proyecto, entender cómo se ajustan con el horario existente y las fechas límites del proyecto.
Durante los tres meses predefinidos, Silvia necesita decidir qué tipo de entregables se pueden producir de una manera que altere mínimamente las fechas previstas para la finalización del proyecto.
6. Examina los estándares de la industria
Una manera buena de evaluar qué entregables serían adecuados para cada paso del proyecto es examinar los estándares de la industria.
Para hacerlo, haz la siguiente pregunta:
“¿Qué entregables están usando las empresas similares de mi industria?”
La respuesta a esta pregunta te puede ayudar a limitar aún más los entregables potenciales para tu proyecto.
🔻Ejemplo de ajuste a los estándares de industria:
Esta gerente de proyectos particular, que ya es una experta de la industria con muchos años de experiencia, está bastante familiarizada con los estándares de la industria y los tipos de entregables que otras empresas han usado con éxito.
Aplica su conocimiento cuando decide qué entregables usar en esta campaña particular.
Algunas incluyen:
- Un plan del proyecto
- Una encuesta de público objetivo
- Un diseño de folleto
- Un diseño de póster
- Un diseño de anuncios de sitio web
- Vídeo de promoción
- Informe del KPI
- Informe de la satisfacción del cliente
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